企業(yè)招投標(biāo)電子商務(wù)平臺下的檔案管理

包軼婧

摘 ?要：本文以企業(yè)招投標(biāo)檔案管理為研究對象，探討在電子商務(wù)平臺背景下的招投標(biāo)檔案管理方式，本文首先分析了當(dāng)前招投標(biāo)電子化檔案的特點(diǎn)和存在的問題，提出了規(guī)范企業(yè)招投標(biāo)相關(guān)檔案管理工作的對策和建議，并在此基礎(chǔ)上，探討了提高電子化數(shù)據(jù)管理與檢索水平的方法，相信對從事相關(guān)工作的同行能有所裨益。

關(guān)鍵詞：企業(yè) ?招投標(biāo) ?電子商務(wù) ?平臺 ?檔案管理

中圖分類號：F284 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2019）07（b）-0166-02

隨著電子商務(wù)和項(xiàng)目管理信息化的迅速發(fā)展，招標(biāo)投標(biāo)行業(yè)和社會各界已經(jīng)廣泛和迫切地意識到，運(yùn)用電子信息技術(shù)改造傳統(tǒng)紙質(zhì)招標(biāo)投標(biāo)形式，推行電子招標(biāo)投標(biāo)，是進(jìn)一步有效規(guī)范招標(biāo)投標(biāo)公開、公平、公正和誠信秩序，轉(zhuǎn)變招標(biāo)投標(biāo)行業(yè)發(fā)展方式，促進(jìn)行業(yè)健康、科學(xué)發(fā)展的必然趨勢。

但是，在從事招標(biāo)的企業(yè)的日常管理活動中，無論是《招標(biāo)投標(biāo)法》還是《招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》，對于招投標(biāo)過程中產(chǎn)生的資料管理規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，特別是依托互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的電子商務(wù)平臺進(jìn)行招投標(biāo)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)卻鮮有規(guī)范和要求。實(shí)際上，招投標(biāo)過程中各種資料與檔案是招投標(biāo)活動重要且客觀的真實(shí)記錄，是每個(gè)招投標(biāo)項(xiàng)目是否依法執(zhí)行的重要依據(jù)。因此，在當(dāng)前階段，對于企業(yè)特別是利用國有資金投資的國有企業(yè)來說，研究如何在電子商務(wù)平臺做好招投標(biāo)項(xiàng)目檔案管理工作具有重要意義。

1 ?電子招投標(biāo)活動檔案管理工作的特點(diǎn)及現(xiàn)狀

1.1 招投標(biāo)電子化檔案的特點(diǎn)

招投標(biāo)電子化檔案的特點(diǎn)如圖1所示。

第一，招投標(biāo)電子檔案具有法律效力。招投標(biāo)項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)全程電子化，將 CA（電子商務(wù)認(rèn)證授權(quán)機(jī)構(gòu)）認(rèn)證應(yīng)用在電子招標(biāo)前期文件、電子招標(biāo)文件、電子投標(biāo)文件、電子招標(biāo)后期文件材料等備案中，使這些招投標(biāo)電子文件材料具備法律效力。

第二，招投標(biāo)檔案電子化提高了檔案管理工作效率。電子招投標(biāo)活動改變了以往招投標(biāo)活動使用紙質(zhì)記載各種文件、文字以及數(shù)據(jù)的管理形式，檔案工作人員可以直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上開展收集、審核、歸檔等工作，文件材料從產(chǎn)生到處理結(jié)案基本做到無紙化，處理完畢后能及時(shí)歸檔，做到全過程招投標(biāo)項(xiàng)目文件的歸檔，能保證齊全、完整，同時(shí)做到快速便捷地提供利用，大大提高了工作效率。

第三，招投標(biāo)檔案電子化降低了成本、減輕了保存所需的空間壓力。按照檔案管理相關(guān)規(guī)定，傳統(tǒng)的招標(biāo)項(xiàng)目紙質(zhì)文件材料在收集、整理、立卷、歸檔后，根據(jù)檔案儲存的保管期限要求，要保存30年或永久。采用電子化方式歸檔，可節(jié)約大量的紙張與電腦耗材，大大減少招投標(biāo)各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的紙質(zhì)材料，節(jié)省大量的庫房及檔案用具，做到節(jié)能環(huán)保、降低成本。

1.2 電子招投標(biāo)活動檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題

一是在電子招標(biāo)投標(biāo)中，對于電子招投標(biāo)檔案管理，各界人士未能達(dá)成共識，即對于招投標(biāo)電子文檔的地位和作用看法不一。在《電子招投標(biāo)辦法》實(shí)施后，電子招投標(biāo)活動中的電子文檔無疑應(yīng)該在其中扮演重要角色，而現(xiàn)實(shí)卻并非如此。形成反對、贊成兩種觀點(diǎn)：持反對觀點(diǎn)的人員不習(xí)慣、不放心使用電子文檔歸檔，電子招投標(biāo)的全程仍離不開紙質(zhì)文檔，這類人員多為招標(biāo)人、投標(biāo)人和監(jiān)管部門;持贊成觀點(diǎn)的人員則不斷呼吁社會擴(kuò)大電子文檔使用范圍，加強(qiáng)電子文檔的安全保障，制定電子文檔使用辦法，實(shí)行真正的、全流程的電子招投標(biāo)，持此種觀點(diǎn)的人也多為一些招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)和電子招標(biāo)投標(biāo)平臺的運(yùn)營單位。也就是說，在一個(gè)行業(yè)內(nèi)形成了觀點(diǎn)互相對立的兩大派別，電子招投標(biāo)活動檔案歸檔工作陷入了現(xiàn)實(shí)的囧境。

二是在電子招投標(biāo)活動中，按照《電子招投標(biāo)辦法》相關(guān)內(nèi)容規(guī)定，電子數(shù)據(jù)文檔在過程流轉(zhuǎn)中，應(yīng)該形成具有電子簽名、印章等有效合法的確認(rèn)標(biāo)識的數(shù)據(jù)文件，但在實(shí)際工作過程中，很多電子數(shù)據(jù)文檔只是可更改的數(shù)據(jù)格式文件，不具有《電子招投標(biāo)辦法》中規(guī)定的電子簽章確認(rèn)，致使招投標(biāo)電子文件的有效性、合法性打了折扣，使得電子文件在辦結(jié)歸檔時(shí)，形成很大阻力。

三是目前對招投標(biāo)電子檔案安全保管及提供利用構(gòu)成威脅的因素仍然存在。一方面在工作溝通上存在由于協(xié)調(diào)不當(dāng)產(chǎn)生的安全問題。投標(biāo)招標(biāo)電子化檔案最基本的要求是檔案數(shù)據(jù)要絕對公正、安全和保密。同時(shí)，整個(gè)招投標(biāo)過程必須通過電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)，而該系統(tǒng)是一個(gè)有機(jī)的整體，需要協(xié)調(diào)得當(dāng)。如果協(xié)調(diào)不當(dāng)，就會造成信息混亂。另一方面，在實(shí)際中存在操作不當(dāng)?shù)膯栴}。招投標(biāo)檔案電子媒介代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)，電子媒介的使用對技術(shù)提出了更高更嚴(yán)格的要求。歸檔的電子文件必須是有效的、可讀取的，并且是相關(guān)電子文件的最終版本，而這一過程需要操作者輸入準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)來完成，如果操作者業(yè)務(wù)不熟悉或操作不當(dāng)，就容易造成信息失真。

2 ?規(guī)范企業(yè)檔案管理工作的對策及建議

2.1 依托電子商務(wù)平臺規(guī)范招投標(biāo)檔案管理

《電子招投標(biāo)辦法》第二條規(guī)定本辦法所稱電子招標(biāo)投標(biāo)活動是指以數(shù)據(jù)電文形式，依托電子招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)完成的全部或者部分招標(biāo)投標(biāo)交易、公共服務(wù)和行政監(jiān)督活動。數(shù)據(jù)電文形式與紙質(zhì)形式的招標(biāo)投標(biāo)活動具有同等法律效力。第六十二條規(guī)定電子招標(biāo)投標(biāo)某些環(huán)節(jié)需要同時(shí)使用紙質(zhì)文件的，應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)文件中明確約定;當(dāng)紙質(zhì)文件與數(shù)據(jù)電文不一致時(shí)，除招標(biāo)文件特別約定外，以數(shù)據(jù)電文為準(zhǔn)。各企業(yè)單位應(yīng)根據(jù)上述規(guī)定并結(jié)合具體工作實(shí)際與現(xiàn)實(shí)條件，制定出適合本企業(yè)使用的招投標(biāo)檔案管理制度，并將其列入企業(yè)整體檔案工作部署，有條件的單位也可以根據(jù)本企業(yè)檔案管理要求，由檔案部門或業(yè)務(wù)歸口部門牽頭制定具體歸檔范圍與歸檔流程，為各企業(yè)招投標(biāo)部門工作人員日常工作提供檔案管理方面的指導(dǎo)與咨詢。

2.2 提高招投標(biāo)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力

目前負(fù)責(zé)招投標(biāo)檔案整理人員大多為兼職或由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人獨(dú)立負(fù)責(zé)，因此提高專兼職招投標(biāo)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力首先要抓好檔案管理人員對于檔案管理和招投標(biāo)知識的培訓(xùn)。這樣既可以使從事招投標(biāo)業(yè)務(wù)的工作人員知曉檔案管理知識，也可以使兼職檔案人員了解招投標(biāo)流程與檔案整理關(guān)鍵環(huán)節(jié)，使檔案管理人員懂得本單位、本企業(yè)需要收集哪些招投標(biāo)過程中的關(guān)鍵資料，招投標(biāo)檔案管理人員如果懂得招標(biāo)業(yè)務(wù)管理流程，也可以改變只被動接受業(yè)務(wù)人員送來資料，而不了解資料中是否缺少關(guān)鍵資料的弊端，可在很大程度上提高招投標(biāo)資料歸檔的效率和可靠性。另外鑒于我國目前大多數(shù)企業(yè)均采用的是基于電子商務(wù)平臺的招投標(biāo)，因此無論對于招投標(biāo)業(yè)務(wù)人員還是檔案收集人員都需要進(jìn)行電子招投標(biāo)平臺與電子檔案平臺應(yīng)用與利用的培訓(xùn)，普及電子商務(wù)相關(guān)知識與各電子平臺的基本操作方法，這樣才能適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下各種操作平臺與電子招投標(biāo)平臺數(shù)據(jù)之間的互聯(lián)互通。

3 ?提高電子化數(shù)據(jù)的管理與檢索水平

當(dāng)今時(shí)代互聯(lián)網(wǎng)作為一個(gè)整體概念，已經(jīng)將社會各個(gè)行業(yè)、各層組織匯集的大量數(shù)據(jù)進(jìn)行了匯集與整合，其深層意義是通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，通過將開放、互動等進(jìn)行大數(shù)據(jù)的分析與整合。但是，大數(shù)據(jù)時(shí)代并非意味著不再需要人工的參與和審核，而恰恰相反的是互聯(lián)網(wǎng)中的數(shù)據(jù)依然需要上載大量數(shù)據(jù)作為網(wǎng)絡(luò)互通的基礎(chǔ)。從事招投標(biāo)的企業(yè)大多為利用國有資金的大中型企業(yè)，因此這些企業(yè)在進(jìn)行招投標(biāo)時(shí)更加需要上載數(shù)據(jù)的完整性與準(zhǔn)確性。企業(yè)在進(jìn)行招投標(biāo)檔案管理時(shí)不僅要對錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行審核與校驗(yàn)，更要對數(shù)據(jù)所傳遞的涉及國家政策、制度建設(shè)以及敏感問題等信息給予重視。只有保證數(shù)據(jù)錄入的真實(shí)準(zhǔn)確以及完整可靠，才能為招投標(biāo)檔案未來的利用檢索提供可靠支撐。

總之，招投標(biāo)檔案管理工作是一個(gè)企業(yè)檔案管理的重要組成部分，也是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理不可缺少的一環(huán)。相關(guān)部門要利用各種形式提高企業(yè)檔案人員與招投標(biāo)業(yè)務(wù)人員對于提高招投標(biāo)檔案管理水平的意識，加強(qiáng)各級人員對于招投標(biāo)檔案管理的重視程度。在招投標(biāo)檔案管理與利用的過程中，檔案工作人員與檔案歸口管理人員要不斷完善招投標(biāo)檔案管理規(guī)定，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)工作責(zé)任心，要及時(shí)總結(jié)以往經(jīng)驗(yàn)與工作中積累的教訓(xùn)，不斷創(chuàng)新招投標(biāo)檔案管理思路與管理方法，科學(xué)系統(tǒng)地管理、利用好招投標(biāo)檔案，使招投標(biāo)項(xiàng)目檔案管理向著規(guī)范化管理的軌道健康發(fā)展。

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