高校人事檔案管理現(xiàn)狀及創(chuàng)新路徑

李英

【摘要】人事檔案記錄了個(gè)人基本信息、學(xué)習(xí)、工作以及專業(yè)技術(shù)水平，是個(gè)人成長軌跡的真實(shí)寫照，與職稱評(píng)聘、工資福利，社會(huì)保障、人才流轉(zhuǎn)等緊密聯(lián)系，是人事工作中最基礎(chǔ)最核心的內(nèi)容。黨的十八大以來，習(xí)近平總書記對(duì)干部人事檔案管理工作提出了新思想新要求。面對(duì)新時(shí)期的工作任務(wù)和挑戰(zhàn)，如何創(chuàng)新人事檔案管理，優(yōu)化人事檔案利用狀況，助力高校人事工作，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

【關(guān)鍵詞】高校;人事檔案;管理

高校人事檔案是一類具有真實(shí)、全面、客觀、私密等特征的特殊檔案，是記錄高校教職員工個(gè)人信息的重要載體，為人事部門開展工作提供了強(qiáng)有力的幫助。隨著人事制度的改革，人事檔案在高校各項(xiàng)工作的運(yùn)行中所起到的作用愈加顯著，原有的管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)新時(shí)代的需求。所以，如何對(duì)人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行深入研究，并從更深層次去探討解決問題的辦法，切實(shí)發(fā)揮人事檔案的效力，顯得尤為重要。

一、創(chuàng)新人事檔案管理的必要性

（一）推動(dòng)高校人事工作穩(wěn)步前進(jìn)。檔案最基本的意義在于實(shí)現(xiàn)對(duì)歷史的記錄。人事檔案記載了教職員工身份、學(xué)歷、教科研能力等方面的詳細(xì)信息，能夠清晰地反映個(gè)人知識(shí)水平和工作能力，對(duì)高校人事工作提供一定的參考依據(jù)。例如：在人才招聘或選拔過程中，在不熟悉應(yīng)聘對(duì)象的情況下，高校人事部門可以通過查閱個(gè)人檔案對(duì)其有大致的了解，然后根據(jù)具體要求引進(jìn)或提拔能夠推動(dòng)高校發(fā)展的高素質(zhì)高水平人才。綜上所述，對(duì)人事檔案進(jìn)行創(chuàng)新管理，能夠促進(jìn)高校對(duì)教職員工能力和素質(zhì)的深度挖掘，從而加快人才隊(duì)伍的建設(shè)步伐。

（二）社會(huì)的發(fā)展驅(qū)使高校加快對(duì)人事檔案管理的創(chuàng)新步伐。黨的十八大以來，在全面從嚴(yán)治黨的政治背景下，原有人事檔案管理制度和模式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)在社會(huì)、學(xué)校及個(gè)人對(duì)人事檔案的利用需求。

二、人事檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）檔案意識(shí)薄弱。1.人檔分離。一直以來，社會(huì)各界對(duì)檔案知識(shí)的宣傳力度都不大，造成很多人對(duì)自己檔案的關(guān)注度不夠，以致于出現(xiàn)來校工作了很長一段時(shí)間但檔案依舊留在原單位或畢業(yè)高校的情況，有些教職員工頻繁更換工作卻又不及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，更有甚者，為圖簡(jiǎn)便，有些人事部門直接將檔案交到本人手中，造成檔案不及時(shí)呈送人事部門。種種狀況都直接影響了高校人事管理部門工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，以及對(duì)教職員工基本情況的了解。2.材料隨意填寫，可信度打折。因?yàn)榻搪殕T工沒有意識(shí)到檔案對(duì)自身成長的重要性，在填寫材料的時(shí)候不謹(jǐn)慎，漏填、涂改甚至錯(cuò)填，造成材料前后不一致，學(xué)習(xí)或工作經(jīng)歷銜接不上。這些疏忽極有可能影響到個(gè)人職稱評(píng)聘、工資晉級(jí)、甚至干部任免。

（二）人事檔案管理機(jī)制不完善。1.人事檔案管理模式過時(shí)。現(xiàn)階段，一些高校缺乏嚴(yán)謹(jǐn)完善的管理體系，人事檔案管理模式繼續(xù)沿用以前的老辦法，把人事檔案管理工作僅僅看成是靜態(tài)的看管性工作。正因?yàn)楦咝?duì)人事檔案管理工作的不重視，降低了對(duì)人事檔案管理的經(jīng)濟(jì)成本以及人力物力投入，導(dǎo)致檔案材料的收集率慢、利用率低。事實(shí)上，教師職稱評(píng)聘、崗位異動(dòng)、干部任免等人事工作中都要利用到人事檔案，但現(xiàn)實(shí)中對(duì)檔案的利用僅僅停留在借、查閱方面。2.缺少專業(yè)性人事檔案管理人才。很多高校的人事檔案專員不是檔案學(xué)專業(yè)出身，在工作的過程中邊做邊學(xué)，缺少檔案專員必備的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。因?yàn)閷I(yè)知識(shí)不豐富，檔案管理員在材料的收集、整理、鑒別、審核過程中勢(shì)必會(huì)遇到諸多困難，進(jìn)而增加了人事檔案管理的難度。3.高校領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)人事檔案管理工作重視不足。黨的十八大以來，社會(huì)各界對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)逐漸增強(qiáng)，開始意識(shí)到檔案對(duì)本人、單位及社會(huì)的影響力。但長期以來對(duì)人事檔案管理的忽視導(dǎo)致工作開展的過程異常艱難，例如辦公環(huán)境差、檔案室不達(dá)標(biāo)、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)不足等。因?yàn)橐恍└咝?duì)人事檔案工作重視不夠，導(dǎo)致人事檔案管理員錯(cuò)誤地將日常管理工作流于表面，沒有去深入研究人事檔案管理的重要意義。4.人事檔案管理信息化程度不高。目前很多高校的人事檔案管理以傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式為主，對(duì)檔案的查閱利用仍舊采用翻閱實(shí)體檔案的方式，計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)沒有在人事檔案管理中得到廣泛運(yùn)用。這種管理方式比較耗時(shí)耗力，嚴(yán)重降低了人事檔案管理工作的效率。

三、創(chuàng)新人事檔案管理的路徑

（一）更新思想觀念，強(qiáng)化檔案意識(shí)。1.人事檔案會(huì)伴隨我們一生，代表著一個(gè)人的成長軌跡，是個(gè)人綜合價(jià)值的體現(xiàn)，但能夠意識(shí)到檔案重要性的人卻不多。為了讓高校學(xué)生意識(shí)到學(xué)籍檔案的重要性，可在教學(xué)中增加與檔案相關(guān)的課程，讓學(xué)生在潛移默化中增加對(duì)檔案的初步認(rèn)識(shí)，這樣能促使學(xué)生畢業(yè)時(shí)關(guān)注個(gè)人學(xué)籍檔案的去向。對(duì)于高校教職員工，可在學(xué)院官網(wǎng)、官微、院報(bào)等平臺(tái)開辟專欄，宣傳各類有關(guān)人事檔案的政策法規(guī)。也可在日常工作中，如職稱評(píng)審、新進(jìn)人員檔案審核、干部檔案審核、工資福利調(diào)整等環(huán)節(jié)中對(duì)教職員工進(jìn)行人事檔案管理制度講解，讓教職員工意識(shí)到人事檔案的重要性和嚴(yán)謹(jǐn)性。2.高校領(lǐng)導(dǎo)要了解人事檔案管理工作，并清晰地認(rèn)識(shí)到其重要性，把它當(dāng)做人事工作順利開展的基本前提。人事檔案具有機(jī)密、不可再生等特性，因此在挑選人事檔案管理員時(shí)，除了要考慮是否具有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)和工作技能外，還需要考慮是否政治堅(jiān)定、堅(jiān)持原則、甘于奉獻(xiàn)、嚴(yán)守紀(jì)律。

（二）強(qiáng)化制度建設(shè)。1.完善人事檔案管理制度。沒有規(guī)矩不成方圓，人事檔案工作亦是如此。高校應(yīng)該在國家政策法規(guī)的基礎(chǔ)上建立有利于高校發(fā)展的人事檔案制度，朝著人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和制度化的方向前進(jìn)。只有制度明朗了，檔案管理人員才能明白崗位職責(zé)和義務(wù)，檔案管理的質(zhì)量才能得到有效保證。2.落實(shí)管理流程。要提高人事檔案管理水平，還需從日常工作著手。人事檔案管理最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)就是材料收集，人事檔案管理員需要認(rèn)真細(xì)致對(duì)待。對(duì)于不符合歸檔要求的材料，檔案管理員應(yīng)當(dāng)拒絕接收，檔案材料的收集、發(fā)放、出（入）庫、以及借（查）閱都要有臺(tái)賬可查。在當(dāng)前人才競(jìng)爭(zhēng)激烈的環(huán)境下，人才流轉(zhuǎn)頻繁，人事檔案管理員需及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，并做到有跡可循。3.加強(qiáng)紀(jì)律監(jiān)督。高校應(yīng)當(dāng)認(rèn)真貫徹《干部人事檔案工作條例》精神，建立考核以及獎(jiǎng)懲機(jī)制，切實(shí)提高人事檔案管理人員的工作積極性。人事部門還要定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決問題。對(duì)于違反相關(guān)規(guī)定和紀(jì)律的，依據(jù)有關(guān)規(guī)定予以糾正，涉嫌違法犯罪的，按照國家法律法規(guī)處理。只有做到賞罰分明，才能形成良好的人事檔案管理氛圍。

（三）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。1.重視業(yè)務(wù)培訓(xùn)。人事檔案是高校人事部門了解教職員工的信息來源，完整準(zhǔn)確的信息能夠幫助人事部門順利開展工作。很多人誤認(rèn)為人事檔案管理工作只是簡(jiǎn)單地收發(fā)整理材料，其實(shí)不然，人事檔案關(guān)系到教職員工切身利益，與個(gè)人工資、職稱評(píng)審、干部選拔等息息相關(guān)，因此，在實(shí)際工作中，人事檔案管理人員必須嚴(yán)肅謹(jǐn)慎對(duì)待。學(xué)院各部門要積極配合，選派有責(zé)任心、政治立場(chǎng)堅(jiān)定的同志擔(dān)任材料收集聯(lián)絡(luò)人，協(xié)助做好材料收集工作。經(jīng)調(diào)查，多數(shù)人事檔案管理員不是檔案專業(yè)出身，沒有接受過檔案管理知識(shí)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，專業(yè)性不夠強(qiáng)，例如不能準(zhǔn)確區(qū)分檔案的類別、不能精準(zhǔn)判斷材料歸集的范圍等。為了跟上時(shí)代的步伐，不管是專職人事檔案管理員還是兼職人員，在做好日常工作的同時(shí)，都應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)道德培育，學(xué)習(xí)系統(tǒng)完善的檔案專業(yè)知識(shí)，不斷提高自身專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)。2.穩(wěn)定人員。人事檔案工作量大繁瑣，且具有較強(qiáng)的工作連貫性。目前多數(shù)高校實(shí)行輪崗制度，或者因?yàn)闄n案管理工作枯燥而主動(dòng)申請(qǐng)調(diào)崗，如果前后兩任工作交接不細(xì)致就會(huì)導(dǎo)致很多問題的產(chǎn)生，進(jìn)而影響人事檔案管理的水平。對(duì)于這一點(diǎn)高?？梢愿鶕?jù)本校實(shí)際，制定出穩(wěn)定人事檔案管理員的相關(guān)辦法，有效防止工作斷層，切實(shí)發(fā)揮人事檔案的最大價(jià)值。

（四）加快人事檔案信息化步伐。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，部分高校已經(jīng)意識(shí)到檔案信息數(shù)字化的便捷性，紛紛投入大量人力物力，但目前的信息化程度僅體現(xiàn)在對(duì)檔案目錄的查詢上，與高校檔案信息化建設(shè)的基本要求相差甚遠(yuǎn)。為了做好人事檔案信息化工作，高?？梢蚤_發(fā)人事檔案信息系統(tǒng)，如需要利用檔案，只需從系統(tǒng)中導(dǎo)出即可。相比紙質(zhì)檔案，電子檔案保存更便利，查找利用效率更高。高校在投入足額資金積極引進(jìn)信息化手段的同時(shí)，還應(yīng)多重視對(duì)信息系統(tǒng)的維護(hù)和監(jiān)督，在提高人事檔案利用率的基礎(chǔ)上，確保檔案的安全性。

四、結(jié)束語

在新時(shí)代從嚴(yán)治黨的政治背景下，用好管好人事檔案已經(jīng)成為了決定高校人事工作順利與否的關(guān)鍵，對(duì)高校的整體發(fā)展都起著至關(guān)重要的作用。人事檔案服務(wù)于人、服務(wù)于校，隨著人事制度的改革，高校要加大對(duì)人事檔案管理的重視力度，健全人事檔案管理模式，積極使用現(xiàn)代化信息手段提高人事檔案管理水平，開創(chuàng)高校人事檔案管理新局面。

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