新形勢下加強人事干部檔案管理工作的建議

郭荻婭

【摘要】本文以探究新形勢下加強人事干部檔案管理工作的現(xiàn)狀及建議為重點進行闡述，先提出重視程度不足、管理觀念落后、管理態(tài)度不嚴謹、檔案管理缺少精準性等問題，接著針對性提出加強認識力度，健全相關(guān)約束體系，促使人事管理工作規(guī)范化發(fā)展。目的在于提升整體人事干部檔案管理工作效率，也為相關(guān)性研究提供一定的數(shù)據(jù)參考。

【關(guān)鍵詞】新形勢;人事干部;檔案管理

人事干部檔案是指對干部的個人工作經(jīng)驗、個人工作能力、個人行為情況等詳細記錄，是兌現(xiàn)工資待遇、實施政策管理的關(guān)鍵性依據(jù)，同時也是個人提拔、晉升的重要參考依據(jù)，是我國檔案資料的重要組成內(nèi)容。干部人事檔案管理工作是一項具有政策性、科學(xué)性、業(yè)務(wù)性以及綜合性的工作，在新形勢下正確提升干部人事檔案管理的整體水平，可以順利促使人事檔案發(fā)揮其引導(dǎo)作用，因此相關(guān)工作人員必須給予這項工作高度的關(guān)注。

一、人事干部檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）重視程度不足，管理觀念相對落后。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，大多數(shù)工作單位尚未意識到檔案管理工作的重要性，關(guān)于這項工作的實施與發(fā)展還存在著許多問題，比如：突擊性整理檔案現(xiàn)象比較明顯，沒有實現(xiàn)人事檔案管理工作的常態(tài)化，沒有及時更新人事檔案干部管理內(nèi)容等。這就造成檔案信息缺乏真實性，不能正確反映出干部人員的基礎(chǔ)情況，無法為干部人員的選拔與任用提供具有實際影響意義的檔案數(shù)據(jù)信息。尤其是在我國人事檔案管理模式不斷完善與更新的前提下，還有一些工作人員在解決相關(guān)問題上保持無所謂的心態(tài)，在一定程度上阻礙了人事干部檔案管理工作的順利進行。

（二）管理態(tài)度不夠嚴謹，檔案管理缺少精準性。一些單位在進行人員錄用以及人員選拔時，尚未正確使用人事檔案管理制度，進而導(dǎo)致人事檔案管理工作不能在推進單位發(fā)展方面起到關(guān)鍵性作用。還有一些地區(qū)認為檔案管理工作內(nèi)容就是負責(zé)管理一些人事信息或者人員個人資源與人員變動信息等，在其他工作上沒有實質(zhì)性作用。因此沒有做到及時更新檔案內(nèi)容的工作，更沒有注意檔案的準確性，這些現(xiàn)象的出現(xiàn)都會導(dǎo)致人事檔案資源不精準的問題。

（三）缺乏對應(yīng)的檔案管理機制，人事管理工作比較復(fù)雜。很多單位存在一人多職的情況，管理人事檔案的相關(guān)工作人員專業(yè)水平不達標以及缺乏成功的管理經(jīng)驗，進而導(dǎo)致在展開具體的檔案管理時，會因為缺少專業(yè)化系統(tǒng)性知識理論的支持，使得檔案管理工作無法順利展開，完成高效的整理工作。并且受到檔案管理機制不健全的影響，與檔案管理相關(guān)的工作也無法順利推進。此外又因為檔案管理整體工作具有一定的復(fù)雜性與系統(tǒng)性，比如在進行人員調(diào)動的過程中，一些相關(guān)的人事合同轉(zhuǎn)接工作無法按照常規(guī)的流程進行辦理，所以，無法體現(xiàn)出資料以及數(shù)量的清晰性，最終出現(xiàn)失誤無法追究相關(guān)責(zé)任人員，嚴重情況下，甚至出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象，造成干部本人或者單位內(nèi)部的損失。不僅如此，如果相關(guān)制度不完整，可能會導(dǎo)致一些材料無法正常歸檔，現(xiàn)有的檔案信息資料不能全面反映出干部的整體情況，導(dǎo)致人事檔案信息不夠完整，最終影響干部檔案的職能。

二、強化人事檔案管理工作的建議

（一）加強認識力度，做好認識檔案管理工作的帶領(lǐng)。2018年11月，中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》，這項政策的發(fā)布順利完善了相關(guān)檔案工作管理機制、規(guī)范制度內(nèi)容與管理范圍，為工作人員在這項工作的開展上實現(xiàn)全方位的監(jiān)督與管理做好鋪墊?？梢姡瑥闹醒胫恋胤侥壳岸荚诩訌妼θ耸聶n案管理工作的重視，這有助于提升人事檔案管理工作的開展。各單位都應(yīng)該建立專門的人事檔案管理部門，明確人事檔案管理崗位職責(zé)，同時聘用具有一定專業(yè)知識的人員專門負責(zé)檔案管理工作。這種各部門共同管理以及能追究責(zé)任制的檔案管理策略的實施，能進一步推進檔案管理工作高效進行，并且在單位內(nèi)部順利開展檔案信息的收集、整理、歸檔等各項工作。強調(diào)不同的部門都能在此項工作上作出一定的貢獻，為新形勢下人事檔案管理工作取得良好效果打下基礎(chǔ)。

（二）健全相關(guān)約束體系，促使人事管理工作規(guī)范化發(fā)展。針對當(dāng)前人事檔案管理中出現(xiàn)的不足，必須提供對應(yīng)的約束機制，健全人事檔案管理機制與體系。采取形成具有專業(yè)性與可參考性的管理制度等方式，為檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展提供技術(shù)與理論支持。無論是檔案的審核工作還是檔案的使用工作，都要依據(jù)相關(guān)規(guī)章制度的支持，才能保證檔案內(nèi)容的真實性與可靠性，以及檔案管理工作的嚴謹性。比如完善干部檔案材料查借閱、收集、鑒別歸檔、轉(zhuǎn)遞、核查核對、保管保護、管理人員職責(zé)、歸檔整理等各項制度，細化“接、查、借、轉(zhuǎn)、遞、交”等工作流程并保證全程紀實，促進干部檔案進、出、管、用規(guī)范有序，確保有章可循、有據(jù)可依。同時，全面落實好管理制度內(nèi)容，比如在每年初，提出全面工作計劃時，將該項工作有機結(jié)合進去，并且設(shè)定相關(guān)的年終考核標準，真正使干部檔案管理工作落到實處。對于某些利用職務(wù)之便對檔案信息進行私自泄漏、修改的人員應(yīng)該嚴格采取相應(yīng)懲罰措施。

（三）加強人事檔案管理工作的信息化建設(shè)，提升檔案管理效率與質(zhì)量。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)在各個行業(yè)中廣泛使用，對工作的效率與質(zhì)量的要求也越來越高。（下轉(zhuǎn)第159頁）

（上接第156頁）對于人事檔案管理工作而言，要想提升整體工作效率與質(zhì)量，必然離不開信息技術(shù)手段的支持。由于現(xiàn)代信息技術(shù)的使用，許多干部信息管理系統(tǒng)已被普遍使用，將職工各種各樣的信息存儲在計算機系統(tǒng)中，形成具有實際作用的干部信息資料庫，為人事檔案管理工作提供全面的數(shù)據(jù)參考。此外，還應(yīng)該完善人事檔案管理軟、硬性條件，及時更新與完善各種計算機設(shè)備，并且引進先進的檔案信息整理硬件，加強人事檔案管理的信息化建設(shè)。另外，及時進行該項檔案信息管理的更新與維修等工作，并進行檔案信息的收集以及重要信息的打印等工作。根據(jù)全面的更新人事檔案管理系統(tǒng)以及對應(yīng)進行相關(guān)業(yè)務(wù)信息的維護等工作的開展，進一步實現(xiàn)該檔案管理工作的智能化與自動化。干部人事檔案資源還是人事選拔方面的關(guān)鍵性參考資源，如果想高效實現(xiàn)信息資源的共享，成立人事檔案管理信息系統(tǒng)才是必要手段，其能夠進一步實現(xiàn)信息數(shù)字化的采集與應(yīng)用。在新形勢下實現(xiàn)了檔案信息資源的共享，還可以為相關(guān)單位工作人員的任用以及單位內(nèi)部人員的管理提供參考依據(jù)。此外，在進行信息化建設(shè)的過程中，還應(yīng)該提高其智能化設(shè)備的保密性，由于信息化技術(shù)手段具有雙面性，全力實現(xiàn)檔案信息資源平臺的保護工作，能在實現(xiàn)信息資源共享的前提上，強化各項系統(tǒng)工作的安全性。

（四）結(jié)合單位實際情況，提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。針對當(dāng)下人事檔案管理人員專業(yè)能力不足、專項管理人員缺失的現(xiàn)象，必須將干部檔案管理工作作為重點工作內(nèi)容，尤其應(yīng)讓一些思想政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強的人員負責(zé)干部檔案管理工作。為了調(diào)動檔案管理工作人員的積極性，應(yīng)該進一步完善工作的條件及待遇，同時有針對性地進行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，以此來提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及業(yè)務(wù)水平。

三、結(jié)束語

總之，在新形勢下，人事干部管理工作依然存在問題，因為認識程度不深、缺失信息化技術(shù)手段等因素，造成人事檔案管理工作效率較低。為了適應(yīng)新形勢的變化，做好對應(yīng)的人事干部管理工作，加強對人事檔案工作的重視，建立完整的管理體系，才能順利推進檔案管理工作高效完成，提升人事檔案管理工作的準確性。為了滿足新形勢的變化，做好人事檔案管理工作的信息化建設(shè)，是必要的手段，也是必然的趨勢。我們應(yīng)不斷適應(yīng)信息時代下檔案活動的發(fā)展變化規(guī)律，提升人事檔案管理的服務(wù)效率和服務(wù)水平。

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