企業(yè)檔案精細(xì)化管理模式構(gòu)建思路

唐琳

【摘要】企業(yè)不僅需要有健全的管理體系和經(jīng)營制度，還需要不斷完善企業(yè)檔案的精細(xì)化管理，使其更好地為企業(yè)服務(wù)。本文主要就企業(yè)檔案精細(xì)管理的重要性進(jìn)行分析，并且進(jìn)一步探討精細(xì)化管理模式應(yīng)用在企業(yè)檔案管理中的對策。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;精細(xì)化管理;路徑;分析

檔案管理是一項(xiàng)十分繁瑣的工作，在企業(yè)檔案管理工作中，為提高工作質(zhì)量，必須要對其進(jìn)行精細(xì)化管理。根據(jù)國家各行業(yè)對檔案工作的精細(xì)化需求，同時(shí)結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，查找影響檔案管理質(zhì)量的因素，對其加以完善，學(xué)習(xí)新的檔案管理知識(shí)，然后進(jìn)行有益嘗試。加強(qiáng)企業(yè)檔案工作精細(xì)化管理，能夠?yàn)槠髽I(yè)各個(gè)部門提供查詢服務(wù)。

一、企業(yè)檔案管理

檔案管理屬于企業(yè)管理的重要組成部分，檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的記錄和主要信息資源，檔案工作是在企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)以及經(jīng)營等活動(dòng)中的基礎(chǔ)管理工作。隨著現(xiàn)代化企業(yè)的快速發(fā)展，管理水平的提升，市場競爭也越發(fā)激烈，對企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作都提出了新的要求。對于一個(gè)成熟的企業(yè)來講，需要有健全的管理體系和經(jīng)營制度，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員還需要完善檔案的精細(xì)化管理。信息化建設(shè)速度的不斷加快，網(wǎng)絡(luò)辦公的廣泛性，要求企業(yè)從檔案形成開始就進(jìn)行精細(xì)化管理，落實(shí)管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化以及明確化，企業(yè)中的每一位管理者都要盡職盡責(zé)，對企業(yè)當(dāng)天情況進(jìn)行檢查，出現(xiàn)問題及時(shí)糾正，以此來實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的精細(xì)化管理。

二、當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度不完善，管理水平薄弱。很多企業(yè)檔案管理制度與職責(zé)都十分模糊，沒有完善的檢查考核措施，同時(shí)也沒有將檔案管理與企業(yè)發(fā)展建設(shè)同步規(guī)劃、共同發(fā)展。大部分企業(yè)在近期與遠(yuǎn)期規(guī)劃發(fā)展中，通常都會(huì)對企業(yè)規(guī)模、設(shè)備、專業(yè)技術(shù)人員以及人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行全面且詳細(xì)規(guī)劃，但是對檔案管理以及檔案設(shè)備的投入完全沒有融入到規(guī)劃范圍內(nèi)，導(dǎo)致檔案管理不能與企業(yè)共同發(fā)展，很多重要資源檔案收集不全面，造成企業(yè)檔案資料不完整，不系統(tǒng)。另外，由于管理混亂原因，很多重要檔案難以查找，進(jìn)而使得檔案作用不能全面發(fā)揮。這種滯后的檔案管理方式會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)整體管理水平的提升，同時(shí)也會(huì)影響基礎(chǔ)技術(shù)水平的有效提升。

（二）檔案管理分散，缺少系統(tǒng)性規(guī)劃。企業(yè)在發(fā)展建設(shè)階段，其科研、生產(chǎn)、質(zhì)量控制以及人事管理等諸多方面都建立完善的管理制度和管理責(zé)任，但是檔案管理制度與相關(guān)職責(zé)卻并不健全，導(dǎo)致很多需要?dú)w檔的檔案資料全都分散在各個(gè)科室和部門手中，部門與科室人員并不知道哪些檔案文件應(yīng)該歸檔。另外已經(jīng)歸檔的檔案資料也不夠規(guī)范，借閱制度體系十分混亂，缺少必要的考核與監(jiān)督體系，嚴(yán)重阻礙企業(yè)檔案管理工作的有效開展。由于對檔案法規(guī)認(rèn)識(shí)不足，沒有意識(shí)到檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，企業(yè)諸多部門只單一強(qiáng)調(diào)自身工作的特殊性，沒有考慮到檔案歸檔的意義，嚴(yán)重阻礙了檔案統(tǒng)一歸檔管理。還有部分工作人員沒有認(rèn)識(shí)到重要會(huì)議資料和錄像等材料保存的重要性，在會(huì)議時(shí)沒有進(jìn)行錄制和記錄，進(jìn)而影響企業(yè)高效發(fā)展。

（三）企業(yè)檔案管理隊(duì)伍培養(yǎng)力度薄弱。企業(yè)檔案材料形成部門的檔案意識(shí)不強(qiáng)，加之管理水平限制，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案工作的過程監(jiān)督與檔案質(zhì)量控制。目前隨著企業(yè)發(fā)展體系的不斷改革，導(dǎo)致檔案管理工作不斷被弱化、削減，培養(yǎng)工作未能受到企業(yè)重視，進(jìn)而使得大量人才流失。另外，由于企業(yè)檔案管理人員長時(shí)間忙于瑣碎事務(wù)，缺少系統(tǒng)性培訓(xùn)，檔案管理人員的專業(yè)能力與企業(yè)整體發(fā)展不適應(yīng)，使得檔案管理工作長期處于被動(dòng)狀態(tài)。如檔案管理人員在接收檔案資料之后，經(jīng)常無法準(zhǔn)確判斷其系統(tǒng)排列整理情況，主要原因就是缺少專業(yè)知識(shí)培養(yǎng)，只能被動(dòng)接收檔案資料，對所接收的檔案文件缺少判斷力，進(jìn)而導(dǎo)致檔案歸檔與實(shí)際檔案文件資料不相匹配。

三、企業(yè)檔案的精細(xì)化管理模式構(gòu)建對策

（一）管理理念的精細(xì)化。任何一項(xiàng)工作的創(chuàng)新都需要以理念為出發(fā)點(diǎn)，這也是基本保障，所以，在企業(yè)檔案管理創(chuàng)新過程中，要將精細(xì)化理念創(chuàng)新放在首要位置，以此來保障檔案管理創(chuàng)新的有效實(shí)施。目前，企業(yè)檔案管理正在朝著知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化以及社會(huì)化的方向發(fā)展，這也是企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理理念的主要體現(xiàn)，同時(shí)也是檔案管理工作的延伸。企業(yè)需要在分析檔案管理理論與工作經(jīng)驗(yàn)中尋找突破口，形成具有特色的檔案管理體系，總結(jié)過去的經(jīng)驗(yàn)，尋找工作中存在的問題，同時(shí)分析未來發(fā)展趨勢，認(rèn)識(shí)到檔案信息價(jià)值需要發(fā)揮檔案自身的作用。只有將檔案精細(xì)化整理，才能使其變成企業(yè)需要的信息，進(jìn)而使檔案獲得有效利用。因此，在過程中需要加強(qiáng)檔案管理效率意識(shí)，發(fā)揮檔案的內(nèi)在價(jià)值。

（二）崗位設(shè)計(jì)與流程設(shè)計(jì)是檔案精細(xì)化管理的重點(diǎn)。企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程較長，文件檔案歸檔、移交檔案室鑒定、檔案載體的測試、整理、分類、編目、裝訂、上架等，真正成為檔案需要多個(gè)工作環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)又包含3到6個(gè)步驟。檔案管理人員進(jìn)行檔案整理的過程中，要認(rèn)真核對，杜絕遺漏現(xiàn)象的發(fā)生;在檢查過程中，還需要認(rèn)真核對檔案數(shù)目與種類，堅(jiān)決杜絕任何錯(cuò)誤的發(fā)生。在形成檔案之后，還需要對檔案進(jìn)行安全管理，提供查詢利用等后續(xù)工作。所以，依照檔案業(yè)務(wù)流程進(jìn)行崗位設(shè)計(jì)與流程設(shè)計(jì)是精細(xì)化檔案管理的重點(diǎn)。崗位設(shè)計(jì)主要就是依照檔案工作需要來規(guī)定每個(gè)崗位任務(wù)、責(zé)任以及權(quán)力。崗位設(shè)計(jì)能夠?qū)n案工作的崗位職責(zé)內(nèi)容和履行職責(zé)內(nèi)容以及績效評(píng)價(jià)等內(nèi)容進(jìn)行融合。流程設(shè)計(jì)就是以制度形式和信息化管理方式，規(guī)范每一個(gè)檔案崗位的關(guān)系，通過工作流程與過程控制以及總結(jié)評(píng)估等方式，將多個(gè)崗位進(jìn)行聯(lián)系與協(xié)調(diào)。通過科學(xué)的崗位設(shè)計(jì)與流程設(shè)計(jì)能夠使檔案管理工作更加規(guī)范。另外，再配合評(píng)估考核體系，能夠充分調(diào)動(dòng)員工對本職工作的積極性，同時(shí)還能夠提升員工的工作效率。

（三）檔案信息資源精細(xì)化。建立企業(yè)局域網(wǎng)絡(luò)，這樣不僅能夠有效服務(wù)廣大用戶，還可以加強(qiáng)企業(yè)檔案資源的開發(fā)與利用，讓其更加系統(tǒng)化、合理化。隨著信息時(shí)代的快速發(fā)展，企業(yè)檔案信息變得十分零散且越來越復(fù)雜化。因此，必須要對這些檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，進(jìn)一步打破企業(yè)部門之間各自為政問題，構(gòu)建完整的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)一體化管理。這樣的方式不僅要實(shí)現(xiàn)資源共享，還需要實(shí)現(xiàn)資源互補(bǔ)，提升企業(yè)檔案的利用效率，避免出現(xiàn)不必要的浪費(fèi)和重復(fù)，進(jìn)而使得企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用更加科學(xué)、合理。

（四）精細(xì)涉密檔案管理制度。針對于制度的行為要求，需要從執(zhí)行責(zé)任、操作程序以及監(jiān)督措施等方面進(jìn)行完善，運(yùn)用高科技技術(shù)和嚴(yán)密的監(jiān)督措施對涉密檔案工作的多個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行保護(hù)。企業(yè)可以依照《保密法》《檔案法》制定保密管理細(xì)則，使企業(yè)涉密檔案管理工作有章可循，另外，通過制度來約束管理人員在收集、管理、使用等環(huán)節(jié)不出問題，進(jìn)一步減少泄密事件的發(fā)生。另外還需要加強(qiáng)警示教育，提升檔案人員的防策反意識(shí)，在過程中可以定期組織檔案管理人員觀看保密警示教育紀(jì)錄片，或者閱讀相關(guān)報(bào)刊泄密案例文章，讓檔案管理人員清楚，泄密就是違法犯罪，保密工作不僅關(guān)系到企業(yè)安全和利益，同時(shí)也關(guān)系到自身的家庭幸福。針對不同涉密載體檔案構(gòu)建不同的規(guī)章制度，因?yàn)楦黝惿婷軝n案都有著不同的密級(jí)程度，根據(jù)我國密級(jí)保管要求制定管理措施，同時(shí)辦理相關(guān)登記、審批手續(xù)，企業(yè)人員在使用涉密檔案過程中，必須要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行歸還，不可隨意復(fù)制，如果出現(xiàn)泄漏，需要及時(shí)查明原因、減少損失。

四、結(jié)束語

結(jié)合全文，在當(dāng)前激烈的市場競爭中，信息資源是企業(yè)發(fā)展的主要?jiǎng)恿Γ渲袡n案是企業(yè)發(fā)展的積累，有著企業(yè)的精神與經(jīng)驗(yàn)，是取之不盡的財(cái)富。因此，企業(yè)檔案管理人員需要樹立自身責(zé)任感與使命感，加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，將精細(xì)化管理模式滲入檔案管理工作中，勇于探索實(shí)踐，以此來促進(jìn)企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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