高校構(gòu)建和完善辦公系統(tǒng)的探究

柴莉娜

【摘 要】新課程改革發(fā)展背景下，社會對高校教育工作給予了更多的關(guān)注，為了滿足現(xiàn)代化教書育人的迫切需求，構(gòu)建和完善辦公系統(tǒng)能夠提升高校教育教學(xué)的質(zhì)量和水平，是當(dāng)前高校內(nèi)部建設(shè)的重要組成部分。論文對高校辦公系統(tǒng)的建設(shè)與完善展開探討。

【Abstract】Under the background of the new curriculum reform and development， the society has paid more attention to the work of higher education. In order to meet the urgent needs of modern teaching and education， building and improving the office system can improve the quality and level of higher education and teaching， which is an important part of the current internal construction of colleges and universities. This paper explores the construction and improvement of office system in colleges and universities.

【關(guān)鍵詞】高校;辦公系統(tǒng);完善

【Keywords】colleges and universities; office system; improvement

【中圖分類號】G647? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2019）10-0116-02

1 引言

高校構(gòu)建、完善辦公管理系統(tǒng)具有以下價值：第一，明確辦公管理權(quán)責(zé)，提高高校辦公效率，完善高校工作機制，豐富高校辦公途徑;第二，提升高校辦公監(jiān)管水準(zhǔn)，促進新時代高校辦公管理體系與時俱進;第三，在科學(xué)推出全新管理目的及辦公內(nèi)容前提下落實以人為本的辦公管理目標(biāo)，賦予高校辦公管理人性化、針對性、科學(xué)性;第四，積累辦公管理體系創(chuàng)新及內(nèi)容充實經(jīng)驗，為多維度整合高校新時代管理資源提供依據(jù)?；诖?，為助力高校管理事業(yè)與時俱進，探析其辦公室管理系統(tǒng)構(gòu)建方略顯得尤為重要。

2 基于OA工作流的高校教務(wù)辦公系統(tǒng)建設(shè)

OA（Office Automation）主要是指將辦公自動化，將通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機等先進科學(xué)技術(shù)整合在一起，用以存儲、應(yīng)用、流通、收集及處理相關(guān)信息，為制定辦公決策提供依據(jù)，實現(xiàn)自動化辦公目標(biāo)，推動辦公室工作朝著無紙化、自動化、信息化方向發(fā)展?；诖?，為推動高校辦公室管理事業(yè)朝著智慧化方向發(fā)展，高校要優(yōu)化配置信息資源，應(yīng)用自動化技術(shù)完成新時期高校管理任務(wù)，高校需建立與之相關(guān)辦公系統(tǒng)，完善固有工作體系。在OA系統(tǒng)支持下，提高高校管理質(zhì)量，達到簡化高校辦公流程，節(jié)約高校辦公成本，提升高校辦公效率的目的。這就需要高校重視以下幾點工作：第一，互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，為IT技術(shù)及資源的優(yōu)化配置搭建平臺;第二，辦公能力，保障工作人員可以駕馭OA系統(tǒng)，迫切需要進行信息化改造，使得現(xiàn)有OA系統(tǒng)難以在全校的范圍內(nèi)運行[1]。

3 高校構(gòu)建和完善辦公系統(tǒng)的有效策略

3.1 深化信息技術(shù)運用，提高辦公人員的工作效率

在高校信息化辦公管理進程中，“辦公軟件”及“辦公系統(tǒng)”是完善其辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)，為此需工作人員可以妥善運用相關(guān)軟件，為發(fā)揮信息化辦公優(yōu)勢奠定基礎(chǔ)，達到提高其工作效率的目的。辦公室工作者應(yīng)根據(jù)日常工作合理選擇相關(guān)軟件及系統(tǒng)。第一，頒布信息化辦公資源反饋、搜集、整合、傳輸?shù)裙ぷ髦贫?，確保各個部門及工作者權(quán)責(zé)得以明確;第二，建立系統(tǒng)全面的信息化辦公管理機制，監(jiān)管各部門及工作者，助其約束行為、履行責(zé)任;第三，合理應(yīng)用管理信息，在數(shù)據(jù)分析處理等先進技術(shù)支持下，加大辦公資源利用力度，發(fā)揮信息化辦公優(yōu)勢[2]。

3.2 導(dǎo)學(xué)教師智能辦公系統(tǒng)的應(yīng)用

為提高教師辦公效率，拓展信息化辦公管理輻射范圍，需構(gòu)建一站式導(dǎo)學(xué)辦公系統(tǒng)，將學(xué)生成績查詢、學(xué)生報名、選課、重考報名等服務(wù)項目納入其中，實現(xiàn)一站式導(dǎo)學(xué)服務(wù)目標(biāo)。基于相關(guān)辦公系統(tǒng)具有功能簡便、界面清晰、數(shù)據(jù)安全等特點，為此絕大部分教師可以靈活駕馭該系統(tǒng)。注冊、選課、資費核算等教師需負責(zé)的導(dǎo)學(xué)工作項目均可在該系統(tǒng)內(nèi)予以完成，使其工作效率得以提升，為簡化教師導(dǎo)學(xué)工作流程，減輕教師導(dǎo)學(xué)負擔(dān)奠定基礎(chǔ)。在有效減輕教師導(dǎo)學(xué)工作負擔(dān)基礎(chǔ)上，師生可借助該系統(tǒng)溝通互動，有針對性地推行管理方案，使師生互動更為頻繁高效，以網(wǎng)絡(luò)為依托完成教師管理任務(wù)。例如，教師可以師生交互網(wǎng)站為載體定期發(fā)放調(diào)查問卷，并及時搜集整合相關(guān)調(diào)查結(jié)果，為教師優(yōu)化管理系統(tǒng)，創(chuàng)新管理方案，提高師生互動質(zhì)量提供有力支持。

3.3 實現(xiàn)高校辦公室管理制度的科學(xué)化

為保障信息技術(shù)與高校辦公系統(tǒng)構(gòu)建計劃的整合更具實效性，高校需推出相關(guān)制度進行管理，確保高校各部門明晰新時代辦公系統(tǒng)構(gòu)建目的、方向及要求，積極參與信息化辦公系統(tǒng)升級優(yōu)化活動，敦促、約束、指引工作人員完成辦公管理任務(wù)。同時，優(yōu)化辦公管理體系，如獎懲制度、考評標(biāo)準(zhǔn)等，使辦公室管理有據(jù)可依，管理疏漏得到彌補，獎懲力度隨之加強，使工作人員更為投入，按照既定流程高效開展日常工作，達到提高高校辦公效率的目的，繼而推動高校辦公事業(yè)良性發(fā)展[3]。

3.4 推進教務(wù)辦公規(guī)范化和透明化

自動化辦公需要以既定工作流程、制度、標(biāo)準(zhǔn)為導(dǎo)向科學(xué)展開，確保工作規(guī)范、嚴謹、高效，為此高校若想完成新時代管理創(chuàng)新任務(wù)，其需推進辦公系統(tǒng)朝著透明化、規(guī)范化方向構(gòu)建與發(fā)展，避免出現(xiàn)辦公糾紛、管理失誤?；诟咝＾k公人員信息化自我管理覺悟及能力存在差異的客觀事實，為此在無紙化辦公進程中容易發(fā)生問題，影響OA系統(tǒng)構(gòu)建成效。這就需要在推行透明、規(guī)范辦公系統(tǒng)前提下加大工作者培育力度，助其學(xué)習(xí)、掌握、運用、創(chuàng)新OA系統(tǒng)及辦公方式，敦促、監(jiān)管、指引工作者按照相關(guān)規(guī)定立足高校辦公管理實況達成工作目標(biāo)。相較于傳統(tǒng)高校辦公管理系統(tǒng)，以O(shè)A系統(tǒng)為依托的管理機制流程更為明確，工作方向更加清晰，各方工作權(quán)責(zé)予以明確，工作質(zhì)量得以有效保障，在透明化、規(guī)范化辦公氛圍中助力高校管理事業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。

4 結(jié)語

高校辦公室管理是一個系統(tǒng)并且復(fù)雜的工作，需要高校辦公室給予足夠的重視，要加強信息化工作的建設(shè)和辦公室人員的能力培養(yǎng)，對相關(guān)管理工作進行科學(xué)有效地監(jiān)督，通過構(gòu)建和完善高校辦公系統(tǒng)有助于高校教學(xué)活動的順利開展。

【參考文獻】

【1】陳岱璇.高校辦公自動化系統(tǒng)在“一對多”工作模式下應(yīng)用的探討[J].辦公自動化，2018，23（22）：20-21+46.

【2】陳進良，莊清蓉.高校辦公自動化系統(tǒng)現(xiàn)狀與發(fā)展方向[J].大眾科技，2018，20（10）：118-119+77.

【3】李梅.基于高校OA辦公視角探討檔案元數(shù)據(jù)的建立[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2018（10）：66-67.