淺議如何提升高校新進初級行政管理人員的工作效率

屈鵬

摘 要：俄國著名教育學家提到，行政管理是實現(xiàn)高校教育和研究的基礎(chǔ)，發(fā)揮好高校中行政管理的服務(wù)功能，能體現(xiàn)出一所高校的整體水平。初級行政人員作為高校處理行政事務(wù)的第一線工作者，提高其工作效率，則是能提高高校行政管理服務(wù)的具體表現(xiàn)之一。

關(guān)鍵詞：高校行政管理;高等教育;效率;初級行政管理

高等學校里初級行政管理人員作為高校行政體系中的基層人員，在實際的行政事務(wù)管理執(zhí)行及處理上，起著至關(guān)重要的作用。對高校的單位內(nèi)部來講，初級行政人員是直接處理單位內(nèi)部事務(wù)的直接操作人員，其一是要聽從上級領(lǐng)導(dǎo)的意見并根據(jù)指示逐一完成單位內(nèi)部的具體事務(wù)，其二是在面對高校學生、教師系列、實驗系列、工勤系列人員時，要根據(jù)他們的申請項目和事務(wù)要求辦理不同種類的行政事務(wù)。對單位外部來說，初級行政管理人員一是需要接收各類校級行政單位分配的具體任務(wù)并按照要求進行處理，此外也需要跟平行單位進行事務(wù)的溝通。對于一些初級行政管理人員來說，因為崗位的要求，還要與校外的單位乃至市級、省部級的部門進行溝通以處理相關(guān)的事務(wù)。由此看來，高校的初級行政管理人員要處理的事務(wù)繁雜，千頭萬緒，而初級行政人員作為處理事務(wù)的一線人員，在完成高校的各項行政任務(wù)中起到十分重要的作用。

那么如何提高初級行政管理人員，特別是新進人員的工作效率，就顯得尤為重要了。俄國著名的教育學家康士坦丁·德米特利耶維奇·烏申斯基提出，要實現(xiàn)高校的教育和研究，行政管理是其基礎(chǔ)，必須要發(fā)揮好行政管理在高校中的服務(wù)功能。高校行政管理效率的高低體現(xiàn)了一所高校的服務(wù)水平，也直接反映高校的對外形象。發(fā)揮好行政管理在高校中的服務(wù)功能，是體現(xiàn)高校綜合能力的重要方面，那么提高行政管理人員的工作效率則是提高綜合能力的具體表現(xiàn)。

如何才能提高初級行政人員在行政工作中的效率呢，可以從以下幾點出發(fā)：

一、處理事務(wù)前進行合理歸類

雖然高校的初級行政管理人員在不同的崗位負責固有部分行政事務(wù)，例如人事秘書、科研秘書、教學秘書等，但在具體的工作中，并不會僅僅處理同一類別的事務(wù)，而是在自己的崗位范圍內(nèi)出現(xiàn)大量多類別事務(wù)，其中不乏與其他崗位存在交叉。拿人事秘書舉例，日常不單是掌握單位人事信息、處理各類人事項目、負責各類招聘事務(wù)等等，可能還會存在處理與外事相關(guān)的外籍教師事務(wù)、與科研和教學相關(guān)的學科申報事務(wù)等，其他的崗位也是如此。那么在具體的工作中，一定要將不同類型的事務(wù)進行梳理及歸類，按照類別編輯文檔，切忌將所有的工作混為一談。在處理事務(wù)的時候，一定要按照類別辦事，不同的工作對口于不同的上級部門或平行辦公室，那么在之后的工作中遇到同類的工作，就可以非?？焖俚淖龀龇磻?yīng)，更高效的處理工作。

二、抓住重點工作，分清輕重緩急

初級人員在自己的崗位工作中，常常會面對許多繁雜的事務(wù)，有自己負責的崗位任務(wù)，有辦公室的集體任務(wù)，有上級領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)等等，對于新入職的行政人員來說，常常分不清楚工作的輕重緩急，一般是來什么工作就開始急于去做，往往有時會因此耽誤重要的工作。那么在面對一堆工作前應(yīng)該先捋清楚，什么工作是最重要最急需完成的工作，什么工作是可以先放緩不急于立刻做的。在分清楚工作的緩急之后，以重要工作為重點處理，然后同時再去處理其他的工作。例如接到一個需要在極短時間內(nèi)完成的工作，那么就算目前正在處理其他事務(wù)，也需要先放緩，來緊急處理這項工作。新進行政人員要鍛煉自己能在短時間內(nèi)分清楚輕重緩急，并能夠在第一時間做出反應(yīng)，才能更好的處理好繁雜的工作任務(wù)。

三、善于總結(jié)，能夠舉一反三的做好工作

行政人員的工作許多是需要積累經(jīng)驗的，一個效率高的行政人員能在面對一項工作時，迅速的反應(yīng)出要如何安排和處理這項工作，那么能做到掌握這種能力，就需要在日常的事務(wù)中多多總結(jié)工作規(guī)律。第一，要總結(jié)工作步驟，同一類的工作其完成的步驟往往類似，將同一類事務(wù)的工作要求、處理方式、溝通對象、匯報方法能夠一一進行總結(jié)，那么日后在處理這類工作的時候自然是能高效率辦好。第二，要總結(jié)工作中出現(xiàn)的問題。新進行政人員在工作中肯定會犯各類的錯誤，那么能夠及時做好總結(jié)，并能積極進行改正，肯定會進一步提高工作效率。

四、提高同時處理多項事務(wù)的能力

能夠同時處理多項事務(wù)是一個行政人員必須具備的能力。在現(xiàn)實行政工作中，如果先完成一項工作之后再來處理下一個工作，那會嚴重拉低工作效率，甚至會影響到單位的整體進度，因此提高工作效率必須能夠同時處理好不同事務(wù)。能掌握這項能力，就需要行政人員做到之前提到的三項，要能夠清楚的知道工作的條理，面對工作能夠迅速反應(yīng)拿出處理方法，就能夠在同一時段做好多項工作，從而進一步提高自己的工作效率。

高校行政管理人員，特別是初級人員，是高校建設(shè)發(fā)展中不可缺少的力量，歸類事務(wù)、抓住工作重點、善于總結(jié)、提高同時處理多項事務(wù)的能力能夠有效的提高這類人員的工作效率，更能進一步提高高校的服務(wù)水平，增強高校的綜合實力。

參考文獻：

[1].烏申斯基教育文選[M].第2版.北京：人民教育出版社，2007.