芻議大數(shù)據(jù)時代檔案工作面臨的機遇與挑戰(zhàn)

文/福建省泰寧縣勞動人事爭議仲裁院 肖國平

檔案工作是一項十分重要的工作，我國優(yōu)秀傳統(tǒng)文化的弘揚與傳承、各領(lǐng)域事業(yè)的發(fā)展都與檔案有著緊密的聯(lián)系，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案工作的重要作用日益凸顯。大數(shù)據(jù)時代的到來，使檔案工作迎來了發(fā)展的春天，傳統(tǒng)的檔案管理及工作方式得到有效轉(zhuǎn)變，在其中的收集整理、知識挖掘以及檔案服務(wù)等方面都將實現(xiàn)創(chuàng)新與優(yōu)化，為檔案工作的長足發(fā)展提供了新的機遇。另外，由于檔案工作自身存在的不足，在大數(shù)據(jù)背景下，也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。

一、大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵和基本特征

（一）大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵。大數(shù)據(jù)技術(shù)屬于信息技術(shù)范疇，其基本含義指的是將所有數(shù)據(jù)通過全新的處理方式產(chǎn)生更強的決策力、洞察力和流程優(yōu)化能力，不僅是數(shù)據(jù)分析的尖端技術(shù)，也是社會獲取更多有價值信息的重要途徑，更是促使社會發(fā)生顛覆性改變的助推劑。將大數(shù)據(jù)應(yīng)用在檔案工作中，能夠有效改變傳統(tǒng)工作方式，提高工作效率與工作效果，推動檔案管理工作的發(fā)展進程。

（二）大數(shù)據(jù)的基本特征。根據(jù)相關(guān)文獻記載可知，大數(shù)據(jù)的基本特征有如下四個方面：第一，數(shù)據(jù)體量巨大，在大數(shù)據(jù)背景下，各數(shù)據(jù)網(wǎng)站的瀏覽數(shù)量日創(chuàng)新高，且每天需要提供的數(shù)據(jù)大于1.5PB。第二，數(shù)據(jù)類型多樣，目前所使用的數(shù)據(jù)類型不單單是文本形式，在此基礎(chǔ)上還衍生出了視頻、音頻以及圖片等種類的數(shù)據(jù)。第三，處理速度快，大數(shù)據(jù)的處理速度以秒為基準，從多元化的數(shù)據(jù)中快速獲取具有價值的信息。第四，價值密度低，以音頻為例，在30分鐘的視頻內(nèi)，通過不間斷的控制，有價值的數(shù)據(jù)可能只有十分之一，甚至更少。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）為檔案數(shù)據(jù)的獲取及存儲帶來挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)在檔案數(shù)據(jù)庫中的應(yīng)用，能夠有效提高檔案工作效率，但是近些年，隨著社會發(fā)展新浪潮的出現(xiàn)，檔案庫在使用中，會出現(xiàn)新數(shù)據(jù)無法進行添加的情況，該現(xiàn)象與傳統(tǒng)的脹庫大同小異，也就是說庫房的儲存容量達到限度，無法將新檔案儲存其中。隨著檔案信息化的不斷發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)庫的儲存空間問題亟待解決，要想實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的安全且大量儲存，一味建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施是不現(xiàn)實的，再加上檔案數(shù)據(jù)存在著儲存空間的備份問題，使得在實際工作中不得通過節(jié)約資源的方式來優(yōu)化儲存、提高效率。隨著數(shù)據(jù)量的增加及數(shù)據(jù)多樣化趨勢的日益演變，使得數(shù)據(jù)儲存及訪問速度成為弊端，進而導致檔案服務(wù)面臨著巨大挑戰(zhàn)。

（二）為檔案數(shù)據(jù)的管理及維護帶來挑戰(zhàn)。由于數(shù)據(jù)從產(chǎn)生、傳播以及安全維護之間的一系列環(huán)節(jié)會出現(xiàn)大大小小的錯誤，不僅會損害服務(wù)形象和聲譽，還會造成信息混亂，嚴重時還會損害人們的根本利益，使得數(shù)據(jù)管理與質(zhì)量管理受到人們的廣泛關(guān)注。數(shù)據(jù)量在增長的同時，也加強了各數(shù)據(jù)間的聯(lián)系性，從而導致管理成本和維護難度系數(shù)均有所增加，同時，優(yōu)秀的管理理念也在不斷提高數(shù)據(jù)應(yīng)用的合理性。數(shù)據(jù)管理與數(shù)據(jù)應(yīng)用具有密不可分、互相促進的關(guān)系，在大量的檔案數(shù)據(jù)中，要想發(fā)現(xiàn)其中的潛在規(guī)律，提高工作水平與管理效率是檔案工作中面臨的又一挑戰(zhàn)。

（三）檔案數(shù)據(jù)挖掘與分析帶來的挑戰(zhàn)。通常來說，檔案數(shù)據(jù)分為結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化，兩者具有明顯的差異，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的儲存方式是數(shù)據(jù)記錄儲存，非結(jié)構(gòu)化的儲存方式是文件系統(tǒng)存儲。其中非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)包括除文字數(shù)據(jù)記錄以外的信息，如圖像、聲音以及影視等，受自身結(jié)構(gòu)及外在因素的影響，使得非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)具有體積大、增長快和多樣化等特點。在科學技術(shù)發(fā)展的背景下，非結(jié)構(gòu)化逐漸成為信息的核心，且不斷蔓延和增長，未來大部分信息都將屬于非結(jié)構(gòu)化。但是，目前的儲存技術(shù)在可擴展性和管理等方面還無法滿足非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的增長速度，使其成為大數(shù)據(jù)時代背景下檔案工作的挑戰(zhàn)之一。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案工作面臨的機遇

（一）檔案資源選擇性不斷擴大。在信息技術(shù)朝著多樣化發(fā)展的背景下，檔案資源實現(xiàn)了擴展與延伸，且收集工作的選擇性呈現(xiàn)不同分布方式。根據(jù)檔案的工作屬性可知，其形成主體從國家、政府、企事業(yè)單位、學校以及社會大眾，朝著不同的方向進行發(fā)展與擴張，在這些主體的作用下，使得檔案內(nèi)容逐漸豐富。此外，在經(jīng)濟發(fā)展與國家相關(guān)制度改革下，檔案資源中納入越來越多的與社會大眾工作及生活相關(guān)的信息，如醫(yī)療、個人信用檔案等。再加上大數(shù)據(jù)時代的出現(xiàn)，使得檔案類型從以往的紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)槲募?、傳真、照片等方式，在改變工作方式的同時，還能夠提高工作質(zhì)量與工作效率，為人民群眾提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

（二）為檔案工作提供更多的支持。受網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境的影響，管理軟件如雨后春筍般不斷涌現(xiàn)，其方便快捷等特點，得到許多行業(yè)的認可，并應(yīng)用在實際的工作中，從而使管理軟件得到快速普及。管理軟件的普及和應(yīng)用，增加了檔案工作對計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的依賴性?，F(xiàn)代辦公軟件的使用在便利工作方式的同時，也帶來了一定的弊端，尤其是電子文化的數(shù)量，持續(xù)呈上升趨勢，“互聯(lián)網(wǎng)+”、云計算和大數(shù)據(jù)等技術(shù)的推廣與應(yīng)用，能夠儲存和處理各類文件，為檔案工作的發(fā)展提供全方位的技術(shù)支持和不竭動力。

（三）使檔案服務(wù)手段更加多樣化。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)不僅會浪費時間，在查詢檔案的過程中還會出現(xiàn)各種各樣的錯誤，無法有效滿足社會大眾的各項要求，導致服務(wù)滿意度低。在大數(shù)據(jù)背景下，在優(yōu)化檔案服務(wù)方式的同時，還能夠增加服務(wù)類型，實現(xiàn)檔案服務(wù)的多樣化。例如，檔案使用者可以通過電話、郵件或網(wǎng)絡(luò)等方式查找對應(yīng)的信息，尤其是網(wǎng)絡(luò)平臺的運用，在提高獲取速度的同時，還能夠避免錯誤的發(fā)生；同時，在微博、微信以及公眾號的誕生與普及下，檔案館可以提供多元化的檔案信息，以此滿足檔案使用者的不同需求，提高對服務(wù)的滿意度。

四、結(jié)束語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案館要正視檔案工作中迎來的機遇與挑戰(zhàn)，根據(jù)自身實際情況，牢牢把握機遇，實現(xiàn)工作上的創(chuàng)新與優(yōu)化；在面對挑戰(zhàn)時，要勇于改變和突破，充分發(fā)揮自身的潛力及價值，努力做好檔案收集整理、資源利用以及檔案服務(wù)等各項工作，在提高社會根本效益的同時，還能夠促進檔案工作的良性發(fā)展?；诖耍瑱n案館在今后的工作與發(fā)展中，要充分利用好大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，借此提高自身的發(fā)展能力。