新時期國有企業(yè)檔案處置工作思考

文/中交第三航務工程局有限公司 許晗

一、應勢而謀——提高對國有企業(yè)檔案工作的認識

（一）有形資產(chǎn)，無價財富。國有企業(yè)檔案是國有企業(yè)全部活動的真實記錄和寶貴財富，是企業(yè)資產(chǎn)的依據(jù)和憑證，屬國家所有。國有企業(yè)檔案是國家檔案資源體系的重要組成部分，具有極高的證據(jù)價值。國有企業(yè)檔案事關黨和國家核心利益，國有企業(yè)檔案人員要切實增強政治意識和大局觀念，從維護國家安全和對企業(yè)負責的高度做好國有企業(yè)檔案工作。

（二）共同發(fā)展，協(xié)同共進。國有企業(yè)檔案作為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動的原始記錄，是企業(yè)資產(chǎn)的載體和依據(jù)，涉及企業(yè)的核心競爭力、職工群眾的切身利益和社會穩(wěn)定。國有企業(yè)檔案工作必須與企業(yè)其他管理工作共同發(fā)展、協(xié)同共進。

（三）重點工作，重點部署。壓縮管理層級、減少法人戶數(shù)（以下簡稱壓減）工作是黨中央、國務院推動國有企業(yè)瘦身健體、提質(zhì)增效，深化改革所作的重大部署。2016年7月，國務院國資委、財政部召開會議，明確啟動全國國有企業(yè)職工家屬區(qū)“三供一業(yè)”（供水、供電、供熱/供氣、物業(yè)管理）分離移交工作，要求到2018年底基本完成移交任務。壓減工作和企業(yè)“三供一業(yè)”移交都涉及檔案處置問題。檔案處置事關國有資產(chǎn)安全和職工權(quán)益，如果處置不當將不利于國有資產(chǎn)保值增值和職工權(quán)益的維護，甚至造成國有資產(chǎn)流失，危及社會穩(wěn)定。

二、因勢而動——健全檔案處置工作機制

（一）組織領導。《中華人民共和國檔案法》第五條規(guī)定：“檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則?！备鲊衅髽I(yè)要指定1名領導分管檔案工作，切實把檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，推動檔案工作同企業(yè)發(fā)展相協(xié)調(diào)。發(fā)生資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動的企業(yè)是檔案處置工作的責任主體，分管檔案領導要將檔案處置工作納入資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動工作業(yè)務流程，做到與資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)變動工作同步推進，檔案處置工作未完成，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動工作不得結(jié)束，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動協(xié)調(diào)機構(gòu)不得解散。企業(yè)各級領導要重視企業(yè)改革中的檔案處置工作，責成主管部門制定壓減、“三供一業(yè)”工作計劃，把檔案處置工作納入過程管控，重視結(jié)果導向，確保完成上級主管單位下達的壓減任務，杜絕壓減過程中企業(yè)檔案流失、損毀情況發(fā)生。

（二）機制制度。企業(yè)內(nèi)部建立高效暢通的溝通聯(lián)絡機制，保障壓減工作產(chǎn)生的檔案處置問題可以及時解決。從分管領導到具體經(jīng)辦人，企業(yè)管理條線上下和上級檔案部門要保持信息溝通渠道暢通，健全檔案業(yè)務監(jiān)督指導機制，保證工作中企業(yè)檔案能夠完整規(guī)范地移交和處置。有下屬單位的國有企業(yè)對所屬單位資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置工作負總責，企業(yè)可對下屬子（分）公司的年度經(jīng)營業(yè)績考核中設置了壓減專項工作考核分值，以檔案移交為工作完成標志,對積極配合按時完成的公司給予獎勵，對接到壓減任務未能完成或不配合壓減工作的公司進行考核扣分，以考核機制提升壓減工作的質(zhì)量和效率。要嚴格檔案處置考核評價工作，對于安全管理不到位等造成檔案損毀、丟失的，或是違反規(guī)定造成檔案處置不當?shù)?，應依紀依規(guī)追究相關人員的責任。

三、順勢而為——做好國企改革中的檔案處置工作

（一）檔案處置工作目標。1.規(guī)范檔案處置行為，做好國有資產(chǎn)保值工作。資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動的國有企業(yè)，按隸屬關系及時報告企業(yè)主管部門和上級主管部門，申請檔案處置事宜。企業(yè)檔案部門負責收集、整理、統(tǒng)計、保管企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案，并按有關規(guī)定做好檔案留存與銷毀鑒定工作。鑒定工作由企業(yè)有關負責人和企業(yè)資產(chǎn)清算機構(gòu)負責人、主要業(yè)務部門負責人和檔案部門負責人等組成的鑒定小組主持，對檔案進行直接鑒定。鑒定完成后擬銷毀的檔案，要嚴格按照檔案銷毀流程操作，檔案銷毀清冊永久保存。堅決杜絕整理、移交、銷毀檔案過程中發(fā)生隱瞞、私藏、損毀檔案等行為，力保國有資產(chǎn)保值、檔案不流失。2.明確工作職責，嚴格控制企業(yè)改革中檔案的歸屬和流向，確保檔案安全。國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動的檔案處置工作是國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動工作的一項重要內(nèi)容。企業(yè)主管部門負責國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置工作的組織管理，企業(yè)檔案主管部門負責檔案處置具體工作。檔案安全是檔案工作的底線。在國有企業(yè)改革中，要更加重視檔案安全工作，堅持安全第一、預防為主，完善檔案安全管理制度，落實檔案安全工作責任，健全檔案安全防范體系，加強檔案應急管理體系建設，充分運用現(xiàn)代科技手段，提高化解風險、防范事故和應急處置的能力，確保檔案的絕對安全。3.加強組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督指導基層單位做好企業(yè)改革中的檔案處置工作。下屬單位有發(fā)生資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動的企業(yè)，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動主管部門和檔案主管部門要加強聯(lián)動，成立專項工作領導小組，業(yè)務主管部門負責資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動工作中的信息跟進和指導，檔案主管部門負責檔案處置工作的具體工作指導和監(jiān)督。

（二）檔案處置工作范圍。1.壓減工作中發(fā)生資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動的單位。為進一步深化國有企業(yè)改革，著力解決國有企業(yè)法人戶數(shù)多、法人鏈條長、管理層級多、機構(gòu)臃腫、管理效率低等突出問題，推動國有企業(yè)優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，打造精干高效管理機構(gòu)的目標，按照國資委壓縮管理層級、減少法人戶數(shù)的工作部署，2016年-2018年間，各中央企業(yè)、國有企業(yè)紛紛積極、扎實、穩(wěn)妥地開展壓減工作，其中“壓減”形式主要包括股權(quán)轉(zhuǎn)讓和公司注銷。2.企業(yè)“三供一業(yè)”移交過程中涉及檔案處置問題的單位。根據(jù)中央文件要求，中央企業(yè)要突出主業(yè)，不再承擔與主業(yè)發(fā)展方向不符的公共服務職能，不應接收與主業(yè)發(fā)展方向不符的“三供一業(yè)”職能和業(yè)務?！叭┮粯I(yè)”分離移交工作會涉及公司注銷或部分職能調(diào)整，移交過程涉及的檔案處置問題要引起交接雙方重視。

（三）檔案處置工作開展。1.做好檔案處置宣傳工作?！镀髽I(yè)檔案工作規(guī)范》規(guī)定，企業(yè)應確定檔案工作分管領導，確定各職能或承辦部門、各項目檔案工作的負責人，確定檔案部門的負責人。一項系統(tǒng)性工作，其最終成果的優(yōu)劣、水平和效果往往取決于最高領導的意識、重視和決策。同理，檔案處置工作的有效開展也需要領導的重視和決策。檔案處置工作是企業(yè)檔案工作中重要一環(huán)，工作開展之初要加強宣導，全面提升相關工作人員的檔案意識、安全意識、責任意識。國有企業(yè)檔案是企業(yè)的寶貴財富，關系企業(yè)核心競爭力和職工權(quán)益，檔案處置工作要和國企改革協(xié)同發(fā)展。以壓減和企業(yè)“三供一業(yè)”移交工作為例，工作立項同時就要明確檔案處置工作的內(nèi)容和節(jié)點，上級檔案工作人員要及時跟進宣導。加強項目組成員檔案安全意識，明確國有企業(yè)檔案歸國家所有。按照《企業(yè)檔案管理規(guī)定》第十七條規(guī)定：“國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動，應按《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置辦法》做好檔案的處置工作”。第十九條明確指出：“企業(yè)應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進行處理?！?.做好檔案處置方案的編制工作。發(fā)生資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動的企業(yè)應編制檔案處置方案。有關檔案的歸屬和流向在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動合同或協(xié)議中有明確條款的，應按照合同或協(xié)議編制檔案處置方案；合同或協(xié)議中沒有明確規(guī)定的，應按照《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》的要求編制檔案處置方案。檔案處置方案應在實施前報上級主管單位或部門審核，審核通過后方可實施。3.做好檔案處置指導和監(jiān)督工作。加強監(jiān)督可有效防止國有資產(chǎn)流失。下屬單位發(fā)生資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動的國有企業(yè)檔案主管部門對其檔案處置工作負總責，發(fā)生資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動的企業(yè)是檔案處置工作的責任主體。企業(yè)檔案主管部門有義務和責任加強指導、監(jiān)督，并在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動工作啟動之初介入，協(xié)助梳理資料并制定檔案處置工作流程，做好檔案移交、處置工作臺賬。企業(yè)檔案主管部門要明確責任人，與下屬單位工作負責人對接，并保持及時溝通，保障檔案處置工作的有效開展，保證檔案處置工作中檔案的完整和安全。4.做好檔案處置移交和接收工作。企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中，任何部門和個人不得私自留存、帶走、轉(zhuǎn)移或銷毀檔案。尚未歸檔的文件材料由文件材料形成部門整理并移交檔案機構(gòu)。終止企業(yè)檔案機構(gòu)應及時整理和鑒定現(xiàn)存檔案，需繼續(xù)保存的檔案在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)交割前向確定的接收單位移交，交接手續(xù)完備，交接流程規(guī)范。經(jīng)鑒定卻無保存價值的檔案由終止企業(yè)根據(jù)規(guī)定予以銷毀。5.做好企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料歸檔工作。負責企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動工作的主管部門應指定專人，按照《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》確定的歸檔范圍，收集、整理資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料。其中有關機關或單位的批準文件、終止財務決算報告及編制說明、財產(chǎn)清理報告書、評估立項申請報告及國有資產(chǎn)管理部門的評估立項通知、資產(chǎn)處置結(jié)果報告等重要文件材料一定要重點歸檔，涉及工商注銷的公司如工商管理部門規(guī)定登報公告，相關報紙材料也要同步歸檔。所有材料收集完整后由形成單位承辦部門在有關工作結(jié)束后1個月內(nèi)完成歸檔。凡資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中涉及崗位調(diào)整的人員，應將本崗位尚未歸檔的文件材料進行清理、登記、整理并移交檔案部門后，方可離開現(xiàn)崗位。

四、結(jié)語

黨的十八大以來，國企改革成效顯著。新時期，檔案事業(yè)的發(fā)展也面臨轉(zhuǎn)型和升級，為迎接國有企業(yè)改革的新任務、新挑戰(zhàn)，檔案工作人員也要與時俱進，與企業(yè)發(fā)展同呼吸、共命運，緊跟企業(yè)發(fā)展的步伐，用新知識、新工具、新裝備武裝自己，提升自身服務企業(yè)的綜合能力，做企業(yè)經(jīng)營活動的真實記錄者和守護者。