工程企業(yè)辦公室管理存在的問(wèn)題及解決措施

文/中鐵十一局集團(tuán)第五工程有限公司 朱軍

目前我國(guó)大多數(shù)工程企業(yè)面臨企業(yè)改制以及轉(zhuǎn)型的問(wèn)題。其中，辦公室屬于企業(yè)的重要決策部門(mén)以及辦事部門(mén)，辦公室管理工作水平高低對(duì)于企業(yè)發(fā)展和經(jīng)營(yíng)起到了至關(guān)重要的作用。企業(yè)辦公室各項(xiàng)決策直接關(guān)系到企業(yè)發(fā)展方向以及企業(yè)生產(chǎn)效率和水平，所以目前為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)健康穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展，需要對(duì)于辦公室管理工作進(jìn)行有效的改良和完善。

一、工程企業(yè)辦公室管理工作存在的主要問(wèn)題

目前，工程企業(yè)辦公室管理工作存在諸多問(wèn)題，主要的問(wèn)題包括辦公室管理制度不完善、管理隊(duì)伍素質(zhì)較低、管理人員的協(xié)調(diào)能力弱。

（一）辦公室管理制度不完善。為了促使工程企業(yè)辦公室工作水平和工作效率得到顯著提升，需要在辦公室建立規(guī)范化以及科學(xué)化的管理制度。大多數(shù)辦公室管理制度缺乏合理性，直接影響到了管理水平和管理質(zhì)量。例如很多辦公室雖然值班人員有所增加，但是一旦出現(xiàn)了緊急性情況或者意外突發(fā)性情況還是不能進(jìn)行有效的應(yīng)對(duì)，這主要是由于目前辦公室規(guī)章制度不完善而導(dǎo)致的，直接造成人力物力及財(cái)力浪費(fèi)，同時(shí)還存在一定的安全隱患。

（二）管理隊(duì)伍素質(zhì)較低。目前工程企業(yè)實(shí)際管理工作的過(guò)程當(dāng)中，需要提高管理隊(duì)伍整體素質(zhì)。管理人員的素質(zhì)直接影響到管理水平和管理效果。但是目前大部分工程企業(yè)辦公室管理人員素質(zhì)偏低，辦公室缺乏專(zhuān)業(yè)化技能培訓(xùn)，很多辦公室人員自身不具備專(zhuān)業(yè)化理論知識(shí)，對(duì)于現(xiàn)實(shí)問(wèn)題處理過(guò)程當(dāng)中，大多數(shù)人常常依賴(lài)于經(jīng)驗(yàn)主義及個(gè)人主觀(guān)主義。除此之外，大部分辦公室管理人員工作態(tài)度極為懈怠，時(shí)間觀(guān)念較為淡薄，同時(shí)缺乏服務(wù)意識(shí)，以上都是目前辦公室管理人員普遍存在的一些問(wèn)題。

（三）管理人員的協(xié)調(diào)能力弱。目前工程企業(yè)辦公室管理過(guò)程當(dāng)中，其中重要的一項(xiàng)職能就是協(xié)調(diào)職能，協(xié)調(diào)職能就是針對(duì)于企業(yè)管理各個(gè)層面以及各個(gè)渠道進(jìn)行科學(xué)合理的溝通。如今大多數(shù)工程企業(yè)辦公室協(xié)調(diào)工作缺乏完善性，平時(shí)經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生互相推諉責(zé)任的問(wèn)題，這樣直接影響到了企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展，同時(shí)也不利于企業(yè)節(jié)約成本。

二、做好工程企業(yè)辦公室管理工作的對(duì)策

為了切實(shí)做好當(dāng)前的工程企業(yè)辦公室管理工作，應(yīng)當(dāng)完善工程企業(yè)辦公室管理機(jī)制、提高隊(duì)伍整體素質(zhì)。除此之外，還應(yīng)當(dāng)合理分配工作以及構(gòu)建責(zé)任追究制度。

（一）完善工程企業(yè)辦公室管理機(jī)制。俗話(huà)說(shuō)，人管人累死人，通過(guò)制度管人才能夠管好人，工程企業(yè)辦公室管理過(guò)程當(dāng)中要建立健全長(zhǎng)效機(jī)制以及完善辦公室管理制度，通過(guò)制度規(guī)范才能夠促使辦公體制得到健全和完善，同時(shí)可以促使工程企業(yè)辦公室工作水平和工作質(zhì)量得到提高。另外，對(duì)于企業(yè)辦公室管理人員而言，還應(yīng)當(dāng)充分意識(shí)到工程企業(yè)辦公室工作重要價(jià)值和重要意義，要站在企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展角度來(lái)對(duì)于企業(yè)發(fā)展進(jìn)程當(dāng)中的種種問(wèn)題和弊端進(jìn)行審視，同時(shí)要從根本上解決辦公室管理問(wèn)題。其次，在目前辦公室管理的過(guò)程當(dāng)中，還應(yīng)當(dāng)構(gòu)建獎(jiǎng)懲制度，要將工作和業(yè)績(jī)掛鉤，進(jìn)而有效地調(diào)動(dòng)員工工作積極性及主動(dòng)性，同時(shí)也可以端正員工工作態(tài)度以及增強(qiáng)員工的個(gè)人責(zé)任感，提升辦公室管理水平和管理效率。除此之外，目前工程企業(yè)發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中常常會(huì)遇到一些緊急狀況或者突發(fā)性事件，這就需要對(duì)于應(yīng)急機(jī)制進(jìn)行明確或者是成立應(yīng)急小組，還要確定規(guī)范化、全面化的應(yīng)急處理流程，同時(shí)可以引入信息化應(yīng)急處理方式，通過(guò)采取科學(xué)部署以及規(guī)劃來(lái)促使企業(yè)應(yīng)急能力得到提高，保障辦公室管理人員可以在短時(shí)間之內(nèi)有效應(yīng)對(duì)緊急狀況。

（二）加強(qiáng)能力建設(shè)以及提高隊(duì)伍素質(zhì)。為了促使目前辦公室管理水平和管理質(zhì)量得到顯著的提升，需要采取有效措施提高辦公室管理工作人員整體素質(zhì)和工作能力，應(yīng)當(dāng)從下面幾個(gè)方面開(kāi)展工作：第一，要促使辦公室管理人員的政治素質(zhì)以及道德修養(yǎng)得到提升，同時(shí)應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)辦公室管理人員對(duì)于企業(yè)的榮譽(yù)感和責(zé)任感，還要有效激發(fā)員工工作積極性及主動(dòng)性，同時(shí)辦公室也應(yīng)當(dāng)定期展開(kāi)思想政治指導(dǎo)和培訓(xùn)工作。另外，還應(yīng)該建立獎(jiǎng)懲制度，通過(guò)物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)來(lái)表?yè)P(yáng)一些表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，同時(shí)通過(guò)處罰手段來(lái)督促或者警示不認(rèn)真工作的員工。第二，要為目前員工提供培訓(xùn)及學(xué)習(xí)的平臺(tái)，促使員工自覺(jué)主動(dòng)地參與到專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)化學(xué)習(xí)當(dāng)中，要有計(jì)劃有組織對(duì)于工作人員展開(kāi)培訓(xùn)工作，對(duì)待某些表現(xiàn)特別突出員工要為其進(jìn)行更加高層次專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)。另外需要將競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和培訓(xùn)機(jī)制相互結(jié)合，只有這樣才能夠促使全體人員可以積極主動(dòng)地參與到培訓(xùn)學(xué)習(xí)當(dāng)中。第三，為了促使當(dāng)前工程企業(yè)辦公室管理人員辦公服務(wù)能力和綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)得到全面提升，還應(yīng)當(dāng)從外部引進(jìn)專(zhuān)家、學(xué)者等組織各種知識(shí)講座。

（三）合理分配工作以及構(gòu)建責(zé)任追究制度。在目前工程企業(yè)辦公室當(dāng)中，由于管理任務(wù)較多以及任務(wù)較重，如果當(dāng)前辦公人員工作效率偏低或者工作不到位，很可能會(huì)導(dǎo)致企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)受到負(fù)面影響，所以，這就需要目前企業(yè)管理人員結(jié)合辦公室實(shí)際工作情況，積極主動(dòng)地引進(jìn)工作能力強(qiáng)以及綜合素質(zhì)較高的人才。在引進(jìn)人才之后，還應(yīng)當(dāng)結(jié)合人才特點(diǎn)來(lái)對(duì)于工作內(nèi)容進(jìn)行合理劃分，可以結(jié)合辦公室管理人才的特長(zhǎng)將參謀決策、召開(kāi)會(huì)議以及文件處理等不同類(lèi)型工作內(nèi)容劃分到不同特點(diǎn)人員身上。除此之外，還應(yīng)當(dāng)對(duì)于辦公室各管理人員責(zé)任進(jìn)行明確，要建立健全責(zé)任制度來(lái)促使所有人可以各司其職以及安守本分，同時(shí)督促辦公室管理人員可以認(rèn)真做好每一件事，同時(shí)也可以有效杜絕同事之間出現(xiàn)責(zé)任互相推諉的情況，進(jìn)而提升工作效率以及工作水平，還可以促使人力資源得到充分利用，避免人力資源的浪費(fèi)，在某種程度上還可以節(jié)省人力開(kāi)支，對(duì)于提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益具有重要的價(jià)值和意義。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，工程企業(yè)也需要不斷實(shí)踐探索和改革，對(duì)于目前工程企業(yè)而言，應(yīng)該加強(qiáng)辦公室管理工作。但是目前工程企業(yè)在辦公室管理過(guò)程當(dāng)中依然存在諸多的問(wèn)題，這就需要采取有效措施對(duì)于辦公室管理問(wèn)題加以解決，要有步驟有計(jì)劃以及有目的采取合適的方案，提升辦公室管理工作水平和質(zhì)量。另外要對(duì)于辦公室管理機(jī)制進(jìn)行改善和完善，還應(yīng)當(dāng)提高隊(duì)伍整體素質(zhì)。與此同時(shí)，還要合理分配各項(xiàng)工作，同時(shí)建立健全責(zé)任制度。