提高高校辦公室管理效率研究

文/中山大學(xué)南方學(xué)院 林載蔚

在教育發(fā)展新形勢(shì)下，高校辦公室管理創(chuàng)新工作發(fā)展要與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代前進(jìn)的腳步。高校辦公室管理工作是學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)順利開(kāi)展的基礎(chǔ)保障，辦公室管理工作最為顯著的特征就是內(nèi)容多樣化，會(huì)涉及學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)管理工作的方方面面，這樣無(wú)疑會(huì)加大辦公室管理人員的任務(wù)量和工作任務(wù)。為了有效提升辦公室管理效率，高校管理人員要充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用，創(chuàng)新采用精細(xì)化管理方式，完善高校辦公室管理工作，促進(jìn)高校教育建設(shè)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

一、高校辦公室管理工作效率低下的主要原因

（一）辦公室管理信息化建設(shè)水平低。高校領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)辦公室管理工作的重視，缺少對(duì)相關(guān)工作人員的科學(xué)指導(dǎo)工作，未能主動(dòng)帶領(lǐng)全體工作人員共同參與到辦公室管理信息化事業(yè)建設(shè)發(fā)展中，從而導(dǎo)致學(xué)校辦公室管理信息化建設(shè)各項(xiàng)工作不到位，信息化建設(shè)水平較為落后，難以達(dá)到新時(shí)期高效辦公室管理工作發(fā)展要求。與此同時(shí)，高校各項(xiàng)信息化配套設(shè)施設(shè)備不夠完善，無(wú)法科學(xué)有效輔助辦公室工作人員高效開(kāi)展各項(xiàng)事務(wù)，滿足廣大師生各項(xiàng)服務(wù)需求。辦公室管理工作效率低將會(huì)影響到學(xué)校日常工作的整體正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不利于高校教育建設(shè)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

（二）辦公室管理人員能力與素質(zhì)參差不齊。很多高校的辦公室管理人員并不是管理專業(yè)出身，他們普遍缺乏良好的管理專業(yè)能力和素質(zhì)，辦公室實(shí)踐管理經(jīng)驗(yàn)不足，未能夠充分掌握了解到高校辦公室管理要點(diǎn)內(nèi)容，從而影響到學(xué)校辦公室管理工作效率。除此之外，辦公室行政管理人員自主學(xué)習(xí)意識(shí)不強(qiáng)，外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少，導(dǎo)致其無(wú)法及時(shí)學(xué)習(xí)了解到最新的辦公室管理方法和技術(shù)，辦公室管理工作理念得不到及時(shí)更新，仍然在沿用傳統(tǒng)辦公室管理模式，這些都是造成高校辦公室管理工作效率低下的原因。

二、高校辦公室管理工作效率提升的主要措施

（一）強(qiáng)化高校辦公室管理信息化建設(shè)工作。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)時(shí)代，高校必須結(jié)合自身發(fā)展情況和條件，適當(dāng)加大對(duì)學(xué)校辦公室管理工作建設(shè)發(fā)展的投資力度，積極引進(jìn)利用先進(jìn)的信息化技術(shù)和設(shè)備。高校領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)對(duì)全體辦公室人員的科學(xué)指導(dǎo)工作，引導(dǎo)他們?nèi)W(xué)習(xí)掌握各項(xiàng)信息化管理技術(shù)和方法，通過(guò)將信息化技術(shù)與本職工作內(nèi)容有機(jī)結(jié)合在一起，全面提高高校辦公室管理水平。就比如，高校辦公室可以利用信息化技術(shù)建立起自動(dòng)化管理系統(tǒng)，完成對(duì)學(xué)校師生檔案管理、財(cái)務(wù)管理以及圖書(shū)管理的自動(dòng)化發(fā)展目標(biāo)，優(yōu)化整合學(xué)校各項(xiàng)資源，通過(guò)搭建網(wǎng)絡(luò)資源平臺(tái)為師生提供多元化快捷方便的服務(wù)，這樣不僅能夠有效提升高校辦公室管理工作效率，還可以實(shí)現(xiàn)我國(guó)高校教育管理工作科學(xué)健康發(fā)展。

（二）培養(yǎng)辦公室管理人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)?，F(xiàn)代高校要想發(fā)揮出辦公室管理工作職能，最大限度地提高辦公室管理工作質(zhì)量和效率，就必須組建起專業(yè)完善的辦公室管理人才隊(duì)伍。高校要定期組織辦公室管理人員參與專業(yè)化的培訓(xùn)教育活動(dòng)，有效提高他們的專業(yè)能力和素質(zhì)，促使他們能夠在第一時(shí)間掌握了解到最新的辦公室管理方法，借鑒其他優(yōu)秀高校辦公室管理經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化改善本校辦公室管理工作內(nèi)容和方式，確保制定出科學(xué)完善的辦公室管理規(guī)章制度，并切實(shí)落實(shí)好各項(xiàng)辦公室管理改革工作措施，促進(jìn)各項(xiàng)管理工作有條不紊地進(jìn)行。在辦公室管理人員培養(yǎng)過(guò)程中要始終堅(jiān)持以人為本的工作理念，通過(guò)科學(xué)構(gòu)建出員工激勵(lì)考核機(jī)制，將辦公室員工日常工作表現(xiàn)與績(jī)效考核結(jié)合在一起，充分激發(fā)員工工作的積極性和主動(dòng)性，并營(yíng)造出良好的學(xué)習(xí)競(jìng)爭(zhēng)氛圍，促進(jìn)員工之間的相互學(xué)習(xí)發(fā)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，辦公室管理作為現(xiàn)代高校教育建設(shè)發(fā)展的重要組成部分，辦公室管理工作質(zhì)量和效率的高低會(huì)影響到高校教育穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)必須提高對(duì)辦公室管理工作的重視程度，加強(qiáng)辦公室管理人才隊(duì)伍建設(shè)培養(yǎng)工作，提高辦公室管理信息化建設(shè)水平，創(chuàng)新完善辦公室管理方式和內(nèi)容，促進(jìn)辦公室管理工作順利高效開(kāi)展。