淺談辦公室文書檔案的收集、歸檔與管理

文/太原市市政工程設(shè)計(jì)研究院 牛諾婕

辦公室文書檔案的收集、歸檔與管理工作與辦公室其他工作的高效執(zhí)行有重大關(guān)聯(lián)。辦公室工作在單位當(dāng)中占據(jù)重要地位，而辦公室相關(guān)的工作文檔資料數(shù)量也是越來(lái)越多，在工作期間辦公室工作人員需要快速、準(zhǔn)確地找到相關(guān)文書檔案。但是目前辦公室文書檔案的相關(guān)工作還存在很多不完善的問(wèn)題，這對(duì)辦公室工作質(zhì)量提高來(lái)說(shuō)是非常不利的。

一、辦公室文書檔案的收集、歸檔與管理工作中的不足

想要有效改善辦公室文書檔案管理工作，需要先對(duì)其中的問(wèn)題進(jìn)行掌握，下面對(duì)其工作中的不足進(jìn)行分析：

（一）檔案管理工作人員狀態(tài)不積極。辦公室文書檔案管理工作的重要性還沒(méi)有被辦公室管理人員和檔案管理人員意識(shí)到，導(dǎo)致對(duì)于檔案管理工作管理人員大多是敷衍了事，沒(méi)有對(duì)所有文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的收集、歸檔和管理，只有對(duì)比較重要的文書檔案才會(huì)進(jìn)行嚴(yán)格的編號(hào)、記錄歸檔等工作。而對(duì)于一些不是特別重要的文書檔案，管理人員處理時(shí)就有些隨意了。導(dǎo)致這些文書檔案擺放沒(méi)有規(guī)律，使用時(shí)東翻西找，即使找到了也無(wú)法得知該檔案收集、歸檔的相關(guān)信息，致使文書檔案的利用率無(wú)法提高。

（二）檔案管理工作方式陳舊。目前，辦公室文書檔案收集、歸檔與管理工作還是延續(xù)著傳統(tǒng)的方式，對(duì)于新時(shí)代的辦公室工作運(yùn)營(yíng)模式來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)方式已經(jīng)過(guò)于陳舊了。首先，傳統(tǒng)管理方式是使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存和利用的，這種方式不夠智能化，而且紙質(zhì)的文書檔案資料在長(zhǎng)期儲(chǔ)存時(shí)容易出現(xiàn)紙張發(fā)黃或字跡模糊的情況，在利用過(guò)程中也容易損壞。其次，檔案管理信息化建設(shè)沒(méi)有落實(shí)，完全依靠人工進(jìn)行文書檔案的查找、歸檔等工作，管理工作人員工作壓力較大，工作效率也不高。最后，管理工作沒(méi)有完整的流程和標(biāo)準(zhǔn)，也是工作方法無(wú)法有效革新的關(guān)鍵原因。

（三）檔案管理工作執(zhí)行力度較弱。辦公室文書檔案資料數(shù)量是非常龐大的，各個(gè)類型的檔案資料全部要集中進(jìn)行管理。但是由于檔案管理工作執(zhí)行力度沒(méi)有發(fā)揮出來(lái)，很多時(shí)候相關(guān)文書檔案在其他部門不能及時(shí)地送到辦公室，或者辦公室管理人員疏漏遺忘，這都會(huì)導(dǎo)致檔案收集、歸檔工作的難度增加。而且部分辦公室檔案管理人員是由擔(dān)任辦公室其他工作的人員同步負(fù)責(zé)的，致使有時(shí)辦公室工作人員分身乏術(shù)，檔案管理工作質(zhì)量和效率受到嚴(yán)重影響。

二、辦公室文書檔案收集、歸檔與管理工作的優(yōu)化對(duì)策

辦公室文書檔案收集、歸檔與管理工作，對(duì)日常工作都有重要影響，因而基于辦公室文書檔案管理工作的現(xiàn)狀，需要采取針對(duì)性的優(yōu)化對(duì)策，來(lái)對(duì)其管理工作進(jìn)行強(qiáng)化，促進(jìn)辦公室文書檔案管理工作能夠?yàn)槠渌ぷ髌鸬酱龠M(jìn)作用。

（一）強(qiáng)化檔案管理人員的工作素養(yǎng)和積極性。辦公室文書檔案管理工作的執(zhí)行情況與檔案管理人員工作狀態(tài)和工作能力是直接相互作用的，因而對(duì)檔案管理人員的強(qiáng)化是必須要做的。首先，對(duì)辦公室文書檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)，通過(guò)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等活動(dòng)，讓管理人員學(xué)習(xí)辦公室文書檔案管理的相關(guān)知識(shí)，掌握辦公室文書檔案管理的流程、規(guī)范和方法，尤其是要重點(diǎn)學(xué)習(xí)數(shù)字化、信息化檔案收集、歸檔與管理的相關(guān)內(nèi)容，從而提高管理人員的工作技能和專業(yè)性。其次，在組織辦公室文書檔案管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)期間，要強(qiáng)調(diào)辦公室檔案管理工作的意義和重要性，從而明確檔案管理工作人員的重要地位，促進(jìn)工作人員工作積極性的提升。

（二）完善檔案管理的制度、流程建設(shè)。首先，建立完善的檔案管理制度和流程，明確收集與歸檔文書檔案的時(shí)間、范圍、保管期限、注意事項(xiàng)以及規(guī)范化流程。其次，結(jié)合實(shí)際情況和法律法規(guī)，建立明確的職責(zé)分工制度，明確歸檔的范圍。還要集中保管歸檔期限，以免留作私用，保證文書檔案資料的安全性。最后，要加強(qiáng)辦公室檔案管理的執(zhí)行力度，要求辦公室檔案管理人員嚴(yán)格按照其管理制度標(biāo)準(zhǔn)，開展管理工作，保證所有文書檔案資料都能完整收集和歸檔，從而促進(jìn)辦公室文書檔案管理工作得到切實(shí)的優(yōu)化。

（三）積極采用現(xiàn)代化的辦公室文書檔案收集、歸檔與管理方法。如今，辦公室文書檔案收集、歸檔與管理工作需要及時(shí)進(jìn)行方法的突破，舊形式的管理方式各方面已經(jīng)明顯落后，無(wú)法滿足現(xiàn)代辦公室工作的標(biāo)準(zhǔn)。首先，要盡快完善信息化的建設(shè)，利用信息化設(shè)備和技術(shù)建立辦公室文書檔案收集、歸檔與管理系統(tǒng)，這樣辦公室文書檔案管理工作的效率、規(guī)范化都能得到優(yōu)化，管理人員的工作壓力也會(huì)減輕。其次，辦公室文書檔案管理人員要與其他部門保持有效的溝通和關(guān)聯(lián)，避免出現(xiàn)有文書檔案長(zhǎng)時(shí)間存放在其他部門而未收集的情況，防止檔案資料丟失。

三、結(jié)語(yǔ)

高效、科學(xué)的辦公室文書檔案收集、歸檔與管理工作對(duì)于單位的發(fā)展有促進(jìn)作用，因而必須要提高對(duì)辦公室文書檔案管理工作的重視度，并針對(duì)其中存在的抑制因素進(jìn)行處理和改善，從而充分發(fā)揮辦公室文書檔案收集、歸檔與管理的服務(wù)功能。