裝配式建筑工程類檔案管理方法初探

文/中建三局第一建設(shè)工程有限責(zé)任公司 隗琳

一、裝配式建筑工程類檔案管理現(xiàn)狀

目前，裝配式建筑工程類檔案管理存在不足主要體現(xiàn)在缺少完善的管理制度方面。我國雖然關(guān)于檔案管理有明確的規(guī)定，但在實(shí)際管理過程中，相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行存在困難，影響檔案管理工作質(zhì)量。此外，裝配式建筑工程類檔案管理還缺少專業(yè)的人才。很多檔案管理人員都沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)，甚至是兼職檔案管理，缺少對(duì)科學(xué)管理方法的了解和使用，致使檔案管理工作中出現(xiàn)很大弊端。同時(shí)，電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得一部分管理人員沒有很好地掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，影響檔案管理質(zhì)量。另外，在新工藝、新工序認(rèn)知、確定以及對(duì)應(yīng)檔案規(guī)范管理中還存在很多不足，再加上構(gòu)件生產(chǎn)方與施工現(xiàn)場(chǎng)檔案職責(zé)、銜接等方面存在的問題，嚴(yán)重影響到裝配式建筑工程類檔案管理的水平。因此，裝配式建筑工程類檔案管理工作中，應(yīng)從以上不足中尋找科學(xué)的解決措施，改善其管理質(zhì)量，優(yōu)化其管理成果。

二、裝配式建筑工程類檔案管理方法

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。全面提升檔案管理人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，對(duì)于提高裝配式建筑工程類檔案管理的嚴(yán)密性、安全性、準(zhǔn)確性以及科學(xué)性有很大的作用。因此，相關(guān)單位和部門需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。不僅要針對(duì)裝配式建筑工程類檔案管理理念和措施等進(jìn)行培訓(xùn)，還要使管理人員意識(shí)到檔案管理的重要性，提高其責(zé)任感。另外，對(duì)新工藝、新工序認(rèn)識(shí)、確定及對(duì)應(yīng)檔案管理規(guī)范的學(xué)習(xí)也是重中之重。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，還能夠提高其職業(yè)素養(yǎng)，杜絕在工作中出現(xiàn)馬虎大意等問題，可以保證檔案管理的有效性。

（二）完善檔案管理制度。制度是保證所有管理工作質(zhì)量和效果的基本保障。在裝配式建筑工程類檔案管理中，應(yīng)將管理責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)環(huán)節(jié)中、落實(shí)到具體的負(fù)責(zé)人，明確規(guī)定建筑工程中各個(gè)環(huán)節(jié)需要檢驗(yàn)的項(xiàng)目、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、施工材料及構(gòu)件的檢驗(yàn)數(shù)量等內(nèi)容，并且做好施工檢驗(yàn)記錄，做好施工材料的管理，確保實(shí)際使用量與記錄數(shù)據(jù)相符。同時(shí)，針對(duì)裝配式建筑工程建立檔案存儲(chǔ)和借閱制度，即存儲(chǔ)和借閱都需要配送檔案資料、保管檔案資料、借閱檔案資料等相關(guān)人員簽字，這樣可以在檔案遺失時(shí)迅速找到負(fù)責(zé)人、借閱人，有利于找回檔案，從而保證裝配式建筑工程類檔案的完整性和安全性。

（三）保證檔案資料收集的真實(shí)性和及時(shí)性。在裝配式建筑工程類檔案管理工作中，檔案管理工作人員應(yīng)根據(jù)施工進(jìn)度和質(zhì)量及時(shí)進(jìn)行記錄，保證能夠及時(shí)收集過程工程資料，并且注意保證資料的真實(shí)性。因此，檔案管理人員就需要與施工進(jìn)度同步收集相關(guān)資料；跟蹤收集工程后期管理維護(hù)、質(zhì)量檢驗(yàn)以及售后服務(wù)等相關(guān)資料，并且收集完整的裝配式建筑工程原始資料。在收集檔案資料的過程中，要注意保證相關(guān)材料的連貫性。如，構(gòu)件設(shè)計(jì)圖紙、構(gòu)件材料進(jìn)場(chǎng)及檢測(cè)記錄、構(gòu)件施工記錄、構(gòu)件檢測(cè)報(bào)告、構(gòu)件安裝記錄等。另外要求施工人員做好當(dāng)天的施工情況報(bào)表，及時(shí)上報(bào)給檔案管理人員，避免施工資料堆積，這樣有利于保證檔案資料的完整性，可有效避免遺漏。此外，行政部門需要對(duì)施工部門上報(bào)的資料進(jìn)行二次核對(duì)和檢查，以便及時(shí)查漏補(bǔ)缺。在工程施工收尾時(shí)期，檔案管理人員要及時(shí)收集竣工檢查報(bào)告等資料。裝配式建筑工程實(shí)際施工中，通常會(huì)由于對(duì)施工材料市場(chǎng)價(jià)格掌握不準(zhǔn)確、施工環(huán)境評(píng)估誤差、天氣變化導(dǎo)致的誤工等原因，致使工程無法按照預(yù)期進(jìn)行，從而出現(xiàn)設(shè)計(jì)更改等問題，這些資料都需要及時(shí)收集，避免丟失或是上報(bào)時(shí)遺漏等，有利于保證檔案資料收集的及時(shí)性和真實(shí)性。

（四）強(qiáng)化檔案管理水平。在新工藝、新工序認(rèn)知、確定及對(duì)應(yīng)檔案規(guī)范管理，構(gòu)件生產(chǎn)方與施工現(xiàn)場(chǎng)檔案職責(zé)、銜接等問題較為突出，而最大原因是檔案管理水平不高，缺乏對(duì)相關(guān)專業(yè)技能以及檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)。對(duì)此，應(yīng)不斷強(qiáng)化檔案管理水平，首先，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)新工藝、新工序須知的學(xué)習(xí)，保證更全面地掌握各項(xiàng)有關(guān)檔案內(nèi)容。其次，應(yīng)強(qiáng)化檔案規(guī)范管理水平，針對(duì)工作中所涉及的各類檔案進(jìn)行合理的歸類、保存，提升檔案規(guī)范管理水平。再次，應(yīng)結(jié)合裝配式建筑工程的實(shí)際情況，明確構(gòu)件生產(chǎn)方與施工現(xiàn)場(chǎng)檔案職責(zé)和銜接工作，一旦出現(xiàn)問題便于及時(shí)找到相關(guān)負(fù)責(zé)人，并根據(jù)實(shí)際問題提出相關(guān)的解決方案，有效規(guī)避檔案管理水平，同時(shí)也為裝配式建筑工程的順利開展提供可靠的檔案數(shù)據(jù)支撐，進(jìn)而促進(jìn)裝配式建筑工程的穩(wěn)定發(fā)展。

三、總結(jié)

從裝配式建筑工程類檔案管理現(xiàn)狀看，想要提高其檔案管理質(zhì)量，可以采取加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)、完善檔案管理制度、保證檔案資料收集的真實(shí)性和及時(shí)性、強(qiáng)化檔案管理水平等措施，從不同的角度對(duì)檔案實(shí)施管理，以此保證檔案管理的科學(xué)性。