信息時代如何加強(qiáng)高職院校文書檔案歸檔管理工作

文/山東經(jīng)貿(mào)職業(yè)學(xué)院 張曉敏

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國大力支持高等職業(yè)教育發(fā)展，教育發(fā)展已經(jīng)深入改革，對于高職院校來說，學(xué)生的檔案是十分重要的，而且每年都要投入大量的學(xué)生與教師檔案，信息量非常大。檔案信息有時會發(fā)生變化，數(shù)量也會不斷增長，因此對于檔案管理工作來說，這將是一個巨大的困難挑戰(zhàn)。如何讓高職院校的檔案信息工作達(dá)到最大的效率？如何實現(xiàn)檔案工作的信息化建設(shè)？在目前高校檔案信息化的趨勢之下，隨著網(wǎng)絡(luò)信息的不斷發(fā)展，運(yùn)用電子檔案的高等院校越來越普遍，高職院校的檔案管理工作日漸科學(xué)化與規(guī)范化。

一、傳統(tǒng)的高職院校檔案管理工作

在傳統(tǒng)的歸檔管理工作中，很多高職院校的管理工作效率低下，工作意識淡薄，機(jī)制和方法都比較落后，檔案管理工作沒有得到學(xué)校的重視，同時管理工作人員也缺乏這方面的意識。很多人會認(rèn)為高職院校的檔案管理工作就是替學(xué)生保存檔案，沒有什么技術(shù)性，保存好就可以了，根本不把檔案管理工作放在眼里。但是現(xiàn)實是，檔案管理工作對于學(xué)生來說非常重要，它關(guān)乎學(xué)生未來的發(fā)展情況，高校一定要對檔案管理工作進(jìn)行改善，滿足學(xué)生的發(fā)展需求。

傳統(tǒng)的組建方法操作比較困難，而且沒有明確的評價標(biāo)準(zhǔn)。不同的立卷人會有不同的組建方法，而且即使同一個人在不同時間也會做出不一樣的結(jié)果，因此，這種方法對于學(xué)生來說也是不公平的。可以說組卷的質(zhì)量水平取決于立卷人的學(xué)習(xí)水平，而且沒有可靠的標(biāo)準(zhǔn)，在實際的工作中會非常隨意。

目前還有小部分高校正在運(yùn)用傳統(tǒng)的案卷管理方式，這種方式的管理要經(jīng)過很多的程序，比如說文件的分類組卷、釘裝入庫等。這么多的工序需要花費(fèi)很多時間，而且對于檔案的外觀要求也比較高，要求案件一定要完美整齊，厚度相當(dāng)，不應(yīng)該出現(xiàn)破損，紙張要求也要一致，這樣的方法費(fèi)時費(fèi)力，大部分都是手工勞動，會讓人感覺到厭煩，而且檔案人員在長期整理之中也要耗費(fèi)大量時間，這樣的方法只會降低工作效率。

二、信息化時代如何加強(qiáng)檔案管理工作

（一）高校要積極運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)。計算機(jī)是一種高效的處理龐大信息的先進(jìn)工具，在檔案管理工作中可以得到更好的運(yùn)用，檔案管理工作也在不斷發(fā)展。想要實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化與現(xiàn)代化，必須要利用計算機(jī)。計算機(jī)的操作比較可靠，如果人為操作的話有可能會有遺漏或者錯誤，而計算機(jī)能夠?qū)?shù)據(jù)準(zhǔn)確化。利用計算機(jī)把檔案存入互聯(lián)網(wǎng)上，能夠提高工作管理效率。學(xué)校應(yīng)該把建立檔案工作納入學(xué)校經(jīng)費(fèi)預(yù)算中，更加積極地規(guī)劃檔案信息工作室，高校應(yīng)該跟上時代的步伐，建立數(shù)字化校園，在檔案存儲機(jī)構(gòu)中添加一些信息化現(xiàn)代化的必備設(shè)備。比如說可以宣傳一些檔案儲存的工具，光盤U盤或者是利用電子儲存。這些現(xiàn)代化的設(shè)備比傳統(tǒng)的檔案儲存設(shè)備好得多，而且不受外部環(huán)境的影響，丟失的情況比較少，穩(wěn)定性較強(qiáng)，最重要的是不易犯錯。傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的工作已經(jīng)受到很大的沖擊，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案儲存已經(jīng)成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢，電子檔案工作已經(jīng)凸顯出它的優(yōu)勢，但是目前很多高職院校仍然運(yùn)用紙質(zhì)檔案，其書寫時間較長，速度較慢，工作量大，大大影響了檔案質(zhì)量。當(dāng)前運(yùn)用電子檔案管理正在推廣階段，高職院校的檔案管理工作人員應(yīng)該充分認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，并且積極運(yùn)用電子檔案。

（二）高等院校應(yīng)該加強(qiáng)管理教師職工的檔案意識。高職院校一般都是科學(xué)化的管理工作，因此一定要提高檔案管理的現(xiàn)代化。檔案管理工作是為學(xué)院以及學(xué)生未來發(fā)展提供服務(wù)的，因此學(xué)校管理人員應(yīng)該不斷創(chuàng)新管理觀念，提高檔案管理意識，對學(xué)校的各個檔案資料進(jìn)行明確的規(guī)劃。為以后的檔案工作奠定基礎(chǔ)。因此在檔案管理工作中需要管理工作人員的配合，讓這項工作能夠真正落實，不管是領(lǐng)導(dǎo)部門還是管理工作人員都要有全新的思想，在管理方面與時俱進(jìn)，對工作進(jìn)行改革，滿足社會發(fā)展的需求，以及學(xué)生未來發(fā)展的要求。管理工作人員應(yīng)該召開會議，討論工作的成果以及工作方法。不斷加強(qiáng)管理工作人員的管理意識，從思想與行為兩個方面讓其真正意識到管理工作的重要性，在實際行動中，要求人員積極配合其他部門的各項工作。檔案改革工作十分重要，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該最大限度地爭取到檔案管理工作改革的機(jī)會，全體教師員工也應(yīng)該意識到檔案工作對于個人以及高校的發(fā)展作用，在實際行動中配合檔案工作人員的各項調(diào)查，積極地參與檔案建設(shè)中。與此同時，也要對檔案管理人員進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn)，通常情況下檔案屬于個人隱私應(yīng)該要妥善保管，而且對于檔案工作人員來說，這些工作比較繁瑣復(fù)雜，一定要認(rèn)真對待。管理工作人員一定要具備優(yōu)秀的思想品德，有吃苦的精神，樂于奉獻(xiàn)，并且對職業(yè)保持熱愛。最關(guān)鍵的是一定要有豐富的管理經(jīng)驗與專業(yè)知識，特別是對于現(xiàn)代的檔案管理，因為現(xiàn)代檔案管理大部分要運(yùn)用到計算機(jī)，因此院校也要考察管理人員的計算機(jī)能力。學(xué)校應(yīng)該注重培養(yǎng)了解信息技術(shù)的檔案學(xué)專業(yè)這方面的人才。因為在信息時代中對文書的檔案管理工作也有新的要求，它是非常重要的文明進(jìn)步階梯，在現(xiàn)代社會中，傳統(tǒng)的文件檔案工作應(yīng)該被打破，新型的文件檔案管理工作應(yīng)該有更大的進(jìn)步。在檔案管理工作的運(yùn)行時，應(yīng)該縮短運(yùn)行時期，簡化一些不必要的工作流程。傳統(tǒng)的管理方案要進(jìn)行很多個步驟，但是在現(xiàn)行管理中可以增加歸檔章，然后再填寫上各項的內(nèi)容，這樣明顯縮短了時間提高工作效率，大大減少了人力物力，還有一些不必要的加工。這樣的工作能夠減輕檔案人員的工作負(fù)擔(dān)，使檔案工作更加明了，減少錯誤。面對檔案管理工作機(jī)制一定要進(jìn)行改革，現(xiàn)在很多學(xué)校沒有嚴(yán)格地理順關(guān)系，材料證明分散管理在不同的地方。分散的管理工作在一定程度上會影響材料的真實性，檔案材料形式單一，未能進(jìn)行電子文檔的儲存，這樣的工作模式比較落后，影響了檔案的價值，而且在查看方面也比較麻煩，如果運(yùn)用當(dāng)代的信息化，只需要電子檔案就會大大提高工作效率。

（三）建立合理的規(guī)章要求。對全部方案進(jìn)行正確的、科學(xué)的管理。建立一套全新的規(guī)章制度是能夠順利進(jìn)行檔案工作的前提。因為歸檔工作程序比較復(fù)雜，在進(jìn)行時非常麻煩，因此一定要完善各種檔案制度，比如說《檔案保密制度》等等，對檔案進(jìn)行分類儲存處理，完善檔案細(xì)則，不放過任何一個漏洞。建立全新的歸檔制度，為長期的檔案儲存以及收集奠定良好的基礎(chǔ)，在一般情況下建立完善的管理制度是工作科學(xué)化的保證。

三、結(jié)束語

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，目前高職院校的檔案信息工作有了新的變化，高校檔案信息工作應(yīng)該與時俱進(jìn)，逐漸電子化和現(xiàn)代化。管理工作人員應(yīng)該充分意識到檔案信息的改革能提高工作效率。如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的管理檔案工作，將無法滿足學(xué)校的要求，目前高校的人數(shù)越來越多，檔案數(shù)量也越來越大。學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對管理人員工作的要求，不斷提高他們的專業(yè)知識水平，最重要的是要改革他們的管理思想，完善管理手段，開創(chuàng)新的管理模式。