高職院校校友檔案收集工作探析

文/遼寧金融職業(yè)學(xué)院 魏曉琳

校友檔案是高職院校檔案的重要組成部分，屬于學(xué)校的寶貴財務(wù)，對于服務(wù)和促進(jìn)學(xué)校發(fā)展發(fā)揮著重要的作用，同時對于校友也有很大的幫助。在高職院校辦學(xué)越來越重視校友資源的今天，校友檔案必將迎來嶄新的面貌，對校友檔案收集工作也提出了新的要求。新形勢下，必須完善校友檔案收集工作，為校友檔案工作其他環(huán)節(jié)打下堅實的基礎(chǔ)，從而推動高職院校校友檔案建設(shè)高質(zhì)量發(fā)展，服務(wù)于學(xué)校建設(shè)。

一、校友檔案的重要性

校友檔案作為高職院校檔案的組成部分，近年來發(fā)揮的作用越來越顯著。校友檔案是見證校友與母校情誼的第一手材料，是校友與母校的溝通橋梁，對服務(wù)和促進(jìn)母校發(fā)展有著深遠(yuǎn)的影響。通過建立與開發(fā)校友檔案可以促進(jìn)學(xué)校硬件設(shè)施建設(shè)，提升師資隊伍建設(shè)和科研水平，提高學(xué)校的知名度，還可以開展學(xué)生思想政治教育，豐富校園文化建設(shè)，加強(qiáng)學(xué)校內(nèi)涵建設(shè)。校友檔案可以服務(wù)校友，能夠有效地促進(jìn)高職院校畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)，為畢業(yè)生提供豐富的就業(yè)創(chuàng)業(yè)經(jīng)驗和就業(yè)資源。同時還可以為畢業(yè)生走向社會提供可靠憑證，在校期間產(chǎn)生的學(xué)籍檔案包括招生錄取名冊、學(xué)籍卡、登記表、學(xué)生成績單等材料可以為校友畢業(yè)后走入社會提供依據(jù)，如出國留學(xué)、參軍入伍、辦理退休等，都需要提供學(xué)籍檔案作為可靠憑證。隨著時代的進(jìn)步和發(fā)展，高校越來越深入地參與到了社會的發(fā)展中，與社會發(fā)展的聯(lián)系也越來越密切。高校除了為社會提供人才、科技、智力等支持外，還因其特有的辦學(xué)傳統(tǒng)、文化精神等，能夠有效地促進(jìn)政治經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展。如2005年連戰(zhàn)先生訪問大陸，北大特意復(fù)制了連站母親在76年前在燕京大學(xué)（北京大學(xué)前身）學(xué)習(xí)的相關(guān)檔案和照片贈予連站先生作為紀(jì)念，以此來表達(dá)兩岸的友好之情和熱切期望和平統(tǒng)一的愿望，此處是校友檔案發(fā)揮重要政治作用的體現(xiàn)。

二、高職院校校友檔案收集工作的現(xiàn)狀分析

（一）校友檔案收集意識不強(qiáng)。在高職院校中，校友檔案工作一直沒有得到足夠的重視。盡管校友工作近些年越來越受到重視，很多高職院校也成立了校友辦這樣負(fù)責(zé)校友工作的工作機(jī)構(gòu)，但是校友檔案卻沒有得到高度重視。許多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識到校友檔案的重要作用，在人才配備、制度建設(shè)、軟硬件條件等方面都比較落后，導(dǎo)致校友檔案數(shù)量較少、載體單一，甚至很多高職院校還沒有開展校友檔案管理工作。

（二）從事校友檔案的人員不足。在高職院校中，檔案工作人員通常一人身兼數(shù)職，平時忙于各類檔案的歸檔整理和各種行政工作，沒有精力和時間來收集校友檔案。雖然現(xiàn)在很多高職院校設(shè)立了專門的機(jī)構(gòu)來負(fù)責(zé)校友工作，但是由于相關(guān)人員缺少檔案意識和相關(guān)的檔案知識，工作精力都放在了如何開展校友活動上，忽視了校友檔案的收集，沒有及時、全面地將各次校友活動的相關(guān)材料收集上來，出現(xiàn)了校友活動不少，但是校友檔案卻寥寥無幾不成體系的情況。

（三）校友檔案收集內(nèi)容和方式單一。傳統(tǒng)的高職院校校友檔案收集方式還是一種被動的方式，等著各院系和相關(guān)部門主動上交，內(nèi)容基本上就是在校生的學(xué)籍檔案和少數(shù)校友返校活動或畢業(yè)周年聚會的相關(guān)照片等。單一的學(xué)籍檔案不能全面記錄學(xué)生在校期間多方面的發(fā)展情況，不能綜合反映出學(xué)生的學(xué)習(xí)和成長情況。對于已經(jīng)畢業(yè)的校友，由于其分散各地，同時缺少有效的聯(lián)系手段，很多校友的檔案信息難以掌握，校友檔案的收集工作難以開展。

（四）校友檔案收集工作相關(guān)制度不完善。目前，各高職院校對檔案一級類目的分類主要依據(jù)是《高等學(xué)校檔案實體分類法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》，但是這兩項規(guī)章制度都沒有提到校友檔案。黨群、行政、教學(xué)等有明確劃分的一級類目檔案經(jīng)過多年的實踐和經(jīng)驗總結(jié)，在規(guī)章制度、管理辦法等方面都有一套成熟的體系。校友檔案作為一個新的類別，缺少相關(guān)的規(guī)章制度，沒有完善的制度支撐。很多高職院校在制度制定上沒有將校友檔案納入到歸檔范圍，甚至沒有開展校友檔案工作。

三、完善校友檔案收集工作的對策

（一）提高校友檔案收集意識。1.強(qiáng)化學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對校友檔案建設(shè)的意識。領(lǐng)導(dǎo)的重視是校友檔案收集工作的重要支持來源，校友檔案在收集的過程中，需要學(xué)校多個部門相互配合，如果沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，收集工作就會舉步維艱。因此應(yīng)該積極爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對校友檔案的支持，呼吁各個部門配合檔案部門收集校友檔案。2.要提高校友辦工作人員的檔案意識。將校友檔案收集工作納入到學(xué)校校友辦的職責(zé)范圍，提高校友辦工作人員的檔案意識，在開展校友活動的同時注意及時收集校友檔案。3.提高校友們的歸檔熱情。將檔案工作與校友工作緊密結(jié)合，充分利用校友活動，積極宣傳校友檔案，講解校友檔案的重要意義，激發(fā)校友們的熱情，積極主動地將形成的重要材料歸檔，促進(jìn)校友檔案的收集。

（二）完善校友檔案相關(guān)收集制度。只有完善相關(guān)制度才能保障收集工作有章可循、順利開展。一是高職院校應(yīng)該將校友檔案作為一個獨(dú)立的門類進(jìn)行管理并制定相應(yīng)的管理辦法，明確校友檔案的歸檔范圍和歸檔具體要求，并納入相關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍。二是對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高他們檔案意識和業(yè)務(wù)水平，要求他們及時、全面地收集校友檔案。

（三）拓寬校友檔案的收集途徑。高職院校應(yīng)該組織專業(yè)檔案工作人員收集校友檔案，最好由專人負(fù)責(zé)校友檔案的收集和管理工作。針對在校生檔案收集，可以院系為單位，由兼職檔案員或是輔導(dǎo)員、班主任負(fù)責(zé)。學(xué)校檔案部門對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，明確歸檔范圍，要求他們及時、完整地收集本院系學(xué)生在校期間的所有個人信息、學(xué)籍檔案、獲獎情況、重要活動的照片視頻等資料，并定期移交檔案部門，重要的檔案可以隨時移交。對于畢業(yè)校友檔案收集，應(yīng)該利用多種途徑，采取多種方式開展。如通過學(xué)校論壇、BBS、微信群、QQ群聯(lián)系各地校友，從而開展檔案信息的收集；將檔案工作與校友工作有效結(jié)合，充分利用校友活動，如利用校慶日邀請校友返校參加校慶，利用同學(xué)會、老鄉(xiāng)會等活動，宣傳校友檔案重要性，促進(jìn)校友檔案收集等。

（四）豐富校友檔案收集內(nèi)容。學(xué)生學(xué)籍檔案是高職院校校友檔案的主要來源，主要包括學(xué)籍卡、成績單、登記表、獎懲情況、畢業(yè)相關(guān)材料等基本內(nèi)容。隨著日益豐富多彩的大學(xué)學(xué)習(xí)和生活的到來，單一的學(xué)籍檔案已經(jīng)不能全面反映出學(xué)生的學(xué)習(xí)和成長情況，也不能反映出學(xué)生的興趣愛好和特長。所以高職院校校友檔案除了收集學(xué)籍檔案外，應(yīng)該側(cè)重收集學(xué)生的個性化信息。

四、結(jié)語

當(dāng)前，高職院校的校友工作嚴(yán)重滯后，是高職院校檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)。而校友檔案工作的首要環(huán)節(jié)就是收集，收集工作是起點和重要基礎(chǔ)，因此必須提高對校友檔案收集工作的重視，提供人財物保障，完善相關(guān)工作制度，拓寬校友檔案的收集途徑，豐富校友檔案收集內(nèi)容，為校友檔案工作打下良好基礎(chǔ)。