供排水業(yè)務(wù)檔案信息化管理現(xiàn)狀及對(duì)策

文/肅州區(qū)供排水總公司 周淑霞

城市供排水是城市基礎(chǔ)建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是保證城市正常運(yùn)行的重要公共服務(wù)系統(tǒng)，為城市可持續(xù)發(fā)展提供重要的基礎(chǔ)性保障。隨著城市化、工業(yè)化進(jìn)程的加快，城市供排水管理內(nèi)容更為繁重，管理工作日益復(fù)雜。供排水檔案作為城市供排水建設(shè)和管理的真實(shí)記錄，做好供排水檔案管理，是城市供排水設(shè)施正常運(yùn)行、維護(hù)和管理的重要保障。

一、供排水業(yè)務(wù)檔案特點(diǎn)

（一）歸檔周期長。供排水工程項(xiàng)目從工程立項(xiàng)、建設(shè)、運(yùn)行以及后期維護(hù)過程中所形成的檔案資料都被納入了檔案管理之中，由于供排水基建工程投資規(guī)模大、參建單位多、建設(shè)周期長，一些大型供排水工程從立項(xiàng)到運(yùn)行常常達(dá)數(shù)年之久，歸檔周期長的特點(diǎn)，客觀上增加了供排水檔案管理難度，傳統(tǒng)的檔案管理模式滯后于工程建設(shè)進(jìn)度，不能準(zhǔn)確反映工程建設(shè)狀況。

（二）業(yè)務(wù)范圍廣。供排水檔案管理不僅涉及供排水企業(yè)的相關(guān)內(nèi)容，也包括與供排水有關(guān)的企業(yè)以及其他部門開展的與供排水業(yè)務(wù)有關(guān)聯(lián)的相關(guān)資料，這些相關(guān)資料在現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用和支持下，由紙質(zhì)供排水業(yè)務(wù)檔案逐漸朝著電子檔案管理模式轉(zhuǎn)變，不僅涉及供排水企業(yè)及相關(guān)交易檔案資料，還包括供水業(yè)務(wù)檔案信息。

（三）信息化共享。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)以及物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)在供排水企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，供排水業(yè)務(wù)檔案逐漸向數(shù)字化、信息化方向發(fā)展，檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)共享，打破了傳統(tǒng)檔案管理的地域、時(shí)空限制，極大地提高了電子檔案信息的利用效率。

二、供排水業(yè)務(wù)檔案信息化管理的意義

（一）有利于推動(dòng)供排水事業(yè)發(fā)展。隨著工業(yè)化、城市化進(jìn)程的加快，我國城市供排水事業(yè)發(fā)展取得了顯著成績，成為推動(dòng)和保障城市現(xiàn)代化進(jìn)程的重要基礎(chǔ)性工作。供排水檔案信息化管理，能夠及時(shí)將見證供排水事業(yè)發(fā)展歷程中的重要檔案資料進(jìn)行信息化歸檔、管理和利用，為城市供排水事業(yè)的發(fā)展提供寶貴經(jīng)驗(yàn)借鑒和參考，推動(dòng)供排水事業(yè)科學(xué)、健康發(fā)展。

（二）有利于供排水檔案資源開發(fā)。供排水檔案的價(jià)值在于其利用。檔案資源作為寶貴的信息資源，利用信息化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)供排水檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，建立各種信息資源之間的內(nèi)在聯(lián)系，建立供排水檔案信息之間的關(guān)聯(lián)，有利于發(fā)揮供排水檔案資源的聚合效益。例如，通過供排水工程建設(shè)、維護(hù)以及后期業(yè)務(wù)檔案資料的計(jì)算機(jī)查詢，及時(shí)獲得供排水工程項(xiàng)目的收益情況，為其他項(xiàng)目建設(shè)提供指導(dǎo)。

（三）有利于提升供排水檔案服務(wù)水平。傳統(tǒng)的供排水檔案服務(wù)具有較強(qiáng)的被動(dòng)性，即主要是由檔案管理部門將檔案資料收集、整理歸檔后，坐等“上門”，服務(wù)的主動(dòng)性不強(qiáng)。利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及現(xiàn)代檔案管理軟件，能夠極大地提升供排水檔案管理的效率和服務(wù)的質(zhì)量水平。例如，利用供排水大數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)性，提升檔案編研成果的質(zhì)量，為供排水業(yè)務(wù)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。又如，利用檔案信息網(wǎng)，及時(shí)做好檔案入卷、歸檔和查詢，極大地提升檔案查詢、檢索效率，提升用戶的服務(wù)體驗(yàn)。

三、供排水業(yè)務(wù)檔案信息化管理對(duì)策

（一）夯實(shí)信息化基礎(chǔ)建設(shè)。供排水企業(yè)要高度重視檔案信息化管理工作，加大人、財(cái)、物的支持力度，夯實(shí)檔案信息化管理物質(zhì)基礎(chǔ)，具體來說，就是要為檔案管理部門添置必備的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀，條件允許的企業(yè)，還應(yīng)建立“一站式”供排水檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)，為社會(huì)各界提供在線服務(wù)。此外，要注意檔案信息化的安全和保密，采用電子檔案信息“雙備份”，使用正版檔案管理軟件，定期做好軟件殺毒和系統(tǒng)升級(jí)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的信息安全。

（二）豐富檔案信息資源。供排水檔案信息資源是信息化管理的核心，離開豐富的檔案信息資源，檔案信息化就成了“無本之木、無源之水”。首先，是要利用高速掃描儀、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)，將已經(jīng)歸檔的傳統(tǒng)紙質(zhì)介質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，不斷增加檔案信息化資源。其次，與OA辦公系統(tǒng)銜接，及時(shí)做好供排水電子文件資料的采集和接收，按照信息化的標(biāo)準(zhǔn)和要求做好新增檔案的信息化歸檔、錄入和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。再次，利用豐富的館藏檔案信息資源，做好供排水檔案信息資源的開發(fā)和利用，在“編”的基礎(chǔ)上，研究區(qū)域城市供排水事業(yè)發(fā)展特點(diǎn)，進(jìn)行二次、三次文獻(xiàn)編研，提升檔案信息資源的編研質(zhì)量，豐富館藏檔案信息資源。

（三）提升檔案人員信息素能。從目前供排水檔案從業(yè)者專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)來看，普遍存在年齡偏大、檔案專業(yè)知識(shí)薄弱的問題，尤其是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用成為廣大檔案工作者的短板。為此，供排水公司應(yīng)積極采取“請(qǐng)進(jìn)來”“走出去”的方式，提升檔案工作人員的業(yè)務(wù)素能，尤其是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)的應(yīng)用技能。一方面，通過邀請(qǐng)專家授課，以及計(jì)算機(jī)信息技術(shù)檔案應(yīng)用領(lǐng)域業(yè)務(wù)專家或優(yōu)秀骨干來企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)講課。另一方面，選派檔案工作者赴先進(jìn)地區(qū)或其他公司學(xué)習(xí)，開闊眼界，提升檔案信息化專業(yè)素能，為供排水檔案管理提供必要的知識(shí)儲(chǔ)備和支撐。