解析“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下的高校辦公室工作管理模式

文/廣西財(cái)經(jīng)學(xué)院 黃林

高校辦公室的工作水平將直接決定著高校內(nèi)部事務(wù)處理的效率與領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性與否，也關(guān)系到每一個(gè)學(xué)生的成長(zhǎng)發(fā)展。應(yīng)用孤島與信息孤島現(xiàn)象，是存在于當(dāng)前高校辦公室工作中的主要問(wèn)題，部門(mén)之間的溝通交流較少，難以實(shí)現(xiàn)工作的協(xié)同開(kāi)展。這種工作管理模式不僅造成高校資源的浪費(fèi)，而且各崗位職責(zé)不夠明確，限制了工作效率的提升。在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境中，高校辦公室工作管理模式也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)改革與創(chuàng)新，加強(qiáng)信息的快速傳遞與共享，滿足辦公室工作協(xié)同管理的要求。不同部門(mén)和學(xué)院之間能夠形成一個(gè)整體，針對(duì)教學(xué)、管理等工作中遇到的問(wèn)題進(jìn)行針對(duì)性處理，滿足高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需求?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”模式的運(yùn)用，也是促進(jìn)教育體制改革不斷深化的關(guān)鍵。

一、高校辦公室工作管理模式存在的問(wèn)題

（一）缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃。在高校辦公室工作管理模式構(gòu)建中，信息化建設(shè)缺乏持續(xù)性，各個(gè)部門(mén)與院系之間沒(méi)有形成一個(gè)有機(jī)的整體，導(dǎo)致工作開(kāi)展的效率低下。信息挖掘和決策支持環(huán)節(jié)的薄弱，導(dǎo)致信息處理能力日漸下降，不能滿足當(dāng)下“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代發(fā)展的工作要求。統(tǒng)一應(yīng)用接口與訪問(wèn)資源的缺失，會(huì)使得應(yīng)用系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)不能得到體現(xiàn)，工作開(kāi)展缺乏人性化。

（二）信息的共享存在阻礙。在對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行開(kāi)發(fā)時(shí)，由于未根據(jù)高校辦公室工作的實(shí)際清理進(jìn)行優(yōu)化，導(dǎo)致信息的共享效率與質(zhì)量存在諸多問(wèn)題，限制了管理模式的創(chuàng)新與改革。不同信息系統(tǒng)之間缺乏有效的連接，導(dǎo)致出現(xiàn)信息孤島現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)人員不能依靠有效信息快速作出決策，限制了高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。另外，應(yīng)用的集成性較差。利用不同軟件系統(tǒng)對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行開(kāi)發(fā)時(shí)，就會(huì)導(dǎo)致應(yīng)用訪問(wèn)接口的不一致，較低的集成性會(huì)導(dǎo)致辦公室工作效率低下。尤其是在當(dāng)前高校事物逐漸增加的趨勢(shì)下，系統(tǒng)之間無(wú)法形成有效集成，就會(huì)增加工作人員的負(fù)擔(dān)，導(dǎo)致教育資源出現(xiàn)浪費(fèi)。

二、高校辦公室工作在“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

高校行政管理職能的提升，需要依賴于“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下辦公室工作管理模式的轉(zhuǎn)變，行政管理職能開(kāi)始以服務(wù)為主，滿足師生的不同發(fā)展需求。在高校管理工作當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)了全校教職工的共同參與，能夠?yàn)閷W(xué)校的教學(xué)、科研等營(yíng)造良好的內(nèi)部環(huán)境。師生與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員可以便捷地獲取所需信息，這也是提升辦公效率的關(guān)鍵措施。信息的獲取、分析與整合能力得到有效提升，領(lǐng)導(dǎo)人員能夠根據(jù)有效的信息數(shù)據(jù)作出科學(xué)的決策，為高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展制定戰(zhàn)略規(guī)劃。信息數(shù)據(jù)與資源的快速共享，為辦公室工作模式的轉(zhuǎn)變提供了保障。但是在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下，辦公室工作也面臨著較多挑戰(zhàn)，比如管理人員的綜合素養(yǎng)有待提升，管理理念與管理方式也需要做出相應(yīng)改變。另一方面，高校也需要加強(qiáng)信息化建設(shè)的軟硬件投入，帶來(lái)一定的資金壓力。往往會(huì)由于資金投入不足而使得應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)處于停滯狀態(tài)，導(dǎo)致其應(yīng)用效果不佳，不利于高校辦公室工作的順暢進(jìn)行。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下的高校辦公室工作管理模式構(gòu)建策略

（一）提升管理人員綜合素養(yǎng)。高校辦公室工作管理人員除了應(yīng)該具備豐富的管理知識(shí)與技能外，還應(yīng)該掌握先進(jìn)的信息化技術(shù)，以順應(yīng)當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)管理模式的不斷創(chuàng)新與優(yōu)化，滿足高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需求。領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該起到良好的帶頭作用，重視“互聯(lián)網(wǎng)+”在日常工作中的應(yīng)用，以辦公室工作的實(shí)際情況為依據(jù)，建立完善的規(guī)章制度保障信息化建設(shè)的順利開(kāi)展。加強(qiáng)內(nèi)部人員的培養(yǎng)，使其具備職業(yè)奉獻(xiàn)精神與吃苦耐勞精神，能夠根據(jù)工作要求不斷提升自身的信息化能力，為高校信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)提供保障。這種方式不僅能夠增進(jìn)高校各部門(mén)與院系之間的聯(lián)系，而且在高水平管理隊(duì)伍的帶領(lǐng)下，辦公室工作面臨的問(wèn)題得以有效解決。針對(duì)高校辦公室工作崗位的特點(diǎn)，對(duì)工作人員展開(kāi)專業(yè)培訓(xùn)，使其掌握“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展的前沿動(dòng)態(tài)，明確日常工作中運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”的重要性。同時(shí)加強(qiáng)知識(shí)與技能的學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新優(yōu)化，可以利用互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)調(diào)研、信息檢索和問(wèn)卷調(diào)查等工作。

（二）構(gòu)建信息自動(dòng)化系統(tǒng)。信息采集、信息分析和信息傳閱系統(tǒng)，是信息自動(dòng)化系統(tǒng)的主要組成部分。在數(shù)據(jù)庫(kù)的建立中需要充分發(fā)揮信息采集系統(tǒng)的作用，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的整合。利用信息分析系統(tǒng)可以在層級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)中實(shí)現(xiàn)信息的綜合分析與保存，以滿足各項(xiàng)工作的使用要求。在高校決策者對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行利用時(shí)，需要依靠信息傳閱系統(tǒng)，在加快信息傳輸效率的同時(shí)，保障信息的有效性與真實(shí)性。在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”模式中，高校辦公室工作必須借助于信息自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)教育資源的快速共享，促進(jìn)工作效率的提升。為了能夠促進(jìn)管理人員信息采集與分析能力的提升，可以運(yùn)用座談會(huì)、實(shí)地調(diào)研、培訓(xùn)和以老帶新等多種方式，明確各崗位中的工作特點(diǎn)與職責(zé)，促進(jìn)其信息化水平的提升。高校應(yīng)該加大資金投入，保障“互聯(lián)網(wǎng)+”模式推行中具有健全的硬件設(shè)施，為信息的檢索、分析和共享奠定基礎(chǔ)，使高校辦公室工作朝著自動(dòng)化與智能化方向發(fā)展。對(duì)于老舊設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，同時(shí)加強(qiáng)軟件的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，并做好網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)工作，確保高校辦公室工作的安全性與高效性。信息自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用，能夠滿足集約化管理的工作需求，大大提升教育資源的利用率。

（三）構(gòu)建高效信息網(wǎng)絡(luò)。信息環(huán)流渠道是決定信息質(zhì)量、流量與傳輸效率的關(guān)鍵因素，高校信息網(wǎng)絡(luò)不通暢的問(wèn)題，會(huì)導(dǎo)致信息的獲取與分析不夠及時(shí)，管理人員不能根據(jù)有效信息制定針對(duì)性管理策略，導(dǎo)致辦公室工作效率較低。信息網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建應(yīng)該確保具備合理的布局與長(zhǎng)筒的渠道，對(duì)于高校辦公室工作的各項(xiàng)信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理。首先應(yīng)該加強(qiáng)分類化信息建設(shè)，比如科研、師資隊(duì)伍、教學(xué)、學(xué)生管理等等，確保信息數(shù)據(jù)的完整性與傳輸?shù)募皶r(shí)性。在“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下，還應(yīng)該實(shí)現(xiàn)上下級(jí)部門(mén)系統(tǒng)的有效對(duì)接，防止信息網(wǎng)絡(luò)不通暢導(dǎo)致的文件接收不及時(shí)等問(wèn)題。利用互聯(lián)網(wǎng)，還可以對(duì)學(xué)校的辦學(xué)理念、未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)等進(jìn)行宣傳，營(yíng)造良好的學(xué)校形象，這也是高校辦公室工作管理的主要內(nèi)容。

（四）提升網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)分析能力。在“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下，高校領(lǐng)導(dǎo)人員的決策變得更加科學(xué)而合理，尤其是利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)信息進(jìn)行獲取、分析與整理，能夠確保信息數(shù)據(jù)具有較高的質(zhì)量。在信息分析當(dāng)中，研究課題和知識(shí)構(gòu)成都具有一定的復(fù)雜性，需要不同研究小組之間的通力合作，才能夠?qū)ο嚓P(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確分析，防止決策失誤的問(wèn)題。尤其是在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息量的大幅增長(zhǎng)，為信息分析工作帶來(lái)了一定的困難。必須對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的分析能力進(jìn)行提升與優(yōu)化，才能滿足高校辦公室工作開(kāi)展的要求。不同部門(mén)的信息工作者應(yīng)該加強(qiáng)交流與溝通，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)合作機(jī)制的有效構(gòu)建。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中遇到的難題進(jìn)行團(tuán)隊(duì)攻關(guān)，確保領(lǐng)導(dǎo)人員在制定決策計(jì)劃時(shí)能夠有可靠的信息數(shù)據(jù)作為支撐。與此同時(shí)，在高校辦公室工作中運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”模式時(shí)，還要重視安全管理工作。防止網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題對(duì)教學(xué)、行政和科研等造成的影響。由專業(yè)技術(shù)人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行定期維護(hù)，及時(shí)彌補(bǔ)網(wǎng)絡(luò)安全漏洞，為辦公室工作的順利開(kāi)展提供保障。

（五）加強(qiáng)制度建設(shè)。制度是一切工作開(kāi)展的保障，能夠提升高校辦公室工作的規(guī)范性。尤其是安全保障制度與電子校務(wù)協(xié)同管理制度的建立，能夠確保信息數(shù)據(jù)傳輸?shù)牧鲿承耘c安全性。為了促進(jìn)工作效能的提升，應(yīng)該對(duì)信息反饋與回應(yīng)機(jī)制進(jìn)行不斷完善，實(shí)現(xiàn)高校辦公室的民主化管理。高校辦公室的服務(wù)主體具有多樣化的特征，比如教師與學(xué)生、職能部門(mén)、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生家長(zhǎng)、主管部門(mén)等等，在制度建設(shè)過(guò)程中應(yīng)該充分遵循以人為本的理念，真正提升辦公室工作的服務(wù)質(zhì)量與水平，實(shí)現(xiàn)辦公室人員配置與服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)置的優(yōu)化?！叭谈櫋迸c“首問(wèn)負(fù)責(zé)”等制度的建立，可以依靠強(qiáng)大的互聯(lián)網(wǎng)而輕松實(shí)現(xiàn)，將“線下”服務(wù)轉(zhuǎn)移至“線上”。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，充分獲取各部門(mén)的反饋意見(jiàn)，以便及時(shí)調(diào)整辦公室的各項(xiàng)規(guī)章制度，在實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的同時(shí)，提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（六）轉(zhuǎn)變管理理念。辦公室工作管理人員應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變管理理念，明確當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的發(fā)展特點(diǎn)與趨勢(shì)，打破傳統(tǒng)管理理念的限制，為工作效率的提升奠定基礎(chǔ)。根據(jù)教育發(fā)展的內(nèi)在規(guī)律，遵循以人為本的管理原則，實(shí)現(xiàn)管理工作的改革與創(chuàng)新。很多管理人員缺乏學(xué)習(xí)先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的動(dòng)力，導(dǎo)致管理手段較為單一，在增加工作負(fù)擔(dān)的同時(shí)，也使得辦公室工作的價(jià)值不能得到有效體現(xiàn)。管理理念的轉(zhuǎn)變，就需要工作人員對(duì)學(xué)校信息化建設(shè)的相關(guān)要求進(jìn)行學(xué)習(xí)，了解當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”行業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)，并結(jié)合實(shí)際工作需求，合理規(guī)劃“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下的辦公室工作目標(biāo)與流程。

四、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前高校辦公室工作中存在缺乏統(tǒng)一規(guī)劃、信息共享困難和應(yīng)用集成化低等問(wèn)題，不能滿足新時(shí)代辦公室工作開(kāi)展的要求。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下應(yīng)該對(duì)高校辦公室工作管理模式進(jìn)行創(chuàng)新與改革，應(yīng)對(duì)當(dāng)前高校發(fā)展中面臨的挑戰(zhàn)。為此，需要提升管理人員綜合素養(yǎng)、構(gòu)建信息自動(dòng)化系統(tǒng)與信息網(wǎng)絡(luò)，并提升網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)分析能力、加強(qiáng)制度建設(shè)和轉(zhuǎn)變管理理念，促進(jìn)管理工作效率的提升，促進(jìn)高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。