信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新

文/吉林省第五地質(zhì)調(diào)查所 趙曉敏 徐國棟 都蕾

隨著我國信息科技的不斷發(fā)展，辦公室檔案管理工作受到了一定的影響。在以往的管理中，總是會出現(xiàn)管理工作不明確、檔案信息無法提供依據(jù)等問題，產(chǎn)生問題的主要原因就在于對檔案管理工作不重視，管理人員沒有恪盡職守，使檔案管理工作受到了負(fù)面的影響。本文主要針對產(chǎn)生的問題進行探究，并且提出了相應(yīng)的解決措施。

一、目前辦公室檔案管理中存在的問題

信息時代給檔案管理工作帶來了影響，使其不斷地在改革、創(chuàng)新，影響最大的就是能夠借助信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案管理工作進行統(tǒng)一化的管理，對傳統(tǒng)的管理模式及理念都進行了創(chuàng)新，提高了檔案管理工作的效率。但是，在實際的發(fā)展過程中，還存在著一些問題，在信息時代的影響下，大多數(shù)單位在對其進行改革時，總是無法靈活地運用信息技術(shù)進行管理，對于管理模式只知道傳統(tǒng)的形式，毫無創(chuàng)新的理念，如果一直以這樣的形式進行檔案管理，在一些建筑類的單位中，就無法滿足單位的發(fā)展，對于檔案資源的管理，就只是單一化的管理，無法提供應(yīng)用與價值。與此同時，還有一些單位對檔案管理工作不夠重視，在單位的發(fā)展中沒有對檔案管理工作進行有效的宣傳，無法為其提供有效的依據(jù)，在信息化時代的發(fā)展中，逐漸地被淘汰。檔案管理人員具有重要的作用，是檔案管理工作中首要的人員，由于檔案管理人員對信息化技術(shù)的了解與掌握的知識片面性，仍然習(xí)慣性地采用傳統(tǒng)的方法進行管理，管理理念陳舊，最終導(dǎo)致檔案管理不能發(fā)揮出作用與價值，效果不夠理想。

二、辦公室檔案管理的改革與創(chuàng)新

（一）創(chuàng)新管理理念。在信息時代的影響下，要想促進檔案管理工作的開展，首先，要對檔案管理理念進行創(chuàng)新，重點培養(yǎng)管理人員，要求管理人員以自身進行創(chuàng)新，促進檔案管理工作的開展。其次，要求檔案管理人員要對檔案管理工作高度重視，能夠明確自身的工作內(nèi)容與職責(zé)，利用信息技術(shù)對檔案管理模式進行優(yōu)化。最后，在對管理人員進行招聘時，主要以年輕的人員為主，年輕人對信息網(wǎng)絡(luò)的了解，對管理理念的掌握，起點比較高，更加有利于日后的培養(yǎng)工作。因此，在信息時代的影響下，需要促進檔案管理工作的開展，對管理理念進行不斷的創(chuàng)新。

（二）創(chuàng)新服務(wù)平臺。檔案管理工作在各個領(lǐng)域的發(fā)展中都存在著自身的價值，在信息時代的發(fā)展中，要與信息技術(shù)相結(jié)合，能夠為檔案管理工作創(chuàng)建服務(wù)平臺，以往的網(wǎng)絡(luò)平臺所提供的服務(wù)受到了限制，但是在現(xiàn)代化的信息技術(shù)發(fā)展中對服務(wù)平臺進行創(chuàng)新，更加有利于檔案管理工作的開展，能夠?qū)π畔①Y源進行整合，統(tǒng)一化地進行管理。通過對服務(wù)平臺進行不斷的創(chuàng)新，更加有利于對檔案信息資源的獲取，可以根據(jù)發(fā)展的需求結(jié)合檔案信息，設(shè)計科學(xué)合理的方案，提高整體的工作效率。為了使檔案管理工作進一步的發(fā)展，可以設(shè)置自動化的管理系統(tǒng)，讓辦公室檔案管理工作逐漸發(fā)展為智能化、信息化、現(xiàn)代化，促進檔案管理工作的開展，為單位發(fā)展提高有效的依據(jù)。

（三）提高檔案信息的私密性。在檔案管理工作發(fā)展中，促進其智能化、信息化、現(xiàn)代化的形式，也對檔案管理工作進行了優(yōu)化與創(chuàng)新，但是在實施的過程中，還存在著一些風(fēng)險，主要是由于信息化的管理是把檔案信息資源存放在了一個虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間內(nèi)，如果硬件發(fā)生了問題，就會導(dǎo)致資源的丟失。對此，要針對存在的風(fēng)險問題采取解決的措施，為檔案信息資源提高私密性與安全性。要對檔案管理工作高度重視，加強管理工作，在實際的操作與管理過程中，避免信息遭到破壞或泄露，要提高檔案信息的私密性，做好備份工作，為隱患問題做好防護措施，提高檔案信息的安全性。從而促進檔案管理工作的開展，使其發(fā)揮出重要的價值。

三、結(jié)語

信息時代，為了對辦公室檔案管理工作進行改革與創(chuàng)新，要對檔案管理工作高度重視，對管理模式與理念進行不斷的創(chuàng)新，使檔案管理工作逐漸地發(fā)展為智能化、信息化、現(xiàn)代化，在網(wǎng)絡(luò)的管理工作中，要做好防范措施，及時地做好備份工作，避免檔案信息損壞、泄露的現(xiàn)象，為檔案信息管理工作提供安全、私密保障。從而促進各單位辦公室檔案管理工作的開展。