事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題探究

文/中國航天科工集團(tuán)第三研究院后勤集團(tuán) 郝文娟

現(xiàn)階段，信息化技術(shù)已經(jīng)在諸多行業(yè)領(lǐng)域中得到了廣泛的應(yīng)用，尤其針對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作，已經(jīng)引起了事業(yè)單位內(nèi)部的高度重視和關(guān)注。通過加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，可以不斷提高事業(yè)單位檔案管理水平，節(jié)約諸多人力、物力以及財(cái)力，避免出現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象，將事業(yè)單位檔案管理工作落實(shí)到位，充分彰顯出信息化建設(shè)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展和進(jìn)步。

一、信息化背景下對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的影響

首先，可以將事業(yè)單位檔案管理水平提升上來，借助檔案管理信息化建設(shè)，可以促進(jìn)檔案管理工作順利進(jìn)行，比如借助信息化建設(shè)，可以優(yōu)化檔案的保存，而且也可以大大提高各類檔案資料的數(shù)字化處理水平，提高檔案管理工作效率。其次，還可以將檔案管理工作職能拓展開來看，實(shí)現(xiàn)檔案管理和使用的整合，進(jìn)一步拓展檔案管理工作職能。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

（一）環(huán)境優(yōu)勢(shì)。在以往事業(yè)單位檔案管理中，主要以紙質(zhì)檔案為主，但是在一些客觀因素的影響下，增加了信息查詢的工作量。如果環(huán)境比較潮濕，極容易使紙質(zhì)檔案出現(xiàn)發(fā)霉現(xiàn)象，進(jìn)而加劇信息丟失的發(fā)生概率，以免造成不必要的損失。所以，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化管理，要及時(shí)備份檔案，將檔案存儲(chǔ)空間進(jìn)行控制，并避免受到環(huán)境因素的影響，確保檔案信息的順利保存。

（二）查詢與利用的優(yōu)勢(shì)。對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理工作來說，具有高度的復(fù)雜性，而且手段也是比較單一化的，加強(qiáng)檔案管理信息化，可以為檔案信息的查詢和檢索提供極大的便利性，與個(gè)性化信息需求相符合。而且借助檔案管理信息化，還可以進(jìn)一步優(yōu)化程序，避免浪費(fèi)較多的時(shí)間和精力，以免影響到其他檔案資料。

三、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀與問題

（一）事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀。1.檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不足。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，必須要具備良好的條件，以免對(duì)檔案管理信息化的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)造成影響?，F(xiàn)階段，一些事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化形成了一定的思想認(rèn)知，但是其重視程度嚴(yán)重不足，很難將檔案管理信息化建設(shè)水平提升上來，比如一些事業(yè)單位沒有落實(shí)好檔案管理信息化建設(shè)，也尚未集中整合信息化和網(wǎng)絡(luò)化，與信息化建設(shè)需求出現(xiàn)了極大的差異性，所以很難將檔案管理信息化發(fā)展的作用充分發(fā)揮出來。2.缺少構(gòu)建檔案信息化管理網(wǎng)站。在信息化建設(shè)中，互聯(lián)網(wǎng)發(fā)揮著極大的作用，要想促使檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，必須要加強(qiáng)網(wǎng)站的構(gòu)建，不斷提高信息資源的傳輸效率，但是在實(shí)際上，一些事業(yè)單位尚未構(gòu)建檔案信息網(wǎng)站。首先，檔案資料的網(wǎng)上查詢和傳輸?shù)裙ぷ鲊?yán)重缺失。其次，缺少網(wǎng)站形式，以此來為社會(huì)各界提供檔案服務(wù)。

（二）事業(yè)單位檔案管理任務(wù)?，F(xiàn)階段，信息量爆炸性增長現(xiàn)象比較顯著，在信息時(shí)代的強(qiáng)大推動(dòng)下，檔案文件信息化趨勢(shì)比較顯著，但是不可忽視的就是網(wǎng)絡(luò)安全問題，而且紙質(zhì)檔案的滯后性比較顯著?；诖?，提出了全新的檔案管理任務(wù)，必須要不斷提高信息獲取效率，將信息分類進(jìn)行明確化，進(jìn)而積極推廣和應(yīng)用數(shù)字信息化，將檔案管理提升至全新的高度。

四、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化的可行性建議

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的重視。事業(yè)單位在檔案管理信息化過程中，要想確保良好的實(shí)施效果，必須要提高其重視程度，加大投入力度，并不斷創(chuàng)新。在具體實(shí)施過程中，事業(yè)單位要結(jié)合自身實(shí)際情況，加強(qiáng)全面分析和論證，提高對(duì)硬件和軟件建設(shè)的高度重視，對(duì)相關(guān)硬件設(shè)備進(jìn)行購置，并加強(qiáng)檔案管理信息化軟件進(jìn)行自主開發(fā)和建設(shè)，確保與自身發(fā)展需求相適宜。提高對(duì)檔案管理信息化的重視，還要注重對(duì)組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置，以此來對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行負(fù)責(zé)和管理，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理信息化工作。

（二）加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)站的構(gòu)建。對(duì)于檔案信息網(wǎng)站來說，主要借助網(wǎng)頁形式以此來展現(xiàn)，向檔案管理人員提供檔案服務(wù)功能，為相關(guān)人員借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案資料的查詢和歸檔等提供極大的便利性。同時(shí)，在事業(yè)單位管理信息系統(tǒng)中，涵蓋檔案管理操作系統(tǒng)，可以確保全面?zhèn)魉拖到y(tǒng)的構(gòu)建，確保網(wǎng)絡(luò)信息資源的共享性目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)站的構(gòu)建，在選擇檔案信息管理操作系統(tǒng)過程中，要將升級(jí)功能和開發(fā)能力充分體現(xiàn)出來，爭(zhēng)取與檔案信息化管理發(fā)展需求相一致，進(jìn)而將檔案信息網(wǎng)站的服務(wù)功能充分發(fā)揮出來。

五、結(jié)束語

總之，在事業(yè)單位檔案管理過程中，加強(qiáng)信息化建設(shè)勢(shì)在必行，其應(yīng)不斷提高檔案管理信息化建設(shè)水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理資源的高效利用和配置，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位的健康發(fā)展。