廣播電視檔案信息化管理探究

文/佛山電視臺(tái)高明分臺(tái) 林海嬋

廣播電視行業(yè)的發(fā)展在很大程度上影響著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。檔案管理工作是廣播電視臺(tái)內(nèi)部管理工作中的重要組成部分，并且其管理成效直接影響著廣播電視臺(tái)的發(fā)展速度。近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，各行各業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域的工作都逐漸開始往信息化方向發(fā)展，廣播電視檔案管理工作也不例外。通過(guò)信息化的管理手段，大大提高了廣播電視檔案管理效率，減少了許多人工管理疏漏和錯(cuò)誤，更節(jié)省了人力資源和管理成本。

一、廣播電視檔案管理工作的要求

在廣播電視臺(tái)內(nèi)部各項(xiàng)管理工作中，檔案管理是一項(xiàng)重要內(nèi)容，其要求做到以下四點(diǎn)：（1）“真”。即指在廣播電視檔案管理工作中，必須要保證廣播電視檔案資料的真實(shí)性與客觀性，在記錄檔案時(shí)做到實(shí)事求是，不能有捏造事實(shí)、弄虛作假的內(nèi)容。（2）“全”。即指在廣播電視檔案管理工作中，必須要保證廣播電視檔案資料的完整性與全面性，將廣播電視臺(tái)在運(yùn)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中所發(fā)生的一切資料都詳細(xì)記錄在案，并在有新資料時(shí)及時(shí)跟進(jìn)和補(bǔ)充。（3）“活”。即指在廣播電視檔案管理工作中，必須要采取靈活的管理手段，注重動(dòng)態(tài)化管理，隨時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行更新和補(bǔ)充。（4）“密”。即指在廣播電視檔案管理工作中，必須要保證廣播電視檔案資料的機(jī)密性，不能隨意對(duì)外泄露檔案內(nèi)容，如有需要查閱時(shí)，必須嚴(yán)格走完相關(guān)程序。只有做到以上四點(diǎn)要求，才能夠充分發(fā)揮出檔案管理工作的效用，促進(jìn)廣播電視臺(tái)的更快發(fā)展。而這四點(diǎn)要求的實(shí)現(xiàn)，都必須建立在檔案信息化管理的基礎(chǔ)上，因此當(dāng)務(wù)之急就是要盡快完善檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)。

二、廣播電視檔案信息化管理的策略

（一）建立檔案信息化管理系統(tǒng)。若想實(shí)現(xiàn)廣播電視檔案的信息化管理，首先廣播電視臺(tái)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)。檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)并非一個(gè)一次性工程項(xiàng)目，而是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期建設(shè)和不斷完善的工作，并且還需要通過(guò)各部門之間的通力合作來(lái)共同完成這項(xiàng)工作。檔案信息化管理系統(tǒng)的主要功能是對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、增減、修改、儲(chǔ)存、統(tǒng)計(jì)、使用、保密及銷毀等，只有建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，才能夠促進(jìn)廣播電視檔案信息化管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化及制度化發(fā)展。而在檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)要積極運(yùn)用各類先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件和技術(shù)，盡量提高系統(tǒng)的完善性。

（二）建立檔案信息化檢索系統(tǒng)。方便快捷的檔案檢索功能是檔案信息化管理的一項(xiàng)重要優(yōu)勢(shì)，因此若想更好地實(shí)現(xiàn)廣播電視檔案的信息化管理，應(yīng)當(dāng)要建立檔案信息化檢索系統(tǒng)。具體來(lái)說(shuō)，廣播電視臺(tái)在建立檔案信息化檢索系統(tǒng)之時(shí)，應(yīng)當(dāng)要根據(jù)廣播電視檔案的實(shí)際內(nèi)容和特征，支持按照不同的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢索，例如可以按照文件的編號(hào)、檔案的年份、檔案的主要內(nèi)容、檔案的分類編號(hào)、檔案文件的標(biāo)簽進(jìn)行檢索等等。有了檔案信息化檢索系統(tǒng)之后，可以大大提升廣播電視檔案資源的利用率。

（三）建立檔案信息化安全系統(tǒng)。檔案信息化管理雖然大大提高了檔案管理效率，但同時(shí)也帶來(lái)了諸多安全隱患，因此為了保證廣播電視檔案資料的安全性，應(yīng)當(dāng)建立檔案信息化安全系統(tǒng)。近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，病毒、黑客等不安全因素與日俱增，它們的存在大大威脅廣播電視檔案資料的安全。對(duì)此，只有通過(guò)建立檔案信息化安全系統(tǒng)，才能夠確保檔案資料不被不法分子竊取泄漏。檔案信息化安全系統(tǒng)的建立主要有三項(xiàng)措施：一是安裝有效的防火墻和殺毒軟件，加大病毒查殺。二是定期保養(yǎng)設(shè)備及備份檔案文件，以防患于未然。三是加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理、培訓(xùn)及教育，與之簽訂相關(guān)責(zé)任書，嚴(yán)禁私自泄密的行為。

（四）建立檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)。廣播電視檔案管理工作本身帶有較強(qiáng)的服務(wù)性質(zhì)，屬于一類服務(wù)工作，因此在其信息化建設(shè)過(guò)程中，還應(yīng)當(dāng)要建立檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)，以提高整體檔案服務(wù)水平。通過(guò)建立檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)，可以使廣播電視臺(tái)各部門之間更加方便地進(jìn)行交流與合作，從而提高檔案管理的機(jī)動(dòng)性與靈活性，更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的服務(wù)能力。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，作為廣播電視臺(tái)內(nèi)部管理工作中的重要組成部分，廣播電視檔案工作具有獨(dú)特的地位，其在管理過(guò)程中要求做到真、全、活、密，而只有通過(guò)檔案信息化建設(shè)，采取檔案信息化管理手段，才能夠有效實(shí)現(xiàn)其要求。因此，廣播電視臺(tái)應(yīng)當(dāng)要積極完善檔案信息化管理系統(tǒng)、檔案信息化檢索系統(tǒng)、檔案信息化安全系統(tǒng)及檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)等的建設(shè)，以不斷提高檔案信息化管理水平。