信息資源視角下人事檔案工作研究

文/山西省水利水電勘測設(shè)計(jì)研究院 王璐

人事檔案在各個(gè)單位中均屬于十分重要的一種資源，人事檔案工作屬于整個(gè)檔案工作中的重要組成部分，在人力資源優(yōu)化配置及管理方面屬于重要依據(jù)，人事檔案工作的合理開展對(duì)于人力資源的合理應(yīng)用具有重要作用及意義。為能夠使人事檔案工作更好符合時(shí)代發(fā)展趨勢，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)以信息資源角度為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)人事檔案工作深入探討，以保證人事檔案工作的開展更加科學(xué)合理，使檔案工作水平得以有效提升。

一、信息資源視角下人事檔案工作的原則

（一）以促進(jìn)人力資源有效管理為原則。在信息資源視角下，對(duì)于人事檔案工作而言，其出發(fā)點(diǎn)及立足點(diǎn)就是科學(xué)進(jìn)行檔案管理，并且在人事工作的組織開展方面提供優(yōu)質(zhì)高效人事信息。因此，在目前人事檔案工作開展過程中，應(yīng)當(dāng)以這一目標(biāo)為中心，在實(shí)際工作開展中應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案充分考慮信息需求，并且以此為基礎(chǔ)對(duì)人事檔案工作內(nèi)容及預(yù)期項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，從而使檔案工作的開展具有依據(jù)。

（二）需提供有價(jià)值的人事信息。對(duì)于有價(jià)值的人事信息而言，其界定依據(jù)主要就是人事管理工作中的實(shí)際需求，其主要包括兩個(gè)方面內(nèi)容，分別為信息精確性以及信息時(shí)效性。在日常管理工作開展中，應(yīng)當(dāng)保證人事信息的準(zhǔn)確性及高效性，這一點(diǎn)在判定人事檔案工作開展效果方面屬于核心指標(biāo)，同時(shí)也是促使人事檔案工作有效開展的重要內(nèi)在動(dòng)力，對(duì)于人事檔案工作的較好開展具有理想的促進(jìn)作用。

（三）資源共享及安全保密原則。在目前人事檔案信息數(shù)量不斷快速增加的形勢下，數(shù)據(jù)庫維護(hù)管理工作也越來越重要，以往由少數(shù)人員進(jìn)行數(shù)據(jù)的更新及維護(hù)模式已經(jīng)無法滿足實(shí)際工作需求，而最理想管理工作就是檔案管理部門、人事部門以及設(shè)計(jì)個(gè)人信息的其他有關(guān)部門，通過加強(qiáng)合作，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，依據(jù)不同崗位職責(zé)合理實(shí)行信息管理分工。另外，需要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，通過選擇有效措施，使信息安全性能夠得到較好保障，以實(shí)現(xiàn)人事檔案工作的更好開展。

二、信息資源視角下人事檔案工作有效策略及途徑

（一）增加檔案信息資源占有量。對(duì)于人事檔案部門而言，應(yīng)當(dāng)依據(jù)豐富的人事檔案信息及組織人事信息，對(duì)具備獨(dú)特特點(diǎn)的各種不同數(shù)據(jù)庫進(jìn)行開發(fā)，以此為基礎(chǔ)編制各種針對(duì)人事工作的相關(guān)應(yīng)用程序，并且輸送到人事部門，通過與組織人事部門之間進(jìn)行協(xié)作，構(gòu)建信息資源局域網(wǎng)，以便得到較豐富的信息資源。在信息資源實(shí)際建設(shè)過程中，信息資源的擁有及獲取屬于十分重要的兩個(gè)方面，人事檔案室不但要注重所擁有的檔案信息資源，并且要對(duì)信息資源獲取加強(qiáng)重視，從而使人事檔案信息能夠更加豐富，為人事檔案工作的更好開展奠定較好的基礎(chǔ)與支持。

（二）依據(jù)實(shí)際需求開展人事檔案工作。在人事檔案工作實(shí)際開展中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)分析人事組織部門有關(guān)信息需求，使信息資源建設(shè)針對(duì)性能夠得以增強(qiáng)，減少人事檔案信息建設(shè)的盲目性，節(jié)約成本。依據(jù)信息資源利用對(duì)象，主要將其分為三種不同類型，即組織人事部門、其他管理部門及普通用戶，對(duì)于不同對(duì)象而言，其實(shí)際利用需求也存在較大差異性，其中需求量最大的就是組織人事部門。所以，在人事信息資源建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)以組織人事部門為立足點(diǎn)，在建設(shè)初期需要以此為突破口，對(duì)組織人事信息中涉及的各種材料進(jìn)行全面收集，使信息資源收集面及收集深度能夠得以擴(kuò)展。另外，對(duì)于組織認(rèn)識(shí)工作中檔案信息資源的利用內(nèi)容及利用特點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)，并且依據(jù)其結(jié)果對(duì)檔案信息資源建設(shè)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整以及修正，從而使其穩(wěn)定性及應(yīng)變性得以增強(qiáng)，滿足人事工作的實(shí)際需求。

（三）強(qiáng)化特色信息資源建設(shè)。在目前各種信息資源快速增長的大背景下，信息資源系統(tǒng)性及完整性的實(shí)現(xiàn)越來越困難，其已不再是必然需求，因而人事檔案工作開展中，對(duì)于檔案信息資源建設(shè)應(yīng)當(dāng)注重其特色，積極堅(jiān)持特色化發(fā)展方向，選擇其中的突破點(diǎn)及優(yōu)勢點(diǎn)，積極發(fā)展自身特色資源，從而使人事檔案管理特色得以形成，使信息資源質(zhì)量能夠?qū)崿F(xiàn)有效提升，促使其更好發(fā)展。另外，在人事檔案管理工作開展過程中，還需要積極收集相關(guān)的特色信息資源，從而使檔案信息內(nèi)容能夠更加豐富，使人事檔案的特色能夠得以更好體現(xiàn)，這對(duì)于人事檔案資源的利用及其作用發(fā)揮具有十分重要的作用及意義。

三、結(jié)語

一直以來，人事檔案工作在各個(gè)單位內(nèi)部都是十分重要的一項(xiàng)任務(wù)及內(nèi)容，也是組織人事工作開展的基礎(chǔ)，因而有效開展人事檔案工作也就十分必要。在信息資源背景下，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)把握人事檔案資源建設(shè)原則，以有效途徑加強(qiáng)人事檔案資源建設(shè)，保證人事檔案工作能夠得到更理想的效果，使其作用得以更好發(fā)揮。