辦公室行政管理精細(xì)化的管理與策略分析

趙莉娟

【摘要】本文主要圍繞辦公室行政管理精細(xì)化展開研究，通過分析其當(dāng)前工作過程中存在的問題，探究不同環(huán)節(jié)精細(xì)化管理應(yīng)當(dāng)采取的措施，通過對員工素質(zhì)、辦公室管理制度等進(jìn)行改革，提高其工作效率。

【關(guān)鍵詞】辦公室;行政管理;精細(xì)化;管理與策略

1.辦公室行政管理存在的問題

1.1管理觀念落后

辦公室行政管理工作開展過程中，受到其管理態(tài)度以及精細(xì)化管理要求等方面的影響，相關(guān)工作人員并沒有認(rèn)識到精細(xì)化管理的重要性，仍然按照傳統(tǒng)方式開展各項(xiàng)工作，出現(xiàn)問題時(shí)不能及時(shí)采取行之有效的解決方法，導(dǎo)致企業(yè)行政管理水平長期處于相對比較落后的狀態(tài)。

1.2管理項(xiàng)目落后

時(shí)代在不斷發(fā)展，辦公室行政管理工作也應(yīng)當(dāng)隨之發(fā)展創(chuàng)新，才能適應(yīng)社會發(fā)展的步伐，但是在當(dāng)前企業(yè)各項(xiàng)工作開展過程中，企業(yè)并沒有引入新的管理項(xiàng)目，許多管理方法已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的要求，導(dǎo)致辦公室管理工作開展過程中遇到諸多問題。同時(shí)，行政管理工作人員在工作過程中并沒有加強(qiáng)與其它管理工作之間的聯(lián)系，其各項(xiàng)工作開展過程中的隨意性相對較大，導(dǎo)致企業(yè)的工作效率受到影響。

1.3管理制度落后

辦公室行政管理制度對保障其各項(xiàng)工作的執(zhí)行力具有重要意義，但是在當(dāng)前辦公室行政管理工作開展過程中，企業(yè)對精細(xì)化制度建設(shè)工作的重視相對較低，其各項(xiàng)管理工作在開展過程中的雷同相對較多，考核制度并不完善，導(dǎo)致員工在工作過程中存在相對較大的隨意性，制度落實(shí)仍然存在諸多問題。

2.辦公室行政管理精細(xì)化的措施

2.1考核指標(biāo)量化

針對辦公室行政管理工作開展過程中存在的管理方法落后等問題，相關(guān)管理人員可以結(jié)合公司發(fā)展要求和不同崗位的工作要求，及時(shí)將其各項(xiàng)考核標(biāo)準(zhǔn)等量化，在此基礎(chǔ)上開展各項(xiàng)工作，可以方便工作人員明確自己的工作要求和工作完成度，在此基礎(chǔ)上開展后續(xù)各項(xiàng)工作，其工作熱情會明顯提高，對推動后續(xù)各項(xiàng)工作以合理方式開展等具有重要意義。同時(shí)，行政管理人員還可以結(jié)合企業(yè)的責(zé)任劃分要求等來開展責(zé)任劃分工作，明確其不同階段的工作在開展過程中應(yīng)當(dāng)注意的問題并及時(shí)調(diào)整，可以有效提高其部門的整體工作效率。圖一為某單位的行政量化考評表，對工作人員的各項(xiàng)工作要求等都提出了明確的規(guī)定。

2.2合理開展制度建設(shè)工作

企業(yè)行政管理工作出現(xiàn)問題的重要原因之一即其制度化建設(shè)工作在開展過程中存在一定的問題，員工的工作行為等不夠規(guī)范，影響了后續(xù)各項(xiàng)工作合理開展。為此，行政管理人員等要加強(qiáng)對辦公室管理制度建設(shè)工作的重視，結(jié)合日常工作過程中的工作要求，及時(shí)明確其不同階段的工作狀態(tài)，結(jié)合其應(yīng)用的方法來開展后續(xù)各項(xiàng)工作，安排專門工作人員對其工作進(jìn)行考察，在獎(jiǎng)懲制度的指導(dǎo)下開展后續(xù)各項(xiàng)工作，可以有效保證其工作質(zhì)量。同時(shí)，工作人員還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對日常規(guī)范建設(shè)工作的重視，及時(shí)推行與日常規(guī)范相關(guān)的制度和措施，提高各項(xiàng)工作開展的有效性。

2.3合理開展內(nèi)部協(xié)調(diào)溝通工作

辦公室行政管理工作并不是孤立的，其在開展過程中與其它部門的聯(lián)系十分密切，需要大量的交流和溝通，辦公室精細(xì)化行政管理工作在開展過程中也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對溝通工作的重視，否則很可能出現(xiàn)詞不達(dá)意以及溝通不當(dāng)?shù)葐栴}，影響后續(xù)各項(xiàng)工作合理開展。為此，行政管理精細(xì)化工作必須加強(qiáng)與其它行政管理人員和企業(yè)其他單位之間的聯(lián)系，通過協(xié)商每周溝通時(shí)間等，及時(shí)交流彼此工作過程中存在的問題和應(yīng)當(dāng)采取的解決措施，在此基礎(chǔ)上推出后續(xù)各項(xiàng)工作建設(shè)方法，可以有效保障其工作質(zhì)量。另一方面，相關(guān)管理人員也可以選擇通過團(tuán)建等方式來拉近員工之間的感情，在此基礎(chǔ)上開展后續(xù)各項(xiàng)工作，員工之間的聯(lián)系明顯變強(qiáng)。

為了減少不必要的辦公室行政成本支出，工作人員在工作過程中還應(yīng)當(dāng)制定合理的工作計(jì)劃，盡可能減少不必要的出行和溝通費(fèi)用，在保證工作效率的情況下，合理開展后續(xù)各項(xiàng)工作，提高行政管理的整體質(zhì)量。

2.4提高行政管理人員等的執(zhí)行力

在制度規(guī)范，溝通到位的情況下，員工的執(zhí)行力成為影響辦公室精細(xì)化行政管理工作的重要因素。在當(dāng)前辦公室工作開展過程中，許多員工并沒有積極踐行辦公室行政制度管理要求，各項(xiàng)工作在開展過程中存在相對較大的隨意性，并不能滿足行政化工作需要。為此，行政管理人員等必須加強(qiáng)對企業(yè)文化的重視，利用企業(yè)文化來對員工進(jìn)行教育，使員工明確企業(yè)的發(fā)展要求和發(fā)展價(jià)值觀，自覺樹立責(zé)任意識，合理開展后續(xù)各項(xiàng)工作，保證其工作質(zhì)量。同時(shí)，行政管理人員還應(yīng)當(dāng)及時(shí)將各類考核制度量化，結(jié)合工作人員的執(zhí)行情況來對其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)評價(jià)，加大考核力度，可以有效激發(fā)員工的責(zé)任意識和憂患意識，對提高員工的工作積極性，提高各項(xiàng)工作的執(zhí)行力等具有重要意義。

2.5合理開展辦公室行政管理人員培訓(xùn)

辦公室行政管理精細(xì)化并不是一紙空談，需要輔之以必要的員工培訓(xùn)措施，才能保證員工的工作素質(zhì)等滿足企業(yè)建設(shè)的需要，對推動后續(xù)各項(xiàng)工作合理開展等具有重要意義。為此，辦公室行政管理人員必須加強(qiáng)對員工培訓(xùn)和自身培訓(xùn)的重視，相關(guān)管理者應(yīng)當(dāng)及時(shí)組織員工培訓(xùn)活動，使員工在學(xué)習(xí)過程中認(rèn)識到自身存在的不足并積極改正。同時(shí)，為了給提高精細(xì)化管理的效率，行政管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)將各項(xiàng)行政管理工作拆分，同時(shí)對其進(jìn)行必要的刪減，推動各項(xiàng)工作不斷簡化，可以有效保障其工作質(zhì)量，

3.小結(jié)

辦公室行政管理工作在新時(shí)期面臨諸多挑戰(zhàn)，對工作人員的工作素質(zhì)，辦公室管理制度等都提出了新的要求，相關(guān)管理人員等必須加強(qiáng)重視，結(jié)合公司發(fā)展情況等進(jìn)行調(diào)整，提高辦公室精細(xì)化行政管理的工作效率。

【參考文獻(xiàn)】

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