淺談新形勢下做好檔案 管理工作的幾點思考

尹秋宇

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)社會的突飛猛進(jìn)，企業(yè)和相關(guān)事業(yè)單位對資料的記錄和保密工作也達(dá)到密切關(guān)注，檔案是一種記錄各種事件和資料的工具，曾經(jīng)在我國得到良好的應(yīng)用。在企業(yè)和事業(yè)單位辦公過程中，需要注重檔案的管理工作，那么必須建立一支高效、高質(zhì)量、團(tuán)結(jié)互助的檔案管理團(tuán)隊。本文簡要概括在新形勢發(fā)展的過程中，企業(yè)和相關(guān)單位在了解檔案管理工作的重要性的前提下，做好檔案管理工作的措施。

關(guān)鍵詞：新形勢? ?檔案管理工作? ?思考

一、檔案管理工作的重要性

在企業(yè)和相關(guān)事業(yè)單位發(fā)展壯大的進(jìn)程中，會面臨很多機遇和挑戰(zhàn)，這些機遇和挑戰(zhàn)會完整的被記錄在檔案中，這就是檔案成為企業(yè)和相關(guān)事業(yè)單位迅速發(fā)展的重要因素之一。企業(yè)在面臨機遇時，可以將其記錄在檔案中，會幫助企業(yè)在面臨下一個機遇中抓住機會并且加速發(fā)展，為后續(xù)項目提供借鑒的功能。然而，企業(yè)在面臨挑戰(zhàn)時，可以通過檔案的查詢找到相應(yīng)的解決方法。檔案的類型多種多樣，在企業(yè)和相關(guān)事業(yè)單位上的人員進(jìn)行管理記錄的叫做人事管理，它主要記錄了工作人員相關(guān)的歷史記錄、個人經(jīng)歷、政治面貌和教育背景。這些方面可以使企業(yè)和有關(guān)事業(yè)單位在招聘時，根據(jù)應(yīng)聘者提供的信息來選擇人員的招收。除了人事檔案，還有企業(yè)單位檔案、事業(yè)單位檔案等，這些檔案都記錄著企業(yè)和事業(yè)單位重要的信息，這些信息會使企業(yè)在面臨重大問題時，通過閱讀檔案，從而得到解決問題的方法，提高了企業(yè)的工作效率。然而，這些信息是企業(yè)和相關(guān)事業(yè)單位最原始的信息，需要具有相對保密的性質(zhì)。因此，在新形勢的趨勢下做好檔案管理工作是十分必要的。

二、檔案管理工作的應(yīng)用措施

（一）更新檔案管理理念

檔案在企業(yè)和相關(guān)事業(yè)單位中存在重要的意義，企業(yè)和相關(guān)事業(yè)單位在面對存在的問題時，需要更改其檔案的管理手段，許多企業(yè)和單位缺乏對檔案管理的了解，只是注重一些在發(fā)展中得到的短暫利益和短暫好處，如果對企業(yè)和相關(guān)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行合理、有規(guī)范的記錄，該單位就不會只取得蠅頭小利，反而會取得更大的利益。對于企業(yè)和相關(guān)事業(yè)單位來講，檔案的記錄和管理不被他們所重視。因此，在進(jìn)行檔案管理時，應(yīng)該樹立一種不斷創(chuàng)新的觀念。需要專業(yè)的檔案管理人員樹立正確的管理觀念，在管理檔案管理過程中，不僅僅需要收集檔案、整理檔案、對檔案的價值進(jìn)行鑒定等工作，還需要去學(xué)習(xí)相對先進(jìn)的檔案管理觀念。伴隨著科技的進(jìn)步和信息化的發(fā)展，這些理念在很大領(lǐng)域都得到了應(yīng)用。檔案管理工作本身就是比較復(fù)雜的工作，對檔案專業(yè)的管理人員來講，他們時刻面臨著繁瑣并且沉重的工作量。為了企業(yè)長久的發(fā)展下去，檔案管理員需要時刻面臨許多艱難的處境，因此，他們需要應(yīng)該學(xué)習(xí)能夠促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的檔案管理手段，另外，企業(yè)和相關(guān)事業(yè)單位的進(jìn)步與發(fā)展和管理技術(shù)是密不可分的。檔案記錄的信息對企業(yè)發(fā)展和相關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展具有無可取代的意義，而且檔案在一定程度上存在非常高的意義屬性。所以不論是單位核心人員還是企業(yè)管理專員，都需要對檔案管理觀念進(jìn)行良好的培養(yǎng)。人員需要提升自身的檔案管理能力，幫助企業(yè)和相關(guān)事業(yè)單位快速發(fā)展。

（二）加快現(xiàn)代化的檔案建成

隨著各種檔案管理技術(shù)的形成，許多高效的技術(shù)在檔案管理工作中得到良好的推廣和有效運用，但是由于企業(yè)和相關(guān)事業(yè)單位存在各種因素的影響，所以在其檔案管理的工作中會出現(xiàn)許多問題。對企業(yè)和相關(guān)事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化建設(shè)來講，如今，社會上不僅出現(xiàn)了高端、現(xiàn)代化的管理設(shè)備，還出現(xiàn)了很多高科技的管理設(shè)備。想要提高管理設(shè)備的現(xiàn)代化，需要在管理工作中提升工作人員的檔案管理觀念，使工作始終保持標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的管理手段，這樣才能在新形勢的發(fā)展過程中，保證工作能夠高質(zhì)量的完成。因此，檔案管理專員需要增強檔案管理對企業(yè)和相關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展意識，學(xué)會運用信息化帶給我們的便利來解決檔案管理工作的復(fù)雜性。[1]另外，須謹(jǐn)慎、小心的解決檔案管理中存在的各種問題。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在企業(yè)和相關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程中，檔案技術(shù)管理是十分重要的，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求也是非常重要的。在新形勢下檔案管理工作的形成，由于檔案管理工作量大，而且十分枯燥，其工作存在很大的困難，因此，在選擇招聘檔案管理人員時，需要選擇在其專業(yè)畢業(yè)的應(yīng)屆生和往屆生，并且在上崗之前還需要讓他們進(jìn)行公司培訓(xùn)。培訓(xùn)的原因是企業(yè)和相關(guān)事業(yè)單位在需要這些人員的專業(yè)知識，而且基于對公司文化的一定認(rèn)識的程度下，讓這些檔案管理人員在上崗時能夠完成領(lǐng)導(dǎo)分配的任務(wù)。因為檔案存在著企業(yè)和相關(guān)事業(yè)單位發(fā)展過程中的重要信息，假如企業(yè)招聘的檔案管理人員普遍綜合素質(zhì)較低，將會大大增加檔案泄露的概率，會對檔案管理和企業(yè)與相關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生不利的因素。企業(yè)和相關(guān)事業(yè)單位可以讓檔案管理工作人員簽訂一系列的保密協(xié)議，保證檔案不會得到泄露。

（四）創(chuàng)新檔案管理思路

隨著時代的發(fā)展，在新形勢下的檔案管理工作的要求也越來越高。在企業(yè)和相關(guān)事業(yè)單位檔案管理過程中，需要創(chuàng)新檔案管理新思路。在某種程度上來說，檔案管理工作具有枯燥，一成不變的特點，使工作人員缺乏對檔案管理工作的熱情。隨著科技的發(fā)展，檔案管理過程中可以運用管理的新思路。由于企業(yè)和相關(guān)事業(yè)單位傳統(tǒng)管理模式的影響，導(dǎo)致管理專員只是按規(guī)矩辦事，并沒有關(guān)注最新鮮的檔案管理的要求。在管理過程中，需要領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員開動智慧，尋找檔案管理的新方式，考慮檔案對企業(yè)和單位存在的價值，注重檔案管理工作，使其實現(xiàn)應(yīng)有的利益。

（五）創(chuàng)新新型檔案管理模式

在沒有創(chuàng)造出高效率的檔案管理模式之前，我國采用了一些較為傳統(tǒng)的管理模式，在當(dāng)時的社會生活中成為相對有效的方法。但是，如今新形勢的發(fā)展下，不能適用于現(xiàn)在的社會，因此，在檔案管理模式上需要進(jìn)行創(chuàng)新。由于檔案管理程序十分復(fù)雜，導(dǎo)致管理人員工作十分枯燥無味。針對這一形勢，我們可以在工作程序上化零為整。由于我國的檔案形式可分為電子檔案和紙質(zhì)檔案，所以管理過程相對復(fù)雜化。針對這一形式，可以讓紙質(zhì)檔案與電子檔案使共同存在，并且揚長避短[2]。但是，如今的檔案已經(jīng)趨向于電子檔案，由于紙質(zhì)檔案不好保存的問題。因此，在檔案的管理過程中，工作人員可以想出一種新的管理模式，但是不能對檔案的質(zhì)量造成影響。在檔案管理工作中，檔案管理專業(yè)需要善于思考總結(jié)企業(yè)和相關(guān)事業(yè)單位對檔案管理工作的需求，并將其運用到工作中。面對存在的問題，可以適當(dāng)?shù)膭?chuàng)造一些新的思路，以提高檔案管理工作的效率。

（六）實現(xiàn)共享檔案信息資源

隨著科技技術(shù)不斷創(chuàng)新和進(jìn)步，在進(jìn)行檔案管理過程中，通過信息化的管理形式可以保證檔案不會以枯燥、大工作量的形式出現(xiàn)。這需要完成共享檔案信息資源，當(dāng)然也需要根據(jù)企業(yè)和單位自身的發(fā)展而判定，對于需要共享的資源，可以讓管理專員提供其基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)。同時也要加強網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的構(gòu)建，網(wǎng)絡(luò)是實現(xiàn)信息技術(shù)的基礎(chǔ)，在保證網(wǎng)絡(luò)安全的情況下實現(xiàn)檔案的記錄，達(dá)到共享檔案資源的途徑。然而，在完成檔案資源共享時，需要保持網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，保障檔案不會被其他不法人員利用。

（七）增強檔案硬件設(shè)備建設(shè)

如今，檔案管理工作不僅僅需要技術(shù)人員的支持，還需要企業(yè)擁有相比優(yōu)質(zhì)的設(shè)備，所以，增強檔案硬件設(shè)備建設(shè)是企業(yè)加強檔案管理工作必要的措施。硬件系統(tǒng)主要包括辦公設(shè)備和辦公設(shè)施，這些工具需要通過運用網(wǎng)絡(luò)的途徑。因此，紙質(zhì)檔案會被一些企業(yè)和相關(guān)事業(yè)單位逐步淘汰時，電子檔案已經(jīng)成為了檔案管理的新形勢。在網(wǎng)絡(luò)安全的條件下，檔案管理人員的工作變得十分輕松，但是還會存在一些不安全的因素出現(xiàn)，比如檔案管理受到威脅。新形勢下的檔案管理工作保密性需要加強，這需要對檔案管理硬件設(shè)備進(jìn)行大資金的投入，保障了檔案安全管理不存在隱患。因此，只有增強了檔案管理設(shè)備建設(shè)，才能促進(jìn)企業(yè)和相關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。

三、結(jié)語

檔案管理工作對企業(yè)和事業(yè)單位來說都是非常重要的，在新形勢下做好檔案管理工作是非常不容易的，檔案管理人員需要明白在公司中的工作任務(wù)，學(xué)會檔案管理的各種更新工作，并且增強檔案管理資料質(zhì)量的提高。需要企業(yè)和相關(guān)事業(yè)單位在新形勢形成后，通過加強檔案管理觀念，加快檔案現(xiàn)代化建設(shè)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，創(chuàng)新檔案管理新思路，創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)檔案信息資源共享，加強檔案硬件設(shè)備建設(shè)這七個方面的措施來提高其檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐燁.淺談新形勢下做好檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（04）：98-99.

[2]趙紅莉.淺談新形勢下做好檔案管理工作的幾點思考[J].絲路視野，2017，（21）：173-174.

（作者單位：赤峰市紅山區(qū)人力資源和社會保障局）