探索檔案數(shù)字化與檔案修復(fù)的“快速通道”搭建策略

劉朝霞

摘 要：信息化技術(shù)不斷發(fā)展，使得檔案管理也面臨著巨大的變革，檔案管理的信息化技術(shù)不斷深化，現(xiàn)階段傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)不斷提升的時(shí)代要求。因此，檔案管理應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化的建設(shè)，本文將對檔案管理在數(shù)字化建設(shè)過程中，一些破損檔案如何處理的問題進(jìn)行簡要分析，進(jìn)一步探討在檔案數(shù)字化建設(shè)與檔案修復(fù)工作中存在的一系列問題，針對這些問題提出一些簡要的解決措施。

關(guān)鍵詞：快速通道;優(yōu)勢;現(xiàn)存問題;解決措施

一、引言

檔案的數(shù)字化建設(shè)對于現(xiàn)在的檔案館來說，是及時(shí)適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展潮流的一項(xiàng)重要舉措，可以有力拓寬資源共享的程度，并且為社會(huì)服務(wù)提供了更加便利的通道。而在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)過程中，對于破損檔案進(jìn)行合理的修復(fù)是進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，因此，對這兩項(xiàng)工作進(jìn)行合理的融合，是推動(dòng)數(shù)字化建設(shè)的有效措施。

二、檔案的數(shù)字化與修復(fù)“快速通道搭建的優(yōu)勢”

如今，各個(gè)行業(yè)已經(jīng)邁入了信息化的時(shí)代，在檔案資料的管理過程中，及時(shí)實(shí)現(xiàn)信息化管理，是有效提升檔案管理效率、提升現(xiàn)有檔案服務(wù)能力的重要途徑之一。由于紙質(zhì)檔案在保存過程中會(huì)受到一系列的損害，使得檔案的真實(shí)性受到一定影響，因此在進(jìn)行檔案管理的過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)做好檔案的維護(hù)與修復(fù)工作。在維護(hù)與修復(fù)工作良好展開的前提下，及時(shí)建設(shè)檔案的數(shù)字化平臺可以提升檔案保存的效率，并且對相關(guān)工作人員來說，可以減輕維護(hù)檔案的工作量，提升檔案的可靠性。但是，目前在進(jìn)行檔案的管理與維護(hù)和數(shù)字化平臺建設(shè)的過程中，由于過程煩瑣，并且存在一系列的問題，使得檔案的管理修復(fù)工作遇到了一定的困難。因此，及時(shí)建立“快速通道”可以有效解決在檔案管理過程中遇到的一系列問題，并且使得檔案數(shù)字化的建設(shè)與檔案的修復(fù)工作可以密切地銜接在一起，更好地實(shí)現(xiàn)檔案館的檔案從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔向電子化文檔轉(zhuǎn)變，檔案工程的管理才能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，滿足社會(huì)不斷提升的要求。

三、如今我國檔案數(shù)字化與修復(fù)存在的問題

（一）檔案保管不當(dāng)導(dǎo)致破損

傳統(tǒng)的檔案都是紙質(zhì)的，而紙張對于存放條件有著較高的要求，不同地區(qū)的氣候和不同的環(huán)境特點(diǎn)可能無法滿足紙張的存儲要求。例如，南方潮濕、多雨，在檔案保存的過程中檔案的紙張很可能發(fā)生霉變。此外，檔案通常會(huì)伴隨一個(gè)人的一生，一份檔案保存年限較為久遠(yuǎn)，但是紙張經(jīng)過長時(shí)間的存放和搬運(yùn)很可能會(huì)發(fā)生破損、蟲蛀等現(xiàn)象，這對檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性會(huì)造成極大影響。部分單位由于現(xiàn)有技術(shù)不夠先進(jìn)，在進(jìn)行相關(guān)檔案修復(fù)的過程中，由于修復(fù)的難度、工作量較大、任務(wù)艱難，經(jīng)常會(huì)無法按時(shí)完成檔案的修復(fù)工作，這對于檔案的及時(shí)利用和調(diào)取就會(huì)產(chǎn)生較大的影響。

（二）修復(fù)檔案室程序繁雜

這幾年，部分單位的檔案部門已經(jīng)陸陸續(xù)續(xù)開始了檔案的數(shù)字化建設(shè)工程，但是在實(shí)施的過程中，由于資料的嚴(yán)重破損、修復(fù)難度大，導(dǎo)致檔案的錄入工作寸步難行，抑或是部分檔案需要緊急調(diào)取、錄入，卻卡在了修復(fù)部門修復(fù)的過程中。此外，目前在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，檔案的修復(fù)工作需要交給相應(yīng)的維護(hù)技術(shù)部門進(jìn)行管理，受到嚴(yán)重?fù)p害的檔案必須歸庫記錄后，再由修復(fù)部門的人員進(jìn)行修復(fù)工作，修復(fù)完成再對相應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行掉卷審核后，才可以進(jìn)入數(shù)字化部門進(jìn)行數(shù)字化錄取，整體過程不僅煩瑣，而且效率較低，在進(jìn)行數(shù)字化錄用的過程中消耗了大量的時(shí)間，并且對檔案不斷地進(jìn)行拆解、歸檔，也會(huì)加劇檔案的損壞程度。

（三）檔案的數(shù)字化和修復(fù)工作產(chǎn)生脫節(jié)

在進(jìn)行修復(fù)和數(shù)字化管理的過程中，檔案的數(shù)字化和修復(fù)工作這兩個(gè)環(huán)節(jié)分別由不同的部門來負(fù)責(zé)，此種方式會(huì)使得檔案的修復(fù)工作和數(shù)字化的相關(guān)工作嚴(yán)重的脫節(jié)，增加數(shù)字化建設(shè)的難度。此外，檔案破損的修復(fù)工作會(huì)使得數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)度變得很慢，這樣對于數(shù)字化平臺來說，無法及時(shí)上傳相應(yīng)的檔案信息，用戶在調(diào)取檔案信息時(shí)就會(huì)產(chǎn)生信息不全面、查找不到檔案等情況，阻礙了數(shù)字化檔案的普及和推廣。

四、搭建檔案數(shù)字化和檔案修復(fù)“快速通道的措施”

（一）簡化檔案管理的環(huán)節(jié)

盡管在檔案的管理過程中會(huì)產(chǎn)生一定的破損和蟲蛀等現(xiàn)象，但是在實(shí)際的管理工作中，整卷資料受到嚴(yán)重?fù)p害的情況還是比較少見的，通常都是有少數(shù)幾頁產(chǎn)生破損或者信息不清楚等情況。對于少數(shù)幾頁的破損，管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)修補(bǔ)，避免隨著時(shí)間的延長而導(dǎo)致破損加劇。如果破損檔案沒有經(jīng)過專業(yè)修復(fù)工作，不得由非專業(yè)人員對檔案進(jìn)行拆裝或者數(shù)字化的處理。因?yàn)樵跈n案保管的過程中多次的拆解塑封，會(huì)加劇對資料的破壞，甚至可能造成將要修復(fù)紙張的碎片產(chǎn)生缺失。因此，在一般的情況下，如果檔案出現(xiàn)了少許頁面嚴(yán)重缺損，但缺損的情況可以在較短時(shí)間內(nèi)修復(fù)的話，那么修復(fù)工作即可由數(shù)字化機(jī)構(gòu)接管，對破損檔案進(jìn)行修復(fù)，這樣不僅在最大程度上簡化了復(fù)雜的檔案修復(fù)流程，也減少了破損檔案在流轉(zhuǎn)過程中造成的進(jìn)一步磨損，并且促進(jìn)了檔案數(shù)字化工作的順利開展。

（二）多個(gè)部門協(xié)調(diào)合作，提升修復(fù)的效率

數(shù)字化的檔案建設(shè)和修復(fù)的快速通道不僅使得部分受破損的資料可以在最短時(shí)間內(nèi)得到修復(fù)，并且提升了數(shù)字化流程的總體效率。此外，通過一次裝訂的方式，最大程度上簡化了整體工作的程序，降低了檔案在流轉(zhuǎn)過程中受到二次損壞，種種優(yōu)勢表明快速通道這種方式應(yīng)當(dāng)?shù)玫礁訌V泛的應(yīng)用。企業(yè)在應(yīng)用此種方式時(shí)，當(dāng)快速通道已經(jīng)進(jìn)入常態(tài)化的過程，度過了磨合的狀態(tài)，就應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提升其工作的效率，將檔案收集和保管的部門也納入進(jìn)快速通道的模式中，通過多個(gè)部門的共同協(xié)調(diào)、合作，最大程度上提升其修復(fù)工作和數(shù)字化工作的效率。

在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，檔案館應(yīng)及時(shí)對現(xiàn)有檔案進(jìn)行相應(yīng)的檢查和處理工作。在保證數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程不受影響的前提之下，對已經(jīng)達(dá)到修復(fù)標(biāo)準(zhǔn)的檔案進(jìn)行專門的登記工作，并對檔案的頁碼和損壞的程度進(jìn)行嚴(yán)格的記錄，在進(jìn)行記錄的過程中，一定要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行，確保記錄工作真實(shí)可靠。在進(jìn)行合理的登記之后，相關(guān)的保管部門就可以依據(jù)數(shù)字化機(jī)構(gòu)對其提供的一系列登記，結(jié)合現(xiàn)有的實(shí)際情況和人員狀況合理的制定出一個(gè)修復(fù)的計(jì)劃，并且由各個(gè)部門進(jìn)行探討，確保計(jì)劃符合每個(gè)部門的實(shí)際情況，之后各部門應(yīng)當(dāng)依據(jù)計(jì)劃來進(jìn)行相應(yīng)的修復(fù)工作，最大程度上提升修復(fù)的效率。

采用這種方式可以有效地緩解以往在進(jìn)行檔案借閱和歸檔過程中，相關(guān)工作人員逐次檢查和記錄的工作量，提升工作的效率。并且詳細(xì)地記錄所要修復(fù)檔案的信息，也可以使得修復(fù)工作和維護(hù)工作在進(jìn)行時(shí)有一個(gè)明確的主次之分，依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)提升維護(hù)工作和數(shù)字化建設(shè)的整體效率。

（三）數(shù)字化與修復(fù)工作緊密結(jié)合

要想更好地促進(jìn)檔案數(shù)字化工作順利開展，避免檔案在修復(fù)的過程中反復(fù)拆封增加檔案破損程度，并且使整個(gè)數(shù)字化消耗的時(shí)間加劇，就應(yīng)當(dāng)及時(shí)在數(shù)字化工作和修復(fù)工作之間建立起一條快速通道，以此來簡化檔案管理的繁雜環(huán)節(jié)。

第一，在進(jìn)行相關(guān)工作的過程中，工作人員應(yīng)當(dāng)明確哪部份工作是要點(diǎn)。對于數(shù)字化與修復(fù)工作來說，應(yīng)當(dāng)秉承數(shù)字化工作優(yōu)先的原則，在修復(fù)工作室的工作人員碰到有少量破損需要修復(fù)的資料時(shí)，如果修復(fù)難度較小、耗時(shí)較短，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先將其交給數(shù)字化機(jī)構(gòu)的工作人員進(jìn)行修復(fù)。而對于數(shù)字化的機(jī)構(gòu)來說，在進(jìn)行相應(yīng)數(shù)字化處理的過程中，應(yīng)當(dāng)首先對有破損、需要修復(fù)的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，這樣可以避免由于時(shí)間的推移檔案增加破損的程度，造成修復(fù)難度提升。

第二，應(yīng)當(dāng)盡量減少反復(fù)性的拆裝過程。因?yàn)樵跈n案修復(fù)的過程中，有部分破損嚴(yán)重并且修復(fù)難度較大的檔案，直接交由數(shù)字化部門來修復(fù)，可能會(huì)使得檔案修復(fù)工作難度增加，并且可能會(huì)影響檔案的真實(shí)性和可靠性，因此對于這部分檔案應(yīng)當(dāng)由修復(fù)部門的專業(yè)人員對此進(jìn)行修補(bǔ)工作。遇到這種情況就要求修復(fù)機(jī)構(gòu)的人員在進(jìn)行檔案拆裝、修復(fù)的過程之后，將檔案經(jīng)過嚴(yán)密的保管交給數(shù)字化機(jī)構(gòu)，數(shù)字化機(jī)構(gòu)對此份檔案進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)字化處理之后，再對檔案進(jìn)行統(tǒng)一的裝訂，這樣就避免了在修訂拆封反復(fù)循環(huán)的過程中，對檔案造成二次損害。

第三，檔案通常是由保管部門在庫房中進(jìn)行專門的保管，因此，這就要求不管是對檔案進(jìn)行數(shù)字化的建設(shè)還是對其進(jìn)行修復(fù)工作，都應(yīng)當(dāng)依照相應(yīng)的規(guī)定從保管部門進(jìn)行調(diào)檔，并且在進(jìn)行檔案調(diào)用的過程中，應(yīng)當(dāng)對其進(jìn)行一定的登記和記錄，以免檔案丟失或者再次破損造成相應(yīng)的損失。此外，在進(jìn)行歸還時(shí)，也應(yīng)當(dāng)按照相應(yīng)的流程及時(shí)進(jìn)行歸還，這樣在最大程度上可以確保檔案的借出和歸還都在符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的程序下進(jìn)行，維護(hù)檔案管理的安全性。

總之，及時(shí)建立快速通道這種良好的工作模式，不僅可以提升工作的效率，并且可以加強(qiáng)檔案管理的安全性，各個(gè)部門應(yīng)當(dāng)加快建設(shè)檔案修復(fù)工作與數(shù)字化建設(shè)的“快速通道”。

參考文獻(xiàn)：

[1]張志華.淺析搭建檔案數(shù)字化與檔案修復(fù)的“快速通道”[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，No.296（15）：70.

[2]張帆.淺析建立文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2017（2）：452.

[3]魏巖峰.淺談建立文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，2016（29）：190.

[4]安朱佳.淺談企業(yè)文書檔案管理的重要性及工作規(guī)范[J].現(xiàn)代國企研究，2018，148（22）：72.