醫(yī)院科技檔案管理工作完善策略分析

摘 要：本文對醫(yī)院科技檔案的特點和管理工作中存在的問題進行分析，提出了相應的完善策略，希望能對未來醫(yī)院科技檔案管理工作有所裨益。

關鍵詞：醫(yī)院；科技檔案；管理

1 醫(yī)院科技檔案的特點

科技檔案的特點主要表現(xiàn)在四個方面：（1）專業(yè)性。科技檔案是醫(yī)院在長期科研、建設活動中逐漸形成的，且醫(yī)學專業(yè)涵蓋大量分支學科，每個分支學科又有各自的特點，這就要求從事醫(yī)院科技檔案管理工作者必須具備較強的專業(yè)素質；（2）實用性?？萍紮n案是經過收集、分類、鑒定等之后形成的保持案卷內科技文件的有機聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用；（3）真實性?？萍紮n案是醫(yī)院科技研究與活動的結晶，它能夠真實、準確地反映醫(yī)院的科研成果與科研過程[1]；（4）保密性。科技知識在一定時間與空間范圍內存在有價性，對于具有保存價值的科技檔案，必須嚴格遵循國家保密法確定保密等級，并妥善處理利用與保密間的關系；（5）多樣性?？萍紮n案的多樣性主要表現(xiàn)在載體形式。隨著信息技術的不斷發(fā)展，科技檔案的保存形式已經不再拘泥于紙質文件，硬件、光盤等現(xiàn)代存儲設備的興起，為科技檔案的整理、保護、管理等方面的工作帶來新的機遇和挑戰(zhàn)，對硬件設備、人員素質等提出了更高的要求。

2 醫(yī)院科技檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

2.1 醫(yī)院領導對科技檔案管理工作的重視程度不足

科研、醫(yī)療服務在醫(yī)院日常工作中處于同等重要的地位，但由于醫(yī)療服務仍是醫(yī)院最主要的收入來源，因此醫(yī)院領導依舊存在“重臨床醫(yī)療，輕檔案管理”的思想，認為科技檔案不會為醫(yī)院帶來直接經濟效益，檔案管理工作可有可無。這是對科技檔案工作重視程度不足的典型表現(xiàn)，這種思想會造成未來醫(yī)院科技檔案信息資源開發(fā)不足，從長遠角度而言將制約醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

2.2 科技檔案利用率不足

首先，紙質檔案具有易損毀、保存難度大、整理復雜等特點，使醫(yī)院科研人員在查詢、使用資料過程中感到不便，一定程度上降低了科技檔案的利用率。其次，長時間以來檔案管理人員僅機械性地進行收集、整理和歸檔工作，沒有主動地為醫(yī)院各科室發(fā)揮服務性作用，導致醫(yī)院部分科室人員未能認識到科技檔案的重要性[2]。同時近年來醫(yī)療體制改革進程不斷加快，科技檔案管理人員頻繁變動，專業(yè)素質相對較低，無法利用現(xiàn)代化技術手段對檔案信息進行系統(tǒng)的分析，為檔案工作的發(fā)展帶來消極影響。

2.3 管理制度有待完善

在醫(yī)院管理中，尚未對科技檔案的立卷歸檔、保管存放、開發(fā)利用等環(huán)節(jié)制定完整的制度和規(guī)定，造成管理體系出現(xiàn)嚴重漏洞。雖然有一套較為齊全的管理制度，但缺乏與之配套的監(jiān)督和檢查措施，在績效考核中，還未將科技檔案管理工作納入考核范圍，造成規(guī)章制度缺乏可操作性。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院科技檔案的種類和數(shù)量正在逐年上升，然而管理制度不健全，造成課題可行性研究立項、研究實驗、總結鑒定等資料散落在相關科室，不能及時歸檔，阻礙了醫(yī)療服務技術創(chuàng)新。

2.4 科研人員的建檔意識薄弱

科技檔案立卷歸檔后對未來臨床研究具有巨大的發(fā)展價值與使用價值，然而有的科研人員思想觀念過于守舊，認為第一手資料在自己身邊更安全，用起來更方便，沒有認識到科技檔案在醫(yī)院整體管理與發(fā)展中的重要性?？萍紮n案歸檔意識欠缺，造成大量檔案資料損毀、遺失的現(xiàn)象頻發(fā)，對科技檔案完整性造成嚴重破壞，最終導致科技檔案內容欠缺、結構不完整、利用價值下降。醫(yī)院不對相關科室主動歸檔做強行要求，只重視醫(yī)院文書檔案立卷管理，這也對歸檔材料的完整性造成一定影響。

3 完善醫(yī)院科技檔案管理工作的措施

3.1 更新思維，深化認識

隨著時代發(fā)展，科技檔案必須順應科技發(fā)展的需求。首先醫(yī)院領導對科技檔案管理工作要高度重視，通過靈活運用創(chuàng)造性思維、發(fā)散性思維等多種方式指導科技檔案管理工作。同時醫(yī)院領導還應具備發(fā)展意識、人才意識，使醫(yī)院科技檔案管理工作能夠適應科技生產和互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，采用信息化手段管理、處理科教文化信息，為科技檔案的使用者提供便利。

3.2 完善科技檔案管理制度

醫(yī)院應當建立健全相關科技檔案規(guī)章制度，實現(xiàn)管理工作科學化、制度化、規(guī)范化。科技檔案的形式、歸檔、整理、保管等所有環(huán)節(jié)都應當有詳細、具體的規(guī)定，主要內容包括：（1）明確醫(yī)院領導與科技檔案部門人員的職能，將科技檔案管理工作落到實處；（2）對科技技術資料的收集和編制范圍進行明確規(guī)定，確保科技檔案的歸檔率、完整率與準確率達到預期目標[3]；（3）將科技檔案管理工作納入績效考核范圍?？己藘热轂橘Y料收集、編制是否做到完整、齊全、準確、規(guī)范，責任是否落實到位；（4）將科技檔案管理模式由過去的分散式轉變?yōu)榧惺?，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

3.3 利用信息化技術實現(xiàn)科學管理

利用信息化技術實現(xiàn)科技檔案管理，具體措施包括：（1）醫(yī)院應始終堅持以人為本的原則，加強對醫(yī)院科技檔案管理人員的信息化培訓工作，提高專業(yè)技術水平；（2）科技檔案管理人員應主動增強服務意識，提升服務質量，在電子檔案信息的采集、傳輸、使用等環(huán)節(jié)中最大限度地實現(xiàn)資源共享；（3）靈活運用硬盤、光盤、云存儲等電子檔案存儲介質；（4）加大在計算機、服務器等設施方面的投入，為實現(xiàn)科技檔案信息化管理提供必要的硬件環(huán)境；（5）加強網(wǎng)絡防火墻、網(wǎng)關病毒防御系統(tǒng)等網(wǎng)絡安全建設，落實電子實名認證制度，防止網(wǎng)絡外部攻擊對科技檔案電子管理系統(tǒng)造成破壞。

3.4 開放利用科技檔案

有效利用是科技檔案管理工作的最終目的，實現(xiàn)開放利用的具體措施包括：（1）加強科技檔案信息的加工?？萍紮n案管理工作人員應根據(jù)醫(yī)院實際工作需要，圍繞科研命題對各項原始數(shù)據(jù)進行歸納、整理、分析、計算、研究加工，并形成專題匯編、專用圖解等多種性質的資料，及時為臨床科研人員提供文獻服務；（2）完善科技檔案目錄、檢索工具，對科技檔案中儲存的新技術、新成果、新論文等資料以摘要、簡介等形式，在醫(yī)院內部信息化平臺上發(fā)表，臨床科研人員只需要點擊鼠標，就能輕松找到需要的檔案目錄信息；（3）將科技檔案信息資料庫中的非機密信息公布在醫(yī)院內部信息化平臺，如科研課題目錄、科研經費查詢等，為全院職工查詢提供便利，使檔案管理工作能夠真正為資料使用者服務[4]。對重要性強、易損毀、使用頻率高的紙質檔案，應采用掃描技術以數(shù)字化形式存入計算機或服務器中。對電子格式的科技檔案必須采用科學有效的管理手段，確保文件真實、準確、完整。

4 結語

目前，國內外醫(yī)學科技正處于飛速發(fā)展當中，隨著大數(shù)據(jù)、云計算等信息化技術的出現(xiàn)，醫(yī)院的科技檔案信息化建設有著廣闊的發(fā)展前景，這同時也對醫(yī)院科技檔案管理人員的管理水平提出了更高的要求?？萍紮n案管理人員應從多方面著手，熟練掌握新知識、新技術、新能力，為提升醫(yī)院管理水平做出貢獻。

參考文獻

[1]王桂香.醫(yī)院科技檔案管理存在的問題及對策[J].中國新技術新產品，2011（09）：235.

[2]黃淑靜.醫(yī)院科技檔案如何與經濟同步發(fā)展[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2014（06）：91-92.

[3]呼和，張小眉.醫(yī)院科技檔案管理的思考[J].內蒙古科技與經濟，2014（15）：18-19.

[4]劉艷芳，杜嘉欣.綜合性醫(yī)院科技檔案管理[J].辦公室業(yè)務，2015（21）：50+55.

作者簡介

羅彬彬（1972-），女 ，廣西金秀縣，壯族，?？疲瑱n案館員，研究方向：檔案管理。