加強工程檔案資源建設，促進檔案信息化開發(fā)利用

黃兆梅

摘 要：在信息化的社會發(fā)展當中，檔案利用的效益已經(jīng)成為衡量檔案工作水平的重要標志，對檔案資源建設的發(fā)展具有重要的影響。檔案信息化是檔案工作邁入現(xiàn)代化的必由之路，必須要加強信息化的建設，因此本文主要對其進行一定的分析，希望能夠促進檔案資源利用率的提高。

關鍵詞：檔案資源;信息化建設;利用率

隨著科學技術和信息化技術的發(fā)展，檔案作為一種知識和信息的集合體，擁有著巨大的需求量和利用率，已經(jīng)得到了廣大的社會關注度。在新的歷史時期，檔案信息資源信息化的開發(fā)和利用已經(jīng)成為一種系統(tǒng)性的工程，正在不斷的向前發(fā)展。

1 提高檔案信息資源利用效率的必要性

就檔案的性質(zhì)來說的，它具有憑證、依據(jù)參考以及借鑒的作用，它的作用主要是通過利用檔案產(chǎn)生的效益而體現(xiàn)出來的，其中會包含著經(jīng)濟和社會效益兩個方面的內(nèi)容。對于工程項目來說，檔案信息資源開發(fā)與利用是一項重要的內(nèi)容，能夠促進工程項目各個環(huán)節(jié)的發(fā)展，對整個工程項目的建設具有重要的影響。尤其是在現(xiàn)有的市場經(jīng)濟條件下，檔案信息化開發(fā)和利用是適應新時期發(fā)展的重要內(nèi)容，能夠促進經(jīng)濟和事業(yè)的全面發(fā)展。

2 影響檔案信息資源利用效率的因素

2.1 社會環(huán)境的影響

1）政治因素的影響。我國主要是從20世紀五六十年代建立起較為健全的檔案工作機構，進而形成了一定的檔案工作管理體制的，但是在建國后的很長一段時間之內(nèi)，我國的檔案管理工作還處在一個封閉、半封閉的狀況，一直到80年代對《檔案法》進行在貫徹之后，才讓檔案管理的工作走向了開放的狀態(tài)。2）經(jīng)濟因素的影響。對于檔案信息資源的管理來說，社會經(jīng)濟的發(fā)展程度也是對其產(chǎn)生影響的重要因素。因為知識和信息是促進經(jīng)濟發(fā)展的首要資源，高新技術和創(chuàng)新技術對于經(jīng)濟的增長具有非常大的共享，因此在信息化的時代中，對于檔案信息資源管理要求也就會越高。3）科技因素的影響。在時代的變遷和發(fā)展之后，經(jīng)濟已經(jīng)開始進入到經(jīng)濟全球化發(fā)展的階段當中，信息化的趨勢是非常明顯，而檔案工作作為一種為社會提供服務的工作，在信息化時代的發(fā)展之下，想要進一步的提高檔案信息資源管理的效果，就需要對網(wǎng)絡技術和計算機技術進行有效的利用，使用現(xiàn)代化的手段進行信息化的檔案處理。

2.2 檔案部門服務的影響

1）檔案實體管理的制約。檔案管理與其他部門的性質(zhì)有所不同，一直以來都有著自身的獨特性，因此在客觀上來說，檔案管理與其他的部門和人員有一定的隔離感，這就在一定程度上影響到檔案管理的開放性，這在一定程度會對檔案工作的信息開發(fā)和利用造成一定的限制。2）檔案檢索工具的影響。對于檔案管理的機構和部門來說，一般都是坐等上門的這種情況，對整體的服務對象和內(nèi)容涉及都是比較具有單一性的，服務的手段也存在一定的滯后性，相關的設備也較為落后，技術水平低下，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，這在一定程度上限制了現(xiàn)代檔案信息管理的開發(fā)。3）檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理工作人員的素質(zhì)也會對整體的工作產(chǎn)生一定的影響，檔案部門只有樹立起更好的服務意識，才能最大限度的發(fā)揮出自身的作用的。檔案管理人員應該不斷的加強學習，對自身的專業(yè)知識進行提升，充分的發(fā)揮出自身的主觀能動性，為大家提供更為優(yōu)質(zhì)的服務。

3 以提高效率為目標的檔案信息資源建設途徑

3.1 使用現(xiàn)代化的手段，做好檔案信息化建設

1）計算機技術的使用。隨著計算機技術的發(fā)展和應用，全社會的信息化進程也實現(xiàn)加快，而檔案部門作為重要的信息存儲和傳輸?shù)闹匾?，通過對計算機技術進行有效的借助，可以實現(xiàn)檔案管理的自動化，能夠以極快的速度進行信息的輸入、存儲和輸出，對提高工程檔案資源管理和信息開發(fā)的效率具有重要的作用。2）現(xiàn)代化通信技術的運用。使用現(xiàn)代化的通信技術，能夠讓計算機技術的優(yōu)越性得到更加充分的發(fā)揮。將電子計算機網(wǎng)絡作為中心，借助局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和因特網(wǎng)形成的一個數(shù)字化的信息鏈條，這樣可以讓整個檔案部門變成社會服務的部門，進而為大眾提供一定信息的集散地。實行信息化的網(wǎng)絡管理，可以讓檔案信息的傳輸能力變得更強，進而為大家提供更為便捷的社會服務。3）檔案信息資源的深加工。要堅持檔案資源與未來發(fā)展相銜接的原則，對信息的采集工作進行有效的強化，然后對檔案信息資源進行不斷的豐富，同時在保證檔案資料完整的情況下，對檔案的內(nèi)容進行有效的豐富，進而對檔案結構進行合理的優(yōu)化，讓檔案資源的利用率可以得到有效的提升。

3.2 重視人才的力量，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案工作隊伍

1）培養(yǎng)工作人員政治素質(zhì)。對于檔案工作人員來說，需要有較高的思想政治素養(yǎng)，有將責任心和事業(yè)心作為是工作的基礎。檔案工作人員可以通過參與政治理論學習和培訓的方式，對職業(yè)道德意識進行增強的，與時代發(fā)展的步伐進行緊密的結合，更好的適應現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，讓檔案工作可以更好的提供有效的服務。2）提高工作人員業(yè)務能力。對于現(xiàn)代檔案工作人員來說，既要有檔案專業(yè)基礎的理論知識和相關學科知識，還要有經(jīng)營管理方面的業(yè)務知識、計算機相關的技能與知識的熟練掌握，具體可以通過參加培訓和自學的方式，對自身的業(yè)務能力進行提升，培養(yǎng)自身嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，進而適應檔案信息化建設的發(fā)展。

3.3 加強檔案的法制建設，保障檔案信息資源的開發(fā)和利用

1）強化檔案管理體制。檔案行政管理部門要與專業(yè)的主管部門進行配合和合作，通過制定一些具有群眾性的獎懲制度，在檔案利用的過程中制定出相應的監(jiān)督措施，讓檔案管理可以應用的更加充分。要做到有法必依、違法必究，進一步的對《檔案法》的嚴肅性進行維護，有效防止檔案信息資源出現(xiàn)流失和破壞，對檔案信息的完整性和安全性進行保證。2）優(yōu)化軟硬件建設。加強檔案法制宣傳工作，對各種檔案業(yè)務培訓進行合理的組織，同時要將檔案法制意識作為一種重要的任務來執(zhí)行，進而將檔案管理的工作納入到正軌當中，對檔案工作的條件進行合理的優(yōu)化，提高檔案管理與服務的功能。

3.4 強化服務宗旨，開拓檔案信息工作新領域

1）更新觀念，積極主動。樹立起積極主要的服務意識，對過去的被動服務思想進行改變，將經(jīng)營為中心積極的參與各項的活動，將檔案管理的目標與建設目標進行統(tǒng)一，端正服務態(tài)度，對服務的對象進行熟悉，然后對服務市場進行有效的掌握，及時利用更有價值的檔案信息。2）發(fā)揮自身優(yōu)勢，超前服務。要不斷的對新的服務方式和工作手段進行探索，進而展開多種形式檔案信息化的開發(fā)和利用的工作，在對服務內(nèi)容進行擴充的基礎上，實施以檔案為主體的情報、資料和圖書文獻等相關信息的一體化管理，讓靜態(tài)的信息和動態(tài)的信息、內(nèi)部信息和外部信息進行結合，改善服務的功能，進一步的增強服務的預見性和主動性。

4 結語

綜上所述，檔案資源的開發(fā)與利用具有非常重要的意義，相關的檔案部門要深入的貫徹習近平總書記的“四個全面”的重要思想，加大檔案信息資源的開發(fā)力度，進一步的為經(jīng)濟建設進行服務，促進我國工程建設進一步發(fā)展。

參考文獻

[1]高華，嚴峰，阮虹.企業(yè)檔案信息化建設的幾點建議[J].天然氣與石油，2018（03）：120-122.

[2]梁景強.檔案信息化建設途徑探討[A].《建筑科技與管理》組委會.2018年6月建筑科技與管理學術交流會論文集[C].《建筑科技與管理》組委會：北京恒盛博雅國際文化交流中心，2018：2.

[3]宋冰.檔案信息化乃檔案建設之必然[J].蘭臺內(nèi)外，2017（05）：21.

[4]陳永霞.檔案信息化與檔案保護和開發(fā)利用[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經(jīng)濟管理學院.“決策論壇——管理科學與經(jīng)營決策學術研討會”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經(jīng)濟管理學院：《科技與企業(yè)》編輯部，2016：1.