機關事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作策略探究

李壯飛

摘 要：本文以機關事業(yè)單位開展數(shù)字化檔案管理工作的意義為切入點，展開具體分析，并以此為依據(jù)，提出創(chuàng)新機關事業(yè)單位檔案管理制度;加大經(jīng)費投入力度，積極開發(fā)檔案信息資源;提升安全防護技術，及時更新軟硬件;確保文書與歸檔數(shù)字化，降低員工工作難度等幾方面的工作策略。希望在互聯(lián)網(wǎng)技術的影響下，能夠結合機關事業(yè)單位的檔案管理狀況分析，在發(fā)現(xiàn)問題時運用科學有效的大方式，來提升數(shù)字化檔案管理效率。

關鍵詞：機關事業(yè)單位;數(shù)字化;檔案管理;具體策略

傳統(tǒng)模式下的檔案管理方式主要就是以員工手工記錄為主;數(shù)字化檔案管理在管理過程中，可以運用掃描、攝影或是視頻等方式來開展檔案管理工作。本文就是從機關事業(yè)單位開展數(shù)字化檔案管理工作的意義入手，就緊緊圍繞工作策略展開闡述。希望機關事業(yè)單位的檔案管理人員能夠注重數(shù)字化和信息化發(fā)展。

1 機關事業(yè)單位開展數(shù)字化檔案管理工作的意義

1.1 滿足信息化發(fā)展的本質要求

我國科學技術水平在不斷提升，現(xiàn)階段無論人們是在生活中還是在工作中，都離不開互聯(lián)網(wǎng)的支持。在這種狀況下，互聯(lián)網(wǎng)技術被廣泛運用。像一些機關事業(yè)單位在實際開展數(shù)字化檔案管理工作時，也將檔案管理實際狀況與互聯(lián)網(wǎng)技術進有效結合，與此同時也給機關事業(yè)單為位帶來了嚴峻挑戰(zhàn)。目前我國事業(yè)單位越來越注重數(shù)字化檔案管理工作的開展，這是事業(yè)單位滿足信息化發(fā)展的本質要求的具體表現(xiàn)。

1.2 緊跟社會發(fā)展趨勢的必然選擇

無論是機關事業(yè)單位還是普通事業(yè)單位，在實際開展管理工作時，都會涉及到檔案管理工作。而檔案屬于原始憑證，能夠真實的體現(xiàn)出資料的真實價值與重要意義。機關事業(yè)單位在不斷發(fā)展過程中，也會涉及大量的信息數(shù)據(jù)，需要有專業(yè)的技術人員對其進行有效整合[1]。

基于此，我國機事業(yè)單位，要積極開展數(shù)字化檔案管理工作，要注重提升員工工作的專業(yè)性。數(shù)字化檔案管理方式與傳統(tǒng)管理模式相比較，更加方便快捷，在一定程度上也體現(xiàn)出機關事業(yè)單位開展數(shù)字化檔案管理工作的重要性，同時也是緊跟社會發(fā)展趨勢的必然選擇。

2 機關事業(yè)單位開展數(shù)字化檔案管理工作的有效策略

2.1 創(chuàng)新機關事業(yè)單位檔案管理制度

檔案管理制度是機關事業(yè)順利開展數(shù)字化檔案管理工作的基礎條件。因此，我國機關事業(yè)單位在制定科學有效的管理制度時，要結合管理工作的不足進行全面分析，不斷創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理內容，從以下幾方面展開具體闡述。

1）我國機關事業(yè)單位要以自身的發(fā)展特點與發(fā)展反向為依據(jù)，明確數(shù)字化檔案管理的目標，并要結合實際狀況制定具有針對性的檔案管理制度，便于管理人員以此為參考依據(jù)，開展相應的管理工作。

2）我國機關事業(yè)單位在不斷創(chuàng)新檔案管理制度過程中，要堅持以“約素地位平等”為原則展開創(chuàng)新工作。這樣既能使數(shù)字化檔案管理制度對員工差生約素作用，也能使其對機關事業(yè)單位的領導產(chǎn)生約束作用，為今后機關事業(yè)單位順利開展檔案管理工作提供重要保障。

2.2 加大經(jīng)費投入力度，積極開發(fā)檔案信息資源

機關事業(yè)單位是為人民服務的重要機構。在其實際開展數(shù)字化檔案管理工作時，需要大量資金的支持。因此，在我國科技水平不斷提升的影響下，機關事業(yè)單位在開展數(shù)字化檔案管理工作時，要適當?shù)丶哟蠼?jīng)費投入力度，積極開發(fā)檔案信息資源。大量的資金投入可以用于完善相關電子設備方面，為員工后續(xù)順利開展數(shù)字化檔案管理工作創(chuàng)造條件。

1）機關事業(yè)單位領導人要及時與當?shù)卣撠熑诉M行溝通交流，最大程度地獲取資金支持。機關事業(yè)單位的集體員工要積極配合政府工作人員工作，為今后引進大量資金用于資源開發(fā)與研究拓寬渠道。

2）監(jiān)督部門在實際工作期間，要充分發(fā)揮其監(jiān)督職能，準確掌握開發(fā)檔案信息資源的實時動態(tài)。這樣既能調動員工工作積極性，也能提升員工開發(fā)檔案信息資源的工作效率。

2.3 提升安全防護技術，及時更新軟硬件

機關事業(yè)單位開展數(shù)字化檔案管理工作，主要就是依據(jù)互聯(lián)網(wǎng)技術來完成相應的工作。而互聯(lián)網(wǎng)技術是一把“雙刃劍”，其既對開展數(shù)字化檔案管理工作具有較大的幫助作用，也對機關事業(yè)單位檔案信息安全造成嚴重危害[2]。因此，機關事業(yè)單的檔案管理人員，要不斷提升安全防護技術，及時更新軟硬件。這樣不僅既能防止檔案管理出現(xiàn)被黑客、甚至是信息檔案丟失的現(xiàn)象，在一定程度上也能定期更新數(shù)據(jù)庫，不斷豐富檔案信息資源，對于今后機關事業(yè)單位實現(xiàn)檔案數(shù)字化、智能化管理發(fā)展目標具有重要幫助作用。

2.4 確保文書與歸檔數(shù)字化，降低員工工作難度

文書是機關事業(yè)單位長遠發(fā)展的一項重要工作內容。機關事業(yè)單位不斷強化文書工作力度，對于今后提升數(shù)字化檔案管理工作具有重要影響。因此，有一些事業(yè)單位在實際處理文件過程中，在積極運用互聯(lián)網(wǎng)技來助求輸入稿件內容，這樣既能節(jié)省文檔保管的時間，也能使員工正確的開展檔案歸檔工作。此外，還要運用數(shù)字化管理模式來降低員工的工作壓力，為今后促進我國機關單位全面發(fā)展重要作用。

3 結束語

總而言之，機關事業(yè)單位開展數(shù)字化檔案管理工作，既能滿足信息化發(fā)展的本質要求，也能緊跟社會發(fā)展趨勢，對于今后加快機關事業(yè)單位數(shù)字化建設具有重要影響。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的不斷發(fā)展，檔案管人員要積極面對數(shù)字化檔案管理工作的問題，并能及時采取科相應策略，進一步促進我國機關事業(yè)單位健康可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1]李希茜.關于新時期機關事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新性思考[J].科技風，2018（22）：238.

[2]高春雷.新形勢下加強機關事業(yè)單位會計檔案管理的重要性探討[J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計，2018（02）：238-239