優(yōu)化高中學生檔案管理

摘 要：管理學生檔案是學校的日常工作，要樹立重視管理的觀念和意識，不斷提高高中檔案的管理工作和業(yè)務(wù)水平。檔案管理員要具備專業(yè)素養(yǎng)，建立創(chuàng)新管理模式，尋找最優(yōu)化的管理方法和手段，從而高效便捷地推動檔案管理工作的進行。

關(guān)鍵詞：高中學生檔案;優(yōu)化管理

高中學生檔案是記述和反映學生發(fā)展狀況和學習狀況的文件，是人事檔案的雛形，對學生的長遠發(fā)展具有重要意義。檔案管理員要做到檔案不空白、不遺失、不泄密和不損壞，保護學生的切身利益，維護學校的可持續(xù)發(fā)展。

1 高中學生檔案的現(xiàn)狀

1.1 紙質(zhì)檔案和電子檔案

高中學生檔案一部分是紙質(zhì)學籍檔案，另一部分是電子素質(zhì)評價表。由于紙張的保存要防潮、防蟲、防老化、防洇，故而紙質(zhì)檔案容易損壞和不可再生，整理歸檔難度大。并且紙質(zhì)檔案管理工作繁瑣、信息安全保密性差、信息檢索難度大。查閱紙質(zhì)檔案還要小心謹慎，避免人為損壞。查閱效率低，例如：搜索學生的個人情況，必須知道學生姓名、哪屆畢業(yè)、班別學號等，然后根據(jù)檔案文件的唯一文件名進行一一查看。對于信息不全的搜索，查詢過程中要逐一翻閱排查，工作量大也極其繁瑣。由于歷史技術(shù)問題，我校紙質(zhì)檔案保存著建校以來所有學生的資料，我校有專門的檔案室保存這珍貴的文件，具有濃郁的文化氣息。

電子素質(zhì)評價表是高中生高考檔案的必備材料，記錄著高中三年學生所修的學分和社會實踐情況。由教師收集，學生填寫，系統(tǒng)管理員錄入。系統(tǒng)支持學分和社會實踐用excle導入，其他的興趣愛好和獎罰情況就要根據(jù)上交的表格一一錄入。由于大多復(fù)讀生不是本校學生，而且來自不同學校，文理分科也無規(guī)律，故其信息的錄入不能批量導入，只能根據(jù)實際材料手動緩慢輸入。

1.2 管理員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

檔案專業(yè)人員稀缺，學校在招聘時很難聘用專業(yè)人才，挑選檔案管理員時只能在學校原有教職工中隨意挑選。其管理經(jīng)驗一般是從老一輩管理員中獲得，易造成管理能力不足、管理理念不更新、管理規(guī)則不明確等弊端。學生檔案的管理工作質(zhì)量低下、歸檔整理學生檔案時偶發(fā)性缺失或遺漏、計算機實際操作能力差、缺乏工作態(tài)度工作耐心和工作熱情等缺點。

2 優(yōu)化管理高中學生檔案的對策

2.1 提高信息化管理

隨著信息時代的發(fā)展，電子計算機和手機不斷沖擊著我們的日常生活。在工作上要緊跟時代的發(fā)展，充分利用時代發(fā)展的產(chǎn)物，促進工作智能化。

全國中小學生學籍系統(tǒng)能在全國范圍內(nèi)處理學生基礎(chǔ)信息管理、學生異動管理（轉(zhuǎn)班、轉(zhuǎn)校、休學、復(fù)學、退學）、畢業(yè)生信息管理（小學畢業(yè)、初中畢業(yè)、高中畢業(yè)）、獎懲管理等多項功能，并進行綜合管理和快速查詢，有助于提高整個學校的教育水平和管理水平。能快速檢索學生從小學初中高中的基本信息，在處理跨省轉(zhuǎn)學具有明顯的優(yōu)勢，降低辦理難度讓學生和家長縮小辦理周期。只要聯(lián)系好學校，轉(zhuǎn)入學校系統(tǒng)管理員提出申請，轉(zhuǎn)入教育部門管理員審核通過，轉(zhuǎn)出學校系統(tǒng)管理員確認轉(zhuǎn)出，轉(zhuǎn)出教育部門同意即可。學生提交完整的材料后，這些操作只需在計算機上完成，還可根據(jù)需求打印紙質(zhì)證明并蓋章。

廣東省最新學籍檔案能在手機或者平板電腦的APP中操作，更大程度解決了時空問題。利用現(xiàn)代科技的新型信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案輸入、查詢、搜集的功能，從而在本質(zhì)上提升高中學校的檔案管理模式，為學校各項工作的順利進行提供便利。學生登錄個人賬號填寫個人信息，教師按模板輸入學生成績和學分，系統(tǒng)管理員統(tǒng)籌規(guī)劃數(shù)據(jù)。把任務(wù)分級安排下去做，減少了檔案管理員的工作量，也提高了信息的精準度。云端存儲數(shù)據(jù)可隨時隨地處理問題，有效保密學生的個人信息，實現(xiàn)不同權(quán)限者的各種需求。使學生檔案嚴格按照《高中學生學籍檔案管理辦法》執(zhí)行，規(guī)范中學生學籍管理，促進基礎(chǔ)教育管理的科學化、規(guī)范化、制度化、信息化，保障青少年受教育權(quán)利和享受教育帶來的優(yōu)越感。

我校周啟業(yè)老師開發(fā)的啟業(yè)網(wǎng)極大程度提高了處理學生每次考試成績的效率。這是一個動態(tài)登計分數(shù)的系統(tǒng)，一個全校性數(shù)據(jù)共享的平臺，記錄歷屆學生的考試信息。例如：每次考試各科成績、各科排名、單科排名、文理排名和學校效果評估報告。不用人工統(tǒng)計，而是系統(tǒng)后臺動態(tài)統(tǒng)計，當每一個教師把各個學生的成績輸入進去，系統(tǒng)就會運算一次，學生能及時查閱自己的考試情況。不用等到所有教師把所有學生的成績?nèi)夸浫?，學生就能查詢到已有的信息。據(jù)說這個系統(tǒng)有一千萬個代碼字符，有幾百張頁面，有幾十個數(shù)據(jù)庫。優(yōu)化檔案信息化整理過程和數(shù)據(jù)的填寫錄入工作，使填寫規(guī)范和準確填寫，提升檔案管理的效率。其功能很強大，包括校歷表、學生考勤、德育管理、成績管理、教學質(zhì)量監(jiān)控、校務(wù)公開、網(wǎng)絡(luò)文件系統(tǒng)、學生資料和個人資料等教育教學方面。從各個方面完整地記錄學生和教師的信息，提高學校的管理進程和信息整合率，為師生提供便捷，把更多時間和精力放在教育教學上。

2.2 提高管理員的素質(zhì)

首先，學校要重視學生檔案的管理。建立檔案管理委員會，建立完善的管理制度，從而督促教師及時上交材料、落實材料填寫的規(guī)范性、完善檔案資料的查閱和外借手續(xù)、規(guī)范學生出具在校證明和畢業(yè)證明、按實際情況為學生提供考試成績的憑證。其次，學校要大力落實資金的投入。多讓管理員走出去與外校相關(guān)專業(yè)人士交流學習，管理員定期參加專業(yè)理論的拓展培訓，為管理員提供先進的電子計算機等設(shè)備。最后，善于學習就是善于進步，時代在不斷發(fā)展，信息技術(shù)也在不斷更新?lián)Q代。作為檔案管理員要秉承“活到老，學到老”終生學習的理念，不斷學習新的管理知識，“升級”大腦，增強自己的專業(yè)知識和綜合素質(zhì)，更好地服務(wù)學生。

2.3 創(chuàng)新管理模式

根據(jù)實際的工作需求創(chuàng)立合理的、符合規(guī)范的檔案收集程序，制定有序的檔案整理歸納的程序，并加大對檔案的管理力度。為此，高中檔案管理部門必須改變服務(wù)手段，創(chuàng)新符合信息化發(fā)展的新服務(wù)方式，建立起現(xiàn)代化的檔案管理模式，推動智能化發(fā)展在高中檔案管理工作中的應(yīng)用。

3 優(yōu)化高中學生檔案的意義

隨著信息時代的不斷創(chuàng)新，如何科學有效管理和利用檔案資源，如何發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)時代產(chǎn)物對學生檔案的作用，如何使信息高效提取、傳輸、利用。時刻要求與時俱進共同發(fā)展，做到管理的高效性、持久性和創(chuàng)造性，從而促進高中學校穩(wěn)定發(fā)展。檔案是記錄學生成長的“紀實報告”，完善的、科學的、信息化的學生檔案管理模式對個人來說意義重大、極其重要。

參考文獻

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作者簡介

葉姍姍（1992-），女，漢族，廣東陽江，信息技術(shù)中學二級教師，大學本科，陽江市第一中學，研究方向：高中學生檔案管理。