城建檔案異地備份工作實踐與問題研究

摘要：基于城建檔案館開展檔案異地備份工作的實踐狀況，本文探究并論述了城建檔案進行異地備份的必要性和重要性，分析并概括了檔案異地備份工作的經(jīng)驗與存在的問題，并提出相關(guān)看法與建議。

關(guān)鍵詞：城建檔案；電子檔案；異地備份

城建檔案異質(zhì)異地備份，就是將最初的城建檔案信息復(fù)制到其他介質(zhì)當(dāng)中，將檔案信息用多種不同的載體進行記錄，保存在和最初的城建檔案不同地方的檔案管理形式。為確保城建檔案的安全可靠，需要對城建檔案異質(zhì)異地備份工作進行深入探究，將城建檔案異質(zhì)異地備份工作爭取做到最好。

1 為何做好城建檔案異地備份工作

1.1避免檔案的徹底消失

隨著歷史的發(fā)展，無法抵御的自然災(zāi)害、難以預(yù)料的人為和社會事故都會對檔案安全產(chǎn)生消極影響，這就促使各個國家都對檔案的安全給予高度重視。某個地區(qū)遭受了災(zāi)害之后，當(dāng)?shù)乇４娴臋n案可能會被銷毀，然而，考慮到城建檔案的特殊性，其一旦毀滅就不會被修復(fù)[1]。所以，只有采取有效措施，如做好城建檔案異質(zhì)異地備份工作，防止某種獨一無二的資料被滅絕以及某一類資料被銷毀，才能避免檔案的徹底消失。

1.2時代發(fā)展進步的同時帶來了新的問題

在數(shù)字化時代中建立的檔案更需要科學(xué)先進的技術(shù)進行保存。因此，當(dāng)今世界，如何安全長久的保存電子信息和文件成為了檔案界工作的一大難題，這是因為當(dāng)前數(shù)字化的城建檔案只要被銷毀，就很難再被復(fù)原。針對于此，我們要吸取那些成功的經(jīng)驗，比如，一些發(fā)達國家或地區(qū)進行城建檔案異地備份工作之后，能夠有效的防止操作失誤和網(wǎng)絡(luò)攻擊等造成數(shù)據(jù)的損失與破壞，保證檔案足夠完整可用、真實安全。

2 城建檔案異地備份工作的缺陷與不足

2.1缺乏上層設(shè)計與統(tǒng)一的備份標(biāo)準(zhǔn)

目前城建檔案異地備份工作僅在主管部門的有關(guān)文件中提到過，而且，許多需要考慮的方面都沒有明確的規(guī)劃，如進行異地備份的時間、檔案備份的程度和方法、載體的運輸及保存等工作仍缺乏上層計劃和統(tǒng)一的備份標(biāo)準(zhǔn)。

2.2異地備份技術(shù)比較落后致使工作效率低

我國城建檔案異地備份技術(shù)主要是在光盤或硬盤上，通過光盤刻錄或硬盤拷貝兩種封裝方法進行檔案的儲藏工作。然而，由于檔案數(shù)量的逐漸增加，所需要封裝的內(nèi)容就越來越多，致使工作效率越來越低。

2.3異地備份的手段比較簡單不夠安全

我國當(dāng)前的城建檔案異地備份手段只有館際互備這一種，館際之間相互備份，將有關(guān)的電子檔案與信息數(shù)據(jù)進行離線異地備份，雖然操作比較簡單，成本也得到了控制[2]。但這種方式備份出的數(shù)據(jù)沒有足夠的安全性，明顯不符合檔案異地備份技術(shù)的原則。

2.4備份載體保存方式落后以及未確立數(shù)據(jù)定期檢測制度

相關(guān)部門目前都不是特別注重備份載體的運輸和保存，工作僅僅是將備份載體運送到對方檔案館，沒有確立數(shù)據(jù)定期檢測制度去檢測數(shù)據(jù)，這就不能夠保證數(shù)據(jù)足夠的安全。

3 如何做好城建檔案異地備份工作

3.1堅持城建檔案異質(zhì)異地備份的原則

要想做好城建檔案異質(zhì)異地備份工作，就需要堅持因地制宜、強調(diào)重點、安全可靠的原則。因地制宜是要按照城建檔案的產(chǎn)生時期、載體及保存條件、當(dāng)?shù)靥攸c以及完整性的不同，通過相應(yīng)的備份技術(shù)進行城建檔案異質(zhì)異地備份工作。強調(diào)重點是指在眾多的城建檔案資料當(dāng)中，根據(jù)檔案的重要程度、保密等級、使用次數(shù)等原則進行備份，通常來說，先備份重要的、等級高的、使用次數(shù)多的檔案。安全可靠是指利用科學(xué)先進的備份手段與技術(shù)，在安全的異地備份場所進行檔案的備份與保存，提高檔案的可靠性與安全性[3]。

3.2充分采用先進的科學(xué)技術(shù)

信息時代的全面到來，促使信息技術(shù)在人們生產(chǎn)與生活的各個方面發(fā)揮著重要作用。做好城建檔案異質(zhì)異地備份工作就需要與時俱進，采用科學(xué)先進的備份手段與技術(shù)，確保備份檔案的安全可靠。《國家保密法》中規(guī)定：禁止在互聯(lián)網(wǎng)及其他公共信息網(wǎng)絡(luò)或未采取保密措施的有線和無線通信中傳遞國家秘密。某些檔案記錄著國家秘密，那么在對這些檔案進行異地備份時就不能采用互聯(lián)網(wǎng)這項技術(shù)，需要用其他方法。一種方法是研發(fā)能夠同時備份兩套數(shù)據(jù)的備份系統(tǒng)，將這兩套數(shù)據(jù)分別用作本地備份和異地備份，并使異地備份在需要時能夠隨時獲??；另一種方法是建立省際之間專門的城建檔案備份網(wǎng)絡(luò)，可以依次建立市級和省級的檔案備份網(wǎng)絡(luò)，進而完成省際之間的檔案備份網(wǎng)絡(luò)連通，開展城建檔案在線實時備份工作。

3.3增加城建檔案異地備份形式

進行城建檔案異地備份工作的目的就是保障城建檔案的安全可靠，確使城建檔案的復(fù)原與再利用。除了已經(jīng)實行的省際之間的城建檔案備份技術(shù)之外，各級城市還要對城建檔案備份工作給予高度的支持與充分的資金投入，鼓勵城建檔案備份機構(gòu)逐漸豐富城建檔案異地備份工作的形式。一方面，發(fā)展程度較好的城市可建立檔案后庫，利用檔案后庫備份的形式將寶貴的檔案進行備份。另一方面，通過容災(zāi)備份機制進行同城異地和同省異地的備份工作。除此之外，建立省級集中備份中心。

3.4完善城建檔案備份的有關(guān)制度

為確保載體運輸與保存工作以及資料傳輸與檢測的安全可靠，需要建立備份載體運輸、保存及資料運輸、檢測等相關(guān)制度。不同的載體要根據(jù)特性存放在不同的容器之中，比如，硬盤載體保存在專用硬盤盒中，光盤載體保存在光盤存儲柜中，對載體盛放容器進行密封、防潮等，檢查并維護傳輸線路，定期檢測載體中的備份數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)足夠的安全可靠。

4 結(jié)束語

綜上所述，城建檔案是一個國家和地區(qū)的潛在資源，萬不能因災(zāi)害和事故帶來的危害而受到影響。又因為城建檔案所具有的獨特性質(zhì)，這就突出了做好城建檔案異質(zhì)異地備份工作至關(guān)重要的地位。城建檔案備份機構(gòu)務(wù)必要根據(jù)工作特點與當(dāng)?shù)氐膶嶋H情況進行城建檔案備份工作。依照本地區(qū)所處的自然環(huán)境以及檔案館的儲存情況，對于工作要有足夠的預(yù)見性，長期堅持采用科學(xué)有效的備份手段與技術(shù)進行備份工作，從而為城建檔案備份工作提供安全保障。

參考文獻

[1]鄧楊.關(guān)于城建檔案異質(zhì)異地備份的思考[J].城建檔案，2016（10）：88-89.

[2]王宏霞.城建檔案的異地備份工作研究[J].理論觀察，2014（03）：127-128.

[3]周素蘭.淺析城建檔案的數(shù)字化和異地備份[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2013（00）：279-283.

作者簡介：

逯煒（1979-），男，漢族，河北石家莊人，本科，館員，研究方向：檔案管理。