信息化條件下的科技檔案管理工作分析

劉玉梅

[摘 要]近年來，伴隨著我國科技時代的不斷改革與發(fā)展，科技時代的進(jìn)步對于科技檔案管理工作水平提出了更高的要求，信息化技術(shù)的發(fā)展為科技檔案管理提供了一個改革契機(jī)。信息化檔案管理主要采用計算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，促進(jìn)了檔案工作的發(fā)展，不僅實現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化和資源共享，還提升了檔案管理的整體水平。目前，我國信息化條件下，檔案管理工作還存在很多的問題，嚴(yán)重影響了科技檔案管理工作水平的提高，文章闡述了信息化技術(shù)應(yīng)用到科技檔案管理工作中的意義，針對于目前科技檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀，提出了信息化技術(shù)下科技檔案管理的有效策略，希望能夠給予相關(guān)部門一些參考意見，從而能夠提高我國科技檔案管理工作水平。

[關(guān)鍵詞]信息化條件 科技檔案 管理 分析

中圖分類號：G275.3 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與完善，為我國科技檔案管理工作提供了一個重要的改革契機(jī)，伴隨著信息時代的來臨，科技檔案管理工作又走進(jìn)了一個新的發(fā)展空間。將信息化技術(shù)有效利用到科技檔案管理工作中來，不僅減少了人工操作出現(xiàn)的失誤，還有效地提升了工作效率及科技檔案的管理水平?，F(xiàn)階段，信息化技術(shù)在科技檔案管理應(yīng)用中還存在一些問題，導(dǎo)致科技檔案管理水平不能加速提升，因此，檔案管理人員應(yīng)該不斷研究信息化技術(shù)在科技檔案管理的應(yīng)用問題，找到有效解決方式，推動科技檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展和革新，提升檔案管理水平，從而實現(xiàn)科技檔案管理的統(tǒng)一化、規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化。

一、利用信息化技術(shù)進(jìn)行科技檔案管理工作的意義

（一）提升工作效率

現(xiàn)階段，阻礙科技檔案管理水平提升的重要原因就是相關(guān)人員對于信息化技術(shù)的應(yīng)用缺乏深入的了解，也沒有重視計算信息技術(shù)應(yīng)用。另外，管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高，沒有專業(yè)的計算機(jī)操作能力，導(dǎo)致了信息化技術(shù)在科技檔案管理工作中的應(yīng)用水平無法提升。因此，科技檔案管理人員必須重視信息化技術(shù)在科技檔案管理的應(yīng)用，認(rèn)識到信息化技術(shù)可以有效地提升科技檔案管理的工作效率。傳統(tǒng)的科技檔案管理方式，由于人工管理導(dǎo)致很多檔案發(fā)生錯誤的情況，并且工作效率非常低。利用信息化方式管理檔案，不但可以減少人工操作的失誤率，還能提升檔案管理水平及工作效率。計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用還節(jié)省了檔案管理工作人工成本，相對于傳統(tǒng)的管理模式而言，利用信息化技術(shù)進(jìn)行管理更規(guī)范，更有效率，提升了檔案管理的整體水平[1]。

（二）達(dá)到信息和技術(shù)資源共享的目的

科技檔案管理不僅僅是檔案管理的重要部分，也是一項基礎(chǔ)技術(shù)工作。尤其是對于科學(xué)研究院來說，更有重要的作用。科學(xué)研究院重要的科技檔案指的是在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)科技研究中歸檔保存的文字、圖片、視頻材料，等等。這些檔案資料包含了科學(xué)研究院的所有研究記錄，可以有效地將信息和技術(shù)資源進(jìn)行統(tǒng)一的管理，達(dá)到共享、傳播和使用的目的。同時，在信息化技術(shù)的應(yīng)用下，科技方案管理也提升了科技信息交流速度，及時地反饋和處理有關(guān)科技信息，為科研工作信息交流提供了一個良好的信息保障。

（三）促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步

眾所周知，利用信息化技術(shù)管理科技檔案，大部分都是在互聯(lián)網(wǎng)上開展的檔案管理工作，將數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行及時有效的開發(fā)、利用，實現(xiàn)資源共享。企業(yè)在發(fā)展過程中，只有不斷地研究檔案管理方式，提高檔案管理水平，才能在競爭激烈的市場中站穩(wěn)自身的腳步。在企業(yè)發(fā)展道路中，企業(yè)應(yīng)該把握住改革的時機(jī)，不斷研究檔案管理信息化建設(shè)手段，這樣才能跟上時代發(fā)展的腳步。以XX市科學(xué)研究院科技檔案為例，只有以最快的速度，精準(zhǔn)找出所需的檔案資料，才能讓相關(guān)人員更快地根據(jù)數(shù)據(jù)檔案資料，進(jìn)行科研技術(shù)工作。科學(xué)研究院的科技檔案管理數(shù)據(jù)具有指導(dǎo)性作用，為科研人員提供了重要的技術(shù)性資料和數(shù)據(jù)，能推動專業(yè)的發(fā)展，所以說，信息化技術(shù)不僅全方面實現(xiàn)科技檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，還有效地促進(jìn)了企業(yè)單位的發(fā)展和進(jìn)步，信息化檔案管理在企業(yè)發(fā)展中有著無法取代的地位和作用[2]。

二、信息化技術(shù)在科技檔案管理工作中的應(yīng)用現(xiàn)狀

（一）管理人員專業(yè)水平不高，缺乏專業(yè)性隊伍人才

檔案管理信息化，顯而易見，離不開計算機(jī)信息技術(shù)，計算機(jī)信息技術(shù)包含了多媒體技術(shù)應(yīng)用、人工智能以及網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)，等等。信息化檔案的管理需要有經(jīng)驗的檔案專業(yè)人才，更需要計算機(jī)專業(yè)應(yīng)用型人才。但是，目前，我國科技檔案的發(fā)展現(xiàn)狀是，缺乏既掌握信息化技術(shù)，又有專業(yè)檔案管理能力的復(fù)合型人才，現(xiàn)有的管理人員專業(yè)水平不夠，自身專業(yè)素養(yǎng)不高，對檔案專業(yè)知識不夠了解，沒有豐富的管理經(jīng)驗，并且計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)也不高。這些原因?qū)е滦畔⒒瘷n案管理水平較低。

（二）信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)自身存在安全威脅

信息化技術(shù)在科技檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用，不僅提升了工作效率，還提高了檔案管理工作水平。檔案信息化能更好地為社會所使用，有效地實現(xiàn)了資源信息共享。但是在應(yīng)用信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案管理時，還存在一定的安全風(fēng)險，那就是信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)自身的安全漏洞，主要的漏洞包含黑客惡意攻擊、網(wǎng)絡(luò)病毒，等等。有些不法分子利用網(wǎng)絡(luò)漏洞盜取重要科技信息數(shù)據(jù)，網(wǎng)絡(luò)安全問題嚴(yán)重地影響了信息化技術(shù)檔案管理工作的正常開展[3]。

三、在科技檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)的有效途徑

（一）加強(qiáng)信息化安全管理意識，提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)

隨著科技時代的不斷進(jìn)步，信息化已經(jīng)成為當(dāng)代社會發(fā)展的新趨勢，相關(guān)管理人員都應(yīng)該具備信息化管理意識，讓檔案信息化管理方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)化管理檔案的方式。所以，首先應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展的需求，創(chuàng)建統(tǒng)一規(guī)范的信息化檔案管理方式，不但可以讓科技檔案得到安全保密的管理，還能提升管理水平和工作效率。應(yīng)用信息化技術(shù)，還能節(jié)省大量的人力和物資，對科技檔案從分類到立卷一步到位。其次，科技檔案管理員要樹立正確的信息化檔案管理意識，深入了解計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，跟上時代的發(fā)展腳步，科技檔案管理工作是一門綜合性很強(qiáng)的工作，要想做好檔案管理工作，就必須不斷地提高自身的專業(yè)水平，不斷地學(xué)習(xí)新的知識，為科技檔案管理工作提供堅實的后盾。目前，由于我國很多檔案管理人員的管理意識不強(qiáng)，導(dǎo)致信息化科技檔案管理出現(xiàn)了很多違法違規(guī)問題，因此，要想更好地管理科技檔案，就應(yīng)該不斷提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，定期對人員進(jìn)行法律法規(guī)培訓(xùn)，加強(qiáng)信息化安全管理意識，這樣才能促進(jìn)信息化科技檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（二）加強(qiáng)信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)和管理

科技檔案管理最重要的基礎(chǔ)就是加強(qiáng)信息化科技檔案管理的建設(shè)工作，首先，一定要加強(qiáng)信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)不僅是保障整個科技檔案管理信息化水平的重要因素，也對整個科技方案管理工作水平起著關(guān)鍵性的作用。同時，加強(qiáng)科技檔案管理，具體體現(xiàn)在科技檔案的數(shù)據(jù)錄入、備份和安全管理上，以科學(xué)研究院為例，需要對科研數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、錄入，規(guī)范化和統(tǒng)一化以及標(biāo)準(zhǔn)化，只有這樣，才能保障信息數(shù)據(jù)的共享和傳輸。其次，要重視檔案數(shù)據(jù)安全工作，對于重要的數(shù)據(jù)信息，要通過計算機(jī)技術(shù)避免數(shù)據(jù)被盜或者丟失，防止不法分子盜用，利用數(shù)據(jù)信息去做違法亂紀(jì)的事情。同時對于數(shù)據(jù)資源應(yīng)該設(shè)置密鑰或者防火墻等，以及保密性很強(qiáng)的技術(shù)檔案，科研人員可以進(jìn)行內(nèi)部檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，加強(qiáng)科技檔案有效管理，是保障信息化檔案管理工作順利開展的前提[4]。

四、結(jié)語

信息化條件下，科學(xué)檔案管理水平的提升是促進(jìn)科技方案管理效率的重要手段，更是加快科技檔案管理工作規(guī)范建設(shè)的關(guān)鍵要素。隨著時代的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)也在不斷完善和改革，逐步實現(xiàn)了檔案管理的統(tǒng)一化和規(guī)范化，給很多企業(yè)的檔案管理工作提供了有利的條件。為了更好地利用信息化技術(shù)實現(xiàn)檔案管理工作，管理人員應(yīng)該不斷探索有效管理方式，這樣不僅可以提升科技檔案管理水平以及工作效率，還為企業(yè)的發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]秦彩霞.淺析信息化時代科技檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].才智，2018（33）：217.

[2]王玫.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的科技檔案管理創(chuàng)新分析[J].通訊世界，2018（10）：319- 320.

[3]王敏.信息時代科技檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].企業(yè)改革與管理，2018（2）：38，73.

[4]殷娜.基于信息化條件下的科技檔案管理工作探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（19）：63- 64.