大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討

姚俐

摘 要：信息技術(shù)發(fā)展的推動(dòng)下大數(shù)據(jù)時(shí)代已然到來，在各個(gè)行業(yè)日常工作開展過程當(dāng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量越來越大，這種情況下原有的一些處理辦法已經(jīng)不適用于目前爆炸式的信息增長(zhǎng)，如何在大數(shù)據(jù)時(shí)代下引入新的管理辦法優(yōu)化大管理技術(shù)，是提高檔案管理效率的必然途徑之一，另外隨著物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的出現(xiàn)以及普及，將其應(yīng)用到檔案管理過程當(dāng)中，能夠很大幅度解決工作人員在檔案管理過程當(dāng)中遇到的一些問題，本文再大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的基礎(chǔ)上對(duì)檔案管理工作的開展優(yōu)化進(jìn)行分析研究并提出一些解決辦法。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理;探討

大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)以及快速發(fā)展直接要求這各行各業(yè)本身在信息數(shù)據(jù)管理過程當(dāng)中投入到的人力物力有了新的要求，面對(duì)目前大量集中的信息數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的檔案行業(yè)想要對(duì)收集到的資料快速高效的整理并進(jìn)行分類處理，就必須要投入大量人力資源，這顯然是不符合目前的發(fā)展現(xiàn)狀，所以如何將大樹聚集出應(yīng)用到檔案管理行業(yè)當(dāng)中以提高檔案管理的效率，也是檔案管理工作人員的工作目標(biāo)之一。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下想要保住檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展，必然要將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到實(shí)際的管理工作當(dāng)中。

1為何要引進(jìn)大數(shù)據(jù)檔案處理技術(shù)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的理念最早由麥肯錫提出，出現(xiàn)的背景主要是隨著信息技術(shù)以及傳遞技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步各行各業(yè)在工作開展過程當(dāng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)大量提升，這給數(shù)據(jù)管理工作開展提出了比較高的要求。對(duì)于檔案管理工作來說，其主要工作的對(duì)象就是數(shù)據(jù)手機(jī)貫徹到了管理工作的始末，所以對(duì)于檔案管理工作人員來說，在電子化信息技術(shù)的飛速發(fā)展情況下，想要保證電子檔案管理工作登上時(shí)代，就必須要尋找新的技術(shù)，而大數(shù)據(jù)技術(shù)便是解決這個(gè)問題的最主要途徑，尤其是對(duì)于電子信息文件，如果依靠傳統(tǒng)的人力資源以及單一的計(jì)算機(jī)來完成處理效果很難達(dá)到理想狀態(tài)，目前在檔案管理行業(yè)迫切需要大數(shù)據(jù)技術(shù)給大管理工作的發(fā)展提供一定的基礎(chǔ)，同時(shí)對(duì)于工作人員來說想要提升自身的專業(yè)素質(zhì)，必須要準(zhǔn)確理解大數(shù)據(jù)檔案管理技術(shù)。

2大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理出現(xiàn)的問題

2.1缺少專業(yè)數(shù)據(jù)處理人才

筆者在研究的過程之中發(fā)現(xiàn)大多數(shù)檔案管理工作都是采用比較傳統(tǒng)的方式，這種傳統(tǒng)檔案管理工作有無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境的發(fā)展趨勢(shì)。在大數(shù)據(jù)背景之下的檔案管理工作，依靠的是專業(yè)的數(shù)據(jù)處理統(tǒng)計(jì)人才以及技術(shù)，而且在實(shí)踐的過程中發(fā)現(xiàn)僅僅依靠聘請(qǐng)國(guó)外的數(shù)據(jù)處理專業(yè)人才還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，這主要是因?yàn)樵诖髷?shù)據(jù)背景之下的檔案管理工作在未來的發(fā)展之中有著更高的要求。

2.2檔案管理信息缺少統(tǒng)一的管理及備份

我國(guó)目前的檔案管理工作本身來看，大部分工作開展都比較單一，也就是說不同地區(qū)不同部門之間的檔案管理并沒有統(tǒng)一到一起，這個(gè)給數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理帶來了比較嚴(yán)重的障礙，這也不利于大數(shù)據(jù)技術(shù)的開展，目前情況下想要推動(dòng)大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作當(dāng)中的深入必須要解決好這個(gè)問題。然后借助大數(shù)據(jù)的各種技術(shù)去有效的處理和統(tǒng)計(jì)檔案中的數(shù)據(jù)，通過這種方式才能夠最大限度的去開發(fā)和利用檔案信息。

2.3檔案管理安全系統(tǒng)性能較差

我國(guó)目前檔案數(shù)據(jù)管理存在一個(gè)比較嚴(yán)重的問題，就是在龐大的數(shù)據(jù)面前卻沒有專業(yè)的安全性的系統(tǒng)來作為保障，而在我國(guó)科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的過程之中就會(huì)有很多比較重要的檔案數(shù)據(jù)，因?yàn)楦鞣N因素而丟失或者是破壞，情況如果比較嚴(yán)重的話還會(huì)導(dǎo)致重要答案信息的泄露，以上這些情況都會(huì)在很大程度上去破壞檔案數(shù)據(jù)信息資源的整體性。

2.4檔案管理理念和流程亟待改變

在大數(shù)據(jù)還沒有發(fā)展的檔案管理模式大多數(shù)都是由工作人員將資料分門別類的去做好記錄，然后在日后需要的時(shí)候再由檔案管理人員去負(fù)責(zé)查找。但是在最近幾年來，伴隨著大數(shù)據(jù)的到來信息量也在不斷的增加，而且在大數(shù)據(jù)的環(huán)境之下大多數(shù)的數(shù)據(jù)信息也是交叉的，在這樣的環(huán)境之下如果依然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式也是不現(xiàn)實(shí)的。另一方面在大數(shù)據(jù)的環(huán)境之下，也有很多比較重要的檔案和信息是無法用傳統(tǒng)的檔案管理方式去進(jìn)行保存和記錄的。

3大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下如何促進(jìn)檔案的有效管理

3.1找準(zhǔn)檔案管理準(zhǔn)入與健全監(jiān)管制度

新的時(shí)代背景下舊有的一些制度很容易與實(shí)際的工作方法出現(xiàn)沖突，所以說在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景之下檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。對(duì)于檔案管理工作的人員來說，目前最重要的工作就是標(biāo)準(zhǔn)檔案管理準(zhǔn)入與健全監(jiān)管的制度，建立制度的目的也是為了能夠?yàn)槿蘸髾n案管理工作提供一個(gè)依據(jù)。筆者在研究的過程中發(fā)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下的檔案管理信息整體呈現(xiàn)出了一個(gè)多樣化的狀態(tài)，而且有各種各樣的信息檔案也有著自身的要求和特征，對(duì)于檔案管理工作人員他們管理過程中所遇到的風(fēng)險(xiǎn)性也就在逐年的增加。

3.2積極尋求與大數(shù)據(jù)公司或機(jī)構(gòu)的合作

在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，檔案管理工作出現(xiàn)最大的變化是企業(yè)工作重心發(fā)生了一定程度的轉(zhuǎn)變，這就直接導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理工作方法以及管理模式在新的時(shí)代環(huán)境背景下已經(jīng)不適應(yīng)于檔案管理行業(yè)管理工作的開展，都會(huì)直接導(dǎo)致工作效率及信息的收集效率，為了避免檔案管理行業(yè)在新的時(shí)代背景下出現(xiàn)落后的問題，就必須要研究如何將檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)二者相互融合，從而而轉(zhuǎn)變并提高檔案管理工作人員本身的管理理念。數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作開展過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)尋求與專門的大數(shù)據(jù)公司相互合作，借用您處理以及虛擬化技術(shù)，開展大管理，這樣工作人員能夠遠(yuǎn)程控制電子檔案，減少大量的不必要的繁瑣步驟從而提高管理效率。

3.3現(xiàn)代檔案管理工作人員基本素質(zhì)優(yōu)化

新的時(shí)代背景下，檔案管理工作的開展方法依然是由工作人員為主，所以保證工作人員本身的專業(yè)素質(zhì)是檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)條件之一。另外由于工作人員對(duì)于新的管理技術(shù)已經(jīng)出現(xiàn)了不適應(yīng)的問題，為了避免產(chǎn)生更加嚴(yán)重的矛盾，必須要引導(dǎo)管理工作人員針對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)化自身的職業(yè)素質(zhì)。引導(dǎo)工作人員進(jìn)一步認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)本身培養(yǎng)其基本能力。具體的在提高工作人員基本素質(zhì)的時(shí)候，可以從以下兩方面入手，首先是引導(dǎo)工作人員認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)給檔案管理工作帶來的幫助，也就是說改變工作人員本身對(duì)于檔案管理工作的理念，這樣對(duì)于其他一些工作開展也會(huì)起到很好的促進(jìn)作用。第二方面是要在檔案管理行業(yè)引入新的大數(shù)據(jù)技術(shù)人才，這方面技術(shù)人才在目前的檔案管理行業(yè)是非常缺乏的，想要快速的解決人才問題，就必須要從其他行業(yè)引入專業(yè)性人才綜合培養(yǎng)管理工作團(tuán)隊(duì)。

4結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代已然是目前全球各行業(yè)發(fā)展的主要方向，這種情況下如何在大管理行業(yè)應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，是影響大管理工作在今后多年內(nèi)發(fā)展方向的重要選擇。對(duì)檔案管理工作來說，日常管理開的過程中需要涉及到大量的數(shù)據(jù)，如何解決好這些數(shù)據(jù)，并將其實(shí)現(xiàn)有效的利用是大數(shù)據(jù)技術(shù)使用的主要放心。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，管理工作人員，需要通過多方面的策略充分發(fā)揮出檔案管理的作用，進(jìn)而整合涉及到的資源給其他行業(yè)工作的開展提供一些幫助。

參考文獻(xiàn)：

[1]張欣.解讀大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的價(jià)值提升[J].理論觀察，2014，01

[2]張清盛，仉琦.讓案卷檔案管理走進(jìn)大數(shù)據(jù)時(shí)代[A]..中國(guó)煙草學(xué)會(huì)2015年度優(yōu)秀論文匯編[C].：，2015：8

[3]余紅光.關(guān)于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案利用服務(wù)分析[J].黑龍江史志，2015，03