ERP系統(tǒng)運(yùn)用對(duì)中小外資企業(yè)財(cái)務(wù)管理的影響分析

趙媛媛

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，會(huì)計(jì)工作的作用越來越受到人們的重視，與此同時(shí)ERP系統(tǒng)的廣泛運(yùn)用推動(dòng)了會(huì)計(jì)工作工作的發(fā)展，也使得財(cái)務(wù)管理工作步入了一個(gè)新的臺(tái)階，越來越多的中小企業(yè)開始使用ERP系統(tǒng)，尤其中小外資企業(yè)為了滿足外方管理的需求，更是竭盡所能地使用外方指定的ERP系統(tǒng)，但是這些ERP系統(tǒng)真的就是百利而無一害嗎？答案是否定的，ERP系統(tǒng)也存在一些不成熟的方面，這些問題給企業(yè)的管理帶來諸多不便。本文針對(duì)ERP系統(tǒng)對(duì)中小外資企業(yè)的實(shí)際運(yùn)用產(chǎn)生的影響進(jìn)行論證分析并提出了一些建議。

關(guān)鍵詞：中小外資企業(yè);ERP系統(tǒng);財(cái)務(wù)管理;建議

一、我國(guó)中小外資企業(yè)ERP系統(tǒng)應(yīng)用情況簡(jiǎn)介

ERP系統(tǒng)即企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，1990年由美國(guó)Gartner Group 公司提出，是MPRII （Manufacturing Resource Planning） 的下一代制造業(yè)系統(tǒng)和資源計(jì)劃軟件。相對(duì)于MPRII而言，ERP系統(tǒng)的功能更加豐富，不僅具備既有的生產(chǎn)資源計(jì)劃、財(cái)務(wù)管理、采購(gòu)管理、銷售管理等功能，更兼有業(yè)務(wù)流程管理、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理、質(zhì)量管理、人力資源管理等優(yōu)勢(shì)，是現(xiàn)階段企業(yè)信息化建設(shè)中的主流系統(tǒng)，備受企業(yè)的廣泛關(guān)注與運(yùn)用。

現(xiàn)階段國(guó)外知名的ERP軟件供應(yīng)商有Epicor、Infor、SAP、Oracle等，國(guó)內(nèi)則以用友、金蝶為領(lǐng)先產(chǎn)品。我國(guó)中小外資企業(yè)數(shù)量多、規(guī)模小，ERP軟件的應(yīng)用受其投資方和中方的共同影響，類型的選用上也是不盡相同，各有千秋，故實(shí)際應(yīng)用時(shí)也會(huì)產(chǎn)生各種各樣的問題。

二、ERP系統(tǒng)運(yùn)用對(duì)中小外資企業(yè)財(cái)務(wù)管理的影響

（一）優(yōu)勢(shì)影響

1. 提高財(cái)務(wù)管理效率

ERP系統(tǒng)的運(yùn)用是信息技術(shù)時(shí)代企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的重要舉措，對(duì)于企業(yè)的財(cái)務(wù)管理有著多重優(yōu)勢(shì)，其中最為典型的便是財(cái)務(wù)管理效率的提升。在以往的企業(yè)財(cái)務(wù)管理中，財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容極為有限，很多時(shí)候就是簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)、計(jì)算工作，缺乏創(chuàng)造性，也難以為企業(yè)增加額外的價(jià)值。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用極大豐富了企業(yè)財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容，它以信息技術(shù)為依托，涵蓋供應(yīng)鏈管理、人力資源管理等多項(xiàng)內(nèi)容，并將知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的大量無形資產(chǎn)，比如專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)等納入管理范疇，極大地提高了企業(yè)財(cái)務(wù)管理的效益，且在信息技術(shù)的作用下，管理效率也得到了大幅提升。不僅如此，基于ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理使企業(yè)的財(cái)務(wù)管理與生產(chǎn)管理得到了有機(jī)融合，借助現(xiàn)代化的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理效率大為提升，也能夠更好地服務(wù)于企業(yè)的其他管理。

2.降低財(cái)務(wù)管理成本

財(cái)務(wù)管理成本是構(gòu)成企業(yè)管理成本的重要內(nèi)容，降低財(cái)務(wù)管理成本不僅可以有效壓縮企業(yè)總的運(yùn)營(yíng)成本，提高企業(yè)的盈利空間與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展也有著重要意義。ERP系統(tǒng)的運(yùn)用雖然需要企業(yè)支付一定的資金，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度看，ERP的運(yùn)用可以有效的降低企業(yè)財(cái)務(wù)管理成本。首先，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理工作由財(cái)務(wù)部門的工作人員負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)人員數(shù)量較多，人力成本較高，增加了企業(yè)的管理成本，而ERP系統(tǒng)的運(yùn)用可以大幅度削減企業(yè)的財(cái)務(wù)人員，降低人力成本開支，減少財(cái)務(wù)管理的成本。其次，ERP系統(tǒng)以信息技術(shù)為核心，在多項(xiàng)財(cái)務(wù)管理內(nèi)容中具有突出的優(yōu)勢(shì)，比如ERP得使用可以有效降低庫(kù)存投資、減少延期交貨、縮短采購(gòu)提前期、減少停工待料現(xiàn)象等，這些都是降低企業(yè)成本的有效內(nèi)容。

（二）劣勢(shì)影響

1. 國(guó)外ERP軟件不適用于中國(guó)公司

我國(guó)大部分中小外資企業(yè)使用的ERP軟件都是由其投資方母公司或合作方外方公司的ERP軟件決定的，中方?jīng)]有太多的選擇權(quán)，故中小外資企業(yè)使用的ERP軟件未必都適用于本公司的實(shí)際發(fā)展需求。大多數(shù)中小外資企業(yè)的母公司或合作方也是由個(gè)體戶、手工作坊、家族企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)發(fā)展而來，管理者有著豐富的生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)，但對(duì)ERP軟件和ERP軟件的管理理念不了解，或是了解不夠透徹，并不知道如何建設(shè)ERP軟件，有很多的國(guó)外管理者認(rèn)為只要花費(fèi)高昂的價(jià)格購(gòu)買模塊整齊的ERP軟件，加以配備專業(yè)人才和加強(qiáng)培訓(xùn)，就是成功的實(shí)施了ERP軟件，也有的管理者只關(guān)注其中的一個(gè)模塊或幾個(gè)模塊，而忽略了軟件的完整性，更有甚者認(rèn)為ERP軟件就是一個(gè)辦公軟件，并沒有運(yùn)用其先進(jìn)的管理理念，創(chuàng)新管理理念，重塑公司流程，而是繼續(xù)保持著人工計(jì)算核心工藝和計(jì)劃的傳統(tǒng)方式。試想本就良莠不齊的外國(guó)軟件又怎能適用于有著巨大文化差異的中國(guó)公司呢？

2. 培訓(xùn)工作不到位

財(cái)務(wù)管理工作并非是一項(xiàng)獨(dú)立的工作，它是一項(xiàng)綜合性工作的總稱，因此，系統(tǒng)化、規(guī)范化的培訓(xùn)顯得尤為重要。而ERP系統(tǒng)的建設(shè)只是財(cái)務(wù)管理工作的一部分或者說是一個(gè)環(huán)節(jié)，它與企業(yè)現(xiàn)實(shí)財(cái)務(wù)全面信息化息息相關(guān)，然而許多中小外資企業(yè)在建設(shè)ERP系統(tǒng)的過程中并不注重人員的培訓(xùn)工作，其原因大致有如下三點(diǎn)，第一，企業(yè)管理者缺乏對(duì)ERP系統(tǒng)使用者的培訓(xùn)意識(shí)。他們多數(shù)人認(rèn)為ERP系統(tǒng)只是一個(gè)軟件的應(yīng)用，只要人員經(jīng)常接觸，便能夠“無師自通，自學(xué)成才”，而在實(shí)際操作過程中，財(cái)務(wù)人員卻有許多專業(yè)的步驟無法操作，或者誤操作而無法撤回，給實(shí)際工作帶來了許多問題。第二，培訓(xùn)費(fèi)用較高。由于ERP軟件的實(shí)際開發(fā)商在國(guó)外，路途遙遠(yuǎn)，人員出國(guó)培訓(xùn)的費(fèi)用過高，時(shí)間過長(zhǎng)，因此，國(guó)內(nèi)的中小外資企業(yè)遇到ERP系統(tǒng)應(yīng)用問題的時(shí)候只能通過郵件的方式解決。第三，即使一些國(guó)外企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行了一定的培訓(xùn)工作，但由于培訓(xùn)方式單一、培訓(xùn)時(shí)間不夠等問題造成培訓(xùn)工作的無效，甚至培訓(xùn)工作成為擺設(shè)。

3. ERP系統(tǒng)后期維護(hù)機(jī)制不健全

ERP系統(tǒng)作為現(xiàn)代化管理體系的代表性工具，向來為多數(shù)企業(yè)管理者所看重，畢竟利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行工作效率高，但是，并不是按照好這個(gè)系統(tǒng)便一勞永逸了，企業(yè)對(duì)于該系統(tǒng)的后期維護(hù)關(guān)系著這個(gè)系統(tǒng)的使用壽命和質(zhì)量問題。一些企業(yè)在構(gòu)建ERP系統(tǒng)時(shí)缺少健全的維護(hù)機(jī)制，造成了許多不必要的麻煩，更有甚者，軟件開發(fā)商由于經(jīng)營(yíng)不善，倒閉消失，企業(yè)在ERP系統(tǒng)運(yùn)用出現(xiàn)問題時(shí)，根本找不到維護(hù)人員，問題長(zhǎng)期不能得到解決。

三、對(duì)ERP系統(tǒng)運(yùn)用的建議

（一）重視國(guó)情，結(jié)合實(shí)際建設(shè)ERP系統(tǒng)

當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息化高度發(fā)展的社會(huì)，財(cái)務(wù)管理的工作同樣需要信息化的管理，然而 ERP作為一種較為成熟的信息管理系統(tǒng)，在企業(yè)信息化建設(shè)中扮演著非常重要的角色，無論何種規(guī)模何種性質(zhì)的企業(yè)都在爭(zhēng)先恐后的使用ERP系統(tǒng)，對(duì)于國(guó)外投資的中小外資企業(yè)而言，更要注重中國(guó)的國(guó)情，結(jié)合中國(guó)公司的實(shí)際情況去開發(fā)建設(shè)ERP系統(tǒng)，切不可盲目的照搬照抄國(guó)外ERP系統(tǒng)。國(guó)外的ERP系統(tǒng)適用于國(guó)外的國(guó)情和外國(guó)人的思維模式，直接照搬照抄不但不能發(fā)揮中國(guó)管理者的優(yōu)勢(shì)，還容易造成有關(guān)部門對(duì)財(cái)務(wù)管理的誤解，給企業(yè)帶來不必要的麻煩。

（二）加強(qiáng)ERP系統(tǒng)應(yīng)用人才的培養(yǎng)

人才的培養(yǎng)與完善是一個(gè)企業(yè)開展工作的前提。首先，企業(yè)在進(jìn)行財(cái)務(wù)管理人員招收時(shí)，不能只看會(huì)計(jì)人員專業(yè)知識(shí)的應(yīng)用，而是應(yīng)選擇有管理能力和專業(yè)知識(shí)兼?zhèn)涞男滦腿瞬?，這樣不但能為后續(xù)的管理打下基礎(chǔ)，而且提供公司人力資源質(zhì)量。其次，企業(yè)需要對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行ERP系統(tǒng)的規(guī)范化培訓(xùn)，培訓(xùn)工作不僅要包括ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)使用，還有針對(duì)管理內(nèi)容的不同對(duì)人員進(jìn)行專業(yè)化訓(xùn)練，同時(shí)，企業(yè)可以組織人員去國(guó)內(nèi)優(yōu)秀企業(yè)進(jìn)行學(xué)習(xí)與經(jīng)驗(yàn)分享，或者有條件的可以前往國(guó)外學(xué)習(xí)有關(guān)ERP系統(tǒng)使用的先進(jìn)方法策略，及時(shí)更新資質(zhì)較老的財(cái)務(wù)人員的管理理念，使他們擁有豐富的經(jīng)驗(yàn)而不禁錮于經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)幫助資質(zhì)較輕的人員將新穎的觀點(diǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。

（二）完善ERP系統(tǒng)后期維護(hù)

在企業(yè)ERP系統(tǒng)應(yīng)用中有“三分建設(shè)，七分維護(hù)”的說法，后期維護(hù)在ERP應(yīng)用中有著重要的意義，不僅是降低ERP應(yīng)用環(huán)節(jié)問題發(fā)生率的主要措施，也是提升企業(yè)財(cái)務(wù)信息化水平的客觀需要，因此，企業(yè)需要將ERP系統(tǒng)的后期維護(hù)作為財(cái)務(wù)信息化的關(guān)鍵措施，從以下幾個(gè)角度出發(fā)采取有效的應(yīng)對(duì)策略：首先，提高后期維護(hù)的意識(shí)。企業(yè)必須從思想上高度重視ERP系統(tǒng)的維護(hù)工作，在ERP系統(tǒng)建設(shè)之初，便將維護(hù)工作納入考慮范圍，將系統(tǒng)的可維護(hù)性作為選型的主要指標(biāo)之一，并且在建設(shè)與運(yùn)用中廣泛地積累各種數(shù)據(jù)，為ERP系統(tǒng)的完善鋪平基礎(chǔ)。其次，建立完善的規(guī)章制度。ERP運(yùn)用維護(hù)中出現(xiàn)的問題和企業(yè)缺乏必要的管理制度有著很大的關(guān)系，企業(yè)需要結(jié)合ERP的運(yùn)營(yíng)特點(diǎn)，出臺(tái)完善的規(guī)章制度，杜絕運(yùn)營(yíng)中存在的不合理流程與方法，借助數(shù)據(jù)維護(hù)制度、應(yīng)急處理預(yù)案制度等方法來提升ERP系統(tǒng)的維護(hù)實(shí)效，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定性。再次，編寫使用手冊(cè)。ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用以規(guī)范化的操作為前提，這也是保障系統(tǒng)穩(wěn)定、安全的前提條件，因此，企業(yè)需要根據(jù)員工工作崗位以及工作內(nèi)容，編寫相應(yīng)的操作手冊(cè)，為員工的日常工作提供明確的規(guī)范與指導(dǎo)，同時(shí)，依據(jù)員工的實(shí)際表現(xiàn)給予獎(jiǎng)懲，對(duì)嚴(yán)格按照手冊(cè)操作的員工予以獎(jiǎng)勵(lì)，違規(guī)操作的則予以懲戒，形成良好的應(yīng)用氛圍。最后，組建專業(yè)化的維護(hù)團(tuán)隊(duì)。企業(yè)ERP的維護(hù)工作無外乎自行維護(hù)、外包維護(hù)兩種基本模式，一般來說，ERP供應(yīng)商會(huì)提供后續(xù)的維護(hù)工作，但不少ERP購(gòu)自國(guó)外供應(yīng)商，外包具有一定的難度，企業(yè)需要結(jié)合ERP系統(tǒng)的維護(hù)模式，組建專業(yè)的維護(hù)團(tuán)隊(duì)，全面負(fù)責(zé)ERP維護(hù)工作或者與外包單位的協(xié)商接洽工作。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)瞬息變化的今天，ERP系統(tǒng)的運(yùn)用已經(jīng)是財(cái)務(wù)管理信息化的關(guān)鍵，所有的企業(yè)都要被全球大數(shù)據(jù)信息化的浪潮所襲卷，雖然中小外資企業(yè)帶有與生俱來的ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，但是系統(tǒng)本身也存在不少問題，尤其是在本土經(jīng)濟(jì)發(fā)展、人才的培養(yǎng)和系統(tǒng)后期維護(hù)等方面，問題比較突出，本文針對(duì)這些問題提出了一些改進(jìn)意見，希望中小外企能夠結(jié)合自身的發(fā)展需求、加強(qiáng)人才的培養(yǎng)、健全ERP系統(tǒng)后期維護(hù)機(jī)制，從而提高企業(yè)信息化管理效率，增強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。

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