結(jié)合工程實(shí)例淺析港口與航道工程檔案管理工作

陳丹

摘 ?要：在港口與航道工程建設(shè)過(guò)程中，工程檔案對(duì)于工程的各項(xiàng)管理工作來(lái)說(shuō)有著至關(guān)重要的作用。通常意義上，我們所稱之為的工程檔案主要指的是工程建設(shè)管理各項(xiàng)活動(dòng)中所直接產(chǎn)生和形成的工程記錄，它對(duì)于工程建設(shè)的全過(guò)程起到了詳細(xì)的如實(shí)記錄作用。在港口和航道工程建設(shè)過(guò)程中，檔案管理工作必須要進(jìn)一步有效融入精細(xì)化管理理念，以此來(lái)有效保證檔案的質(zhì)量，為最大程度上更合理的鑒定工程質(zhì)量提供切實(shí)有效的依據(jù)?；诖耍疚闹亟Y(jié)合工程實(shí)例有效分析港口和航道工程建設(shè)中產(chǎn)生的檔案的特點(diǎn)，以及相關(guān)的問(wèn)題和對(duì)策，希望為相關(guān)人士提供有益的參考。

關(guān)鍵詞：港口與航道;工程檔案;管理;對(duì)策

引言

在港口與航道工程建設(shè)過(guò)程中，工程檔案管理是至關(guān)重要的組成部分，因?yàn)楣こ探ㄔO(shè)的參建單位比較多，并且建設(shè)周期特別長(zhǎng)，組織機(jī)構(gòu)都是臨時(shí)情況下建立起來(lái)的，建設(shè)人員不夠穩(wěn)定，管理主體多元化、復(fù)雜化，施工現(xiàn)場(chǎng)十分復(fù)雜，所以必須要從根本上著重提升工程檔案管理質(zhì)量和水平，以此來(lái)有效確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范，只有這樣才能真正意義上切實(shí)體現(xiàn)出工程檔案管理所具有的價(jià)值和作用。

1 工程實(shí)例

某發(fā)電廠5萬(wàn)噸級(jí)煤碼頭項(xiàng)目，具體的結(jié)構(gòu)是按照7萬(wàn)噸級(jí)來(lái)設(shè)計(jì)的煤炭卸船碼頭，是某發(fā)電廠2x600MW機(jī)組油改煤工程的配套卸煤碼頭。在具體的工程檔案管理過(guò)程中，該企業(yè)相關(guān)管理部門在接到項(xiàng)目中標(biāo)通知書之后，會(huì)針對(duì)企業(yè)的實(shí)際情況構(gòu)建項(xiàng)目部組織機(jī)構(gòu)，同時(shí)，組建檔案管理機(jī)構(gòu)，在檔案管理工作中貫徹落實(shí)“規(guī)范、真實(shí)、及時(shí)、齊全”的基本原則，其中，項(xiàng)目經(jīng)理針對(duì)項(xiàng)目部的各項(xiàng)管理工作進(jìn)行全權(quán)負(fù)責(zé)，同時(shí)有針對(duì)性的結(jié)合工程的規(guī)模設(shè)置配備與之相對(duì)應(yīng)的工程檔案資料管理人員，項(xiàng)目部總工程師針對(duì)相關(guān)檔案資料的管理工作進(jìn)行全權(quán)負(fù)責(zé)，同時(shí)召集和組織相關(guān)的技術(shù)人員，針對(duì)工程資料進(jìn)行有針對(duì)性的填寫、檢查、收集和整理歸檔等，項(xiàng)目部技術(shù)人員針對(duì)技術(shù)檔案資料的填寫，收集和整理工作進(jìn)行負(fù)責(zé)，項(xiàng)目部質(zhì)檢部門負(fù)責(zé)《工程竣工資料責(zé)任制》的編制以及工程竣工資料的檢查、分類整理、裝盒保管和移交工作。

2 港口與航道工程檔案管理存在的主要問(wèn)題

通過(guò)對(duì)上述這個(gè)工程項(xiàng)目檔案管理工作來(lái)看，可以發(fā)現(xiàn)存在下邊幾個(gè)問(wèn)題。

2.1 檔案管理人員的檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

該建設(shè)單位檔案人員對(duì)檔案管理工作的重要性沒(méi)有引起高度的重視，而港口和航道工程的人才隊(duì)伍建設(shè)本身流動(dòng)性特別大，這在很大程度上造成檔案資料管理工作有著十分嚴(yán)重的脫節(jié)問(wèn)題，檔案資料往往流向不明，相關(guān)的工程部門和檔案管理部門缺乏有效的溝通和深入的交流，工程人員和檔案管理人員對(duì)于彼此的專業(yè)和技術(shù)都不夠深入了解，如果在管理工作中不能提高認(rèn)識(shí)，著重關(guān)注，在工作程序方便缺乏有效的掌握，工程檔案管理的實(shí)踐能力嚴(yán)重缺乏，在很大程度上造成檔案的收集、整理和歸檔等各方面工作不夠及時(shí)規(guī)范。

2.2 沒(méi)有配備更完善成熟的檔案管理制度

在具體的港口和航道檔案管理工作中，相關(guān)的檔案管理制度不夠健全和完善，使得檔案管理各項(xiàng)活動(dòng)無(wú)章可循，目前，該單位并沒(méi)有針對(duì)自身的實(shí)際情況，設(shè)計(jì)和制定出更健全完善的工程檔案立卷、歸檔、保管等管理體制和制度，針對(duì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、整理標(biāo)準(zhǔn)等一系列相關(guān)方面的問(wèn)題并沒(méi)有明確規(guī)定，而該項(xiàng)目的建設(shè)周期又特別長(zhǎng)，參建單位很多，資料十分分散，在工程技術(shù)科、試驗(yàn)室、合同管理等相關(guān)部門檔案不能及時(shí)有效的收集全、整理的也不夠規(guī)范，檔案編制質(zhì)量參差不齊，這為后續(xù)的檔案資料保管和運(yùn)用造成了很大的阻礙。

2.3 高層次管理人才十分缺乏

在港口和航道工程建設(shè)過(guò)程中，所要求的工程檔案管理人員必須要具備高超的職業(yè)技能，可以有效完成施工技術(shù)表格、保存施工材料、整理竣工圖紙等相關(guān)方面的工作并針對(duì)相關(guān)資料和文件進(jìn)行有效的歸檔和組卷，檔案管理人員要熟練掌握相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和歸檔流程，掌握各級(jí)主管部門所制定的工程檔案的法律法規(guī)，然而，在現(xiàn)階段該單位的管理人員普遍缺乏，更沒(méi)有與之相對(duì)應(yīng)的更更高層次的檔案管理者，無(wú)法滿足工程檔案管理工作的實(shí)際需求，工程檔案良莠不齊，質(zhì)量與相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)不相符合。

2.4 檔案管理現(xiàn)代化水平不高，不能真正意義上實(shí)現(xiàn)資源共享

檔案管理現(xiàn)代化程度與單位和工程建設(shè)的快速發(fā)展需求不相適應(yīng)，專業(yè)的檔案管理軟件較為缺乏，專業(yè)檔案管理軟件沒(méi)有推廣應(yīng)用，計(jì)算機(jī)應(yīng)用只是停留在打字水平，信息化建設(shè)質(zhì)量不夠，在很大程度上影響檔案管理的工作效率和經(jīng)濟(jì)效益，航道工程檔案信息無(wú)法真正意義上實(shí)現(xiàn)資源共享。

3 提高工程檔案管理水平的對(duì)策

3.1 建立健全相應(yīng)的管理制度，確定工程檔案材料的歸檔范圍和歸檔制度

在建立健全相關(guān)管理制度的同時(shí)，要著重加強(qiáng)歸檔范圍的劃定，重點(diǎn)注意：（1）掌握建設(shè)單位的職能活動(dòng)，在基建文件中，將其職能活動(dòng)作為歸檔的重點(diǎn)。（2）基建工程文件材料與文書材料、技術(shù)材料的界限要離清。（3）根據(jù)基建文件材料的保存價(jià)值，在確保基建檔案完整的前提下，對(duì)歸檔范圍進(jìn)行確定。

3.2 有效組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力，構(gòu)建專業(yè)技能強(qiáng)的隊(duì)伍

要有效貫徹落實(shí)請(qǐng)進(jìn)來(lái)和走出去的人才培養(yǎng)模式，對(duì)于檔案人員進(jìn)行有針對(duì)性的職業(yè)技能培訓(xùn)。同時(shí)，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)單位的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，特別是要著重加強(qiáng)學(xué)習(xí)城建檔案數(shù)字化管理知識(shí)，確保每一個(gè)員工都能真正意義上懂管理、人人會(huì)管理。

3.3 強(qiáng)信息化建設(shè)，有效改善軟件硬件設(shè)施和條件，提高檔案保管利用服務(wù)水平

該建設(shè)單位和相關(guān)的施工方面，都需要有針對(duì)性的結(jié)合自身?xiàng)l件建立健全符合信息化建設(shè)要求的檔案室，并配備相對(duì)應(yīng)的設(shè)備，有針對(duì)性的嚴(yán)格按照既定要求，從根本上有效確保檔案庫(kù)房真正做到“九防”：防高溫、防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染;查檔接待室要確保干凈衛(wèi)生，安靜有序，否則會(huì)因?yàn)楣芾聿簧?，在很大程度上造成城建檔案丟失或損壞的問(wèn)題，這會(huì)給建設(shè)單位和社會(huì)都帶來(lái)不可彌補(bǔ)的損失，使管理人員成為歷史的罪人。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，有針對(duì)性的結(jié)合工程實(shí)例淺析港口與航道工程檔案管理工作，對(duì)于港口和航道工程檔案管理工作來(lái)說(shuō)，有著至關(guān)重要的作用，工程檔案管理工作是工程建設(shè)的重要組成部分，對(duì)于工程質(zhì)量和安全性都有著至關(guān)重要的影響，對(duì)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展也有著重要意義，航道工程檔案為工程各階段建設(shè)活動(dòng)的決策、文件編報(bào)、施工、竣工、使用等工作提供依據(jù)和憑證，為工程項(xiàng)目的實(shí)施提供檔案利用服務(wù)。所以，要進(jìn)一步有效加強(qiáng)航道工程的檔案管理工作，為提高工程管理水平發(fā)揮積極作用。

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