檔案管理的重要性

李建寧

摘要：時至今日，檔案管理作為單位的重中之重，是單位行政管理中的一部分，對單位的快速長遠發(fā)展、日常生產經營管理起著舉足輕重的作用。無論是對黨群管理的發(fā)展、日常行政事務的管理、生產經營的現狀分析、基本建設的掌握都起著至關重要的作用。檔案是單位歷史的顯照，它真實的記錄了單位的發(fā)展的各個階段、是作為今后單位管理的制定的主要參考依據。

關鍵詞：檔案;管理的重要性;規(guī)范化

1下面談論有關檔案管理的重要性的體現

檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理檔案。維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。設立檔案室分別集中保存，并制定符合單位統(tǒng)一的法規(guī)進行管理。檔案管理的重要性如下：

1.1檔案管理是行政管理工作的一部分，它為單位的各項規(guī)章制度的制定提供了管理的參考依據，況且想要制定有效的管理制度就需要依靠檔案來進行參考，因此檔案在某些方面為管理工作提供了決策的依據。

1.2檔案詳細真實地記錄著單位的各種業(yè)務往來，它是有憑證和參考作用的。這種業(yè)務記錄為單位的管理提供了各種管理數據，各種項目上的檔案整理會給整個單位的運營提供了促進的作用，也能不斷地提升項目的盈利和管理水平。

1.3檔案是與單位文化息息相關的，它是單位文化的重要組成部分，它見證了單位的發(fā)展歷程，為單位的發(fā)展做好記錄;同時它也是單位精神文化與價值觀的一種體現，記錄著單位的各種文化氛圍，一張張真實的照片，一段鮮活的影像，都是單位真實的回憶，也是單位員工的珍貴經歷，它凝聚著單位的向心力，因此它在單位文化中有著無可取代的作用。

1.4檔案的真實性決定了它是證據提供的有力數據，它真實地記錄著當事人在何時、何地進行了何種的業(yè)務活動，是最真實的反映者，它能保護單位與員工的利益不受到損害，在法律上得到保證，也使得各方面的責任更加明確，減少不必要的糾紛。

1.5檔案其實是一種教育資源，它在單位對員工進行培訓時可以用作教材與參考資料，只因它是真實的記錄和反映，它對比其他的資料來說更加具有說服力，也更能讓人信服，尤其是其中記錄的真實案例。

2檔案管理的規(guī)范化措施

為提升檔案管理整體水平，使單位檔案管理工作更好地為我公司生產運營服務，并逐步實現科學化、規(guī)范化、專業(yè)化，本單位制定了《檔案分類規(guī)則》、《工程項目檔案管理辦法》、《建設項目文件歸檔范圍和保管期限》、和《檔案管理制度》 等基本規(guī)范標準，提高了整理的理論依據、指導性強，提高了檔案的管理水平，進一步加強了檔案人員的業(yè)務能力，能夠有效地對收集來的資料進行整理、登記、排架、保管。為加強單位檔案管理工作，提升檔案管理工作為單位各項工作的服務水平，依據《中華人民共和國檔案法》，結合單位具體檔案管理工作和有關法律、法規(guī)，制定了9項檔案管理制度。檔案管理制度即檔案管理工作制度、檔案管理人員工作制度、檔案的鑒定與銷毀制度、檔案保密制度、檔案工作“三納入、四參加、四同步”制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案資料查閱與利用制度、電子檔案管理制度。通過檔案集中統(tǒng)一管理大力推進檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案實施集中管理后，統(tǒng)一印制檔案裝具，統(tǒng)一進行人員培訓，統(tǒng)一整理方法，統(tǒng)一驗收標準，有利的保證了案卷質量，對檔案資料的借閱、復印、轉出環(huán)節(jié)上分別進行了登記造冊合理控制。切實做到了管理規(guī)范化。檔案的安全有了保障，通過建立檔案查閱監(jiān)督機制，嚴把了檔案查閱關、不允許與檔案無關的外部人員進入庫房查閱，而是在檔案員的監(jiān)督下。由于管理機制的科學化、規(guī)范化，檔案的完整性、安全性、保密性得到了有效地保證。

結束語

總之，作為我們檔案工作者要充分發(fā)揮檔案室的信息功能，嚴格按照檔案管理規(guī)定、制度及各類檔案的歸檔要求，及時做好資料的裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒、入庫排架等工作，做到管理規(guī)范、利用方便。作為檔案人員應該加強自身學習，不斷提高檔案管理水平，更好的為今后的經營管理服務。我們要用新知識武裝自己，不負韶華、不負時代。

（作者單位：陜西煤業(yè)化工集團孫家岔龍華礦業(yè)有限公司）