現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)合同內(nèi)控管理的思考與探析

齊霞

摘要：隨著契約精神的深入人心，合同成為當(dāng)事人在各種經(jīng)濟(jì)活動及利益來往中確保自身利益的重要方式。合同規(guī)定著合同雙方所擁有的權(quán)利與所需承擔(dān)的義務(wù)。然而，我國現(xiàn)代企業(yè)的合同標(biāo)準(zhǔn)化的管理有待完善與探討，合同管理在具體的實(shí)施中仍存在合同制定不規(guī)范、合同條約的執(zhí)行不深入、合同管理人員的責(zé)任分工不明等問題。因此，應(yīng)該從建立健全合同標(biāo)準(zhǔn)化管理機(jī)構(gòu)、完善合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)施流程這兩大方面入手，推動企業(yè)建立和推行合同標(biāo)準(zhǔn)化管理，以提高其合同管理水平，促進(jìn)企業(yè)的良性運(yùn)行和持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè);合同內(nèi)控;管理

1企業(yè)加強(qiáng)合同管理的作用及必要性

合同是企業(yè)在運(yùn)營過程中，與平等主體的法人、自然人、其他經(jīng)濟(jì)組織訂立的、明確雙方民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的書面合同、協(xié)議等，是經(jīng)濟(jì)運(yùn)行事項(xiàng)的重要載體。合同在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行過程中具有舉足輕重的作用，體現(xiàn)在：一是企業(yè)與外部各類主體聯(lián)系的橋梁和紐帶;二是企業(yè)與外部各類主體之間明確權(quán)利義務(wù)關(guān)系的重要法律依據(jù);三是企業(yè)保證原材料及服務(wù)的采購，產(chǎn)品及服務(wù)銷售實(shí)現(xiàn)的重要方式;四是經(jīng)濟(jì)合同是保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確的重要基礎(chǔ);五是企業(yè)內(nèi)控的重要組成部分，是進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制的重要工具和管理措施。

因此加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)控管理有其迫切性，是國家、地方政府及上級主管部門相關(guān)合同法規(guī)的要求;是近年來中央和地方巡視組在對企業(yè)巡查過程中涉及的許多經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)都會關(guān)聯(lián)到合同管理中問題的需要;是在年報(bào)審計(jì)、內(nèi)控專項(xiàng)審計(jì)過程中都重點(diǎn)關(guān)注到經(jīng)濟(jì)合同的全流程管理過程。因此企業(yè)加強(qiáng)合同內(nèi)控管理非常重要。

2現(xiàn)代企業(yè)合同管理問題的原因

2.1合同管理的力度不夠

造成合同管理內(nèi)容缺乏規(guī)范性主要是因?yàn)閷τ诂F(xiàn)代企業(yè)的合同管理的力度不夠，對合同管理的重視程度也不足，使得管理人員在管理中沒有形成清晰的管理認(rèn)知，合同的簽訂過程也只是合作方單一的對合同內(nèi)容進(jìn)行約定，有些合同制定人員盲目追求合同的簽訂效果忽視了合同制定的質(zhì)量要求，同時(shí)，合同的管理人員沒有具備相關(guān)法律知識規(guī)范的能力，對于合同的規(guī)范管理意識比較淡薄，合同的主體內(nèi)容和相關(guān)細(xì)節(jié)制定具有較強(qiáng)的隨意性，這往往會造成企業(yè)之間的責(zé)任界定不清晰的問題，給企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生不利影響。

2.2對合同關(guān)系缺乏明確的認(rèn)識

合同的制定關(guān)系到企業(yè)與企業(yè)之間的合作，對市場的發(fā)展與運(yùn)作起到一定的推動作用，在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，市場的發(fā)展需要促進(jìn)企業(yè)與企業(yè)之間的合作與聯(lián)合，所以合同的管理必須依靠市場環(huán)境，根據(jù)市場環(huán)境的變化及時(shí)對合同內(nèi)容進(jìn)行更新，合同管理人員對于合同與市場的關(guān)系沒有正確的了解和認(rèn)知，以至于合同的制定偏離市場的發(fā)展方向，這些都會對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生不利影響，也會給復(fù)雜的市場環(huán)境帶來一定的約束。

3提高現(xiàn)代企業(yè)合同管理水平的舉措

3.1建立健全合同標(biāo)準(zhǔn)化管理機(jī)構(gòu)

一是構(gòu)建項(xiàng)目申報(bào)部門，管理項(xiàng)目申報(bào)事務(wù)，接著按照項(xiàng)目合同統(tǒng)一調(diào)動項(xiàng)目所涉及的企業(yè)部門，以保障項(xiàng)目運(yùn)行的有序性，提高企業(yè)的管理效率。二是設(shè)置專門的合同管理部門，統(tǒng)一企業(yè)合同，以減少由于部門職責(zé)重疊而造成的管理沖突或責(zé)任推脫。專門的合同管理部門需要具備配套的管理制度，如科學(xué)的合同簽訂程序、合同驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、合同解除與變更的制度等從而使相關(guān)管理人員有章可循，通過公認(rèn)的制度標(biāo)準(zhǔn)來有序進(jìn)行合同管理工作。三是設(shè)立合同監(jiān)督機(jī)構(gòu)，協(xié)調(diào)溝通企業(yè)中有關(guān)合同管理的所有部門，并針對不同的部門職責(zé)做好監(jiān)督工作，如針對管理層，做好合同簽訂前的準(zhǔn)備指導(dǎo)工作;針對基礎(chǔ)合同管理員工，做好合同談判與簽約的監(jiān)督工作。

3.2強(qiáng)化合同的事前論證審核

（1）建立合同論證、審核體系，對涉及長期合作、投融資、兼并重組類、重要采購銷售研發(fā)等合同事宜，必須由外部的律師事務(wù)所、會計(jì)師事務(wù)所、專業(yè)機(jī)構(gòu)與內(nèi)部的相關(guān)負(fù)責(zé)人及部門一起進(jìn)行論證、審核，避免或降低風(fēng)險(xiǎn)。

（2）加強(qiáng)合同方案的測算預(yù)測，針對不同的合同事項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門一起進(jìn)行綜合考慮價(jià)格、付款期、質(zhì)量、運(yùn)輸條件等因素，提前分析測算預(yù)測，形成最優(yōu)及備選方案，以便通過談判取得更好的條件，提高合同的價(jià)值，降低合同的風(fēng)險(xiǎn)。

3.3建立嚴(yán)格的會簽審批體系

一是對涉及日常運(yùn)行管理的采購、銷售、專業(yè)服務(wù)類的合同，分類建立起合同會簽審核的體系，明確會簽審核的職責(zé)，制度各個(gè)審核要點(diǎn)和具體審核內(nèi)容，在審核環(huán)節(jié)須有律師或法律專業(yè)人士進(jìn)行審核，發(fā)表專業(yè)意見。二是合法性要求，簽訂合同必須建立在完成規(guī)定的招投標(biāo)流程基礎(chǔ)上。三是預(yù)算管理要求，簽訂采購及支出類合同時(shí)，通過合同系統(tǒng)與預(yù)算系統(tǒng)進(jìn)行比較，確保在預(yù)算范圍內(nèi)容，否則將無法簽訂。四是提升合同審核效率，一方面通過在依據(jù)國家已有的標(biāo)準(zhǔn)合同基礎(chǔ)上建立企業(yè)自身特點(diǎn)的分類的標(biāo)準(zhǔn)格式合同，可以既規(guī)范，又提升效率;另外一方面，不影響業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行，科學(xué)設(shè)定各個(gè)環(huán)節(jié)的審核時(shí)限，定期統(tǒng)計(jì)和通報(bào)，控制整個(gè)審核的總期限。五是在審核過程中，既要關(guān)注形式要素，又要關(guān)注內(nèi)容要素，尤其是合同權(quán)利義務(wù)關(guān)系、保密性、爭議處理方式等必備條款。

3.4完善合同標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)施流程

首先，合同簽訂需要制定規(guī)范性的流程，并由高層主管負(fù)責(zé)簽訂。同時(shí)由于企業(yè)項(xiàng)目合同具有法律效力，且專業(yè)性較強(qiáng)，因此，企業(yè)應(yīng)該認(rèn)真對待，明確相關(guān)負(fù)責(zé)人的職責(zé)，并安排專業(yè)工程師和法律顧問參與到合同的簽訂中。此外，對于合同負(fù)責(zé)人員的具體任務(wù)要有科學(xué)、明確的分工，合同承辦人是合同簽訂的主要負(fù)責(zé)人，主要職責(zé)為與合作方溝通協(xié)商，進(jìn)行聯(lián)絡(luò)工作，財(cái)務(wù)部等其他部門起輔助配合作用，主要負(fù)責(zé)經(jīng)費(fèi)預(yù)算、提供合同文本等工作。

其次，規(guī)范合同的檔案管理，建立專門的合同檔案部門和完善的檔案管理流程、制度。合同負(fù)責(zé)人需要根據(jù)相關(guān)合同歸檔制度收集并整理相關(guān)資料，資料的收集要貫穿項(xiàng)目合同簽訂前、簽訂中、合同履行和合同結(jié)束等全過程，并將資料及時(shí)整理成冊，交于專門的合同管理員存檔保管。

結(jié)論

綜上所述，現(xiàn)代化合同管理是企業(yè)進(jìn)行發(fā)展管理工作中重要一部分，必須不斷加強(qiáng)完善企業(yè)的合同管理制度，建立專業(yè)的合同管理團(tuán)隊(duì)，對相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)，使得現(xiàn)代化企業(yè)合同管理更具科學(xué)化、系統(tǒng)化，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。