新形勢(shì)下加強(qiáng)干部人事檔案管理工作路徑研究

侯云波

【摘要】隨著人事制度的不斷改革，人事所管理的檔案數(shù)量也在增加，給檔案管理工作者帶來(lái)了挑戰(zhàn)，干部人事檔案是根據(jù)管檔權(quán)限由地方組織部、人力資源和社會(huì)保障局管理，干部人事檔案對(duì)于組織人事工作至關(guān)重要，是選拔人才和考察才人的重要參考依據(jù)，加強(qiáng)干部人事檔案管理，充分發(fā)揮干部人事檔案的資政作用，在新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案管理工作，分析檔案管理工作現(xiàn)狀。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì);人事干部檔案;管理工作

干部人事管理工作是當(dāng)選干部的基礎(chǔ)性工作，在日常選拔、任用干部工作中，記錄干部個(gè)人經(jīng)歷和成長(zhǎng)過(guò)程的真實(shí)記錄，通過(guò)相關(guān)規(guī)定整理起來(lái)的個(gè)人檔案，作為參考的依據(jù)，人事干部檔案工作服務(wù)于社會(huì)主義人力資源建設(shè)，是進(jìn)行人力資源管理的重要參考依據(jù)，檔案管理人員應(yīng)意識(shí)到檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案的管理，發(fā)揮出干部人事檔案的資政作用，確保單位人力資源工作的順利進(jìn)行，為單位干部考察做好基礎(chǔ)性服務(wù)工作。

一、新形勢(shì)下干部人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

近年來(lái)，干部人事檔案管理工作得到了人力資源和行政部門(mén)的高度重視，通過(guò)把人事檔案管理工作列入日常會(huì)議中，依據(jù)《檔案法》等文件的相關(guān)規(guī)定和上級(jí)部門(mén)要求，通過(guò)開(kāi)展人事檔案目標(biāo)管理工作，高效進(jìn)行干部人事檔案管理工作。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，干部人事檔案工作中存在的問(wèn)題越發(fā)凸出，需要健全和強(qiáng)化建設(shè)力度，進(jìn)一步完成人事干部檔案管理工作。通過(guò)分析干部檔案管理工作，許多地方和部門(mén)對(duì)新形勢(shì)下的干部人事工作重視力度不夠，檔案管理人員的思想管理觀念較為傳統(tǒng)滯后，對(duì)干部任檔案管理工作沒(méi)有較大的提升，干部人事檔案所存儲(chǔ)的內(nèi)容、重要資料都不夠全面，需補(bǔ)充的信息遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，導(dǎo)致新形勢(shì)下干部人事檔案管理工作進(jìn)行緩慢。而且許多領(lǐng)導(dǎo)在接收新職員時(shí)，對(duì)于人事檔案不夠關(guān)心，一些領(lǐng)導(dǎo)干部不重視干部人事檔案管理，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國(guó)家人事干部制度的完善，許多人對(duì)干部檔案管理產(chǎn)生錯(cuò)覺(jué)，容易覺(jué)得干部檔案只是單純記錄干部身份，有跟沒(méi)有都一樣。干部人事檔案工作不能面面俱到，對(duì)于相關(guān)制度機(jī)制不采取、不落實(shí)。許多地方部門(mén)人事檔案管理雜亂無(wú)章，有些單位檔案管理人員不是專職管理檔案，聘用的管檔人員沒(méi)有進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，干部工作發(fā)生調(diào)動(dòng)時(shí)，不按正常程序辦理干部檔案，檔案管理責(zé)任和界限不夠清楚，在一些年度考核、工資變動(dòng)等方面形成的重要檔案材料，管理檔案人員沒(méi)有及時(shí)按分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類，導(dǎo)致歸檔的材料對(duì)于部門(mén)人事工作沒(méi)有起到準(zhǔn)確、及時(shí)的輔助作用。而且人事檔案儲(chǔ)存的不夠完整，一般人事檔案都是由有管檔權(quán)限的主管部門(mén)集中管理，基層單位負(fù)責(zé)收集整理檔案材料，這樣在各基層單位收集起來(lái)的人事檔案材料，在一定程度上不能被及時(shí)采用，影響檔案的完整。還有干部檔案工作信息化建設(shè)管理薄弱。較多的時(shí)候還是采用手寫(xiě)的方式，整檔工序繁瑣復(fù)雜。計(jì)算機(jī)管理雖然引入到了許多單位，但是比較普遍的現(xiàn)象是閑置不用，工作人員檔案信息化管理氛圍不濃，檔案室計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備老化嚴(yán)重，許多檔案管理軟件無(wú)法安裝，很大程度上影響了檔案辦公效率，而且對(duì)專職干部檔案工作人員的整體素質(zhì)及專業(yè)培訓(xùn)有待加強(qiáng)。

二、新形勢(shì)加強(qiáng)干部人事檔案管理工作的建議

（一）增強(qiáng)檔案管理工作者的責(zé)任意識(shí)。檔案資料是對(duì)以往工作學(xué)習(xí)等所做的總結(jié)，主要是為工作提供重要的參考依據(jù)。檔案作為人員信息最有效的證明，是個(gè)人以及國(guó)家的重要財(cái)富，是人生不可磨滅的部分，作為第一手參考資料，應(yīng)建立干部檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期地對(duì)檔案管理開(kāi)展相關(guān)監(jiān)督工作，發(fā)現(xiàn)歸檔的材料中信息存在異議時(shí)，應(yīng)及時(shí)做出處理。管檔人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，面對(duì)違法亂紀(jì)情況，做到嚴(yán)于律己嚴(yán)格按規(guī)定辦理。按照干部人事管理工作分級(jí)，可以體現(xiàn)出對(duì)干部檔案工作的重視。通過(guò)我們收集的一些資料，分析其中的原因得知，領(lǐng)導(dǎo)高度重視的單位，檔案管理得較好，領(lǐng)導(dǎo)不重視的單位，整個(gè)管理流程就差，產(chǎn)生材料信息不夠完整和很多資料不整理的狀況。因此，各單位必須加強(qiáng)人員的認(rèn)知度，督促單位領(lǐng)導(dǎo)提高對(duì)干部人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，只有領(lǐng)導(dǎo)重視干部人事檔案，管檔人員才能在積極進(jìn)取的檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。

（二）提高檔案管理工作者的素質(zhì)。隨著人事改革不斷深化推進(jìn)，干部人事檔案管理工作的手段也在不斷改變，人們對(duì)于檔案管理的要求也越來(lái)越高，因此必須提升干部人事檔案管檔人員的職業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)管檔人員的各類專業(yè)培訓(xùn)，通過(guò)參加培訓(xùn)，樹(shù)立崇高的職業(yè)信念，從內(nèi)心深處提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)和職業(yè)興趣。轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念和技能水平的提升，從而提高綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。對(duì)于新參加工作的管檔人員，必須進(jìn)行在崗培訓(xùn)，使管檔人員對(duì)于制度有一定了解，明確檔案管理工作的約束性，才能使干部人事檔案工作順利進(jìn)行，提高管檔人員的重視意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，確保工作可以順利展開(kāi)。干部檔案管理工作至關(guān)重要，必須高度重視，單位應(yīng)選拔政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、高學(xué)歷的共產(chǎn)黨員從事干部檔案管理工作。未達(dá)到此要求的，要分階段對(duì)管檔人員進(jìn)行政治理論及業(yè)務(wù)知識(shí)的培養(yǎng)，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該時(shí)常關(guān)注檔案管理人員的工作和學(xué)習(xí)環(huán)境，充分發(fā)揮在崗人員的積極性和創(chuàng)造性，對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施和專職管理檔案人員，首先要改善工作條件的問(wèn)題，充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)等科學(xué)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，落實(shí)干部人事管理檔案人員的待遇。

（三）注重干部人事檔案管理的作用。干部人事檔案是組織人事工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，干部人事檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性和經(jīng)常性的工作。檔案管理人員必須要做到保質(zhì)和準(zhǔn)確。在工作中要與檔案材料形成部門(mén)經(jīng)常聯(lián)系，主動(dòng)索要檔案，并認(rèn)真檢查，對(duì)于材料殘缺不全和內(nèi)容不真實(shí)的檔案，及時(shí)修補(bǔ)和退回。在工作中，干部人事檔案管理要充分利用價(jià)值，建立完善各項(xiàng)干部人事檔案管理制度，發(fā)揮出檔案的作用。以檔案作為依據(jù)，為單位選人用人提供信息，為單位組織人事工作的開(kāi)展做好基礎(chǔ)性工作。為領(lǐng)導(dǎo)了解職工提供真實(shí)準(zhǔn)確、全面規(guī)范、鮮活及時(shí)的信息數(shù)據(jù)。因此，干部人事檔案管理人員要不斷改進(jìn)管理模式，加快進(jìn)行檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，及時(shí)維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)，使人事管理信息更加全面，有效避免信息丟失的問(wèn)題，有效提高對(duì)信息資源的利用率，同時(shí)還有效地確保相關(guān)信息的安全。在檔案管理工作過(guò)程中，也要協(xié)調(diào)好各部門(mén)關(guān)系，強(qiáng)化干部人事檔案的統(tǒng)一性，嚴(yán)格規(guī)章制度的建立與完善，對(duì)人事檔案信息化管理的建設(shè)提供有效的約束和激勵(lì)機(jī)制，使得檔案信息化的法制建設(shè)得到進(jìn)一步推動(dòng)。

（四）加強(qiáng)干部人事檔案管理信息化。干部人事檔案管理工作，很多還是停留在以紙質(zhì)載體作為存儲(chǔ)的方式，受存檔環(huán)境因素影響較大，容易出現(xiàn)破損，不易保存。即使有些單位進(jìn)行了檔案管理的信息化改革，檔案管理部門(mén)配備的計(jì)算機(jī)也是行政部門(mén)淘汰不用的，設(shè)備陳舊，因此，干部人事檔案管理系統(tǒng)在原來(lái)基礎(chǔ)上，淘汰陳舊的管理方式，實(shí)現(xiàn)信息化管理，把檔案資料存儲(chǔ)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化方式，進(jìn)而進(jìn)行有效的利用，讓檔案信息資源實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享。目前單位所配備的電子設(shè)備中，大多也是用于簡(jiǎn)單的諸如電子檔案目錄管理的應(yīng)用。只用于管檔人員的檔案日常管理，整體來(lái)看缺乏大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用意識(shí)，信息化水平也很低，達(dá)不到現(xiàn)代信息化的技術(shù)要求。因此，我們?cè)诶矛F(xiàn)代信息技術(shù)的同時(shí)，需加快過(guò)渡到電子檔案管理的步伐，各單位要利用現(xiàn)代辦公設(shè)備，拓寬利用渠道，系統(tǒng)地整理紙質(zhì)歸檔材料，轉(zhuǎn)化為可隨時(shí)調(diào)取的電子檔案。對(duì)于干部人事檔案工作信息化，有關(guān)部門(mén)需進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和組織，干部人事檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，必須有先進(jìn)的電子技術(shù)做支撐，通過(guò)實(shí)踐不斷改進(jìn)新的應(yīng)用技術(shù)，及時(shí)更新維護(hù)大系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)是完成電子新技術(shù)的有力保障，是保證資源信息安全的基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上，利用大數(shù)據(jù)分析即可實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部信息資源的共享，又能為單位人才引進(jìn)、選拔任用等提供客觀科學(xué)的參考依據(jù)

三、總結(jié)

新形勢(shì)下，信息技術(shù)不斷完善，檔案管理技術(shù)的手段不斷更替，對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案要求整潔、實(shí)用，有利于保管和利用，也是干部人事檔案服務(wù)的基礎(chǔ)工作。利用現(xiàn)代管理的方法和手段，借助科技進(jìn)行信息化管理，做到紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌并進(jìn)，相信在數(shù)字時(shí)代，人事干部檔案的工作可以更加科學(xué)、合理和有序，為單位組織人事工作以及社會(huì)的發(fā)展提供更高效便捷的服務(wù)。

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