人事檔案在干部管理中的作用

楊吉瓊 楊揚

摘 要：人事檔案管理是中國人事管理中的一項重要組成部分，它是個人身份、學(xué)歷、能力、經(jīng)歷、薪資水平、社會關(guān)系和政治面貌以及個人品質(zhì)和作風等情況的客觀記錄和憑證。反映出一個人的德才表現(xiàn)和人們對其過往經(jīng)歷的認定和評價。這些記錄和評價具有現(xiàn)實性、客觀性和連續(xù)性等特點，為事業(yè)單位在干部的考察培養(yǎng)、任用和管理方面提供了重要的依據(jù)。在事業(yè)單位干部管理中有著重要的作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案 干部 管理

人事檔案是干部個人身份、學(xué)歷、經(jīng)歷、能力、薪資水平、政治面貌、思想品德、健康狀況及社會關(guān)系等情形的原始記錄。是一個人德才表現(xiàn)和人們對其過往經(jīng)歷的認定和評價。它是事業(yè)單位在干部管理中開展干部轉(zhuǎn)正定級，薪資調(diào)整、職務(wù)任免、職稱評審和退休審核等多方面工作的重要憑據(jù)和佐證。在對干部的培養(yǎng)、選拔、任用和管理上有著重要的參考價值和意義。做好干部的檔案管理工作，對干部的管理有著重要的作用。具體如下：

一、干部人事檔案對干部管理的重要作用和意義

1.人事檔案記錄的連續(xù)性和動態(tài)性，有利于對干部的全面了解

人事檔案一般是從個人的中學(xué)時期開始收集、統(tǒng)計和歸檔的。內(nèi)容包含一個人的學(xué)籍、學(xué)歷、健康體檢、政治面貌、德才表現(xiàn)和親屬關(guān)系等，一直延伸到其退休及至死亡?？梢哉f一個人一生的學(xué)習、工作和生活經(jīng)歷都能在其人事檔案里找到相關(guān)的記錄和佐證。干部人事檔案是隨著干部的活動，其業(yè)績表現(xiàn)、獎懲、工資及社會關(guān)系等內(nèi)容不斷在發(fā)生變化的，它的記錄連續(xù)且動態(tài)向前發(fā)展，完整而動態(tài)地發(fā)映出了干部的能力、才干、需求和收入水平。使相關(guān)部門在查閱人事檔案的記錄時，對干部的成長軌跡可以有一個明晰的了解，對干部的才能、需求和薪資預(yù)期有一個大概的認識，有利于對干部形成一個全面的認識。

2.人事檔案的客觀性和綜合性，有利對干部的正確評價

人事檔案記錄內(nèi)容包含了干部在學(xué)習和工作中形成的各種考核、審查、評價、獎勵和處分等，可以說是對一個人從德、智、體、美、勞各方面表現(xiàn)的全面的、長期的和綜合的記錄。這種記錄是對當事人在當時發(fā)生的事情客觀的、及時的記錄和評價，因此，它是了解干部的第一手的資料，是不摻水的真相，是最能反映干部從思想道德到工作表現(xiàn)的客觀的、綜合的材料。這些材料有利于幫助相關(guān)部門對干部做出正確和客觀的評價。

3.人事檔案可以為組織對干部的培養(yǎng)和隊伍的建設(shè)提供依據(jù)

干部的培養(yǎng)是隊伍建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，培養(yǎng)好人才，建設(shè)好隊伍是做好工作的基本保障。古話說：十年樹木，百年樹人，說的就是人才培養(yǎng)的重要作用和深遠意義。但人才也不是天生而就的，它是需要在后天的教育和培養(yǎng)下才能一步步長成的。

才根于器，培養(yǎng)人才重在選育人才，選好培養(yǎng)對象，再加上有針對性地因材施教是培養(yǎng)干部事半功倍的好辦法。但人才的選育是個艱難的任務(wù)，它建立在對人才全面的了解和客觀正確地評價的基礎(chǔ)上。

人事檔案對干部長期的、綜合的、全面的和客觀的記錄給相關(guān)部門了解和評價干部提供了一個方便有效的途徑。通過這個途徑，可以在一定程度上幫助相關(guān)部門更好地了解和評價一名干部，從而有方向、有目的地對干部進行培養(yǎng)，避免走彎路，做到用最短的時間，最少的經(jīng)費，培養(yǎng)出最合適和有用的人才，為單位和國家的建設(shè)創(chuàng)造更多的價值。同時，對干部的了解和評價，也有利于選擇合適的人組建合適的隊伍，團隊成員之間的取長補短，配伍得當，可以最大化地發(fā)揮出團隊的合作效益，取得最大合力。

4.人事檔案可以給相關(guān)部門對干部的合理任用提供重要的參考

尺有所短，寸有所長。選對的人，干對的事。每個人都有不同的特長或自己所擅長的領(lǐng)域。自古知人善用就被認為是人力資源管理的較高境界和層次。但善用人的前提是知人。知人是一個長期的、綜合的和需要去偽存真的過程。人事檔案提供給相關(guān)部門的是一個人的長期的、綜合的和客觀的各方面記錄，這些記錄可以給相關(guān)部門在進行干部的了解和甄別上提供重要的參考作用，有利于對干部的公平選拔和合理任用。

5.人事檔案可以為相關(guān)部門對干部的監(jiān)督和管理提供幫助

干部的監(jiān)督管理是一個長期的，多方面多層次的工作。它涉及干部的工作、生活和學(xué)習，和干部的成長經(jīng)歷，業(yè)務(wù)工作、道德品質(zhì)、生活環(huán)境和人際關(guān)系等有著一定的聯(lián)系。人事檔案記錄了干部的家庭背景、工作經(jīng)歷、學(xué)緣關(guān)系以及成長歷程等。這些有利于在干部的監(jiān)督管理中開展如下工作：

（1）提前回避，防患于未然。干部的家庭背景、業(yè)務(wù)背景、學(xué)緣、親緣等社會關(guān)系是其社會生活的基本組成部分，也往往是容易被不法分子利用的部分。相關(guān)部門在從事和開展一些有可能和工作人員存在或產(chǎn)生利害關(guān)系的事項時，可以根據(jù)工作人員的上述關(guān)系，提前使其回避，防患于未然。這既是對相關(guān)工作公平公正開展的保障，也是對干部的一種保護和監(jiān)督。

（2）提前進行有針對性的思想教育，防病治病。思想教育是對干部監(jiān)督管理的重要環(huán)節(jié)和手段。古話說人看從小，三歲看到老。從干部的成長歷程、生活環(huán)境和人際關(guān)系，分析干部的思想傾向、心理欲求，可以有針對性地對干部進行思想教育，事先打預(yù)防針，使干部少犯錯或者不犯錯，防病重于治病，才是對干部最有效的監(jiān)督和管理。

（3）合理進行人事調(diào)配。人事檔案是干部在任職期間的各種工作、生活表現(xiàn)的記錄，其中，必然涉及到干部的工作部分，對干部所從事的工作方向，所進行的工作內(nèi)容都有所記錄。如果這些記錄涉及到單位利益、商業(yè)機密或國家秘密的，相關(guān)部門在審查人事檔案時可以及時發(fā)現(xiàn)，在進行人事調(diào)配，工作安排，制度保障等方面做出相應(yīng)的防范，采取必要的監(jiān)管和保密措施，既防止泄露秘密，保護了國家和單位和利益，也保護了干部不被傷害和犯錯。

（4）劃清權(quán)責，防范和規(guī)避不必要的法律風險。人員的流動中，職工的調(diào)動是不可避免的現(xiàn)象，職工在入職時，其與原所在單位在工作交接、勞動合同的解除、隸屬關(guān)系的厘清和成果的歸屬等方面的問題是否已解決清楚，是在對新入職人員的人事檔案審查時必須關(guān)注的問題。這些問題的及時發(fā)現(xiàn)和解決，有利于劃清權(quán)責，防止單位和干部本人由于上述問題的處理不當而陷入不必要的法律糾紛中。

（5）去偽存真，防止假學(xué)歷、假經(jīng)歷影響干部的管理和任用。通過干部人事檔案的審查，對干部檔案中的材料進行鑒別，去偽存真，杜絕假學(xué)歷、假經(jīng)歷的存在，給有真才實學(xué)的干部以公平，給人事管理和崗位競爭以公正。

二、人事檔案管理中存在以下問題

1.對人事檔案管理工作的重視程度不夠

在大部分人的觀念里，人事檔案只是一堆無關(guān)緊要、可有可無的東西而己，既不影響自己的日常工作，又不影響自己拿工資，有何重要性可言？甚至連一些單位領(lǐng)導(dǎo)也認為人事檔案管理只是國家人事管理制度中一的項不得不完成的強制性的工作，與人事管理的其他工作比起來，就是管著一堆紙，并無多大作用和意義。因此，重視程度不夠，相關(guān)配套設(shè)施不完善，管理制度不嚴格執(zhí)行，思想松懈。使人事檔案管理的工作難以更好地開展。

2.由于歷史遺留問題，有些干部的檔案不完整、信息混亂

由于人們對人事檔案的不重視，一些干部在畢業(yè)后到工作單位就業(yè)時或者工作調(diào)動后，發(fā)現(xiàn)人事檔案的部分材料不完整而沒有及時補充和處理;還有一些干部對自己的檔案信息填寫不認真，出現(xiàn)檔案材料中一些個人信息前后不一致的情況，比如，有的干部在填寫出生日期時，在有些檔案材料中填寫公歷，另一些檔案材料中卻填寫農(nóng)歷等情況。造成部分干部的人事檔案不完整、不全面和前后不一致等，給干部本人和單位的管理工作都帶來了一定的影響和困擾。

3.管理方式陳舊，使人事檔案管理工作瑣碎繁重而危險

在現(xiàn)在電子化信息化的時代，很多單位的人事檔案還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)版材料，收集歸檔要靠手工，查閱要靠人工。這種管理方式使人事檔案管理工作淹沒在大量重復(fù)而瑣碎的工作中，工作量繁重而成效不大。同時，紙質(zhì)材料易霉變、蟲蛀和失火，易于造成材料的損毀，并具有一定的危險性。

三、加強人事檔案的管理應(yīng)著重以下措施和手段

1.主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強重視

人事檔案管理是人事管理工作中的重要組成部分，是開展干部轉(zhuǎn)正定級、工作調(diào)動、工資調(diào)整、職稱評審和退休審核等工作的重要依據(jù)，因此，人事檔案管理并不是人事管理工作中無足輕重的部分，而是人事管理工作的基礎(chǔ)和保障，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高認識，加強對干部人事檔案工作的重視，強化管理制度的建設(shè)和落實，保障人員和設(shè)施的配備，充分發(fā)揮人事檔案在干部管理中應(yīng)有的作用。

2.嚴格審查，確保干部的人事檔案完整規(guī)范

人事檔案的相關(guān)內(nèi)容對干部自身的工資待遇等切身利益有著重要的憑證作用，對用人單位在干部的管理、提拔和任用等方面有著積極的參考意義，因此，相關(guān)部門在審查、接收和管理人事檔案時，應(yīng)嚴格按標準執(zhí)行，認真負責，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時提出問題并妥善解決問題，確保干部的人事檔案完整、規(guī)范，有利于以它為基礎(chǔ)的相關(guān)工作順利開展。

3.跟上時代步伐，實現(xiàn)干部人事檔案電子化管理

現(xiàn)代社會是信息化的時代，與紙質(zhì)材料相比，電子材料有易保存、易搬運、易備份、不易損毀和查詢準確全面等特點。實現(xiàn)干部人事檔案的電子化管理，有利于檔案生成后即時歸檔，部門之間信息共享;同時，電子檔案查詢內(nèi)容全面、快速和準確等特點，對減輕工作人員的負擔，規(guī)范管理和提高人事檔案利用的準確性和高效性都有著極大幫助。

作者簡介：楊吉瓊（1973-），女，漢族，助理研究員，管理學(xué)碩士，海南大學(xué)人事處，研究方向：檔案管理;楊揚（1983-），女，漢族，講師，法學(xué)碩士，海南大學(xué)人事處，研究方向：人事檔案管理。