新時代下的檔案管理創(chuàng)新探討

摘 要：全面深化改革，是以習(xí)近平同志為總書記的黨中央帶領(lǐng)全國各族人民在新的歷史起點上做出的重大戰(zhàn)略部署，是實現(xiàn)“兩個一百年”奮斗目標，實現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興“中國夢”的必由之路，也是檔案事業(yè)一次大發(fā)展，大騰飛的好時機，作為學(xué)院檔案工作者，如何適應(yīng)中國特色社會主義新時代的特點和要求，進一步提高檔案工作科學(xué)化管理水平，本文進行了深入的探討和研究。

關(guān)鍵詞：深化改革;檔案管理;創(chuàng)新服務(wù)

檔案工作是一項記錄歷史、文明傳承、服務(wù)社會的重要基礎(chǔ)工作，檔案工作者肩負著“為黨管檔、為國守史”的重要責(zé)任。新時代下檔案工作者要準確把握新時代中國特色社會主義思想的精髓，準確把握精神實質(zhì)，增強“四個意識”、堅定“四個自信”，深入思考如何圍繞中心工作、服務(wù)大局，不斷研究我國社會主要矛盾變化后，如何滿足服務(wù)對象的新的需求。要按照習(xí)總書記對辦公室工作提出的“五個堅持”的標準，內(nèi)化于心，外化于行。在圍繞本單位中心工作的基礎(chǔ)上，提高政治站位、創(chuàng)新工作思路、不斷拓寬擴展工作領(lǐng)域，在開發(fā)利用、規(guī)范管理上多下功夫，為學(xué)院的全面高速發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

一、以創(chuàng)新觀念引領(lǐng)行動轉(zhuǎn)變，增強做好新時代檔案工作的使命感和責(zé)任感

檔案工作者要以中辦、國辦下發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》為思想引領(lǐng)、行動指南。這個行動指南著眼改革、高屋建瓴、總攬全局，為我國的檔案事業(yè)規(guī)劃了新的格局。檔案工作者要學(xué)精、學(xué)深、吃透文件精神，主動適應(yīng)全面深化改革的新的需要和新的變化，結(jié)合自身工作特點，強化服務(wù)標桿意識，構(gòu)建學(xué)院檔案工作體系，規(guī)范檔案管理流程，鉆研數(shù)字化檔案信息開發(fā)利用，為學(xué)院的檔案工作實現(xiàn)跨越式發(fā)展不斷進取。

學(xué)院檔案工作實現(xiàn)快速發(fā)展，要堅持深化改革。在改革中謀思路、促提高。要把思想緊緊統(tǒng)一在中職教育改革發(fā)展的大環(huán)境下，圍繞學(xué)院全面深化教育、教學(xué)改革的要求，強化教學(xué)、科研、行政、專業(yè)群建設(shè)等重要資料為歸檔宗旨，加強檔案數(shù)字化信息建設(shè)為核心，逐步擴大檔案的開發(fā)利用途徑，實現(xiàn)資源數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，推進學(xué)院檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，充分發(fā)揮信息化在檔案工作發(fā)展中的重要作用，為教育教學(xué)工作提供優(yōu)質(zhì)、快捷的檔案利用服務(wù)。

檔案工作者自身素質(zhì)的提高尤為關(guān)鍵。首先要在思想上解放出來，轉(zhuǎn)變觀念，徹底打破固步自封的保守理念。將滿足現(xiàn)狀的觀念改變?yōu)楦蚁敫腋伞?chuàng)新開拓的觀念;將單純的管理觀念改變?yōu)槊芮嘘P(guān)注改革發(fā)展的新情況、為學(xué)院師生的利益服務(wù)的觀念;將被動利用改變?yōu)橹鲃娱_發(fā)檔案信息資源，拓寬利用渠道的新觀念;將無所作為的悲觀思想改變?yōu)榇笥凶鳛榈姆e極進取的觀念。只有思想先行才能引領(lǐng)行動方式的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)全面深化改革的需要。新的時代為我們構(gòu)建了宏偉的藍圖，新的時代期待大有作為，檔案工作者不僅要伏案蘭臺，還要開拓創(chuàng)新、不忘初心，才能實現(xiàn)在改革大潮中激勵自己不斷前進。

二、檔案管理模式的創(chuàng)新，是學(xué)院檔案工作的重要基礎(chǔ)

我院是一所歷史悠久、具有深厚文化底蘊的中職院校。學(xué)校是黨的領(lǐng)導(dǎo)干部的楷?！追鄙镜哪感?。目前學(xué)院檔案分為行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品、基建、儀器設(shè)備、出版、外事、財會、聲像、實物、電子資料十二個門類。這些檔案記載著我校的辦學(xué)歷史，對學(xué)院的內(nèi)部體質(zhì)改革、師資隊伍建設(shè)、辦學(xué)水平建設(shè)都具有寶貴的參考價值。這些檔案是學(xué)院各個歷史時期真實的記錄，全面反映學(xué)院的發(fā)展歷程，是學(xué)院綜合辦學(xué)水平真實寫照。在管理過程中，納入了集中、統(tǒng)一管理，避免了檔案資源流失。對應(yīng)歸檔文件進行動態(tài)監(jiān)管，確保歸檔文件材料的真實性、原始性。從收集材料到文件材料的整理、歸檔、保存，從歸檔文件的錄入、掃描、填寫到最后的裝訂、裝盒，檔案人員都一絲不茍、精益求精。

新的時代下，學(xué)院以兩辦《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》為統(tǒng)領(lǐng)，以全面貫徹落實《檔案法》為主線，以《高校檔案工作規(guī)范》為引領(lǐng)，扎實推進“三個體系”建設(shè)，以改革創(chuàng)新為動力， 建立集中統(tǒng)一管理的檔案資源管理架構(gòu)，建立符合檔案管理工作實際、操作性強的規(guī)章制度，把檔案工作同其他工作規(guī)范同規(guī)劃、同部署、同落實，真正做到各項工作全面覆蓋。

三、檔案管理手段的創(chuàng)新是學(xué)院檔案工作的重要環(huán)節(jié)

1.檔案信息資源建設(shè)是檔案創(chuàng)新管理中的基礎(chǔ)。面對學(xué)院檔案工作的現(xiàn)狀，必須用改革發(fā)展的思路來解決前進中的困難。開展檔案數(shù)字化信息建設(shè)是時代需要，也是科學(xué)管理檔案的基礎(chǔ)。檔案管理利用是根本，管理是手段，收集是基礎(chǔ)。因此，檔案室建設(shè)基礎(chǔ)在于檔案信息資源建設(shè)，檔案資源信息建設(shè)在檔案服務(wù)創(chuàng)新工作中具有不可替代的基礎(chǔ)性的地位，深化檔案信息資源建設(shè)必須抓住源頭的管理理念。如何聚焦源頭？這就要求，在學(xué)院開展的各項工作中，將檔案工作的同步進行，例如：在學(xué)院的重大事件、重要會議、重點課題、重點建設(shè)項目等工作的布置、開展、進行、驗收、總結(jié)中，全面落實檔案工作，跟進各個環(huán)節(jié)，真正做到常規(guī)歸檔與即時歸檔的相結(jié)合，完整搜集各項資料，確保齊全完整。加強對校史人物、校史資料和社會媒體對學(xué)校工作報道等方面的征集工作，豐富室藏，為學(xué)院的歷史站好崗，為學(xué)院今天服好務(wù)，為學(xué)院明天積累好精神財富。

2.檔案數(shù)字化信息是檔案創(chuàng)新管理中的重要保障。室藏檔案數(shù)字信息化的主要目的是利用計算機海量存儲方便利用和保護檔案。為了進一步加快檔案數(shù)字化信息建設(shè)，我院購置了檔案管理軟件、高標配高速掃描儀，這些設(shè)備的應(yīng)用為檔案數(shù)字化建設(shè)提供了有利的保障。目前，學(xué)院每年檔案中黨群、行政、教學(xué)等檔案類的數(shù)字化工作已基本完成。檔案數(shù)字化是大勢所趨，是檔案管理存儲、利用方式的革新。在做好利用的同時，如何保護數(shù)字化信息也是面臨的問題。結(jié)合日常工作，對不同介質(zhì)的存儲資源同時做到了備份、異地、異質(zhì)存儲，確保數(shù)字信息檔案安全。

3.檔案利用方式的創(chuàng)新是檔案創(chuàng)新管理中的重要環(huán)節(jié)。為社會提供利用，滿足利用者需求，是檔案工作的根本目的。除了在傳統(tǒng)的檔案利用方式中做好服務(wù)，對利用檔案的查閱者，利用室藏檢索目錄熱忱服務(wù)，及時提供相關(guān)信息。在新的利用方式中，檔案工作者要加強對檔案的加工開發(fā)，把“死檔案”用活，讓檔案升值，變成“活信息”，把“檔案庫”變成“思想庫”，對室藏檔案做到“心中有數(shù)、如數(shù)家珍” 。對非涉密檔案積極開展“線上服務(wù)”“網(wǎng)絡(luò)服務(wù)”將室藏檔案變成“數(shù)據(jù)大廳”，讓數(shù)據(jù)多跑腿，讓利用者少走路。具有典型意義的實例比比皆是，舉其中的幾個與大家共享。

作為孔繁森同志的母校，我校始終踐行和傳承“繁森精神”，與孔繁森紀念館系館校共建單位。為進一步充實孔繁森事跡展覽資料，2014年8月18日，該館工作人員前來我院查閱了孔繁森同志學(xué)籍資料，我院領(lǐng)導(dǎo)高度重視，迅速安排檔案室工作人員的積極配合，查閱了孔繁森同志1959年---1961年的檔案資料。經(jīng)查閱有關(guān)檔案資料，發(fā)現(xiàn)了孔繁森同志入校的學(xué)籍卡及所在班級名單等資料，該館工作人員立即辦理借閱手續(xù)，并按規(guī)定進行了資料復(fù)制。這項檔案填補了孔繁森同志在校就讀資料的空白，為充實宣傳孔繁森事跡展覽和研究孔繁森精神提供了珍貴的史料，意義非凡，得到該館高度評價。

我院具有六十年的辦學(xué)歷史，畢業(yè)生數(shù)以萬計。在補充完善畢業(yè)生個人檔案工作中，起到了積極作用，得到畢業(yè)生的一致贊譽。2019年暑假，一位畢業(yè)生前來學(xué)校查閱個人檔案，其因保管不慎，丟失個人檔案。當(dāng)時正值該畢業(yè)生提拔之際，心急如焚。檔案室工作人員進行了認真仔細的查閱，提供了該生錄取、學(xué)籍信息等資料，為該生職務(wù)晉升提供了重要佐證材料，充實了該生個人檔案重要信息資料。該生表示十分感謝并高度贊譽。

日常工作利用數(shù)字化信息查閱檔案更是簡便高效，機讀檢索工具的方便利用，大大提升了工作效率。傳統(tǒng)的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替，適應(yīng)新時代的需求。

4.檔案人才隊伍創(chuàng)新是檔案創(chuàng)新管理的重要措施。新時代下培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍是檔案服務(wù)創(chuàng)新的重要措施。學(xué)院要堅持有計劃地培養(yǎng)和引進高學(xué)歷、高層次的檔案服務(wù)創(chuàng)新人才，首先要加強檔案工作人員對新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高計算機信息技術(shù)知識、數(shù)字化檔案信息的運用，加強業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，對標高校先進的管理人才培養(yǎng)模式，充實年輕化、專業(yè)化業(yè)務(wù)人才。每年除了參加本市檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)外，要積極拓寬培訓(xùn)渠道，制定培訓(xùn)計劃，保證專業(yè)知識的更新和擴充。重點支持檔案數(shù)字化信息管理等培訓(xùn)，不斷豐富自己的業(yè)務(wù)知識和職業(yè)素養(yǎng)。其次要建立科學(xué)的激勵機制。鼓勵檔案管理人員積極爭取職稱晉升，在提升自身待遇的同時，提升職業(yè)技能水平。

檔案是歷史的記錄，記載著我們?nèi)娼ǔ尚】瞪鐣^斗歷程的點點滴滴，通過檔案追溯歷史，傳承文明，為社會服務(wù)。新時代對檔案工作者的要求不斷提升，作為檔案工作者在做好的收集、整理、歸檔工作的同時，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，不斷研討檔案價值，將檔案的價值充分體現(xiàn)。學(xué)院檔案工作者要想在學(xué)校管理中體現(xiàn)出自身價值，必須牢固樹立創(chuàng)新服務(wù)的理念。 全面深化改革是一項系統(tǒng)工程，必將引起政治、經(jīng)濟、社會、文化、生態(tài)和社會等各個方面的發(fā)展和變革，學(xué)院檔案工作者要以“對歷史負責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想”的原則，適應(yīng)新形勢下檔案信息化建設(shè)發(fā)展的要求，為學(xué)院各項工作提供優(yōu)質(zhì)、快捷的服務(wù)。

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作者簡介：張秋麗（1973-），女，漢族，山東省招遠市人，中共黨員，大學(xué)學(xué)歷，檔案文秘專業(yè)，副研究館員?，F(xiàn)在聊城市技師學(xué)院黨政辦公室從事檔案管理工作。研究領(lǐng)域：檔案開發(fā)利用。