事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究

摘 要：干部人事檔案是組織全面考察了解和選拔使用干部的重要依據(jù)。本文通過(guò)分析事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀，找出干部人事檔案管理存在的問(wèn)題，提出相應(yīng)對(duì)策，以完善事業(yè)單位干部人事檔案管理，充分發(fā)揮干部檔案的重要作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案;事業(yè)單位;干部;管理;對(duì)策

近年來(lái)，我國(guó)越來(lái)越注重事業(yè)單位人才隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)事業(yè)單位人事管理。隨著事業(yè)單位人事制度改革的不斷深化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法必然面臨著新的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位干部人事檔案管理存在的問(wèn)題也日益突出。

一、事業(yè)單位干部人事檔案管理的重要性

事業(yè)單位是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中提供公益服務(wù)的主體，是社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要力量。我國(guó)目前有著110多萬(wàn)個(gè)事業(yè)單位，3000多萬(wàn)事業(yè)單位工作人員，廣泛分布在教育、科技、文化、衛(wèi)生等各個(gè)領(lǐng)域。事業(yè)單位干部是在事業(yè)單位改革和發(fā)展中充當(dāng)著領(lǐng)導(dǎo)者和實(shí)施者的角色，在推動(dòng)公益事業(yè)發(fā)展、提高人民生活水平、全面建成小康社會(huì)等方面有重要作用。人事檔案記載了干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容，是干部歷史和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)的具體反映，是組織全面考察了解和正確選拔干部的重要依據(jù)。因此，完善干部人事檔案管理，對(duì)于事業(yè)單位的人才培養(yǎng)、干部選拔和隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)事業(yè)單位人力資源開(kāi)發(fā)有著重要作用。

二、事業(yè)單位干部人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.事業(yè)單位對(duì)人事檔案工作重視不足

（1）領(lǐng)導(dǎo)層檔案管理意識(shí)薄弱。在一些事業(yè)單位，領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于人事檔案的認(rèn)識(shí)不夠全面。他們認(rèn)為人事檔案只是簡(jiǎn)單記錄員工的基本信息、收集員工的簡(jiǎn)歷材料，并沒(méi)有多大的作用，對(duì)單位和社會(huì)創(chuàng)造不了什么價(jià)值，沒(méi)有單位的其他工作和業(yè)務(wù)重要，因此對(duì)人事檔案管理工作并不重視。

（2）檔案管理硬件設(shè)施不完善。由于領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，單位投入到檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)少，一些事業(yè)單位無(wú)法配備必要的基礎(chǔ)設(shè)施，甚至沒(méi)有設(shè)立獨(dú)立的人事檔案室，檔案管理工作形式化，嚴(yán)重制約了干部檔案管理工作的開(kāi)展。有的單位雖然建立了專(zhuān)門(mén)的檔案室，但不具備濕度控制和防塵條件，堆放混亂，缺乏防火防盜設(shè)施，存在安全隱患。

（3）檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。有些事業(yè)單位人員規(guī)模較小，不太重視檔案工作，人事檔案管理人員沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，還有些事業(yè)單位的人事檔案管理人員由兼職人員擔(dān)任，常忙于應(yīng)付部門(mén)日常工作，沒(méi)有足夠的時(shí)間與精力來(lái)管理檔案。此外，部分檔案管理人員把人事檔案管理工作看成簡(jiǎn)單的“收、放、補(bǔ)、裝”，忽略了檔案的科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)利用，工作積極性和創(chuàng)新性不強(qiáng)。

2.事業(yè)單位干部人事檔案質(zhì)量不高

（1）檔案內(nèi)容不全面。干部檔案材料普遍“厚古薄今”，舊材料較多，新材料未及時(shí)補(bǔ)充，干部的現(xiàn)實(shí)面貌沒(méi)有得到體現(xiàn)。此外，關(guān)于干部個(gè)人經(jīng)歷、家庭社會(huì)關(guān)系方面的歷史材料多，體現(xiàn)近期工作實(shí)績(jī)、專(zhuān)業(yè)能力、個(gè)人特長(zhǎng)的材料較少，導(dǎo)致干部檔案未能真實(shí)、全面地反映干部的才能和業(yè)績(jī)成果。

（2）檔案材料不規(guī)范。首先，檔案材料填寫(xiě)不夠規(guī)范。由于有些干部不了解檔案材料的重要性，填寫(xiě)時(shí)較隨意。有的未按要求正確填寫(xiě)，有的填寫(xiě)過(guò)程中字跡潦草甚至有涂改，導(dǎo)致重要信息填寫(xiě)錯(cuò)誤。填寫(xiě)“三齡兩歷一身份”信息時(shí)不一致，導(dǎo)致檔案核查時(shí)出現(xiàn)前后日期不一致、信息不相符現(xiàn)象?；蛘咛顚?xiě)家庭成員時(shí)未按要求填寫(xiě)完整，都會(huì)造成干部檔案信息真實(shí)性和完整性受影響，給人事管理工作帶來(lái)隱患。

其次，檔案材料裝訂不夠規(guī)范。目前，大部分事業(yè)單位的干部人事檔案還沒(méi)有達(dá)到分類(lèi)有序、目錄清晰、裝訂整齊的要求，導(dǎo)致審核檔案和資料查找不便，檔案資源利用效率低。

（3）歸檔材料審查不嚴(yán)格。檔案審查是檔案的“入口”關(guān)，檔案審查不嚴(yán)格，審查手續(xù)不完備，如規(guī)定需組織蓋章的未蓋章，需要本人簽名的未簽名便歸檔，材料未經(jīng)過(guò)仔細(xì)鑒別便歸檔，都會(huì)導(dǎo)致檔案材料張冠李戴、同名異人，重復(fù)歸檔或不屬于干部檔案內(nèi)容的多余材料歸檔。

3.事業(yè)單位干部人事檔案管理手段落后

目前，大部分事業(yè)單位的人事檔案管理手段落后，服務(wù)方式單一，信息化程度低。檔案管理人員還停留在傳統(tǒng)的手工操作，重復(fù)進(jìn)行組卷、裝訂、剪裁等手工歸檔程序，過(guò)于注重人事檔案的保存而忽略了信息利用的服務(wù)功能。還有一些事業(yè)單位考慮到人力、物力有限，加上人事檔案信息機(jī)密性較強(qiáng)，因此雖已引進(jìn)信息化檔案管理系統(tǒng)，但也沒(méi)有充分利用，只是簡(jiǎn)單應(yīng)用計(jì)算機(jī)建立檔案目錄和索引。人事電子檔案和無(wú)紙化閱讀都較少，基本仍是手工管理和查閱利用干部檔案，沒(méi)能充分發(fā)揮干部檔案應(yīng)有的考察依據(jù)功效。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理查詢(xún)難度大，占用空間大，內(nèi)容單一。同時(shí)，由于反復(fù)調(diào)用原件，干部檔案材料容易磨損，不利于長(zhǎng)期、永久保存檔案。

三、完善事業(yè)單位干部人事檔案管理的對(duì)策

1.轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理觀念

增強(qiáng)認(rèn)識(shí)，有針性地組織領(lǐng)導(dǎo)者和管理組學(xué)習(xí)檔案相關(guān)法律法規(guī)、制度，促使他們轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識(shí)到干部人事檔案管理在整個(gè)事業(yè)單位發(fā)展和人才培養(yǎng)使用中的重要作用，真正重視起檔案工作。在保障事業(yè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)上，加大對(duì)干部人事檔案管理的資金支持和投入力度，按需配備人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施和人員，促進(jìn)干部人事檔案管理的制度化和規(guī)范化。

2..加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案工作人員是干部人事檔案管理和服務(wù)工作的主體，需要固定、專(zhuān)業(yè)的人才隊(duì)伍來(lái)支撐。在檔案管理工作的選人用人方面，事業(yè)單位要注重挑選政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、責(zé)任意識(shí)強(qiáng)的人員從事干部人事檔案管理工作，建立一支高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)化的干部人事檔案管理隊(duì)伍。將人事檔案工作人員的培養(yǎng)列入單位的人才培養(yǎng)規(guī)劃中，全面系統(tǒng)地培訓(xùn)檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和政策水平。同時(shí)，注重培養(yǎng)和引進(jìn)計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員，輔助做好檔案資源開(kāi)發(fā)利用，掌握好電子檔案處理技術(shù)，進(jìn)一步提升事業(yè)單位干部人事檔案管理水平。

3.完善人事檔案管理制度

干部人事檔案管理政策性、專(zhuān)業(yè)性和操作性很強(qiáng)，若單位的檔案管理制度不健全規(guī)范，監(jiān)管機(jī)制不完善，將無(wú)法保證干部人事檔案工作的順利開(kāi)展。鑒定審核工作不到位，易導(dǎo)致虛假材料、不規(guī)范材料流入檔案，使干部人事檔案案卷質(zhì)量受到影響，為檔案鑒定工作增加難度，嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)蓴_到組織人事工作。因此，要完善人事檔案管理制度，建立鑒別審核歸檔制度，加強(qiáng)責(zé)任監(jiān)管機(jī)制。作為檔案管理者，要認(rèn)真把好材料關(guān)，按照人事檔案管理要求制定嚴(yán)格的審核標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范歸檔流程，明確干部檔案十大類(lèi)內(nèi)容的鑒別要點(diǎn)，使鑒別歸檔工作更加嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)。在鑒別歸檔過(guò)程中真正做到分清主次、掌握重點(diǎn)、去冗存精、去偽存真。如在鑒定審核干部檔案中的學(xué)歷、經(jīng)歷、職稱(chēng)職務(wù)晉升、培訓(xùn)考核材料時(shí)，要注重材料的連貫性、完整性和一致性。鑒定過(guò)程遇到干部檔案內(nèi)容缺失時(shí)，及時(shí)查缺補(bǔ)漏。遇到不屬于歸檔范圍的材料清理出來(lái)妥善處理，把填寫(xiě)有誤、手續(xù)不全的材料退回補(bǔ)充完善、修改更正信息再放入檔案，以保障干部人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

4.加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)

目前，信息化、現(xiàn)代化管理和電子技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)成為檔案管理的趨勢(shì)。事業(yè)單位要積極利用信息化現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)管理手段，建立好干部人事檔案信息平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)。首先，檔案管理者要樹(shù)立檔案利用與服務(wù)目標(biāo)，更新硬件設(shè)備，引入專(zhuān)業(yè)檔案管理應(yīng)用軟件，將人事檔案的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)換為相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，逐漸實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)與新興電子兩種檔案材料相輔使用的雙套管理。其次，加強(qiáng)干部檔案內(nèi)容建設(shè)，對(duì)一些查詢(xún)、使用頻率高的檔案信息，如“三齡兩歷一身份”等重要、常用的干部信息，經(jīng)審核無(wú)誤后錄入信息數(shù)據(jù)庫(kù)。及時(shí)收集補(bǔ)充紙質(zhì)檔案材料，根據(jù)新形勢(shì)下干部管理相關(guān)規(guī)定，定期補(bǔ)充更新干部信息，充實(shí)檔案內(nèi)容?？筛鶕?jù)組織人事需求情況，在原有基礎(chǔ)上細(xì)化干部的工作業(yè)績(jī)、廉政、鑒定、獎(jiǎng)罰等方面信息項(xiàng)目，讓組織可以從檔案中清晰識(shí)別干部特長(zhǎng)、工作能力和業(yè)績(jī)水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)干部人事檔案信息的動(dòng)態(tài)管理，為事業(yè)單位進(jìn)行干部?jī)?chǔ)備、人才培養(yǎng)、選拔任用提供有力幫助。此外，注意做好保密工作保護(hù)檔案信息，對(duì)所有的人事信息數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，劃分機(jī)密等級(jí)，設(shè)置好使用權(quán)限，根據(jù)不同需求細(xì)化檢索，精準(zhǔn)快速地傳輸檔案信息，實(shí)現(xiàn)檢索利用便捷化，信息查詢(xún)精準(zhǔn)化，從而為單位提供高質(zhì)、高效的干部人事檔案信息。同時(shí)又避免了由于手工翻閱頻繁使用材料而造成破損毀壞，利于紙質(zhì)案卷的長(zhǎng)期保存，檔案管理水平得以進(jìn)一步提升。

四、結(jié)語(yǔ)

干部人事檔案管理是一項(xiàng)集科學(xué)性、服務(wù)性、政治性于一體的工作。事業(yè)單位人事檔案管理者不僅要低頭做事，努力鉆研檔案管理方法，更要抬頭望遠(yuǎn)，在借鑒文書(shū)檔案管理理念的基礎(chǔ)上敢于創(chuàng)新，為干部檔案管理工作開(kāi)闊思路，以促進(jìn)干部檔案管理工作規(guī)范高效，提高人事檔案的利用服務(wù)價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮 凱.事業(yè)單位干部人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].黑龍江檔案，2018

[2]李 薇，王 琳，等.淺析事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策[J].中國(guó)衛(wèi)生人才，2017

[3]周 菲.淺析事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的重要性[J].檔案管理，2017

作者簡(jiǎn)介：蘇蔚迎（1988-），女，廣西玉林人，漢族，現(xiàn)任單位：玉林市第一人民醫(yī)院，碩士研究生，經(jīng)濟(jì)師，研究方向：人力資源、檔案管理。