網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校檔案管理信息化模式研究

劉巖 江燕

摘 要：優(yōu)化檔案管理工作是社會在發(fā)展和進(jìn)步中不可缺少的一部分，面對人們?nèi)找嬖鲩L的物質(zhì)、信息等需求，我國的檔案管理工作面臨著全新的挑戰(zhàn)。目前我國高校的檔案管理情況較為復(fù)雜，發(fā)展進(jìn)程較為緩慢，依舊延續(xù)過去傳統(tǒng)的發(fā)展方式，因此存在一些制約因素阻礙了高校檔案管理發(fā)展進(jìn)程?；诖?，本文首先簡要分析了在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代進(jìn)行高校檔案管理信息化的必要性;其次，從幾個(gè)不同的角度對目前我國高校檔案管理模式的現(xiàn)實(shí)狀況進(jìn)行了簡要分析;最后，結(jié)合上文分析內(nèi)容，為在信息化時(shí)代高校檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化模式，提出了幾點(diǎn)建議和措施，以此供專業(yè)人士進(jìn)行討論和分析。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)時(shí)代;高校檔案管理;信息化模式;建設(shè)路徑

隨著我國科技不斷的發(fā)展與進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各個(gè)行業(yè)各個(gè)領(lǐng)域都實(shí)現(xiàn)了較為普遍的應(yīng)用，社會逐漸邁入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代。各個(gè)行業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的介入下，實(shí)現(xiàn)了便利性發(fā)展，理論革新和技術(shù)發(fā)展推動產(chǎn)業(yè)進(jìn)步，隨著互聯(lián)網(wǎng)思想的傳播，檔案管理被賦予了新的內(nèi)涵，為了追趕時(shí)代的步伐，我國高校教師必須擔(dān)負(fù)起責(zé)任和使命，針對網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校檔案管理的信息化模式進(jìn)行不斷的實(shí)踐和研究，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，挑戰(zhàn)目前所面臨的各種困難，完成學(xué)校所面臨的各種任務(wù)，找到最適合本校的發(fā)展路徑。本文從高校檔案管理信息化的重要作用入手，不斷進(jìn)行深入的分析和探討，為實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理模式提供新思路和新看法。

一、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校檔案管理信息化的必要性

我國的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展十分迅速，在近幾年來，與檔案管理相關(guān)的軟件和應(yīng)用大量產(chǎn)生，為我國高校的檔案管理，實(shí)現(xiàn)突破和創(chuàng)新提供了可能性。在目前網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化勢在必行，這是一條必須要走的道路，如何走好是每一位教育從業(yè)人員需要考慮的問題。從目前情況來看，網(wǎng)絡(luò)發(fā)展已經(jīng)為我國檔案管理工作帶來一些實(shí)際性便利，在信息留存和信息檢索方面都有著明顯的體現(xiàn)。首先，在信息的保留方面，在過去的檔案管理過程中，通常使用紙質(zhì)材料對檔案內(nèi)容進(jìn)行記錄，然后進(jìn)行封裝保存。雖然人們已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的信息保留方式，但是它存在一些無法避免的問題和缺陷，進(jìn)行檔案記錄的紙質(zhì)資料在保存的過程中可能實(shí)現(xiàn)紙張老化等問題，資料會逐漸不清晰，這對檔案工作來說是十分嚴(yán)重的影響;其次，通過紙質(zhì)資料進(jìn)行檔案保存，在進(jìn)行檔案抽取的過程中，很有可能出現(xiàn)人為檔案損壞，嚴(yán)重的時(shí)候會產(chǎn)生無法挽回的影響;同時(shí)，在進(jìn)行檔案檢索時(shí)需要工作人員，通過大量的時(shí)間進(jìn)行檔案查找，嚴(yán)重降低了工作效率，這些問題的存在都嚴(yán)重制約了檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。

但是，當(dāng)信息時(shí)代到來時(shí)，通過構(gòu)建高校檔案管理的信息模式化，這些問題會迎刃而解，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案信息管理者及時(shí)的將每個(gè)學(xué)生的檔案信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入，保存到云端或者大型數(shù)據(jù)庫中，從根本上保證了檔案的長久留存，解決了原始檔案庫在時(shí)間和空間上的局限性，電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，不會因?yàn)樘鞖馔蛔兌艿綋p壞，也不會受到其他自然因素的限制，通過實(shí)現(xiàn)檔案信息化存儲，信息存儲量得到了顯著擴(kuò)大，并且可以隨著學(xué)校的發(fā)展實(shí)現(xiàn)更新;其次，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)極大程度上減少了人為因素對檔案的破壞，計(jì)算機(jī)在工作過程中，主要通過算法實(shí)現(xiàn)操作，是一個(gè)系統(tǒng)化的過程，失誤的情況較少，同時(shí)還可以對檔案信息進(jìn)行備份，當(dāng)出現(xiàn)操作失誤時(shí)，可以及時(shí)的恢復(fù)原始檔案，從根本上保證了內(nèi)容的真實(shí)性和完整性;最后，在檔案的檢索速度上，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案的快速調(diào)取，但管理工作者可以在較短的時(shí)間內(nèi)查看或預(yù)覽任何檔案信息，極大的提高了檔案管理者的工作效率，也提高了整個(gè)部門的工作質(zhì)量，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用使檔案管理行業(yè)實(shí)現(xiàn)了巨大的進(jìn)步。

二、我國高校檔案管理模式的現(xiàn)實(shí)狀況分析

我國檔案管理工作在近幾年來已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了階段性的發(fā)展和進(jìn)步，并取得了一定的成果，這離不開相關(guān)技術(shù)人員的努力，也離不開教育工作者的不斷實(shí)踐與探究。但是，經(jīng)過大量的文獻(xiàn)調(diào)查和實(shí)際研究發(fā)現(xiàn)，在實(shí)現(xiàn)我國高校檔案管理模式信息化的進(jìn)程中存在一些因素，阻礙了檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程，主要在思想和設(shè)施兩個(gè)方面。首先，在思想方面，雖然信息化時(shí)代已經(jīng)到來，高校的檔案資料管理者在一定程度上接受了信息化思想和信息化發(fā)展方式，但是并沒有較為具體的檔案管理工作改進(jìn)措施，缺乏相關(guān)技術(shù)型人才，沒有相應(yīng)的理論指導(dǎo)和技術(shù)指導(dǎo)，在行動上較為遲緩，腳步跟不上思維，改革進(jìn)程較為緩慢，檔案管理工作的相關(guān)人員缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，在改革的能力上存在缺陷，平時(shí)工作較為繁雜，缺乏進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容研究的時(shí)間，很難提出較為科學(xué)的改革措施。不僅如此，甚至部分高校檔案管理工作者缺乏創(chuàng)新和改革的勇氣，為了減少不必要的麻煩，一味的延續(xù)過去傳統(tǒng)的檔案管理方案，思想較為禁錮，行動上墨守成規(guī)，導(dǎo)致學(xué)校在該方面跟不上時(shí)代的步伐，只能原地踏步，甚至產(chǎn)生落后，在行政管理工作方面與其他學(xué)校逐漸產(chǎn)生差距。其次，在基礎(chǔ)設(shè)施建造方面，高校領(lǐng)導(dǎo)缺乏對信息化技術(shù)的重視，將檔案管理的信息化改革，當(dāng)作是管理工作者個(gè)人的事情，其實(shí)不然，檔案管理工作者在進(jìn)行檔案管理模式改革的過程中，會遇到資金、技術(shù)、設(shè)施配備等多種問題，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，甚至政府和教育部門的支持。要想實(shí)現(xiàn)檔案工作管理的信息化，必須配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，目前高校的互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)較為遲緩，資金問題成為了阻礙其進(jìn)展的最大因素，不僅是行政管理方面，在學(xué)生進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)實(shí)踐操作的相關(guān)課程中，所使用的計(jì)算機(jī)也存在老化問題，實(shí)現(xiàn)不了及時(shí)的更新和換代，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)管理機(jī)構(gòu)必須重視學(xué)校新型技術(shù)設(shè)備的配套，在硬件設(shè)施上給予支持，使相關(guān)機(jī)構(gòu)人員能夠充分發(fā)揮自身的才能，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案管理工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新、改革和進(jìn)步。

三、在信息化時(shí)代高校檔案管理的模式探究

1.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要想在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化模式，首先要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)著手，國家和政府和相關(guān)機(jī)構(gòu)要意識到高校檔案管理在高校行政工作中的重要性，給予一定的政策支持和資金扶持，為高校在檔案管理方面的創(chuàng)新提供一些必要條件。其次，高校的領(lǐng)導(dǎo)也要充分重視學(xué)校的檔案管理工作，及時(shí)的將資金進(jìn)行下發(fā)，及時(shí)配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，解決在高校檔案管理信息化模式開展過程中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)問題，優(yōu)化檔案管理的模式結(jié)構(gòu)，推動檔案管理工作的快速發(fā)展。加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面，首先，學(xué)校必須配置一定的數(shù)據(jù)信息采集設(shè)備，例如掃描儀、文字識別軟件等，能夠?qū)W(xué)生的檔案信息快速、準(zhǔn)確的掃描在計(jì)算機(jī)中，通過保證技術(shù)的先進(jìn)性，使得檔案信息在存儲過程中盡量減少失誤，保證檔案信息的真實(shí)有效;其次，在檔案管理的工作中要堅(jiān)持遵守科學(xué)性、規(guī)范性的原則，保證高校檔案管理工作先進(jìn)性的特點(diǎn)，因此，要在相關(guān)技術(shù)人員的指導(dǎo)下建立較為系統(tǒng)的檔案管理信息庫和檔案信息管理系統(tǒng)，保證檔案管理的科學(xué)有效性;此外，還要保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施的支持，能夠達(dá)到檔案管理者使用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行基本操作的要求。

2.重視在職人員培訓(xùn)

在保證了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下高校檔案管理信息化模式進(jìn)行所使用基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)時(shí)，也要考慮到檔案管理工作人員的思想和技術(shù)方面的培養(yǎng)。操作者是每項(xiàng)工作進(jìn)行的根本，如果當(dāng)管理工作者，沒有足夠敏銳的嗅覺感應(yīng)到時(shí)代的發(fā)展趨勢，沒有勇氣去迎接時(shí)代的挑戰(zhàn)，沒有足夠的創(chuàng)造力，那么高效的檔案管理工作無法實(shí)現(xiàn)突破和進(jìn)展。為了增強(qiáng)高校檔案管理者的思想和能力建設(shè)，高校領(lǐng)導(dǎo)首先要給予充分的重視，按階段進(jìn)行思想培訓(xùn)教育，對管理者灌輸將檔案管理進(jìn)行信息化的重要性，讓他們明白改革和創(chuàng)新的意義，激發(fā)他們的創(chuàng)新熱情，使他們不僅愿意去接受新思想和新事物，也愿意投身于自身工作的改革和創(chuàng)造，不斷地去實(shí)踐和探究，發(fā)掘全新的發(fā)展方式。不僅要對檔案管理者進(jìn)行思想上的培訓(xùn)，學(xué)校也要定期的聘請校外相關(guān)技術(shù)人員對檔案管理者進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，使他們熟練掌握檔案掃描、檔案存儲、檔案調(diào)取等工作，減少他們對新技術(shù)設(shè)備的適應(yīng)時(shí)間，同時(shí)也可以減少一些人為技術(shù)性的失誤，讓他們較快的融入信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，只有當(dāng)檔案管理工作者具備了基礎(chǔ)操作的能力后，才能夠在原有的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新和實(shí)踐，尋找到適應(yīng)本校檔案管理情況的最佳管理路徑。

3.構(gòu)建一體化管理體系

檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)突破和創(chuàng)新，必須實(shí)現(xiàn)較為系統(tǒng)的一體化管理方式，創(chuàng)建科學(xué)的管理體系。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不再適用，新時(shí)代的檔案管理必須構(gòu)建專業(yè)的管理平臺和相對穩(wěn)定的系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)。目前各個(gè)高?；緦?shí)現(xiàn)了局域網(wǎng)絡(luò)覆蓋，甚至很多部門都建立了自己的系統(tǒng)局域網(wǎng)，在一定程度上實(shí)現(xiàn)了辦公的自動化，高校檔案管理工作離不開網(wǎng)絡(luò)的支持，在進(jìn)行信息掃描、信息處理與信息存儲時(shí)，必須保證網(wǎng)絡(luò)的相對穩(wěn)定。同時(shí)，利用學(xué)校進(jìn)行檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以對各部門的一些重要文件、圖片等信息實(shí)現(xiàn)在線保存，在一定程度上可以為構(gòu)建信息化檔案室打下基礎(chǔ)。在使用信息化檔案管理平臺進(jìn)行檔案管理時(shí)，要考慮到檔案的物理歸檔方式和邏輯歸檔方式之間的聯(lián)系和區(qū)別，每個(gè)學(xué)院上交給學(xué)校的檔案一般為紙質(zhì)資料，檔案工作管理者要逐漸摸索到紙質(zhì)資料歸檔和電子檔案管理的連接性，尋找到最佳的轉(zhuǎn)換方式，在一定程度上縮小轉(zhuǎn)換時(shí)間，提高工作效率，保證工作質(zhì)量。

四、結(jié)束語

高校檔案管理工作存在一定的復(fù)雜性，需要相關(guān)技術(shù)人才通過系統(tǒng)科學(xué)的管理模式進(jìn)行檔案管理。在全新的信息化時(shí)代下，如何把握檔案管理模式發(fā)展節(jié)奏，如何更好地利用信息化技術(shù)，是每一位相關(guān)從業(yè)人員所要考慮的問題，相信在教育各界人士的努力下，我國高校的各項(xiàng)工作將會取得前所未有的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳 玲.地方高校檔案信息化管理模式研究[J].中國集體經(jīng)濟(jì)，2019

[2]王 智，熊華琳，許 艷.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校檔案管理信息化模式研究[J].蘭臺世界，2018

[3]徐 蔚，王穎蕤.新形勢下高校學(xué)生黨建檔案管理信息化模式研究[J].檔案時(shí)空，2017

基金項(xiàng)目：統(tǒng)籌管理形勢下非全日制研究生培養(yǎng)管理改革研究與探索，課題編號：SDYY17067。