淺析人事檔案的數(shù)字化建設(shè)與管理

李?yuàn)檴? 于清寶

摘 ? ?要：目前，我國的綜合國力在不斷的發(fā)展，我國是信息技術(shù)發(fā)展的新時(shí)期，信息技術(shù)的深入發(fā)展引起了社會(huì)各個(gè)單元管理模式的變化，產(chǎn)生了海量的資源信息，人事檔案管理也隨之邁進(jìn)了數(shù)字化時(shí)代。目前，人事檔案管理人員需要深刻研究的是：怎樣讓大數(shù)據(jù)技術(shù)更好的為檔案管理服務(wù)。本文立足于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，簡單分析了數(shù)字化人事檔案管理的優(yōu)勢，著重探討了河北省人力資源和社會(huì)保障廳人事檔案管理的具體措施，以供人事檔案管理人員借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);人事檔案管理;數(shù)字化;措施

引言

人事檔案資源在人才選擇方面發(fā)揮著重要作用?，F(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)化、信息化技術(shù)的深入發(fā)展和普及，為人事檔案管理工作提供了良好條件。推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)活動(dòng)有效開展，能夠切實(shí)保證檔案資料的安全性、完整性，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息查詢和資源共享，提升人事檔案管理工作水平與效率。

一、人事檔案數(shù)字化建設(shè)與管理的必然性分析

構(gòu)建人事檔案數(shù)字化建設(shè)與管理體系，是以移動(dòng)交互技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)為依托，以人事信息共享、人事活動(dòng)常態(tài)化管理、人事信息變動(dòng)更新為導(dǎo)向的，它是對一個(gè)單位內(nèi)部人事架構(gòu)的數(shù)字化管理活動(dòng)。可以這樣說，人事檔案的數(shù)字化建設(shè)與管理是根據(jù)一個(gè)單位內(nèi)部的人力資源分布狀況、人事管理結(jié)構(gòu)、人事環(huán)境進(jìn)行的，而移動(dòng)交互技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)是對人事信息電子資源、數(shù)字資源形成數(shù)據(jù)分析體系的集中化應(yīng)用。各企事業(yè)單位在履行社會(huì)職能的過程中，其人事活動(dòng)總是處于相對運(yùn)動(dòng)、變化中的，在這一過程中便會(huì)產(chǎn)生大量的信息內(nèi)容，面對繁雜的信息內(nèi)容我們需要足夠強(qiáng)大的信息處理技術(shù)對其進(jìn)行選取、優(yōu)化，進(jìn)而對選取的內(nèi)容進(jìn)行分類、整理、歸檔。所以，人事檔案數(shù)字化建設(shè)與管理是基于現(xiàn)實(shí)的必然選擇。

二、加強(qiáng)數(shù)字化人事檔案管理的具體措施

1建設(shè)信息化數(shù)據(jù)庫

首先，通過專業(yè)的檔案管理人員實(shí)時(shí)編輯紙質(zhì)檔案詳情，明確相關(guān)內(nèi)容字段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案材料的數(shù)字化建設(shè)。其次，在編輯人事檔案信息之前，建設(shè)信息化的檔案數(shù)據(jù)庫，利用云存儲(chǔ)、云計(jì)算、信息采集等先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的采集、導(dǎo)入、整合、分類等工作，真正確保編輯數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案的一致性，避免遺漏、錯(cuò)誤等狀況。最后，建立訪問檔案材料的具體界面，主要表現(xiàn)為兩個(gè)方面：第一，前臺(tái)操作系統(tǒng)，實(shí)行信息資料的整理與檢索，具備快速簡單的特點(diǎn)，提升了查詢、檢索的整體效率。第二，后臺(tái)操作系統(tǒng)，專業(yè)人員修改并完善人事檔案資料，確保存儲(chǔ)收錄信息的科學(xué)性、完整性。綜上，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)建設(shè)信息化數(shù)據(jù)庫，為數(shù)字化人事檔案管理提供了硬件基礎(chǔ)，在人事檔案管理中占據(jù)重要地位。要想有效的進(jìn)行數(shù)字化人事檔案管理，建設(shè)數(shù)據(jù)庫是不可或缺的環(huán)節(jié)，其在存儲(chǔ)、載入信息的同時(shí)，也能避免數(shù)據(jù)丟失等問題的出現(xiàn)。同時(shí)，建立信息化數(shù)據(jù)庫，也為人事檔案管理人員提供便捷，幫助其提升整體運(yùn)行效率。

2做好數(shù)字化過程中檔案保密工作

人事檔案數(shù)字化建設(shè)是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，工作中嚴(yán)格執(zhí)行國家保密規(guī)定，重視檔案安全保密工作，健全人防、物防、技防相結(jié)合的檔案安全保密防范工作體系;充分運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，不斷提高化解風(fēng)險(xiǎn)、防范事故和應(yīng)急處置的能力，確保檔案的絕對安全。一是嚴(yán)控操作全程，檔案數(shù)字化場地與辦公室分開，配備單獨(dú)房間給檔案整理、掃描、圖像處理等用，在工作區(qū)域安裝高清無死角監(jiān)控設(shè)備，嚴(yán)禁將碳素筆、手機(jī)、攝像及移動(dòng)儲(chǔ)存設(shè)備等帶入工作場所。指定專職檔案管理人員全程參與并監(jiān)督檔案整理掃描等工作，嚴(yán)防紙質(zhì)檔案涂改、撤換，信息錄入錯(cuò)誤，檔案信息泄露等情況的發(fā)生。做到交接清楚、登記準(zhǔn)確，確保檔案在交接過程中不發(fā)生遺失等情況。二是簽訂保密協(xié)議，與數(shù)字化建設(shè)公司及參與人事檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目的所有人員簽訂三方保密協(xié)議和承諾書，明確各自責(zé)任。三是嚴(yán)防數(shù)據(jù)泄露，檔案數(shù)字化項(xiàng)目現(xiàn)場所有數(shù)據(jù)接口全部封閉，不能搭建無線網(wǎng)絡(luò)，統(tǒng)一購買使用國產(chǎn)掃描儀及服務(wù)器等設(shè)備。撤場的存儲(chǔ)設(shè)備全部進(jìn)行消磁處理，并經(jīng)農(nóng)發(fā)行確認(rèn)后方可撤場。建立檔案安全應(yīng)急處置協(xié)調(diào)機(jī)制和檔案安全應(yīng)急管理機(jī)制，制定應(yīng)急預(yù)案，有效應(yīng)對突發(fā)事件發(fā)生。四是加強(qiáng)數(shù)字檔案的安全管理，建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，定期備份數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)，將備份介質(zhì)存放在檔案庫保險(xiǎn)柜內(nèi)。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理，通過驗(yàn)證用戶信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪問的措施加強(qiáng)訪問控制，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫管理與維護(hù)，確保人事檔案安全。

3加大軟件和技術(shù)開發(fā)力度

提升人事檔案管理信息化建設(shè)工作的整體實(shí)施水平，需要注重相關(guān)管理技術(shù)，持續(xù)加大人事檔案管理信息化軟件和相關(guān)技術(shù)的研發(fā)投資，給科研工作的有效開展提供良好支撐。信息操作平臺(tái)是開展人事檔案管理信息化建設(shè)工作的載體，因而要注重對其進(jìn)行研究，對人事檔案管理信息化建設(shè)過程中的各項(xiàng)操作軟件加以更新和優(yōu)化，使其適應(yīng)不斷提升的檔案管理需求。科學(xué)構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，明確系統(tǒng)多方面的實(shí)際應(yīng)用功能，包含查詢、格式管理、交換、信息維護(hù)以及代碼功能等。開展信息化管理人事檔案的過程中，數(shù)據(jù)系統(tǒng)中存在著大量的人事工作數(shù)據(jù)，要不斷優(yōu)化和升級信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，全面提升數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的實(shí)際服務(wù)質(zhì)量和使用效率，同時(shí)要開展定期維護(hù)工作，科學(xué)應(yīng)用安全技術(shù)，做好病毒查殺，使得該項(xiàng)系統(tǒng)具有良好的安全性、統(tǒng)一性。

結(jié)語

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對人事檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)與管理，一方面可以提高檔案管理的準(zhǔn)確度與效率，另一方面也是對無紙化辦公這一環(huán)保理念的踐行。總之，對人事檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)與管理是時(shí)代發(fā)展的必然。

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河北省人力資源和社會(huì)保障廳課題編號(hào)JRS-2019-3012。