淺述新時期電子信息檔案管理體制的影響和解決措施

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摘 ? ?要：檔案管理水平直接影響著其他各項(xiàng)工作的開展，相關(guān)工作人員要重視相關(guān)工作的開展，并根據(jù)時代的發(fā)展要求不斷創(chuàng)新，確保檔案管理工作能夠順利開展。信息時代的飛速發(fā)展，使得人們習(xí)慣運(yùn)用信息化技術(shù)來獲取相關(guān)信息，這就要求檔案管理工作要及時創(chuàng)新，不能再拘泥于紙質(zhì)檔案的管理和運(yùn)用，而要將相關(guān)檔案電子化、信息化，滿足人們對檔案需求的及時性，促進(jìn)單位各項(xiàng)工作的開展。本文主要針對信息檔案管理體制的影響和解決措施進(jìn)行簡要分析。

關(guān)鍵詞：電子信息;檔案管理;影響;解決措施

一、信息時代對檔案管理的新要求

1.1要逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理文件的電子化和信息化。我們都知道，過去的檔案管理主要是紙質(zhì)文件的管理，而當(dāng)前為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，必須提前做好相關(guān)檔案文件的信息化工作。一方面要將過去的紙質(zhì)文件通過信息化設(shè)備來將其電子化，在實(shí)現(xiàn)電子化的過程中要切實(shí)保證各項(xiàng)資料的真實(shí)性;另一方面要做好當(dāng)前各項(xiàng)電子資料的收集和整理，及時對電子檔案庫進(jìn)行相應(yīng)的更新。

1.2要及時做好各項(xiàng)電子檔案的整理和歸檔工作，避免造成檔案的丟失和遺漏。首先要根據(jù)檔案管理工作的要求對相應(yīng)的電子檔案進(jìn)行相應(yīng)的編碼和排序，通過編排可以使相關(guān)電子檔案利落整齊，一看到相關(guān)編號就能知道是哪一年的檔案，方便后期的歸檔和利用。其次要做好歸檔工作，相關(guān)的電子檔案要按照要求進(jìn)行歸檔，并詳細(xì)地做好記錄工作，方便檔案的查找和應(yīng)用。最后要嚴(yán)格制定科學(xué)的電子檔案管理制度，通過相關(guān)制度來減少對電子檔案的破壞，確保電子檔案機(jī)制能夠得到很好的應(yīng)用。

1.3要根據(jù)檔案管理信息化的工作要求做好相應(yīng)的信息化工作。一方面要及時購買相應(yīng)的信息化設(shè)備，比如計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等等，只有具備了這些信息化設(shè)備，才能順利完成檔案電子化的相關(guān)工作。二是要及時建立檔案管理信息化的相關(guān)搜索和數(shù)據(jù)庫的工作，搜索引擎的建立是為了后期信息化檔案的利用，而數(shù)據(jù)庫的建立是為了更好地開展電子檔案的歸檔工作，只有這樣才能充分完成檔案管理的信息化，才能切實(shí)提高檔案管理效率。

二、傳統(tǒng)電子信息檔案中存在的問題

2.1主要依賴人為管理

我國廉價勞動力較充裕，因而，在傳統(tǒng)電子信息檔案管理工作中，經(jīng)過人力來補(bǔ)償管理的缺乏是很常見的。傳統(tǒng)的電子信息文件管理方法是一種相對樸實(shí)的人為管理。會集管理很多電子信息文件對檔案管理員而言十分耗時耗能，且由于人工管理而不可避免地存在許多問題，乃至呈現(xiàn)管理過錯，埋下了不少的文件信息數(shù)據(jù)危險。

2.2管理模式較為落后

傳統(tǒng)的電子信息文件管理模型選用渙散管理，是因?yàn)槠淇梢宰畲蟪潭鹊毓?jié)省管理成本。但是，這種渙散的管理模式也存在十分喪命的缺點(diǎn)，很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)不完整，例如，需求檢索電子消息。當(dāng)需求一切信息時，有必要往復(fù)多個當(dāng)?shù)匾员銖氐资占瘮?shù)據(jù)，有時因?yàn)槟承?shù)據(jù)的丟掉，電子信息不完整。

2.3難以做到精細(xì)化管理

電子信息文件掛號信息是反映電子信息文件管理的重要數(shù)據(jù)。但傳統(tǒng)的電子信息文件注冊信息并不詳細(xì)，這可能導(dǎo)致重要數(shù)據(jù)在出借時被存檔、丟掉和混淆。此外，傳統(tǒng)電子信息文件的注冊也由人完結(jié)。雖然管理載體是計算機(jī)，但根據(jù)實(shí)際情況而言，電子信息文件掛號信息自身十分不安全，而且丟掉重要數(shù)據(jù)的概率也增加了。

三、檔案館電子信息檔案管理系統(tǒng)功能性策略

3.1電子信息檔案管理系統(tǒng)安全管理工作

電子信息檔案管理系統(tǒng)結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，經(jīng)過對各項(xiàng)工作的統(tǒng)一、規(guī)范管理，能夠做好與檔案館各個部門的業(yè)務(wù)對接，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、一體化的管理。尤其是現(xiàn)階段的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平不斷發(fā)展，電子信息檔案的傳輸與共享速率逐步提升，人們體會工作便捷性、高效性的同時，在安全管理階段也有著硬性要求。所以考慮電子文件聯(lián)網(wǎng)之后的應(yīng)用更容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害，所以做好對電子信息檔案識別，從歸檔工作開始之初要求部門對這項(xiàng)工作全權(quán)負(fù)責(zé)。同時還需要檔案管理部門明確歸檔的要求，經(jīng)過轉(zhuǎn)化之后的電子檔案，利用前端控制的有效途徑，能夠確保有價值的電子信息檔案建立防偽標(biāo)識，在防偽技術(shù)調(diào)控階段，確保對不良網(wǎng)絡(luò)病毒有強(qiáng)的抵御效果。

3.2電子信息檔案管理系統(tǒng)查詢與統(tǒng)計模塊

電子信息檔案管理系統(tǒng)主要目的是為了方便管理員歸檔工作，給后續(xù)的檔案查詢、庫房管理提供一定的功能性引導(dǎo)。庫房管理查詢工作，通常需要將架號、庫號、格號輸入，后續(xù)找出相對應(yīng)的電子信息檔案。檔案查詢應(yīng)用功能，還需要將查詢檔案的類型明確，通過對檔案歸檔時間明確，在系統(tǒng)不同的模塊應(yīng)用期間，管理員針對其統(tǒng)計與歸檔功能，明確檔案的位置并調(diào)取應(yīng)用。管理員統(tǒng)計自己的整體工作量時，電子信息檔案管理系統(tǒng)獲取查詢信息之后，就能夠?qū)崿F(xiàn)對相應(yīng)的統(tǒng)計信息內(nèi)容的搜集與調(diào)用，整體工作的便捷性與高效性都能進(jìn)一步提升。

3.3電子信息檔案管理系統(tǒng)歸檔功能模塊設(shè)置

檔案館在電子信息檔案歸檔管理階段，將電子信息檔案入庫之后，后續(xù)還有庫房管理、接收歸檔、檔案轉(zhuǎn)移、檔案撤銷等具體工作。從庫房管理層面上看，該模塊主要目的是將現(xiàn)有的電子信息檔案進(jìn)行庫房信息的創(chuàng)建、調(diào)整、刪減，在系統(tǒng)中行使此權(quán)利期間，需要將庫房編輯、檔案轉(zhuǎn)移等具體工作進(jìn)行劃分。也就是在系統(tǒng)應(yīng)用期間，庫房信息包含諸多方面，從庫房名稱、標(biāo)號、面積諸多信息入手，將各項(xiàng)參數(shù)的獨(dú)立性保障起來，便于滿足后續(xù)管理員在信息刪減、修改方面的操作需求。從檔案信息移交工作上看，電子信息檔案管理系統(tǒng)設(shè)置該模塊就是為了控制在檔案移交階段可能會存在的問題，一般是檔案管理員在數(shù)據(jù)上傳、歸檔階段的信息遺漏，需要重新將電子檔案信息移交處理，在系統(tǒng)界面操作期間，通過對移交、查詢點(diǎn)等具體業(yè)務(wù)的判斷，將數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)移，后續(xù)的查詢效果增強(qiáng)。

結(jié)束語

綜上所述，檔案館管理工作人員，為了將電子檔案信息管理質(zhì)量進(jìn)一步提升，需要將電子檔案管理系統(tǒng)建立并完善起來，探索其對實(shí)踐工作的服務(wù)性價值。對于檔案館來講完善系統(tǒng)工作，能夠?qū)n案管理工作的資金投入有效控制，整體的管理水平、服務(wù)水平提升，能夠?qū)⒒ヂ?lián)網(wǎng)的優(yōu)勢作用展現(xiàn)出來，建立模塊并探索全新的管理模式、管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對電子信息檔案的完善管理，提升檔案館的整體工作效率。

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