信息化視角下的制藥企業(yè)內(nèi)部控制

王小軍

【摘要】?jī)?nèi)部控制是現(xiàn)代化企業(yè)在建設(shè)和發(fā)展過程中必要的控制手段，通過對(duì)企業(yè)有限的資源進(jìn)行合理配置和充分利用，發(fā)揮資源的最大效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的最大價(jià)值。但為了提高內(nèi)部控制的效率和質(zhì)量，企業(yè)可以引進(jìn)更先進(jìn)的信息技術(shù)輔助財(cái)務(wù)管理，保證內(nèi)部資產(chǎn)的安全和完整。針對(duì)制藥企業(yè)來說，應(yīng)全面分析信息化視角下企業(yè)內(nèi)部控制的特點(diǎn)，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制的模式，為企業(yè)建立信息化內(nèi)控制度尋找新思路。

【關(guān)鍵詞】信息化視角;制藥企業(yè);內(nèi)部控制

一、信息化視角下企業(yè)內(nèi)部控制的特點(diǎn)

（一）內(nèi)部控制對(duì)象多元化

信息化背景下，企業(yè)的內(nèi)部控制不單是對(duì)內(nèi)部資源和人員的控制，還包括建立財(cái)務(wù)信息化數(shù)據(jù)系統(tǒng)、搭建內(nèi)部溝通反饋平臺(tái)以及對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和分析等，內(nèi)部控制對(duì)象變得多元化。

（二）內(nèi)部管控方式程序化

企業(yè)在對(duì)業(yè)務(wù)的實(shí)施操作以及員工的行為權(quán)限，甚至企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置一定的計(jì)算機(jī)程序，要求企業(yè)的一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都要通過計(jì)算機(jī)程序和軟件完成，不但保證了企業(yè)的工作效率，還做到了實(shí)時(shí)性監(jiān)督。

（三）內(nèi)部控制數(shù)據(jù)信息化

企業(yè)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以更好地實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)自由，財(cái)務(wù)部門的人員只需要將相對(duì)應(yīng)的科目數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中就能自動(dòng)生成報(bào)表，既可以提高財(cái)務(wù)部門的工作效率，也可以減少人工操作過程中的失誤。

（四）內(nèi)部控制范圍擴(kuò)大

與傳統(tǒng)的管理模式相比，信息化的管理模式能夠?qū)⑵髽I(yè)各個(gè)部門的工作聯(lián)合起來，加強(qiáng)部門之間的溝通與交流，將企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)緊密聯(lián)系在一起，兼顧到了企業(yè)的方方面面。因此，內(nèi)部控制的范圍也隨之?dāng)U大。

二、信息化視角下制藥企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

（一）管理環(huán)境薄弱

1、組織機(jī)構(gòu)不合理

內(nèi)部控制制度的實(shí)施需要一定的環(huán)境，包括企業(yè)管理層的組織結(jié)構(gòu)、企業(yè)內(nèi)部的文化氛圍以及領(lǐng)導(dǎo)和員工是否具有內(nèi)控的觀念意識(shí)。從組織結(jié)構(gòu)來說，大部分制藥業(yè)企業(yè)內(nèi)部管理層設(shè)置不合理，董事長(zhǎng)位高權(quán)重，內(nèi)部控制意識(shí)薄弱，行政結(jié)構(gòu)混亂導(dǎo)致內(nèi)部控制體系無法貫徹落實(shí);另一方面，企業(yè)內(nèi)部控制管理人員對(duì)信息化技術(shù)掌握程度不高，缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，阻礙了內(nèi)部控制的實(shí)施。

2、權(quán)責(zé)劃分不清

優(yōu)化內(nèi)部程序是內(nèi)部控制制度實(shí)施的目的之一，但實(shí)際上制藥企業(yè)在施行內(nèi)部控制時(shí)，還存在著部門崗位之間職能界線不明確、權(quán)利責(zé)任不清晰的問題。再加上各部門之間缺少溝通和交流，處理業(yè)務(wù)的時(shí)候環(huán)節(jié)和流程難以整合，一旦發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)和損失，各部門推諉責(zé)任，矛盾加深，也不利于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

3、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不完整，信息溝通阻塞

數(shù)據(jù)信息庫(kù)的安全和穩(wěn)定對(duì)企業(yè)來說至關(guān)重要，企業(yè)的內(nèi)部數(shù)據(jù)失效影響企業(yè)的重大決策，造成信息溝通不暢，給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。隨著信息化時(shí)代的來臨，越來越多企業(yè)習(xí)慣將財(cái)務(wù)信息都儲(chǔ)存在信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，這一舉措雖然有利于企業(yè)保存數(shù)據(jù)，但同時(shí)也給數(shù)據(jù)庫(kù)的管理帶來了風(fēng)險(xiǎn)。一旦企業(yè)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)安全系數(shù)下降，相關(guān)操作員的操作權(quán)限管理不當(dāng)，使會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)容易被篡改或盜取，給企業(yè)造成嚴(yán)重的后果。此外，傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)交易和審批流程雖然繁瑣，但是卻比較嚴(yán)謹(jǐn)，前一環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的錯(cuò)誤可以很容易被后一環(huán)節(jié)執(zhí)行人發(fā)現(xiàn)，并及時(shí)修正。而信息化技術(shù)的引入是員工的操作與系統(tǒng)運(yùn)行并行，系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的錯(cuò)誤或者員工對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)依賴性比較強(qiáng)，都會(huì)造成數(shù)據(jù)輸入不準(zhǔn)確，會(huì)計(jì)信息質(zhì)量下降。

4、監(jiān)督機(jī)制不完善

一般情況下，企業(yè)為了保證內(nèi)部控制制度能夠有效運(yùn)營(yíng)，都會(huì)建立相對(duì)應(yīng)的審計(jì)監(jiān)督部門發(fā)現(xiàn)內(nèi)控環(huán)境中的薄弱環(huán)節(jié)，并及時(shí)改進(jìn)和修正。但在信息技術(shù)的背景下，審計(jì)部門的人員必須充分掌握計(jì)算機(jī)操作方法，準(zhǔn)確及時(shí)反饋和傳達(dá)內(nèi)部控制實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題和潛在的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)審計(jì)部門的人員提出了更高的要求。另外，企業(yè)內(nèi)部缺乏與監(jiān)督相關(guān)的制度和設(shè)施，監(jiān)督管理工作難以落實(shí)，監(jiān)督程序過于復(fù)雜等，不但影響內(nèi)部審計(jì)實(shí)施效果，還會(huì)影響到內(nèi)部控制管理水平。

5、內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)加大

制藥企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)來源于銷售風(fēng)險(xiǎn)、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、投資風(fēng)險(xiǎn)、融資風(fēng)險(xiǎn)等，還要隨時(shí)面臨國(guó)家藥監(jiān)局的查證，因此，對(duì)制藥企業(yè)來說，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的管理是內(nèi)部控制工作中的重要一環(huán)。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有很多制藥企業(yè)已經(jīng)建立了風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系，但在操作過程中還存在著評(píng)估體系涵蓋不全面的問題。一些企業(yè)為了方便直接借鑒其他成功的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，或從國(guó)家相關(guān)文件上直接拷貝復(fù)制，并沒有考慮到制藥企業(yè)的經(jīng)營(yíng)特征，建立的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系不但與實(shí)際不符，在內(nèi)容上還具有滯后性，很多在實(shí)踐中已經(jīng)淘汰的制度依舊在企業(yè)中施行，而一些新的業(yè)務(wù)流程制度卻還沒有實(shí)際應(yīng)用到企業(yè)的制度建設(shè)中。例如，制藥企業(yè)的采購(gòu)環(huán)節(jié)，如果企業(yè)沒有對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的防范，很容易發(fā)生采購(gòu)物品質(zhì)量不合格、虛假報(bào)賬甚至采購(gòu)人員以權(quán)謀私的現(xiàn)象。

三、信息化視角下的制藥企業(yè)內(nèi)部控制改進(jìn)描施

（一）優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境

首先，企業(yè)的管理層要發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，普及內(nèi)部控制的觀念和知識(shí)，樹立內(nèi)控制度的權(quán)威性，在提升企業(yè)員工計(jì)算機(jī)操作水平的同時(shí)也要重塑企業(yè)文化，為內(nèi)部控制的順利實(shí)施創(chuàng)造優(yōu)良的環(huán)境;其次，企業(yè)還要解決當(dāng)前組織結(jié)構(gòu)臃腫、工作效率低的問題，建立和完善內(nèi)控組織結(jié)構(gòu)，在管理層建立合理的治理和制衡機(jī)構(gòu)，明確崗位職能，保證管理層決策的科學(xué)性;最后，企業(yè)還要重視人力資源的培養(yǎng)和考核，通過人才招聘選拔能力全面的人才，并對(duì)企業(yè)內(nèi)的職員進(jìn)行績(jī)效考評(píng)，建立激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)員工主動(dòng)學(xué)習(xí)和工作的積極性，提升企業(yè)整體的工作效率。

（二）優(yōu)化控制活動(dòng)

為了使信息技術(shù)能夠更好地應(yīng)用到內(nèi)部控制活動(dòng)中，企業(yè)要完善基礎(chǔ)設(shè)施，配備高科技的電子設(shè)備和軟件，及時(shí)更新系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)傳輸和篩選的質(zhì)量和效率。企業(yè)還要擴(kuò)大內(nèi)部控制范圍，將內(nèi)部控制流程嵌入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，并設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和控制點(diǎn)，相關(guān)人員只需要將數(shù)據(jù)輸入進(jìn)去就可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完成業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的對(duì)接和數(shù)據(jù)整合，給工作人員帶來了極大的便利。最后，企業(yè)還要利用計(jì)算機(jī)建立內(nèi)部的溝通平臺(tái)，及時(shí)傳遞和分享信息，既能提高執(zhí)行層的工作質(zhì)量，還能保證管理層的決策更加科學(xué)。

（三）優(yōu)化監(jiān)督管理體系

制藥企業(yè)要想建立完善的監(jiān)督管理體系，首先必須保證企業(yè)各個(gè)部門之間形成有效的制約關(guān)系，建立崗位責(zé)任制，實(shí)現(xiàn)執(zhí)行層各部門之間的相互監(jiān)督。此外，企業(yè)管理層還要賦予審計(jì)部門一定的監(jiān)督權(quán)限，保證審計(jì)部門工作的獨(dú)立性和權(quán)威性，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，借鑒智能審計(jì)模塊對(duì)數(shù)據(jù)的智能化分析，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部動(dòng)態(tài)監(jiān)督。

（四）強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)控制

由于制藥企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)來源具有多元化的特點(diǎn)，因此企業(yè)可以針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)來源設(shè)置不同的風(fēng)險(xiǎn)收集崗位，讓所有員工都參與到風(fēng)險(xiǎn)管理的工作中。例如軟件操作中存在的風(fēng)險(xiǎn)可以交由一線工作者負(fù)責(zé)，信息決策的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)由財(cái)務(wù)部門人員負(fù)責(zé)，這樣既提高了風(fēng)險(xiǎn)管理的效率，也加強(qiáng)了工作人員對(duì)輔助軟件可操作性的判斷能力。而風(fēng)險(xiǎn)管理部門的人員需要對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行歸集和分析，把握風(fēng)險(xiǎn)的成因，并對(duì)相關(guān)部門反饋規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的有效措施。另外，企業(yè)還要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)的控制，尤其要對(duì)會(huì)計(jì)信息的錄入和修改制定一定的管理制度。制藥企業(yè)可以針對(duì)內(nèi)部用戶劃分安全級(jí)別，并設(shè)置相對(duì)應(yīng)的權(quán)限，要求在業(yè)務(wù)期間一切錄入數(shù)據(jù)的修改都需要獲取上級(jí)部門的權(quán)限許可才能進(jìn)行更正，建立系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)防火墻，及時(shí)備份數(shù)據(jù)，避免因信息數(shù)據(jù)的丟失或被盜取而給企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn)。最后，企業(yè)還要加強(qiáng)內(nèi)部控制制度建設(shè)，對(duì)軟件進(jìn)行定期檢查，保證會(huì)計(jì)制單與審計(jì)工作相結(jié)合，從根本上降低企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)束語

隨著信息技術(shù)時(shí)代的來臨，市場(chǎng)上很多企業(yè)紛紛將信息技術(shù)引入到企業(yè)的管理中，轉(zhuǎn)變企業(yè)的經(jīng)營(yíng)模式，提高企業(yè)的管理水平。制藥企業(yè)要想加強(qiáng)內(nèi)部控制管理的作用，必須緊跟時(shí)代的步伐，從優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境、控制業(yè)務(wù)流程、加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理等內(nèi)容出發(fā)，將內(nèi)部控制活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)嵌入到計(jì)算機(jī)程序系統(tǒng)中，構(gòu)建立科學(xué)的內(nèi)部控制管理體系，為企業(yè)的發(fā)展打開新局面。

（派格生物醫(yī)藥（蘇州）有限公司， 江蘇 蘇州 215123）

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