新時期做好辦公室行政事務(wù)管理措施

陳文強

摘要：隨著社會的發(fā)展，我國的各行各業(yè)的發(fā)展也有了進步。為保證辦公室各項事務(wù)處理水平有所提升，必須加強辦公室行政事務(wù)管理效果，調(diào)度辦公室行政事務(wù)管理不合理的地方，確保我國各個組織機構(gòu)綜合發(fā)展水平得以提升。加上我國各行業(yè)辦公室經(jīng)常會產(chǎn)生一些復(fù)雜的工作項目，如果辦公室行政事務(wù)管理效果不高，必然影響各項工作項目處理效果，阻礙有關(guān)行業(yè)發(fā)展。而實施辦公室行政事務(wù)管理，能夠改善這一現(xiàn)狀，落實我國社會綜合發(fā)展水平提升的目標。

關(guān)鍵詞：新時期;辦公室;行政事務(wù);管理措施

引言

辦公室行政事務(wù)管理是一種綜合類的工作，發(fā)揮其監(jiān)督、協(xié)調(diào)和發(fā)展調(diào)動整個單位各個部門的作用，從表面上看辦公室行政事務(wù)管理工作十分簡單，其實這是一項復(fù)雜且艱巨的工作。因為在單位的正常運行和發(fā)展中，辦公室行政事務(wù)管理工作發(fā)揮著極為重要的作用，所以，能不能高效、積極開展辦公室行政事務(wù)管理工作具有十分重大的意義。在實際工作中，辦公室行政事務(wù)管理工作很容易受到外界環(huán)境的影響，這是在所難免的，所以，怎樣對辦公室行政事務(wù)管理工作和外界環(huán)境的影響展開有效協(xié)調(diào)十分重要。

1新時代辦公室行政事務(wù)管理的特點

1.1工作內(nèi)容種類繁多

機關(guān)運行牽涉很多部門，其中大部分事務(wù)工作是由行政辦公室進行，其中涉及到的內(nèi)容種類繁多，需要工作人員思考每個環(huán)節(jié)中的管理。大事小事不斷，都需要行政部門管理，面對種類繁多的工作，稍有不慎，就會阻礙相關(guān)部門正常運行，產(chǎn)生不良的問題。所以在行政事務(wù)管理工作中，做好辦公室行政事務(wù)管理工作很重要。

1.2工作量大

工作量大是辦公室行政事務(wù)管理的主要特點，因為行政部門有承上啟下的作用，在事務(wù)的管理中，任務(wù)多、時間短，增加了工作難度。實踐中要重視辦公室行政管理工作，加強該工作的有效性和科學(xué)性。

1.3以服務(wù)為主

行政部門的所有工作，都是為機關(guān)和基層服務(wù)的，行政事務(wù)管理工作的服務(wù)性質(zhì)很強，無論是基層部門還是機關(guān)自身，都需要行政事務(wù)管理的參與。而辦公室行政事務(wù)管理工作，主要是協(xié)調(diào)各個部門之間的關(guān)系，對其做好服務(wù)，提升工作效率，促進機關(guān)高效運轉(zhuǎn)。

2辦公室行政事務(wù)管理職能

首先，輔助管理。辦公室行政事務(wù)管理部門應(yīng)該為管理層開展管理工作提供相關(guān)的依據(jù)和資料，使管理層的工作措施有理可依。通過這個角度發(fā)揮其輔助管理的功能和作用。其次，決策輔助。辦公室行政事務(wù)管理部門的管理層在做出一些決策之前，通常需要行政事務(wù)管理部門提供一些調(diào)研報告、數(shù)據(jù)分析結(jié)果等資料，這樣才能使決策具有依據(jù)和理由。最后，執(zhí)行輔助。辦公室行政事務(wù)管理部門的管理層要想對下層傳達對一些精神和指示，一般都需要通過辦公室行政事務(wù)管理部門作為渠道，保證精神和知識能被傳達和落實。這是其執(zhí)行輔助職能的體現(xiàn)。

3新時期做好辦公室行政事務(wù)管理措施

3.1保證辦公室行政事務(wù)管理定位的準確性

一般來說看，在有關(guān)組織機構(gòu)辦公室開展行政事務(wù)管理工作之前，必須結(jié)合有關(guān)組織機構(gòu)實際發(fā)展要求規(guī)劃辦公室行政事務(wù)管理定位，同時保證相應(yīng)定位信息的準確性，有效解決辦公室行政事務(wù)管理中不明確的地方，確保辦公室行政事務(wù)管理能夠按照規(guī)定的程序順利開展。而且在對辦公室行政事務(wù)管理實施相應(yīng)定位工作時，相關(guān)人員應(yīng)對辦公室行政事務(wù)管理工作以及管理要求等方面展開有效分析，及時處理組織機構(gòu)辦公室內(nèi)部職位交叉和管理程序混亂等問題，使得辦公室行政事務(wù)管理工作能夠滿足相應(yīng)組織機構(gòu)實際發(fā)展要求。除此之外，在這個過程中，還應(yīng)保證辦公室行政事務(wù)管理人員對自身職責(zé)權(quán)限有所掌握，并要求相關(guān)人員嚴格遵循前期定位開展行政事務(wù)管理工作。

3.2構(gòu)建信息化行政事務(wù)管理系統(tǒng)

現(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得到了迅猛發(fā)展，且在各行各業(yè)中得到了廣泛運用，那么在單位辦公室行政事務(wù)管理中也需要積極運用現(xiàn)代化技術(shù)，以有效提高管理效率。同時新形勢下，辦公室行政事務(wù)管理對電子化和現(xiàn)代化辦公的要求越來越高，因此要積極將和本單位管理要求相符的信息化行政事務(wù)管理系統(tǒng)構(gòu)建起來，有效改進和應(yīng)用技術(shù)，保證質(zhì)量和效率的提高。把全自動化辦公室信息化行政事務(wù)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，同時在實踐過程大力中展開信息化改革，加大資金和技術(shù)的投入力度，在現(xiàn)代化管理體系納入網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)和計算機設(shè)備優(yōu)化，為各項工作的順利開展提供保障。除此之外，在信息化建設(shè)中，要對網(wǎng)絡(luò)安全引起重視，可以邀請相關(guān)技術(shù)人員對信息和網(wǎng)絡(luò)安全的運作予以負責(zé)，同時也要在本單位中加大培養(yǎng)力度，使工作人員掌握到相關(guān)技術(shù)知識。

3.3搞好服務(wù)

辦公室最重要的職能就是服務(wù)，既要上為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，又要下為基層服務(wù)。在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)方面，一要做好政務(wù)服務(wù)。要勤于同步思維，及時提出深化領(lǐng)導(dǎo)意圖的新構(gòu)思;要勇于超前思維，盡早提出領(lǐng)導(dǎo)決策的新預(yù)案;要敢于超常思維，大膽提出工作的新建議;要善于逆向思維，適時提出解決問題的新辦法。做到遇到事情有主見，匯報情況有分析，請示工作有主意。二要做好事務(wù)服務(wù)。要組織相關(guān)人員積極、主動、一絲不茍、恰到好處地為領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)，特別是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事，要竭盡全力去做好，同時還要主動為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難。

3.4提高辦公室行政管理人員綜合素質(zhì)

為保證辦公室行政事務(wù)管理能夠滿足各個組織機構(gòu)新時期發(fā)展要求，就需要對辦公室行政管理人員展開有效培訓(xùn)，切實提高辦公室行政管理人員綜合素質(zhì)，確保相關(guān)人員能夠及時找出并解決辦公室行政事務(wù)管理問題。在對辦公室行政管理人員組織相應(yīng)培訓(xùn)時，應(yīng)遵循有關(guān)組織機構(gòu)在新時期的發(fā)展要求，同時強化行政管理人員理論知識掌握力度和綜合實踐技能，使得相關(guān)人員能夠適應(yīng)辦公室全自動行政管理模式。在對相關(guān)人員實施專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)時，還應(yīng)培養(yǎng)相關(guān)人員自身責(zé)任意識和愛崗敬業(yè)意識，更好地履行辦公室行政管理各項職能，為組織機構(gòu)在新時期條件下創(chuàng)新改革奠定堅實基礎(chǔ)。

3.5建立健全相關(guān)管理制度

相關(guān)監(jiān)管制度的匱乏，削弱了辦公室行政事務(wù)管理的執(zhí)行力度，行政事務(wù)管理在機關(guān)單位各個部門中得不到有效落實，不利于行政事務(wù)管理模式的更新，影響著機關(guān)單位工作的有序進行。為進一步提升機關(guān)單位工作質(zhì)量效率，扎實推進辦公室行政事務(wù)管理工作，必須建立健全相關(guān)管理制度。以監(jiān)管制度的制定與落實為例進行說明，為加強對辦公室行政事務(wù)管理工作的監(jiān)督，機關(guān)單位相關(guān)部門可設(shè)置績效考核的監(jiān)督制度，對辦公室行政事務(wù)處理部門的各項工作進行監(jiān)察，保證其對機關(guān)單位近期發(fā)展目標與各項工作完成狀況有一定了解，制定年度計劃，并加快落實。辦公室行政事務(wù)管理部門要加強各部門之間的交流聯(lián)系，結(jié)合上級有關(guān)部門對單位的各種考核，同時審核辦公室行政事務(wù)管理工作中的亮點和存在的問題，對行政事務(wù)工作高質(zhì)量完成的給予適當獎勵，激發(fā)工作積極性;對行政事務(wù)工作進度緩慢、與各部門之間工作配合質(zhì)量差的給予懲治，確保行政事務(wù)工作有序開展。

結(jié)語

總之，在機關(guān)單位改革和創(chuàng)新發(fā)展中辦公室行政事務(wù)管理工作發(fā)揮著極為重要的作用，因此必須對行政事務(wù)管理工作的重要性有充分認識，并運用切實有效的管理措施對管理體系予以完善，以和新形勢對機關(guān)單位管理工作的要求相符。新形勢下，對辦公室行政事務(wù)管理的要求越來越高，辦公室行政事務(wù)工作人員在此工作中發(fā)揮著極為重要的作用，必須認真對待，具備較強的責(zé)任心，對相關(guān)管理制度予以完善，把自身的職業(yè)素質(zhì)提高。

參考文獻：

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[2]? 毛明軍.做好新時期辦公室行政事務(wù)管理[J].農(nóng)家參謀，2017（20）：236.

（作者單位：漳州市薌城區(qū)軍隊離休退休干部休養(yǎng)所）