淺談企業(yè)會計(jì)電算化的內(nèi)部控制

李昊洋

【摘要】會計(jì)電算化通過會計(jì)軟件實(shí)現(xiàn)了對會計(jì)信息的收集、整理、分析、輸出、決策。尤其在經(jīng)濟(jì)貿(mào)易全球化的今天，改變了企業(yè)會計(jì)核算方式，提高了會計(jì)數(shù)據(jù)處理的效率和精準(zhǔn)性，降低了企業(yè)成本，然而在會計(jì)電算化高速發(fā)展的同時，也暴露出內(nèi)部控制存在的一些問題，如何有效利用會計(jì)電算化加強(qiáng)內(nèi)部控制越來越引起人們的關(guān)注。 本文就此對會計(jì)電算化內(nèi)部控制中的有關(guān)問題作初步探討。

【關(guān)鍵詞】會計(jì)電算化 內(nèi)部控制 問題 措施

一、會計(jì)電算化對企業(yè)內(nèi)部控制的影響

（一）改變了內(nèi)部控制對象及范圍

在會計(jì)電算化環(huán)境下，企業(yè)會計(jì)內(nèi)部控制的對象是人與計(jì)算機(jī)之間的聯(lián)系，由計(jì)算機(jī)代替人工完成前期繁瑣重復(fù)的基礎(chǔ)工作，數(shù)據(jù)處理的方式變成了一個人機(jī)結(jié)合的過程，大大節(jié)省了企業(yè)的人力、物力成本。企業(yè)內(nèi)部控制的內(nèi)容也更加復(fù)雜化，內(nèi)部控制節(jié)點(diǎn)從單一變成雙向，即人與計(jì)算機(jī)的雙面控制，牽涉到了人員分工、職能分離、計(jì)算機(jī)的維護(hù)、會計(jì)檔案保存等;與傳統(tǒng)手工會計(jì)模式相比，電算化系統(tǒng)所控制的范圍趨于寬泛，比如新增了信息錄入控制、電腦授權(quán)控制、防止病毒控制等，會計(jì)信息已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了全過程無紙化，相關(guān)會計(jì)信息由傳統(tǒng)的紙質(zhì)化報(bào)表、會計(jì)賬簿轉(zhuǎn)變?yōu)閮Υ嬖谟脖P里，這樣既方便保存又節(jié)約成本，使信息傳送工作更加便捷。

（二）改變內(nèi)部控制重心及形式

企業(yè)會計(jì)內(nèi)部控制的首要目標(biāo)是合理處理相關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，便于管理者能夠及時掌握企業(yè)的經(jīng)營狀況，并制定合適的發(fā)展方針。由于電算化系統(tǒng)的特點(diǎn)為數(shù)據(jù)自動處理，這就要求財(cái)務(wù)人員的工作重點(diǎn)是對數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，所以企業(yè)內(nèi)部控制的重心轉(zhuǎn)變?yōu)閺哪┒讼蚯岸宿D(zhuǎn)移。憑證庫包含了一切數(shù)據(jù)，只要原始憑證信息輸入，計(jì)算機(jī)就會自動進(jìn)行過賬、轉(zhuǎn)賬和編表處理，中間環(huán)節(jié)在機(jī)內(nèi)自動操作，在一定范圍內(nèi)減少了傳統(tǒng)工作形式下賬賬不符、賬證不符等情況的發(fā)生，本質(zhì)上已經(jīng)更改了企業(yè)內(nèi)部控制的形式及重心。另一方面，計(jì)算機(jī)的工作質(zhì)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于人工，這有效規(guī)避了人工內(nèi)部控制的主觀性引起的一系列問題，為企業(yè)的內(nèi)部控制奠定了良好的基礎(chǔ)。

二、會計(jì)電算化環(huán)境下內(nèi)部控制存在的問題

（一）會計(jì)人員一身多職現(xiàn)象嚴(yán)重，安全意識淡漠。

部分會計(jì)人員安全意識淡漠，對實(shí)行電算化后新的組織機(jī)構(gòu)和崗位之間的相互制約、相互監(jiān)督和相互控制機(jī)制不夠重視，一身多職，越俎代包現(xiàn)象嚴(yán)重，這使得計(jì)算機(jī)舞弊現(xiàn)象時有發(fā)生。

（二）數(shù)據(jù)的安全性、保密性差。

很多時候，企事業(yè)單位財(cái)務(wù)上的數(shù)據(jù)是保密的，在很大程度上關(guān)系著企事業(yè)單位生存與發(fā)展，但幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在為完善會計(jì)功能和適應(yīng)財(cái)務(wù)制度大傷腦筋，卻沒有認(rèn)真研究過數(shù)據(jù)的保密問題，所謂加密，也無非是對軟件本身的加密，防止盜版。另外在進(jìn)入系統(tǒng)時加一些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測手段和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段，不能真正起到數(shù)據(jù)保密的作用。只要稍具備一些數(shù)據(jù)庫知識的人完全可以繞開會計(jì)軟件的各種措施，通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，直接讀寫這些數(shù)據(jù)庫文件，甚至對文件中的數(shù)據(jù)直接進(jìn)行增刪修改等操作，這樣會計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性也就無法得到保證。此外，由于對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性很強(qiáng)，計(jì)算機(jī)硬件和軟件對會計(jì)數(shù)據(jù)的安全性起著十分重要的作用，如系統(tǒng)一旦癱瘓，或者受病毒侵襲，或者突然斷電，極易造成數(shù)據(jù)丟失。

三、加強(qiáng)企業(yè)電算化內(nèi)部控制的具體措施

（一）明確職責(zé)分工，加強(qiáng)組織控制

職責(zé)分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責(zé)相分離。用戶部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員，在這兩者之間進(jìn)行職責(zé)分工的目的，是盡可能保持不相容職能的分離，以及在電算化部門內(nèi)部的職責(zé)分離。

所謂組織控制，就是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離，即在系統(tǒng)中的各類人員之間進(jìn)行分工，并以相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套。其目的在于通過設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來保障會計(jì)信息的真實(shí)、可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。

電算化部門內(nèi)部必須把職責(zé)分工同組織控制相結(jié)合，以實(shí)現(xiàn)職權(quán)分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為。會計(jì)電算崗位可分為計(jì)算機(jī)會計(jì)主管、軟件操作、出納人員、審核記帳、系統(tǒng)維護(hù)、電算審查和數(shù)據(jù)分析、檔案管理等崗位，同時要明確各崗位的責(zé)任制。崗位責(zé)任制的制定主要明確每個電算化崗位的職責(zé)，督促工作人員及時保證工作的完成并做好相應(yīng)的紀(jì)錄，保證工作質(zhì)量、杜絕舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。工作人員的崗位安排除考慮每個人的工作能力外，還應(yīng)該保證按照不相容業(yè)務(wù)相分離的原則，對每一項(xiàng)可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都不能由一人或一個部門經(jīng)手到底，必須分別由幾人或幾個部門承擔(dān)，如審核記賬員崗位不得由出納人員兼任，也不得審核自己輸入的憑證。同時規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護(hù)人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員等。進(jìn)行這種職責(zé)分工的目的，是盡可能在電算化部門內(nèi)部保持不相容職能（如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄）的分離。內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)就在于不相容職務(wù)的分離，通過進(jìn)行內(nèi)部職責(zé)分工，以補(bǔ)救會計(jì)電算化不相容職能集中化的不足，以減少利用計(jì)算機(jī)舞弊的可能性。

（二）加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)

內(nèi)部審計(jì)既是公司、企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強(qiáng)化內(nèi)部會計(jì)監(jiān)督的制度安排。對會計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì)，審查電算化會計(jì)賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《會計(jì)法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費(fèi)用簽字是否符合有關(guān)內(nèi)控制度，憑證附件是否規(guī)范完整等;審查電子數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊內(nèi)容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應(yīng)及時調(diào)整;監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;對系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞。

（三）建立健全人才培訓(xùn)制度，提高會計(jì)人員素質(zhì)

企業(yè)應(yīng)高度重視電算化人才的開發(fā)與培養(yǎng)，積極組織會計(jì)人員學(xué)習(xí)會計(jì)電算化知識，掌握計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù)，培養(yǎng)或聘用一批精通技術(shù)、熟練應(yīng)用電算化程序的高級技術(shù)人才，推動企業(yè)電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。

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