高校檔案館服務(wù)于學(xué)科和科研的方法研究

錢秀芳，史華梅

(江蘇理工學(xué)院檔案館，江蘇常州213001)

2008年教育部和國家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確了高校檔案機構(gòu)的管理職責(zé)，第二章第八條提出了9條管理職責(zé)，其中第三條要求高校檔案館負(fù)責(zé)接收(征集)、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管學(xué)校的各類檔案及有關(guān)資料。第四條要求高校檔案館編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源。第六條要求高校檔案館能夠開展檔案的開放和利用工作[1]。目前我國高校檔案館的主要工作是對各類檔案的接收、整理和保管等，而在檔案的開放和利用方面做得相對較少，更別談編制檢索工具的工作了。

高校是培養(yǎng)人才、進(jìn)行科學(xué)研究的地方，幾乎所有重大的科研成果都離不開科研團(tuán)隊，因此科研團(tuán)隊對于科學(xué)研究是非常重要的。但目前高校科研現(xiàn)狀是高校教師之間相互都不太清楚對方所研究的主要內(nèi)容。如果想了解對方的研究方向主要有以下途徑：1)直接或間接向?qū)Ψ教釂枺?)通過查看對方近年發(fā)表的論文來推斷；3)通過查詢對方的項目名稱等信息來了解。對大學(xué)生而言，在確立自己職業(yè)生涯規(guī)劃之后，就要選擇指導(dǎo)教師，而選擇適合自己的指導(dǎo)教師才能讓自己走得更好、更遠(yuǎn)。因此高校檔案館應(yīng)該增加科研檔案的開放和利用，讓教師相互了解研究方向，讓學(xué)生了解教師的科研方向。教師之間相互了解對方的科研方向才能更好地組建科研團(tuán)隊，或方便教師加入適合自己的科研團(tuán)隊[2]25。學(xué)生只有了解了教師的科研方向，才能更好地選擇指導(dǎo)教師，助推自己的學(xué)習(xí)和研究。高校檔案館如何通過開放系統(tǒng)和利用科研檔案，并最終服務(wù)于高校的科研和學(xué)科建設(shè)是一項值得研究的課題。

高校的科研檔案是將高校科研活動中的各種資料保存下來，但大多數(shù)資料只是靜態(tài)存放，很少有橫向關(guān)聯(lián)[2]22。高校檔案館若要更好地服務(wù)高校科研工作，必須利用自身優(yōu)勢建立數(shù)字化科研檔案，然后利用大數(shù)據(jù)分析工具來編制檢索工具為高校的科研和學(xué)科工作服務(wù)。建立高校智能科研檔案服務(wù)系統(tǒng)能夠提升高校科研團(tuán)隊的質(zhì)量，提高高校科研力量。

1 高校科研檔案的建立

目前我國大部分高校檔案館對科研檔案只做接收、整理和保存的工作，而且保存形式大部分是紙質(zhì)形式[3]。為了能夠更好地為高校師生提供服務(wù)，應(yīng)該創(chuàng)建一個高校智能數(shù)字化科研檔案服務(wù)系統(tǒng)。為創(chuàng)建該系統(tǒng)，高校檔案館首先需要完善高校科研信息，然后對這些科研檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并建立高?？蒲袡n案數(shù)據(jù)庫，最后通過編制檢索工具來創(chuàng)建智能科研檔案服務(wù)系統(tǒng)。智能科研檔案服務(wù)系統(tǒng)需建立在科研檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，科研檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)包含全校所有教師的個人科研檔案和團(tuán)隊科研檔案。由于科研檔案具有涉密性，服務(wù)對象只能是本校師生[4]。

1.1 個人科研檔案的建立

個人科研檔案結(jié)構(gòu)圖如圖1所示。

圖1 個人科研信息結(jié)構(gòu)圖

個人科研信息包括：論文信息、專利信息、項目信息和獲獎信息。高校檔案館需要把這些個人科研信息數(shù)字化，然后將這些信息和教師關(guān)聯(lián)，即可以通過教師姓名一鍵查詢到這些信息。以論文檔案為例，當(dāng)在科研系統(tǒng)中查詢某教師發(fā)表論文信息時，可以很方便查看到該教師以第一作者和參與者身份發(fā)表的各類論文信息。論文信息包括所有作者列表、論文題目、摘要和論文下載地址鏈接等。

1.2 團(tuán)隊科研檔案的建立

高校團(tuán)隊有很多種類型，如教學(xué)團(tuán)隊、科研團(tuán)隊等，其中科研團(tuán)隊的類型主要分為以下3種：以項目形式組建的團(tuán)隊、以專業(yè)組建的團(tuán)隊和以學(xué)科建設(shè)方向組建的團(tuán)隊?？蒲袌F(tuán)隊檔案信息結(jié)構(gòu)圖如圖2所示?？蒲袌F(tuán)隊檔案包含了所有成員支撐團(tuán)隊的所有成果信息，這些成果信息主要包含論文信息、專利信息、項目信息和獲獎信息等。以項目組建的團(tuán)隊為例，一個國家自然科學(xué)基金項目團(tuán)隊的信息應(yīng)包含該項目的名稱、申報書的摘要(包含主要研究內(nèi)容等)、立項時間、研究周期、項目經(jīng)費和該項目所對應(yīng)的支撐成果(如論文、專利、項目和獲獎情況等)等。由于項目申報書是項目組成員集體智慧的結(jié)晶，因此項目申報書的具體內(nèi)容不包含在項目基本信息內(nèi)。通過團(tuán)隊科研檔案的建立，用戶可以通過點擊項目名稱來查看該項目的所有的基本信息和支撐成果，且通過支撐成果也可以查詢該成果的所有者和該支撐成果的相關(guān)信息。

圖2 團(tuán)隊科研檔案信息結(jié)構(gòu)圖

2 各類科研數(shù)據(jù)整合

科研檔案包含的種類繁多，以項目為例，項目類型主要分為縱向和橫向科研項目?？v向科研項目又可以分為校級項目、市廳級項目、省部級項目和國家級項目。同一級別的項目也分很多類，以省部級項目為例，可分為教育部項目、江蘇省科技廳的省自然科學(xué)基金項目(面上項目、青年基金項目和重大項目等)、江蘇省哲學(xué)社會科學(xué)規(guī)劃辦公室的社科項目和其他部委審批的項目。論文分為SSCI期刊論文、SCI期刊論文、EI期刊論文、EI會議論文、北大中文核心論文和普刊論文等。專利信息包含軟件著作權(quán)、實用新型專利和發(fā)明專利等。獲獎信息包含國家級科研獎項、國家級教學(xué)獎項、各種行業(yè)協(xié)會獎項、省部級獎項和市廳級獎項等。由于科研成果種類繁多，數(shù)據(jù)類型不統(tǒng)一，給數(shù)據(jù)分析和應(yīng)用帶來了困難。為了對各類科研數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，必須將這些異構(gòu)性的科研數(shù)據(jù)信息以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整合。

科研數(shù)據(jù)整合是對不同科研資源系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)提供統(tǒng)一的表示方法，整合的最終目標(biāo)是方便對科研數(shù)據(jù)的處理與查詢。當(dāng)高校用戶登錄系統(tǒng)后，能夠很方便地按學(xué)院、學(xué)科名稱和研究方向來瀏覽項目、論文和專利等信息，也可以通過搜索教師個人姓名、學(xué)科名稱和學(xué)院，來獲取所有的科研信息?？蒲行畔⒁哉撐臑槔?，包含論文題目、期刊名稱、作者信息以及論文全文下載鏈接等?？蒲袛?shù)據(jù)整合示意圖如圖3所示。

圖3 科研數(shù)據(jù)整合示意圖

3 智能科研信息系統(tǒng)創(chuàng)建

由于高校教師對彼此研究方向缺乏了解，在申報項目時，易出現(xiàn)為了滿足申報材料中成員人數(shù)、職稱和年齡等要求，科研團(tuán)隊只能找自己關(guān)系好的人員，而并不是真正從科研的角度去組建項目組成員的情況。這種情況常導(dǎo)致該項目一旦立項，在項目結(jié)題時幾乎所有的成果都是項目負(fù)責(zé)人獲得的，而項目組成員的成果往往與該項目并不相關(guān)，這些成果只能作為項目無關(guān)緊要的支撐成果。此外，新教師初到學(xué)校，由于不了解其他教師的研究方向，很難加入到適合自己的科研團(tuán)隊。由于相互之間的不了解，導(dǎo)致高校教師較難形成真正的科研團(tuán)隊，拼湊出來的團(tuán)隊很難研究出真正的重大成果。另一方面，大學(xué)生無論是進(jìn)行大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目，還是進(jìn)行畢業(yè)設(shè)計，都需要選擇指導(dǎo)教師。只有充分了解教師的科研方向和能力，才能選擇到對自己有更好幫助的教師。因此，高校檔案館有必要在學(xué)校教師科研檔案的基礎(chǔ)上編制新的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，以便讓教師之間更好地了解彼此的科研情況，讓學(xué)生更好地了解教師的科研成果，從而為學(xué)校的人才培養(yǎng)和科學(xué)研究提供服務(wù)。

智能科研檔案信息系統(tǒng)是在高校科研檔案的基礎(chǔ)上，通過建立領(lǐng)域本體、用戶興趣模型庫以及關(guān)聯(lián)規(guī)則庫，來服務(wù)用戶對信息進(jìn)行查詢。智能科研檔案信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖如圖4所示。用戶可以利用系統(tǒng)按研究方向、學(xué)院、專業(yè)等來瀏覽全校教師的科研成果，也可以通過查詢的形式來查看相關(guān)人員科研成果。用戶在利用系統(tǒng)進(jìn)行查詢時，系統(tǒng)不僅僅可以通過匹配用戶輸入的關(guān)鍵詞來進(jìn)行查詢，還可以通過語義關(guān)聯(lián)、語義分析以及用戶興趣庫等來查詢出相關(guān)研究方向和領(lǐng)域的成果。

圖4 智能科研檔案信息系統(tǒng)

4 高校檔案服務(wù)科研和學(xué)科的方法

學(xué)科建設(shè)主要包括學(xué)科定位、學(xué)科隊伍建設(shè)、科學(xué)研究、人才培養(yǎng)、平臺建設(shè)以及學(xué)科管理。智能科研信息系統(tǒng)主要服務(wù)于學(xué)科建設(shè)中的隊伍建設(shè)、科學(xué)研究、平臺建設(shè)和人才培養(yǎng)。

高校在科研或?qū)W科平臺申報和建設(shè)時，大多數(shù)是以系部或?qū)W院為申報主體，而目前科學(xué)研究很多是跨學(xué)科和方向的研究，已不是單純停留在一個專業(yè)或方向的研究，如大數(shù)據(jù)技術(shù)和圖情學(xué)的交叉，自動控制、人工智能和圖像處理的交叉，這都需要跨學(xué)科和專業(yè)的人員來申報。

學(xué)科建設(shè)主要是人的建設(shè)，選人是學(xué)科團(tuán)隊建設(shè)中最重要的事之一。一般一個學(xué)科包含3～4個方向，每個方向都需要合適的人員。在方向隊伍組建時，方向帶頭人只有在充分了解每個人的研究方向時，才可能組成合適的學(xué)科隊伍。方向帶頭人可通過智能科研檔案信息系統(tǒng)在全校遴選出合適的科研人員來組建學(xué)科隊伍，從而促進(jìn)學(xué)科隊伍建設(shè)。同樣，在組建科研團(tuán)隊時，高校教師也可以通過智能科研信息系統(tǒng)來組建。團(tuán)隊的知識創(chuàng)造過程是通過團(tuán)隊成員之間的深度合作形成的，其創(chuàng)新過程又是多學(xué)科知識、技術(shù)等的集成與整合。因此，良好的學(xué)科和科研團(tuán)隊能夠增強團(tuán)隊凝聚力，激發(fā)成員的積極性和主動性，提升團(tuán)隊的科研能力?？蒲兴降奶嵘欣趯W(xué)科和科研團(tuán)隊的建設(shè)，高水平的科研成果和良好的學(xué)科團(tuán)隊又是學(xué)科平臺建設(shè)的重要基礎(chǔ)。因此建立智能科研檔案信息系統(tǒng)對學(xué)科隊伍建設(shè)、科學(xué)研究以及平臺建設(shè)是非常有幫助的。

由于大多數(shù)學(xué)生對教師的科研情況并不了解，在選擇指導(dǎo)教師時常常存在被動選擇的情況。智能科研檔案信息系統(tǒng)可以方便學(xué)生了解教師科研情況，讓學(xué)生能夠選擇適合自己的指導(dǎo)教師，這樣有利于提高高校的人才培養(yǎng)質(zhì)量。