探討檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位

戚玉柱

摘要：檔案的信息化建設(shè)是在現(xiàn)代化的醫(yī)院發(fā)展過程中必須要經(jīng)歷的一個階段。本文對檔案信息化的基本內(nèi)容進(jìn)行了介紹，并闡述了檔案信息化在當(dāng)前以及未來的醫(yī)院檔案管理發(fā)展過程中展現(xiàn)的價值及地位，旨在提升醫(yī)院檔案管理的科學(xué)性與有效性。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè);醫(yī)院檔案管理;價值地位

醫(yī)院檔案是醫(yī)療管理過程中的重要資源。然而隨著醫(yī)療水平的提升以及醫(yī)院事務(wù)的擴(kuò)張，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理過程漸漸開始顯得十分低效且難以操作。因此，為了從根本上提升醫(yī)院檔案管理工作的效率，需要將檔案信息化建設(shè)引入到醫(yī)院的管理工作當(dāng)中，以提升醫(yī)院檔案管理的效率。

一、檔案信息化建設(shè)基本內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)是為了盡快將醫(yī)院的管理工作向現(xiàn)代化的層面上轉(zhuǎn)移而實施的一種管理方式的改革，在強(qiáng)調(diào)數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的同時，還強(qiáng)調(diào)了檔案管理制度的規(guī)范程度與經(jīng)濟(jì)管理的重要性，檔案信息化管理既是醫(yī)院管理過程的客觀發(fā)展需要，也是醫(yī)院管理工作進(jìn)步改革的必要措施。

二、檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值與地位

（一）檔案信息化管理提升了醫(yī)院檔案管理效率

檔案進(jìn)行信息化管理的過程是一個十分高效的過程。被信息化的檔案不僅不占據(jù)空間，且在進(jìn)行檔案查找時也可以依靠高效的電子檔案查詢系統(tǒng)對檔案進(jìn)行查詢，大幅簡化了檔案查詢的難度，提升了檔案管理的效率使檔案管理過程變得更加易于控制。信息化檔案技術(shù)的科技含量高，且體積小，易于操作，是一種能夠有效提升醫(yī)院檔案管理效率的優(yōu)秀技術(shù)[1]。

（二）信息化提升了檔案的真實性與有效性

信息化后的檔案所包含的資料完整程度將會大幅提升。在醫(yī)院檔案信息化后，醫(yī)院的財政支出檔案、醫(yī)生的個人履歷檔案以及患者的治療檔案等經(jīng)過信息化改造后，由傳統(tǒng)的實體檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榱诵畔⒒瘷n案后，檔案中包含的信息量也有了大幅提升，在個人資料夾內(nèi)，由文檔、音像資料、具體病歷的影印文件等等組合成了一個具有真實性與高度有效性的信息化檔案，并為醫(yī)院的檔案查詢與管理工作提供了基礎(chǔ)條件。

（三）信息化檔案能夠進(jìn)行實時共享

信息化的檔案特點之一便是能夠隨時進(jìn)行共享查看。這種實時共享的檔案能夠大幅提升管理人員之間溝通效率實現(xiàn)信息的實時傳遞，以提升交接過程的速度，也給信息管理人員能夠隨時進(jìn)行檔案檢查的能力，以便于及時進(jìn)行檔案的修改，以解決檔案管理中出現(xiàn)的問題。同時醫(yī)生在進(jìn)行病人的檔案調(diào)查時也能夠大幅減少在尋找檔案上所消耗的時間，提升了醫(yī)生的診察速度。

（四）信息化檔案提升了醫(yī)院的整體競爭力

醫(yī)院檔案的信息化過程使得醫(yī)院內(nèi)的信息交互效率大幅提升，同時也使得醫(yī)院內(nèi)的辦事效率大幅提升，進(jìn)而使醫(yī)院與同等級的其他醫(yī)院相比業(yè)務(wù)的發(fā)展速度更快，使醫(yī)院的競爭力有一定程度的提升。在當(dāng)前的信息時代之下，只有保證了檔案信息化建設(shè)能夠更好地為患者服務(wù)，才能在與同行的競爭之中脫穎而出。特別是對于一些需要進(jìn)行長期保管，或是常用的資料進(jìn)行信息化之后，能夠大幅降低工作人員資料查詢過程中消耗的時間。檔案保存得越完整，醫(yī)院的相關(guān)業(yè)務(wù)效率就越高。

三、體現(xiàn)檔案信息化建設(shè)價值與地位的方式

（一）規(guī)范醫(yī)院信息化檔案管理制度

完善醫(yī)院的信息化管理制度有助于醫(yī)院的長期發(fā)展。規(guī)范的檔案管理制度能夠約束檔案管理人員的管理過程，使檔案管理人員能夠“有法可依”地進(jìn)行檔案管理工作。在進(jìn)行檔案管理制度的改革時，要將各個部門之間的配合與合作過程納入到規(guī)劃范疇之中，以大幅提升檔案管理制度的規(guī)范化與合理化，并制定嚴(yán)格的檔案出借與查看管理制度，提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

（二）完善醫(yī)院檔案信息化配套設(shè)施

醫(yī)院檔案的信息化配套設(shè)施是指各種將檔案、文檔等進(jìn)行信息化的工具。特別是影印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備。有條件的醫(yī)院可以架設(shè)醫(yī)院專用的服務(wù)器，并將信息化的檔案儲存在專用服務(wù)器之中以方便人員隨時進(jìn)行查閱。對于密級較高的資料，則在保留原本的同時將其掃描的副本存入移動存儲設(shè)備之中與檔案一同看管以減少其占用的體積，并保證檔案的保密性。同時，對于醫(yī)院專用的終端機(jī)與服務(wù)器之間也要科學(xué)地架設(shè)通訊網(wǎng)，并對其進(jìn)行定期維護(hù)以確保醫(yī)院的檔案管理工作得以順利進(jìn)行。

（三）提升檔案管理人員的服務(wù)意識

提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其對自身的工作有一個正確的認(rèn)識，是提升檔案管理工作有效性的重要舉措之一。對其進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，以提升其辦事效率;培養(yǎng)員工的責(zé)任意識，以確保檔案管理工作的真實性與有效性;培養(yǎng)檔案管理人員的信息素質(zhì)，以提升其工作中的細(xì)致程度，減少檔案管理過程之中出現(xiàn)的錯誤。最終使員工能夠流暢地操作設(shè)備，并快速高效地完成檔案管理任務(wù)[2]。

（四）保證醫(yī)院信息化檔案安全管理

在醫(yī)院信息化管理的過程之中，最為重要的一點就是信息化檔案的安全性。作為一種電子檔案，信息化的醫(yī)院檔案處于一種幾乎毫無防備的境地，因此要保證建設(shè)醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)的過程當(dāng)中做好保密工作，并確定醫(yī)院內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)不相連，形成獨立的內(nèi)網(wǎng);完善醫(yī)院內(nèi)路由器的安全管理以防止有人惡意入侵，同時確保共享服務(wù)器中沒有高密級文件，以防止信息泄露。

四、結(jié)束語

當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理工作仍然處于一個發(fā)展的階段上。因此，檔案管理人員要在充分了解檔案信息化建設(shè)的意義的前提下對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)提供助力，并針對醫(yī)院的具體情況進(jìn)行細(xì)致化的檔案管理完善醫(yī)院的相應(yīng)配套設(shè)施，同時以醫(yī)院的具體需求為出發(fā)點，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展，使醫(yī)院檔案管理的信息化程度進(jìn)一步提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]王顏艷.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位分析[J].經(jīng)貿(mào)實踐，2018 （23）：201.

[2]鐘鋮.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018 （15）：51.