信息化時代機關(guān)檔案管理困境的突破與抉擇探討

摘要：信息化時代已經(jīng)到來，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為各項工作計劃的高效實施、管理質(zhì)量的不斷提高等創(chuàng)造了有利條件，機關(guān)單位檔案管理工作中能夠充分地體現(xiàn)“信息化”，可以朝著新的方向突破創(chuàng)新顯得非常必要且關(guān)鍵。信息化時代背景下，機關(guān)檔案管理問題的解決，檔案管理質(zhì)量的提升，要在實踐過程當(dāng)中積累經(jīng)驗教訓(xùn)，善于運用多項措施，持續(xù)改進(jìn)檔案管理工作，只有引起了越來越多人的重視，信息化時代中機關(guān)單位才能實現(xiàn)穩(wěn)定的運行。

關(guān)鍵詞：信息化時代;機關(guān)單位;檔案管理;困境分析;突破與抉擇

一、引言

檔案是人們在各項社會活動中直接形成、間接積累的具有保存價值的原始記錄。檔案屬于第一手參考資料，并且有很高的法律效用，檔案管理工作涉及對檔案信息的整理、相關(guān)文件的分類、各類材料的保存等等。機關(guān)單位做好檔案管理工作，想方設(shè)法提升了檔案管理質(zhì)量，能夠維護(hù)機關(guān)單位的歷史面貌，為機關(guān)單位信息化建設(shè)、現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)奠定下良好的基礎(chǔ)。在信息化時代中，機關(guān)檔案管理困境的突破、正確的決策同等重要。

二、信息化時代機關(guān)檔案管理面臨的困境

（一）檔案管理方式落后

科學(xué)技術(shù)在發(fā)展，社會經(jīng)濟(jì)日益進(jìn)步，辦公“自動化”和管理工作的“信息化”建設(shè)要求越來越多。機關(guān)單位想要適應(yīng)信息化時代的發(fā)展，檔案管理過程中運用信息化手段已成必然[1]。但是，部分人員仍用傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行檔案資料的整理，管理工作的推進(jìn)，不僅降低了信息化時代中機關(guān)檔案管理工作的“實效性”，更影響到了機關(guān)單位內(nèi)部的現(xiàn)代化建設(shè)，創(chuàng)新管理難度大，檔案管理更復(fù)雜，即使有一些機會擺在面前，機關(guān)單位也走不出檔案管理困境，難以實現(xiàn)突破與創(chuàng)新，其他部門工作的開展因此變得阻力重重。

（二）辦公效率有待提升

檔案信息化是以轉(zhuǎn)變觀念為前提的創(chuàng)新性工作，具有鮮明的時代特征與前瞻性。目前大多數(shù)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作并不重視，對檔案管理人員不關(guān)心，檔案相關(guān)配套設(shè)施不到位、經(jīng)費、人員沒保障，所以檔案管理人員面對這些客觀事實無法更新服務(wù)技術(shù)手段，這也就限制了機關(guān)檔案事業(yè)的發(fā)展。一直以來，機關(guān)檔案部門處于收集、管理、利用這種傳統(tǒng)的手工管理模式，而信息化時代環(huán)境下的檔案信息要求對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，并按照規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)管理機關(guān)報送檔案工作基本情況統(tǒng)計表。傳統(tǒng)的人工操作管理模式不能及時，準(zhǔn)確，系統(tǒng)，多渠道地把檔案信息傳遞出去，機關(guān)檔案信息利用率不高，只有積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，建立完善的檢索體系，網(wǎng)上查找系統(tǒng)，對各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，逐步實現(xiàn)檔案全文信息查詢，才能提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

（三）安全服務(wù)明顯缺失

首先，檔案安全意識淡薄。目前絕大部分檔案工作者的檔案安全意識淡薄，加之對計算機操作不熟悉，導(dǎo)致檔案信息防范能力弱。沒能及時備份、存檔，導(dǎo)致信息丟失或因安全防護(hù)不夠，致使病毒式黑客入侵，給檔案信息遺留安全隱患。其次，檔案服務(wù)工作不夠。目前檔案的利用狀況是：檔案信息用戶只能被動使用檔案管理方提供的單向服務(wù)，檔案管理者主動服務(wù)意識不強，遠(yuǎn)程服務(wù)更是處于盲區(qū)，這樣不利于社會、部門、個人對檔案的查詢利用。

三、信息化時代機關(guān)檔案管理困境的突破與抉擇

（一）不斷強化信息管理

隨著“維基解密”案件的發(fā)生，幾乎全球的信息管理者都認(rèn)識到了信息化時代下檔案管理工作的重要性[2]。與此同時，相關(guān)的機關(guān)管理者還應(yīng)當(dāng)將“以人為本”的管理理念，真正地落實到信息化的檔案管理工作中來，通過為檔案管理者提供良好的工作環(huán)境與專業(yè)提升渠道來打造科學(xué)化、系統(tǒng)化的系統(tǒng)應(yīng)用。最后，信息化下的機關(guān)檔案管理工作還應(yīng)當(dāng)通過提升信息安全手段，嚴(yán)謹(jǐn)、安全的信息技術(shù)手段來對機關(guān)信息檔案管理展開有效的監(jiān)控工作，杜絕各類安全事件以及意外情況的發(fā)生。

（二）完善信息管理體系

機關(guān)單位在推動檔案管理信息化的時候要善于與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，發(fā)揮其對于檔案管理工作的促進(jìn)作用。要及時認(rèn)識到提升檔案管理信息化水平的積極作用，能夠有效降低機關(guān)單位管理檔案的成本，減少其中的人力消耗，從而推動檔案管理工作效率的提高。還要提升檔案管理工作的積極主動性，改變以往被動式的檔案管理工作方式。

（三）主動創(chuàng)新管理模式

隨著信息化時代的到來，檔案管理工作雖然進(jìn)入了電子化管理階段，但是離建立一套科學(xué)完善的信息化管理體系還有很大的差距。規(guī)范性差，盲目性多，種種不足暴露無遺[3]。長期以來，檔案管理工作受制于傳統(tǒng)觀念的影響，人們對檔案管理工作的認(rèn)識僅僅局限在保管檔案資料和數(shù)據(jù)上，對如何利用檔案資料進(jìn)行創(chuàng)造性開發(fā)知之甚少。

四、結(jié)語

綜上所述，信息化時代的來臨，網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的推廣，不僅給人們的日常生活帶來了巨大便利，還使各行各業(yè)開展管理工作的創(chuàng)新有了更多機會。構(gòu)建信息化的檔案管理模式，機關(guān)檔案管理工作走出困境，檔案管理放在戰(zhàn)略高度上具體執(zhí)行，機關(guān)部門綜合職能有了很大程度的提升，相關(guān)人員共同努力下，期待機關(guān)檔案管理工作走向新的成功、創(chuàng)造更多奇跡。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙明利.機關(guān)檔案信息化建設(shè)的實踐與思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（11）：49-50.

[2]蔣安柏.信息化時代機關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與對策[J].才智，2018（7）：99-100.

作者簡介：劉瑞花，山西省孝義市機關(guān)事務(wù)服務(wù)中心。