新時期中小企業(yè)銷售環(huán)節(jié)內(nèi)部控制研究

王洪亮

中小企業(yè)是我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要組成部分。由于規(guī)模小，管理意識薄弱，各環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制相對不健全，給中小企業(yè)的發(fā)展帶來很大的經(jīng)營風(fēng)險。本文針對中小企業(yè)重要的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)——銷售環(huán)節(jié)，在分析中小企業(yè)加強銷售環(huán)節(jié)內(nèi)部控制重要性的基礎(chǔ)上，深入探討了中小企業(yè)銷售業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制要點和存在的問題，并針對性提出了相應(yīng)地加強中小企業(yè)銷售環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的對策措施，以期促使中小企業(yè)更好地規(guī)避風(fēng)險，保障中小企業(yè)健康發(fā)展。

在現(xiàn)代商業(yè)環(huán)境競爭中，中小企業(yè)要想獲得優(yōu)勢，已經(jīng)不能采取傳統(tǒng)意義上的惡意降低產(chǎn)品價格的方式。中小企業(yè)想要提升自身的發(fā)展能力、提高在市場上的適應(yīng)能力和競爭能力，則必須構(gòu)建完善的銷售內(nèi)控制度，如何加強其管理，是中小企業(yè)非常關(guān)注的問題。因此，加強對銷售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制和評價，規(guī)避風(fēng)險，防患于未然，對保障企業(yè)運營的效率和效果是非常重要的。

一、中小企業(yè)銷售業(yè)務(wù)流程和主要風(fēng)險

銷售業(yè)務(wù)是企業(yè)主要業(yè)務(wù)，企業(yè)的生存和發(fā)展，離不開銷售業(yè)務(wù)的支撐。中小企業(yè)銷售業(yè)務(wù)流程包括：與客戶洽談訂單、與客戶簽訂合同、編制銷貨清單并通知倉庫發(fā)貨、開發(fā)票通知客戶付款、財務(wù)部完成收款記賬、完善催收和銷貨退回。此過程涉及的風(fēng)險包括：

（一）發(fā)出貨物不正確或不完整

與客戶簽訂合同后，業(yè)務(wù)員會根據(jù)合同條款要求編制銷貨清單，通知倉庫發(fā)貨。倉庫發(fā)出的貨物必須與客戶要求的品種、數(shù)量和規(guī)格一致。但在實際業(yè)務(wù)中，倉庫發(fā)錯貨物或者發(fā)出貨物的品種、數(shù)量、規(guī)格與合同不符的現(xiàn)象時有發(fā)生，所以銷售發(fā)貨存在銷貨退回的風(fēng)險。

（二）收入不合理或不正確

當(dāng)貨物售價與市場均價比較過低或過高時，我們需考慮其合理性和正確性。當(dāng)一筆訂單單價過低時，我們需考慮其背后原因是否合理，是因為該筆貨物質(zhì)量存在極大問題還是生產(chǎn)成本下降的幅度較大。銷售折讓是否合理，銷貨退回是必須的嗎？銷售收入是企業(yè)主要的資金來源，中小企業(yè)必須保證銷售手續(xù)完備及相關(guān)資料完整，預(yù)防少記、漏記、錯記收入。

（三）發(fā)貨管理存在漏洞

由于發(fā)貨的過程涉及到銷售、財務(wù)、倉儲、運輸?shù)榷鄠€部門，造成了很多企業(yè)再發(fā)貨過程中，由于信息傳遞失誤或者庫存管理不善而造成發(fā)貨錯誤或混亂。具體表現(xiàn)在遭遇欺詐提貨;發(fā)貨未經(jīng)授權(quán)審批;發(fā)貨不符合信用政策;發(fā)貨延遲;重復(fù)發(fā)貨或是發(fā)給錯誤的客戶;未留提貨人簽收證據(jù)等。

（四）應(yīng)收賬款回收難度大

應(yīng)收賬款的回收是保證企業(yè)流動資金充足的重要保證，而在具體實施過程往往因為在應(yīng)收賬款產(chǎn)生初期沒有對銷售客戶的資信情況進(jìn)行認(rèn)真審查，導(dǎo)致壞賬比例增加，具體表現(xiàn)為，缺乏信用評價標(biāo)準(zhǔn)或信用標(biāo)準(zhǔn)判斷失誤;信用條件的發(fā)放主依靠銷售經(jīng)理的主觀判斷作出;應(yīng)收賬款后期會計處理工作跟不上;未采取恰當(dāng)催收措施;缺乏合理的獎懲制度。

（五）價格管理體系缺失

中小企業(yè)可能沒有完整的銷售價格體系，制定銷售價格也往往沒有市場調(diào)研，很可能是負(fù)責(zé)人和一個部門自行確定。定價低了沒利潤，高了沒有市場競爭力，在價格體系制定的時候又往往缺少與財務(wù)部門的溝通和協(xié)作，使價格折扣和折讓缺乏控制，或是銷售價格體系執(zhí)行不到位，給企業(yè)帶來經(jīng)營風(fēng)險。

二、中小企業(yè)銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度建設(shè)

為規(guī)范企業(yè)銷售行為，避免或減少因管理不善而對企業(yè)造成的損失，筆者認(rèn)為可以從以下幾階段加強銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制：

（一）擬訂合同

企業(yè)就不同貨物，針對不同信用等級的客戶和銷售量，給予不同的銷售價格。企業(yè)應(yīng)統(tǒng)一定價標(biāo)準(zhǔn)、信用政策和選擇合適的收款方式。業(yè)務(wù)員根據(jù)客戶以往交易記錄，參照企業(yè)定價標(biāo)準(zhǔn)和信用政策草擬銷售合同?？蛻粜庞玫燃壍拇_定和信用狀況調(diào)查需財務(wù)部協(xié)作。如合同比較重要，還需咨詢企業(yè)的法律顧問或相關(guān)專家，由他們共同參與合同洽談過程。

合同草擬后，與客戶談判的底線需經(jīng)企業(yè)主管確認(rèn)。如客戶提出賒購要求，業(yè)務(wù)員應(yīng)嚴(yán)格遵守銷售政策，協(xié)同財務(wù)部對客戶信用狀況進(jìn)行進(jìn)一步復(fù)核。賒購決定需按企業(yè)授權(quán)，經(jīng)審批人批準(zhǔn);如賒購業(yè)務(wù)涉及金額過大，超過定價標(biāo)準(zhǔn)和信用政策，還需提交管理層會議，進(jìn)行集體審批決議。合同簽訂后，財務(wù)部應(yīng)追蹤合同完成情況，對客戶的信用記錄進(jìn)行動態(tài)更新。信用管理人員對老客戶的信用記錄，每半年更新一次;首次交易后，編制新客戶的資信狀況記錄表。

（二）優(yōu)化銷售環(huán)節(jié)的內(nèi)控環(huán)境

內(nèi)部環(huán)境對企業(yè)實施內(nèi)控的至關(guān)重要，也是企業(yè)執(zhí)行內(nèi)部控制的保障條件。內(nèi)部控制的整體效果直接受企業(yè)銷售環(huán)內(nèi)部控制環(huán)境好壞的影響，銷售人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的提高也需要優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)控環(huán)境，從而保證更好地發(fā)揮工作職能。同時也必須注意到銷售業(yè)務(wù)流程是否規(guī)范，相關(guān)部門的設(shè)置是否合理，人員的分工是否采取權(quán)責(zé)分離，例如銷售業(yè)務(wù)人員不能接觸銷售貨款。

（三）發(fā)貨管理的控制

企業(yè)銷售部門的業(yè)務(wù)人員按照經(jīng)批準(zhǔn)的銷售合同開具相關(guān)的銷售通知單，如果企業(yè)使用信息化系統(tǒng)，業(yè)務(wù)人員就在銷售訂單模塊編制銷售通知單，如果沒有用信息化系統(tǒng)，就手工開具銷售通知單一式三聯(lián)，填制貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額，通知倉庫發(fā)貨，倉庫員接到通知單，對其進(jìn)行審核，嚴(yán)格按照所列項目組織發(fā)貨，確保貨物的安全發(fā)運，客戶上門自提的，直接在銷售通知單上簽字，如要求貨物送到客戶指定地點的，聯(lián)系運輸單位，注明發(fā)貨數(shù)量，拿回運單，聯(lián)系客戶驗收確定型號、數(shù)量、金額無誤后，在送貨單上簽字蓋章，把回執(zhí)單及時交到財務(wù)部門，財務(wù)部門及時開具銷售發(fā)票，確保每筆業(yè)務(wù)都開具發(fā)票。企業(yè)對于貨物退回，設(shè)立審批程序，由客戶提出，是什么原因要退貨，如果是質(zhì)量問題，企業(yè)馬上安排技術(shù)人員鑒定，進(jìn)行售后處理，該退的就退，不退的就安排維修或更換零件及時處理。

（四）應(yīng)收賬款管理

中小企業(yè)對應(yīng)收賬款，應(yīng)該明確職責(zé)，同時實行回籠資金與業(yè)務(wù)人員的業(yè)績掛鉤，推行“誰經(jīng)辦、誰催收、誰審批、誰負(fù)責(zé)”的原則，銷售部門負(fù)責(zé)應(yīng)收款催收，催收記錄妥善保存，財務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理資金結(jié)算并監(jiān)督款項的回收，并協(xié)同銷售部門，參照客戶的信用等級，通過合同中約定的收款期限，建立臺賬，時時跟蹤，科學(xué)準(zhǔn)確分析賬齡。久未收到的欠款采取多種手段進(jìn)行催收，需進(jìn)入法律訴訟程序的，提供合同、簽字蓋章的回執(zhí)單和發(fā)票，進(jìn)行起訴，對已經(jīng)取得確鑿證據(jù)確認(rèn)無法催收的死賬和呆賬，進(jìn)行妥善的會計處理，報稅務(wù)部門備案，對企業(yè)所得稅進(jìn)行合法地處理。

（五）建立銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制評估體系

要對銷售業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險評估，首先是識別風(fēng)險、然后是對風(fēng)險進(jìn)行分析，最后對風(fēng)險采取相對應(yīng)的措施。風(fēng)險評估的兩大要素是評估事件發(fā)生的概率和可能隨之可能產(chǎn)生的影響程度。風(fēng)險分析中，企業(yè)可以根據(jù)對風(fēng)險的容忍程度和具體情況，設(shè)計風(fēng)險評估表，根據(jù)金額大小和發(fā)生頻率判斷風(fēng)險的高低，然后決定采用相應(yīng)的控制措施。也可以可以根據(jù)具體的事項，歷史發(fā)生的概率，自己的經(jīng)驗，進(jìn)行主觀的判斷，選擇控制點，進(jìn)行控制。

三、結(jié)語

銷售環(huán)節(jié)是中小企業(yè)運營中最重要而又控制最薄弱的環(huán)節(jié)之一。中小企業(yè)必須加強銷售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，各部門與人員之間相互約束、相互監(jiān)督，使企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險降至最低，保障企業(yè)健康發(fā)展。（作者單位：中海油惠州石化有限公司）