學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)在高校學(xué)生管理中的應(yīng)用

秦朝明

摘 要：隨著信息化技術(shù)的普及，構(gòu)建高效的學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)，對(duì)提升高校的學(xué)生管理水平尤為重要。本文以高校常見(jiàn)的學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)為研究對(duì)象，闡述了系統(tǒng)建設(shè)的必要性，分析了系統(tǒng)的模塊設(shè)計(jì)，并就各管理模塊的應(yīng)用進(jìn)行了說(shuō)明，旨在推動(dòng)系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)和完善，更好地服務(wù)于學(xué)生的成長(zhǎng)成才。

關(guān)鍵詞：高校;學(xué)生工作;管理信息系統(tǒng);應(yīng)用

中圖分類(lèi)號(hào)：G642 ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A ? 文章編號(hào)：1002-2589（2019）08-0136-02

隨著高等教育的發(fā)展和普及，高校在校生人數(shù)大幅增長(zhǎng)，工作量的增加和工作對(duì)象的多樣性，必然對(duì)學(xué)生管理工作提出了更高的要求。為了更好地實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生工作的使命——促進(jìn)學(xué)生全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展，應(yīng)該及時(shí)引入信息化技術(shù)手段，建設(shè)高效的學(xué)生管理信息系統(tǒng)，全面提升管理水平，更好地為育人工作服務(wù)。

一、建設(shè)學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)的必要性

1.高校學(xué)生人數(shù)增加，原有的工作方式效率較低，適應(yīng)不了工作的需要

隨著高校招生人數(shù)的持續(xù)提高，各校的規(guī)模都有了較大的增長(zhǎng)，校、院（系）各級(jí)學(xué)生管理人員所管理的學(xué)生人數(shù)也隨之變大。學(xué)校各級(jí)管理部門(mén)繼續(xù)采用原有的手工人力方式處理煩瑣的日常管理工作，有時(shí)就會(huì)顯得力不從心。這不僅節(jié)奏慢、周期長(zhǎng)，而且還增大了出錯(cuò)的概率，明顯不適應(yīng)學(xué)校發(fā)展和學(xué)生成長(zhǎng)的需要。

2.更加靈活機(jī)動(dòng)的學(xué)生培養(yǎng)機(jī)制為學(xué)生管理工作增加了困難

為了適應(yīng)復(fù)合型人才的培養(yǎng)要求，高校逐步開(kāi)始嘗試并推廣靈活機(jī)動(dòng)的學(xué)生培養(yǎng)機(jī)制，并相應(yīng)地修改了教學(xué)大綱、培養(yǎng)方案。這種機(jī)制上的變化對(duì)學(xué)生綜合素質(zhì)的提高非常有益，但客觀上也帶來(lái)了學(xué)生上課時(shí)間、成績(jī)?cè)u(píng)定、學(xué)籍管理上的一些新問(wèn)題。學(xué)生管理部門(mén)要主動(dòng)適應(yīng)培養(yǎng)機(jī)制的變化，改進(jìn)管理手段，為學(xué)生提供更好的服務(wù)。

3.多校區(qū)建設(shè)，增加了學(xué)生日常事務(wù)辦理的難度，加大了管理成本

由于歷史留存的原因和現(xiàn)實(shí)發(fā)展的需要，很多高校都存在多校區(qū)共同辦學(xué)的情況。主校區(qū)、分校區(qū)的設(shè)置必然會(huì)出現(xiàn)校內(nèi)各類(lèi)教學(xué)生活資源不一致的情況，進(jìn)而導(dǎo)致信息傳遞和信息共享不暢，從而客觀上增加了學(xué)生日常事務(wù)辦理的難度，也加大了學(xué)生管理人員的工作量，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)有效工作時(shí)間減少和工作效率降低的現(xiàn)象。

4.柔性化管理的要求，有時(shí)會(huì)導(dǎo)致處理具體問(wèn)題時(shí)的工作效率降低

現(xiàn)在高校學(xué)生工作提倡人文關(guān)懷和服務(wù)理念，逐步改變?cè)瓉?lái)以剛性管理為主、強(qiáng)調(diào)服從的管理理念。這種轉(zhuǎn)變適應(yīng)了新時(shí)期學(xué)生的特點(diǎn)和成長(zhǎng)的需要，但也增加了管理的難度。特別是對(duì)于一些自律意識(shí)較弱、行為習(xí)慣不佳的學(xué)生，管理時(shí)要反復(fù)多次進(jìn)行宣講和強(qiáng)調(diào)，消耗大量人力物力，仍然會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，管理規(guī)定落實(shí)效果不好。

二、學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)的特點(diǎn)

1.學(xué)工信息的信息互通、資源共享和協(xié)同工作

學(xué)生各類(lèi)信息一旦生成，可以實(shí)現(xiàn)在學(xué)工系統(tǒng)內(nèi)部（學(xué)生工作處內(nèi)部各科室之間，學(xué)生工作處與院系學(xué)生工作人員、學(xué)生之間）的信息傳遞、數(shù)據(jù)互通和協(xié)同工作;學(xué)工系統(tǒng)和學(xué)校其他職能部門(mén)之間也可以通過(guò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息互通、資源共享和協(xié)同工作。此外，各院系、職能部門(mén)數(shù)據(jù)的及時(shí)更新，也保證了管理人員可以及時(shí)了解最新信息以及當(dāng)前工作流程的進(jìn)展情況，打破了傳統(tǒng)工作方式的時(shí)空限制，提升了工作效率。

2.在滿足學(xué)生工作基本業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，注重模塊設(shè)計(jì)的靈活性，保證了系統(tǒng)的當(dāng)前功能和長(zhǎng)遠(yuǎn)需要

系統(tǒng)構(gòu)建緊緊依托高校學(xué)生工作的基本業(yè)務(wù)，確保大學(xué)生思想政治教育和日常管理等各項(xiàng)工作的高效有序開(kāi)展;同時(shí)系統(tǒng)還配置了擴(kuò)展模塊，方便系統(tǒng)的二次開(kāi)發(fā)。管理人員可以隨時(shí)根據(jù)需要對(duì)原有系統(tǒng)進(jìn)行拆分和組合，調(diào)整原有業(yè)務(wù)內(nèi)容，增設(shè)新的功能，滿足學(xué)校的當(dāng)前個(gè)性需求和未來(lái)發(fā)展階段對(duì)學(xué)生工作的要求，體現(xiàn)了方便擴(kuò)展和容易維護(hù)的設(shè)計(jì)特點(diǎn)。

3.成熟完備的技術(shù)，靈活方便的權(quán)限配置，保證了系統(tǒng)的安全穩(wěn)定

系統(tǒng)基于先進(jìn)的體系構(gòu)架和安全的數(shù)據(jù)庫(kù)，保證了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和傳遞的安全以及系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定。學(xué)生工作處管理人員、院系學(xué)工人員、學(xué)生等不同群體的用戶統(tǒng)一進(jìn)行身份認(rèn)證，但賦予不同的權(quán)限。系統(tǒng)還會(huì)根據(jù)用戶、角色等關(guān)系定義的變化靈活配置權(quán)限，對(duì)信息管理、訪問(wèn)空間、流程審批、數(shù)據(jù)傳輸?shù)榷鄠€(gè)功能進(jìn)行全方面的安全管控，既滿足了用戶的需要，又保證了系統(tǒng)的平穩(wěn)運(yùn)行。

三、學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)

1.登錄模塊

打開(kāi)系統(tǒng)后，首先就要進(jìn)行用戶登錄。登錄窗口設(shè)置了三種不同用戶（管理員、教師、學(xué)生），根據(jù)用戶身份輸入各自的用戶名和密碼后進(jìn)行登陸。三種用戶的權(quán)限不同。管理員的權(quán)限最大，有添加新用戶和瀏覽、管理數(shù)據(jù)庫(kù)的權(quán)限。教師和學(xué)生只有瀏覽和查詢權(quán)限，以及發(fā)起一些職能范圍內(nèi)工作流程的權(quán)限。

2.部分功能模塊

用戶信息模塊。用戶信息模塊主要是對(duì)用戶的管理和維護(hù)，包括“添加用戶”“刪除用戶”“信息修改”等功能。學(xué)生成績(jī)模塊。主要是查詢學(xué)生成績(jī)，并根據(jù)需要進(jìn)行各類(lèi)排序。班級(jí)建設(shè)模塊，包括班級(jí)學(xué)生基本情況、出勤情況、獎(jiǎng)懲情況、社會(huì)實(shí)踐、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)、班會(huì)團(tuán)活等信息。各類(lèi)管理模塊，包括學(xué)生工作范圍內(nèi)與輔導(dǎo)員和學(xué)生相關(guān)的各類(lèi)管理事項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上申報(bào)、審批等功能。

四、學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)的主要功能

1.信息管理功能

實(shí)現(xiàn)學(xué)生綜合信息錄入、變更、審核、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)、分析、查詢、打印等功能，保證學(xué)生工作處對(duì)學(xué)生綜合信息的統(tǒng)一和實(shí)時(shí)管理。學(xué)校各職能部門(mén)和各院系可以根據(jù)需要和權(quán)限對(duì)學(xué)生綜合信息進(jìn)行使用（涉及學(xué)生隱私等不便公開(kāi)的信息除外），實(shí)現(xiàn)學(xué)生工作處與各院系及有關(guān)部門(mén)聯(lián)合處理學(xué)生事務(wù)，為學(xué)生提供便捷服務(wù)。

2.數(shù)據(jù)傳輸功能

學(xué)生工作處將學(xué)生錄取時(shí)生成的學(xué)籍基本信息整體導(dǎo)入系統(tǒng)，各院系在此基礎(chǔ)上完善學(xué)生信息并將數(shù)據(jù)上傳，學(xué)生工作處對(duì)各院系所傳信息進(jìn)行審核、公布。學(xué)生工作處也可根據(jù)工作需要與學(xué)校有關(guān)部門(mén)進(jìn)行學(xué)生信息數(shù)據(jù)傳輸，實(shí)現(xiàn)資源共享。學(xué)生可以對(duì)本人信息隨時(shí)進(jìn)行查詢，獲取所需的各類(lèi)適宜公開(kāi)的信息，生成適用學(xué)生的電子檔案。

3.流程審批功能

由學(xué)生或院系學(xué)生工作人員發(fā)起的諸如請(qǐng)銷(xiāo)假、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)、資格認(rèn)定、紀(jì)律處分等工作流程，各級(jí)管理人員按相關(guān)管理規(guī)定的具體要求和標(biāo)準(zhǔn)尺度，在系統(tǒng)內(nèi)按管理權(quán)限逐步審核批準(zhǔn)，審核狀態(tài)和結(jié)果實(shí)時(shí)可見(jiàn)，從而實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化審批，完成了跨時(shí)空的資源共享與數(shù)據(jù)交換，既節(jié)約了資源、提高了工作效率，又提升了學(xué)生的滿意度。

五、學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用

學(xué)生工作管理信息系統(tǒng)包括信息管理、資助管理、日常管理、組織管理、迎新管理和系統(tǒng)管理等子系統(tǒng)，圍繞著學(xué)生從入校到離校的過(guò)程，對(duì)各類(lèi)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生工作的數(shù)據(jù)、流程和決策的信息化管理，最終達(dá)到資源共享、智能管理的目的。

1.信息管理

學(xué)生登錄系統(tǒng)后，在學(xué)校提供的學(xué)籍信息基礎(chǔ)上，核查和完善自己的基本信息，包含：姓名、證件號(hào)碼、年齡、籍貫、年級(jí)專業(yè)、學(xué)號(hào)、家庭所在地、聯(lián)系方式、主要親屬自然情況、照片等。系統(tǒng)管理人員、院系分管學(xué)生工作的負(fù)責(zé)人、輔導(dǎo)員可以按管理權(quán)限維護(hù)和查詢學(xué)生的基本信息。系統(tǒng)設(shè)置了多個(gè)查詢條件，管理人員可以根據(jù)工作需要對(duì)感興趣的信息進(jìn)行自定義查詢，并將查詢結(jié)果進(jìn)行排序，還可以導(dǎo)出成其他數(shù)據(jù)文件格式（如Excel/DBF格式）。這就極大地方便了管理者全面客觀準(zhǔn)確地了解掌握學(xué)生的基本情況，為做好后續(xù)管理工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.資助管理

主要有家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資格及等級(jí)認(rèn)定、國(guó)家獎(jiǎng)助學(xué)金評(píng)定、校內(nèi)勤工助學(xué)崗位管理、助學(xué)貸款申請(qǐng)和資助育人等。在資助管理模塊中，學(xué)生可以結(jié)合自身的情況，按照學(xué)校下發(fā)的管理規(guī)定，對(duì)以上工作提出網(wǎng)上個(gè)人申請(qǐng)，并提交相應(yīng)的材料。學(xué)生申請(qǐng)發(fā)起后，輔導(dǎo)員、院系副書(shū)記和學(xué)生處根據(jù)權(quán)限不同，分別進(jìn)行審核，并做出通過(guò)或駁回學(xué)生申請(qǐng)的決定。初審?fù)ㄟ^(guò)后，再經(jīng)過(guò)公示、學(xué)校終審等一系列后期環(huán)節(jié)，最終產(chǎn)生符合條件學(xué)生的名單，并自動(dòng)生成相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)留存，方便管理者的后續(xù)工作。

3.日常管理

主要有學(xué)期獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定、各類(lèi)評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)、違紀(jì)處理和請(qǐng)銷(xiāo)假四類(lèi)業(yè)務(wù)。學(xué)期獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定的流程是，院系通過(guò)學(xué)校的教務(wù)系統(tǒng)將學(xué)生上一學(xué)期學(xué)生成績(jī)自動(dòng)計(jì)算出平均分，再和學(xué)生一學(xué)期的綜合測(cè)評(píng)成績(jī)按比例進(jìn)行匯總疊加，從而生成年級(jí)專業(yè)的最終排名。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)事先錄入的獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)生成評(píng)選結(jié)果，院系和學(xué)校分別審核無(wú)誤后，就可對(duì)結(jié)果進(jìn)行公示;評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)的流程是，有參加評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)意愿的個(gè)人或者集體向院系提交申請(qǐng)，院系進(jìn)行初審并將推薦意見(jiàn)上報(bào)學(xué)校，學(xué)校根據(jù)各類(lèi)評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)設(shè)定的評(píng)定條件、名額組織聯(lián)評(píng)，擇優(yōu)提出評(píng)審名單;學(xué)生違紀(jì)處理的基本流程是，各院系將學(xué)生違紀(jì)情況的各類(lèi)材料通過(guò)系統(tǒng)上報(bào)學(xué)生工作處，學(xué)生工作處審核后，根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果告知書(shū)發(fā)給學(xué)生。請(qǐng)銷(xiāo)假是由學(xué)生在系統(tǒng)上向輔導(dǎo)員提交請(qǐng)假申請(qǐng)，并以附件的形式將醫(yī)院診斷等佐證材料一并上傳，輔導(dǎo)員審核后，上報(bào)院系主管學(xué)生工作的負(fù)責(zé)人審批。如果請(qǐng)假時(shí)間較長(zhǎng)，超出院系審批的權(quán)限，還要由院系上報(bào)學(xué)生處審批。學(xué)生請(qǐng)假日期結(jié)束后，還要重新發(fā)起銷(xiāo)假的申請(qǐng)，并完成相應(yīng)的審批流程。

4.組織管理

主要包括學(xué)生工作人員管理和輔導(dǎo)員帶班情況管理。建立包括學(xué)生處、團(tuán)委、各院系專職輔導(dǎo)員和班主任的信息庫(kù)，包括以上人員的自然信息、工作狀況、獎(jiǎng)懲情況等。系統(tǒng)支持以上信息從現(xiàn)有的人事系統(tǒng)中獲取。院系定期上報(bào)輔導(dǎo)員帶班情況，學(xué)生處審核通過(guò)后，作為考核輔導(dǎo)員工作的主要依據(jù)。以上信息的建立和各類(lèi)統(tǒng)計(jì)表格的生成，極大地方便了學(xué)校對(duì)學(xué)生工作隊(duì)伍基本情況的了解，以及這支隊(duì)伍的發(fā)展建設(shè)。

5.迎新管理

新生登錄系統(tǒng)后，填寫(xiě)完善個(gè)人基本信息情況，方便學(xué)校提前熟悉學(xué)生情況，為后續(xù)教育管理積累基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。新生可以在網(wǎng)上熟悉學(xué)校的基本情況，包括報(bào)道須知、行車(chē)路線、注意事項(xiàng)、生活環(huán)境、教學(xué)設(shè)施等。系統(tǒng)內(nèi)還設(shè)有網(wǎng)上選寢室床位功能和網(wǎng)上交流互動(dòng)區(qū)，設(shè)專人隨時(shí)回答新生及家長(zhǎng)提出的各類(lèi)問(wèn)題。迎新管理的使用，簡(jiǎn)化了新生現(xiàn)場(chǎng)報(bào)道的流程，提高了工作效率。

6.系統(tǒng)管理

主要有事務(wù)提醒功能、消息功能和用戶權(quán)限管理。根據(jù)系統(tǒng)中業(yè)務(wù)開(kāi)展情況，針對(duì)不同用戶自動(dòng)生成事務(wù)性的提醒。如：各類(lèi)評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)工作開(kāi)通后，學(xué)生可收到發(fā)起申請(qǐng)的提示;評(píng)選結(jié)束后，學(xué)生還可以收到評(píng)選結(jié)果。系統(tǒng)還可以根據(jù)工作需要將用戶編成不同的組，靈活配置每個(gè)用戶組的權(quán)限。當(dāng)用戶的崗位職責(zé)發(fā)生變化時(shí)還可以靈活調(diào)整，保證系統(tǒng)中的一切操作都是在一定規(guī)則下進(jìn)行。

運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)提升高校學(xué)生管理工作水平是一個(gè)發(fā)展的趨勢(shì)，我們應(yīng)該乘勢(shì)而上、順勢(shì)而為，推動(dòng)這項(xiàng)工作的進(jìn)步和發(fā)展，更好地滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)高校學(xué)生管理的要求。