淺析ERP系統(tǒng)環(huán)境下建立內(nèi)部控制的途徑

艾麗華 梁麗 李超群

[摘 要]本文從實(shí)施ERP系統(tǒng)管理對企業(yè)內(nèi)部控制要素的影響入手，分析企業(yè)內(nèi)部控制的新特點(diǎn)，探討ERP系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)部控制策略及執(zhí)行程序，以期充分整合內(nèi)部控制及ERP的有效資源，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理水平再上新臺階。

[關(guān)鍵詞]ERP系統(tǒng);內(nèi)部控制;企業(yè)管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.16.022

[中圖分類號]F270.7[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）16-00-02

0 ? ? 引 言

加快企業(yè)管理信息化水平是現(xiàn)代企業(yè)各項(xiàng)管理工作中的核心內(nèi)容之一，尤其是重視企業(yè)財(cái)務(wù)管理會計(jì)工作的信息化，以及加大企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）推廣與應(yīng)用力度已成為當(dāng)前企業(yè)經(jīng)營者與管理者的頭等大事，但是在大力推廣ERP的同時，也不能忽略內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理在其中的重要性。所以企業(yè)想要成功實(shí)施ERP，就必須將控制環(huán)境評估、信息交互渠道建設(shè)、企業(yè)控制模式選擇以及各類型風(fēng)險(xiǎn)防控等工作放在同等重要的位置上。

1 ? ? 內(nèi)部控制和ERP的關(guān)系

1.1 ? ERP是加強(qiáng)內(nèi)部控制的工具與手段

在普遍認(rèn)識里，ERP是通過生產(chǎn)控制、物流管理、財(cái)務(wù)管理以及人力資源管理等功能模塊對企業(yè)的各項(xiàng)資源進(jìn)行整合的信息化系統(tǒng)，ERP囊括了幾乎所有的現(xiàn)代企業(yè)管理工作內(nèi)容。而這些內(nèi)容也屬于企業(yè)內(nèi)部控制工作范疇，通過ERP系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)有效提升內(nèi)部控制質(zhì)量，并使內(nèi)部控制能夠從人工控制有效轉(zhuǎn)化為自動化控制，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制信息化。因此，ERP是企業(yè)內(nèi)部控制得以強(qiáng)化的重要手段和工具，具體見圖1。

1.2 ? ERP是內(nèi)部控制的客體

ERP系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與具體操作都離不開具體的人，同時在數(shù)據(jù)源的控制上也需要人工操作，而人是擁有較強(qiáng)主觀意識的獨(dú)立個體，人的主觀性會帶來一定程度的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)將識別各種風(fēng)險(xiǎn)（系統(tǒng)設(shè)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)、運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)等）以及控制相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)作為工作的重要目標(biāo)。如在設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)，是否對風(fēng)險(xiǎn)控制做出了充分考慮并具備切實(shí)的風(fēng)控手段，再如在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，是否能夠保證輸入數(shù)據(jù)的真實(shí)性與實(shí)效性等。因?yàn)樵谛畔⒒h(huán)境下數(shù)據(jù)的正確性與質(zhì)量高低不僅會影響局部，同時也將影響整個企業(yè)內(nèi)部的各個信息使用環(huán)節(jié)，一旦出現(xiàn)“垃圾數(shù)據(jù)”不僅會給當(dāng)下的管理工作造成影響，甚至還不利于企業(yè)決策。同時，ERP系統(tǒng)具有信息系統(tǒng)屬性，因此也同樣具有財(cái)產(chǎn)價(jià)值、資產(chǎn)價(jià)值并負(fù)有相關(guān)的法律責(zé)任，為了防止出現(xiàn)問題也需要通過內(nèi)控對其進(jìn)行有效監(jiān)管。所以，ERP不僅是企業(yè)內(nèi)部控制的工具與手段，同時也是內(nèi)部控制的重要監(jiān)控對象。

2 ? ? ERP系統(tǒng)的內(nèi)部控制策略

2.1 ? 搭建基于ERP系統(tǒng)內(nèi)控框架

為了充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的作用，必須充分明確ERP系統(tǒng)內(nèi)控與普通意義上的企業(yè)內(nèi)控存在的內(nèi)在差異。在搭建ERP系統(tǒng)的問題上，首先以企業(yè)現(xiàn)有內(nèi)部控制基本規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)初步搭建框架，同時還應(yīng)針對ERP信息系統(tǒng)特點(diǎn)對IT環(huán)境中的側(cè)重點(diǎn)進(jìn)行有效調(diào)整，并結(jié)合企業(yè)自身管理實(shí)際需求進(jìn)行進(jìn)一步完善，最終搭建起一個用于滿足企業(yè)實(shí)際管理需求的ERP系統(tǒng)內(nèi)控總體框架。

2.2 ? ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制具體方案設(shè)計(jì)

在確立基本框架后，需要進(jìn)一步設(shè)計(jì)內(nèi)部控制的具體方案及細(xì)節(jié)。首先應(yīng)從內(nèi)控框架所指出的管理側(cè)重點(diǎn)入手，確立ERP系統(tǒng)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫、梳理業(yè)務(wù)管理流程以及標(biāo)記內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)等，再根據(jù)這些重點(diǎn)內(nèi)容設(shè)計(jì)內(nèi)部控制的藍(lán)圖和目標(biāo)。值得注意的是，企業(yè)在開展此項(xiàng)設(shè)計(jì)工作時必須充分明確企業(yè)對于即將建立的ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制的目標(biāo)和希望達(dá)到的最終管理效果，只有保持對目標(biāo)的精準(zhǔn)認(rèn)識才能在后續(xù)開發(fā)和溝通中取得良好的結(jié)果。具體到單項(xiàng)內(nèi)控方案設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)控需求為考量，在設(shè)計(jì)與細(xì)化的類型上可分為部門設(shè)計(jì)細(xì)化、項(xiàng)目設(shè)計(jì)細(xì)化以及流程設(shè)計(jì)細(xì)化。鑒于ERP系統(tǒng)是面向整個管理流程進(jìn)行控制，因此筆者認(rèn)為采用流程設(shè)計(jì)細(xì)化模式更符合企業(yè)ERP系統(tǒng)內(nèi)控的具體需求。而在開展流程細(xì)化工作的過程中，如何確定流程、如何有效梳理流程十分重要，必須基于企業(yè)原有的業(yè)務(wù)流程與相關(guān)基礎(chǔ)，切忌盲目“另起爐灶”，不僅可能會耗費(fèi)更多無謂的成本與精力，同時還可能因?yàn)闊o法契合企業(yè)實(shí)際而讓整個ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制效用全無。在流程梳理與設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)，應(yīng)充分考察企業(yè)的訂單流程、采購流程、庫存管理流程、生產(chǎn)計(jì)劃流程、產(chǎn)品制造流程以及質(zhì)量監(jiān)控、產(chǎn)品運(yùn)輸、銷售和人事管理等具體運(yùn)作特點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上制定內(nèi)控規(guī)則才是有價(jià)值的。

2.3 ? 與供應(yīng)商密切溝通協(xié)作

ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)與構(gòu)建雖然立足于企業(yè)自身，但同時也需要與ERP供應(yīng)商達(dá)成共識，尤其需要讓ERP供應(yīng)商的IT開發(fā)人員明確企業(yè)在功能上的諸多個性需求。雖然ERP系統(tǒng)基于自身的管理優(yōu)勢與信息化先進(jìn)性能夠?yàn)槠髽I(yè)提供一個符合基本管理需求的成品系統(tǒng)，但想要充分實(shí)現(xiàn)企業(yè)對ERP系統(tǒng)的具體要求、實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制的真實(shí)效力就必須在正式引入ERP系統(tǒng)之前與供應(yīng)商達(dá)成更多的功能細(xì)化與拓展等的個性化加工共識，從而才能保證ERP系統(tǒng)能夠真正融入企業(yè)。在與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)作時，必須明確幾個關(guān)鍵問題。首先，企業(yè)要盡量清晰和有條理地表達(dá)自己的需求，就算需要經(jīng)過反復(fù)溝通也不能因?yàn)檫^程煩瑣而視而不見。其次，在向供應(yīng)商提出功能需求的同時，也應(yīng)認(rèn)真聽取IT設(shè)計(jì)人員的意見反饋，如哪些程序無法通過計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)完成，而需要傳統(tǒng)管理方式加以配合，切忌一味要求而不接受合理化的建議。只有通過與供應(yīng)商進(jìn)行積極溝通才能達(dá)成有效合作，確保ERP系統(tǒng)內(nèi)控體系得以確立，并發(fā)揮真正的作用。

2.4 ? 完善ERP內(nèi)控系統(tǒng)有效融入

有了適合企業(yè)管理需求的ERP系統(tǒng)，還需要進(jìn)行實(shí)際施工以實(shí)現(xiàn)ERP內(nèi)控系統(tǒng)有效融入。首先，要將財(cái)務(wù)模塊融入視為最重要的工作，以便在ERP系統(tǒng)運(yùn)行過程中能夠使財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)有效互通，及時獲取業(yè)務(wù)相關(guān)財(cái)務(wù)信息，為內(nèi)部控制在業(yè)務(wù)流程中的監(jiān)控與管理提供可靠數(shù)據(jù)支持。其次，要對財(cái)務(wù)管理與企業(yè)業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行有效集成，落實(shí)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)及流程的有效監(jiān)控與實(shí)時核算，確保事前、事中以及事后會計(jì)核算的準(zhǔn)確性與及時性。再次，要確保企業(yè)所有業(yè)務(wù)開支及其他開支必須進(jìn)入ERP管理系統(tǒng)，便于ERP系統(tǒng)對企業(yè)財(cái)務(wù)進(jìn)行綜合控制。最后，除了財(cái)務(wù)模塊及相關(guān)業(yè)務(wù)流程有效融入以外，還要逐步融入銷售、供應(yīng)及生產(chǎn)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)。這部分工作可能將持續(xù)一段時間，需要企業(yè)進(jìn)行持續(xù)不間斷的融入與調(diào)整，從而在ERP系統(tǒng)環(huán)境中不斷完善內(nèi)部控制體系。

2.5 ? 不斷完善內(nèi)部控制系統(tǒng)

一個企業(yè)建立ERP系統(tǒng)不是一蹴而就的，其中的內(nèi)部控制系統(tǒng)也要進(jìn)行不斷完善。因此，首先應(yīng)當(dāng)針對已經(jīng)建成的內(nèi)部控制系統(tǒng)，在ERP運(yùn)行的過程中不斷進(jìn)行ERP內(nèi)部控制效果自測與自評，最終以報(bào)告書的形式對外呈現(xiàn)。這有助于企業(yè)不斷完善內(nèi)部控制，也有助于管理者對內(nèi)部控制的有效性進(jìn)行正確評定，以此表明ERP中控制系統(tǒng)總體的可靠性及完整性。其次，企業(yè)的管理狀況以及外部環(huán)境的變化情況都是決定企業(yè)內(nèi)控體系建立和有效運(yùn)行的前提，在ERP系統(tǒng)的整個運(yùn)行周期中，由于各種原因?qū)е滦枨蟀l(fā)生變化，必須進(jìn)行系統(tǒng)功能修改和擴(kuò)充，而依附于ERP上的內(nèi)部控制系統(tǒng)也必須隨著ERP系統(tǒng)的使用與修改不斷進(jìn)行變動和完善。

3 ? ? 常見的ERP系統(tǒng)控制問題

在ERP系統(tǒng)建設(shè)和執(zhí)行過程中，ERP藍(lán)圖設(shè)計(jì)和控制執(zhí)行的有效性會直接影響ERP系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)行質(zhì)量，比較常見的內(nèi)部控制問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）ERP系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)行方面。一是ERP系統(tǒng)總體控制執(zhí)行不到位，如在系統(tǒng)程序變更、用戶管理、日常運(yùn)行方面可能存在沒有按照既定的ERP系統(tǒng)總體控制相關(guān)規(guī)定有效執(zhí)行;二是權(quán)限管理不嚴(yán)格，如在實(shí)際操作中會存在沒有按照敏感事務(wù)職責(zé)分離要求進(jìn)行權(quán)限設(shè)置和系統(tǒng)維護(hù)，從而形成互斥權(quán)限問題;三是ERP系統(tǒng)應(yīng)用控制執(zhí)行不到位，如在系統(tǒng)配置、主數(shù)據(jù)審核以及具體業(yè)務(wù)模塊中的業(yè)務(wù)處理可能存在未按照既定的控制規(guī)范執(zhí)行的問題。

（2）ERP系統(tǒng)藍(lán)圖設(shè)計(jì)方面。一是在實(shí)際的藍(lán)圖設(shè)計(jì)中，有可能存在缺失重要流程環(huán)節(jié)、崗位信息、業(yè)務(wù)單等內(nèi)容的情況;二是可能存在藍(lán)圖流程描述粗糙，使流程適用者無法了解具體的業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)方式和操作方法。

4 ? ? 結(jié) 語

ERP系統(tǒng)不僅能夠提高企業(yè)會計(jì)信息化建設(shè)的質(zhì)量，保證企業(yè)資產(chǎn)安全，同時還能確保企業(yè)各項(xiàng)管理制度順利執(zhí)行。但是在對ERP系統(tǒng)有較高期望的同時也必須清楚地認(rèn)識到“信息系統(tǒng)”同樣也存在許多“不完美”的問題，想要保證信息系統(tǒng)有效運(yùn)行就必須為企業(yè)內(nèi)部控制提供重要保障，從而實(shí)現(xiàn)問題最小化和運(yùn)行價(jià)值最大化的完美平衡。所以，在重視信息技術(shù)升級的同時應(yīng)同樣重視管理思維，以此推動企業(yè)內(nèi)部控制有效運(yùn)轉(zhuǎn)，最終達(dá)到不斷提升企業(yè)管理水平和發(fā)展質(zhì)量的目的。